Порядок учета закупки и расхода ГСМ на предприятии

Если в чеке НДС не выделен  отдельной строкой, а также отсутствует  счет-фактура , то права на вычет  налога у организации-покупателя нет. Часто бывает, что счета-фактуры  нет, но сумма НДС выделена в чеке. И даже в этом случае налоговики отказывают в вычете НДС. (Письма Минфина России от 09.03.10 N 03-07-11/51, от 3 августа 2010 г. N 03-07-11/335).

Многие организации, эксплуатирующие  автотранспортные средства, рассчитываются за приобретенные горюче-смазочные материалы посредством топливных карт. Этот способ является наиболее удобной формой приобретения ГСМ. Система топливных карт широко применяется на заправочных станциях всего мира. Применение топливных карт обладает рядом преимуществ:

- дает возможность возмещения НДС по счетам-фактурам;

- избавляет от расчетов наличными деньгами;

- фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет заправляться в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя;

- вся информация по топливным картам упрощает бухгалтерский учет предприятия по расходу ГСМ за счет предоставления ежемесячного отчета, содержащего подробную информацию о виде, количестве и стоимости товара, полученного на АЗС;

- лимит карты автоматически активируется при поступлении средств от организации-покупателя;

- при утере существует возможность блокировки топливной карты;

- предусмотрена система скидок с розничной цены нефтепродуктов специально по топливным картам.

Техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных пластиковых карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) - центральный пункт сбора информации, в который стекаются все сведения с карточных терминалов, расположенных на АЗС, которые затем обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров и рассылаются организациям-покупателям. Для приобретения ГСМ по топливным картам организация-покупатель заключает с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами с использованием топливных карт, где указывается порядок расчетов по топливным картам, определяется вид и лимит топлива, которое может быть отпущено, размер оплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно процессинговый центр представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи (товарную накладную) на проданное топливо, а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива приобретено (данные с заправок). Подобный порядок содержится в Письме УФНС по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679.

2. Проектирование информационной базы

 

Для расчета плановой себестоимости  продукции в конфигураторе необходимо разработать следующее метаданные конфигурации: справочники, перечисления, документы, регистры, отчеты. 

Рассмотрим подробно каждый элемент  конфигурации. В таблице 2.1 показаны перечисления: Единица измерения, Тип оплаты и Тип автомобиля. Перечисление «Единица измерения» будет использоваться при заполнении данных в справочнике «ГСМ». Перечисление «Тип оплаты» будет использоваться при заполнении данных в документе «Поступление ГСМ». Перечисление «Тип автомобиля» будет использоваться при заполнении данных в справочнике «Автомобиль».

Таблица 2.1 – Значения перечислений

Перечисление	Синоним	Значения
ЕдИзм	Единица измерения	шт. (штука)
		кг. (килограмм)
		л. (литр)
		т. (тонна)
		уп. (упаковка)
ТипАвто	Тип автомобиля	легковая
		грузовая
ТипОплата	Тип оплаты	наличные
		расчетный счет
		топливная карта

 

Рассмотрим справочники, которые  необходимо создать в конфигурации.

Справочник «ГСМ» используется для хранения информации о горюче-смазочных материалах, которые закупаются и расходуются на предприятии. Данные справочника заполняются в документах и выбираются как название ГСМ из этого справочника. При создании справочника автоматически создаются два реквизита «Код» и «Наименование», остальные реквизиты справочника приведены в таблице 2.2.

 

Таблица 2.2 – Структура справочника «ГСМ»

Название реквизита	Синоним	Тип реквизита	Длина
Цена	Цена	Число (Точность=2)	10
ЕдИзмер	Ед. измерения	Перечисление.ЕдиницыИзмерения	-
Производитель	Производитель	Строка	50
Дополнительно	Полное описание	Строка	255

 

Справочник «Водители» используется для хранения информации о водителях предприятия. Данные справочника заполняются в документах и выбираются как ФИО водителя из этого справочника. При создании справочника автоматически создаются два реквизита «Код» и «Наименование» (синоним - ФИО водителя),  остальные реквизиты справочника приведены в таблице 2.3.

 

Таблица 2.3 – Структура справочника «Водители»

Название реквизита	Синоним	Тип реквизита	Длина
Телефон	Телефон	Строка	10
ИНН	Индивидуальный налоговый номер	Строка	12

 

Справочник «Автомобили» используется для хранения информации об автомобилях предприятия. Данные справочника заполняются в документах и выбираются как название автомобиля из этого справочника. При создании справочника автоматически создаются два реквизита «Код» и «Наименование» (синоним – название автомобиля),  остальные реквизиты справочника приведены в таблице 2.4.

 

Таблица 2.4 – Структура справочника «Автомобили»

Название реквизита	Синоним	Тип реквизита	Длина
Номер	Номер автомобиля	Строка	6
Марка	Марка автомобиля	Строка	20
Год	Год выпуска	Число (Точность=0)	4
Состояние	Состояние автомобиля	Строка	50
Объем	Объем бака для горючего	Число (Точность=2)	10
Тип	Тип автомобиля	Перечисления.ТипАвто	-

 

Справочник «Поставщики» используется для хранения информации о поставщиках ГСМ на предприятие. Данные справочника заполняются в документах и выбираются как название автомобиля из этого справочника. При создании справочника автоматически создаются два реквизита «Код» и «Наименование» (синоним – название поставщика),  остальные реквизиты справочника приведены в таблице 2.5.

 

Таблица 2.5 – Структура справочника «Поставщики»

Название реквизита	Синоним	Тип реквизита	Длина
Адрес	Адрес	Строка	100
Контакт	Контактное лицо	Строка	30
Телефон	Телефон	Строка	10

 

Рассмотрим документы, которые  необходимо заполнять для расчета учета ГСМ. Документ «Поступление ГСМ» описывает покупку ГСМ. Документ будет иметь экранную и печатную формы. Движение документа будет вестись по регистру накопления остатков и регистру бухгалтерии. Кроме основных реквизитов (Таблица 2.6) в документе будет табличная часть (Таблица 2.7). Реквизиты «Номер документа» и «Дата документа» создаются автоматически. На рисунке 2.1 показана экранная форма документа. Печатная форма документа, показанная на рисунке 2.2, создается при нажатии на кнопку «Печать».

 

Таблица 2.6 – Основные реквизиты документа «Поступление ГСМ»

Название реквизита	Синоним	Тип реквизита	Длина
Водитель	ФИО водителя	Справочники.Водители	-
Поставщик	Название поставщика	Справочники.Поставщики	-
Оплата	Вид оплаты	Перечисления.ТипОплата	-
Сумма	Итог по документу	Число (Точность=2)	10
Описание	Доп. информация	Строка	100

 

Таблица 2.7 – Реквизиты табличной части документа «Поступление ГСМ»

Название реквизита	Синоним	Тип реквизита	Длина
Название	Название ГСМ	Справочники.ГСМ	-
КолВо	Количество ГСМ	Число (Точность=3)	10
Цена	Цена ГСМ	Число (Точность=2)	10
Сум	Сумма по ГСМ	Число (Точность=2)	10

 

 

Рисунок 2.1 – Экранная форма документа «Поступление ГСМ»

 

Рисунок 2.2 – Печатная форма документа «Поступление ГСМ»

Документ «Передача ГСМ в производство» показывает списание ГСМ в производство (на автомобили). Документ будет иметь экранную и печатную формы. Движение документа будет вестись по регистру накопления остатков и регистру бухгалтерии. Кроме основных реквизитов (Таблица 2.8) в документе будет табличная часть (Таблица 2.9). Реквизиты «Номер документа» и «Дата документа» создаются автоматически. На рисунке 2.3 показана экранная форма документа. Печатная форма документа, показанная на рисунке 2.4, создается при нажатии на кнопку «Печать».

 

Таблица 2.8 – Основные реквизиты документа «Передача ГСМ в производство»

Название реквизита	Синоним	Тип реквизита	Длина
Автомобиль	Название автомобиля	Справочники.Автомобили	-
Водитель	ФИО водителя	Справочники.Водители	-
Сумма	Сумма итого по документу	Число (Точность=2)	10
Описание	Дополнительная информация	Строка	100

 

Таблица 2.9 – Реквизиты табличной части документа «Передача ГСМ в производство»

Название реквизита	Синоним		Тип реквизита		Длина
Название		Название ГСМ		Справочники.ГСМ	-
КолВо		Количество ГСМ		Число (Точность=3)	10
Цена		Цена ГСМ		Число (Точность=2)	10
Сум		Сумма по ГСМ		Число (Точность=2)	10