Программа Word 2000

Редактирование  формул

Формулу обычно изменяют в случае ошибки при ее создании или при  добавлении новых данных. При этом можно создать новую формулу  взамен старой или отредактировать  уже имеющуюся формулу.

При двойном щелчке на ячейке с  формулой программа Excel выделяет адрес ячейки или группы ячеек своим цветом и размещает вокруг них рамку такого же цвета. Эта рамка носит название маркера диапазона. Например, ячейка В7 в формуле и рамка вокруг ячейки В7 могут быть голубыми, а зеленый цвет использован для ячейки С7.

Это облегчает выяснение того, из каких ячеек формула берет  данные. Чтобы изменить параметры  формулы, например выбрать другую ячейку вместо ячейки С7, можно воспользоваться клавиатурой или маркером диапазона. При использовании клавиатуры надо выделить ссылку С7 в формуле, а затем либо щелкнуть на заменяющей ячейке, либо ввести адрес этой ячейки. Если изменяемая формула использует заголовки строк, а не адреса ячеек, надо выделить заголовок столбца или строки и заменить его верным. Маркер диапазона перетаскивают в нужную ячейку, начав перетаскивание с границы маркера. Указатель мыши при этом имеет форму стрелки. Чтобы изменить число ячеек в группе, используют маркер заполнения в правом нижнем углу маркера диапазона, позволяющий увеличить или уменьшить поле выбора. При этом указатель мыши принимает ту же форму, что и при заполнении ячеек. Заканчивают редактирование формулы нажатием клавиши ENTER или щелчком на кнопке Ввод.

Объединения и пересечения –  это особые виды диапазонов ячеек. Объединение  содержит все ячейки нескольких отдельных  диапазонов. Если надо просуммировать число в ячейках от С2 до С8 и от С20 до С28, диапазон ячеек задается так: (С2:С8,С20:С28). Запятая как символ объединения объединяет все ячейки двух диапазонов.

Термин пересечение указывает  на пространство, где пересекаются два диапазона ячеек. Для обозначения пересечения вместо запятой используется пробел. Пересечение (С2:С10 А10:J10) соответствует одной ячейке С10, общей для этих двух диапазонов.

Выбор формата чисел

Программа Excel представляет числа в разных форматах. Можно отображать числа в денежном или процентном виде, а также облегчать их восприятие, выравнивая дробные части десятичных дробей в столбце. Для форматирования ячеек используется панель инструментов Форматирование, диалоговое окно Формат ячеек или контекстное меню. При форматировании меняется представление числа, но не его значение. По умолчанию для чисел используется формат Общий, в котором не отображаются незначащие нули. Программа Excel отобразит число 020,60 как 20,6 (не сохраняя ведущего и конечного незначащих нулей).

Задание имени рабочего листа 

В программе Excel рабочие листы, относящиеся к одному проекту, можно сгруппировать в одной рабочей книге, что позволяет открывать содержимое одним приемом. Каждому листу удобно дать название, помогающее быстро найти его в рабочей книге. Для этого надо дважды щелкнуть на ярлычке листа, ввести новое имя рабочего листа и нажать клавишу ENTER.

Группировка рабочих листов

Ввод, удаление, перемещение и копирование  данных производится в выбранных  рабочих листах. Для выбора рабочего листа щелкните на его ярлычке. Для  выбора всех рабочих листов в книге  щелкните правой кнопкой мыши на любом  ярлычке и в контекстном меню выберите пункт Выделить все листы.

Группа  рабочих листов и ее использование

При выборе нескольких рабочих листов они группируются. Данные, введенные  в один лист группы, попадают и во все остальные. Это позволяет, например, ввести общий заголовок на несколько  листов рабочей книги. По окончании  ввода, перемещения или копирования  общих данных необходимо отменить группировку  листов, иначе все записи, введенные  на один лист, попадут и на другие листы группы, заменяя уже существующие там данные.

Отказ от группировки

Для отмены группировки надо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом ярлычке  рабочего листа группы и в контекстном  меню выбрать пункт Разгруппировать листы. Можно также щелкнуть на ярлычке любого листа, не входящего в группу.

3. СУБД  Access 2000

 

Базы  данных и системы управления базами данных

База данных – это документ ( файл или набор файлов), в котором в специальном формате хранится информация, то есть данные. Система управления базой данных – это программа, с помощью которой информация в базу вводится, просматривается, сортируется, фильтруется, разыскивается, экспортируется (переводится в форматы других СУБД) или, наоборот, импортируется.

Структура базы данных

Проще всего представить себе базу данных в виде таблиц с некоторым  фиксированным числом столбцов и  достаточно большим неопределенным числом строк. Столбцы в базе данных называются полями, а строки – записями. Простейший пример базы данных – телефонный справочник. Его поля фиксированы: Фамилия, имя, Отчество, Номер телефона. Набор  записей телефонного справочника  не является постоянным. Телефонный справочник может непрерывно пополняться, записи в нем могут изменяться при  смене телефонного номера, а в  особо трагических случаях они  могут из него и удалятся.

Таким образом, создание базы данных состоит как бы из двух этапов: создания ее структуры и наполнения структуры  информацией. И ту и другую функцию  выполняет СУБД.

Проектирование  базы данных

Разработка структуры базы данных состоит в создании ее полей и  задании их свойств. Этот этап называется проектированием базы данных. Интересно  заметить, что он вообще не требует  компьютера. Табличку можно расчертить с помощью карандаша и бумаги. Однако, несмотря на примитивность  используемых средств, это самый  трудный и важный этап. Неверные решения, принятые на данном этапе, так  скажутся впоследствии, что могут  сделать невозможной эксплуатацию готовой базы, а усилия тех, кто  разрабатывал ее структуру, и тех, кто  ее наполнял, пропадут впустую.

Цель  и назначение СУБД Access

За каждой базой данных стоят  два лица: Разработчик и Заказчик. Разработчик знает возможности  СУБД. Заказчик знает, что ему нужно  получить, хотя отнюдь не полностью  и не всегда. Нормальная структура  базы будет создана только в том  случае, когда Заказчик сможет грамотно изложить свои требования, а Разработчик  сможет их понять и исполнить самым  оптимальным образом, не забыв при  этом предусмотреть возможность  изменения структуры базы «на  ходу», поскольку пожелания Заказчика  во время работы всегда меняется, причем многократно.

Несмотря на простоту, программа  Access позволяет создавать базы данных достаточно сложной структуры, а в случае необходимости их мощь можно увеличить применением программирования на языке Visual Basic for Applications (VBA). Удобство системы Access состоит также и в том, что это приложение интегрировано с другими приложениями Microsoft Office.

Таблицы

Создание  базы данных

После запуска программы Access на экране открывается диалоговое окно, с помощью которого можно открыть одну из готовых баз данных, приступить к созданию новой базы вручную или воспользоваться для этого встроенным мастером. Программа Access насыщена мастерами, позволяющими упрощать многие операции, но при изучении программы и приемов работы с ней от использования мастеров лучше воздержаться.

Чтобы создать новую базу данных вручную, включите переключатель Новая  база данных и щелкните на кнопке OK. После щелчка откроется диалоговое окно Файл новой базы данных, в котором можно выбрать имя файла и задать место его расположения. Сохранить файл базы данных нужно до того, как приступать к созданию таблиц. Поскольку база данных Access очень быстро увеличивается в размерах, в качестве носителя для базы следует использовать жесткий диск или сменный диск большого размера, но не гибкий диск. После сохранения базы откроется окно База данных. В этом окне на левой панели перечислены все семь типов объектов, из которых может состоять база данных Access.

Создание  таблицы

В окне База данных выберите пункт  Таблицы и щелкните на кнопке Создать – откроется диалоговое окно Новая таблица. В этом диалоговом окне приведены пять возможных способов создания таблицы.

- Режим таблице – таблица  создается путем ввода имен  полей в заголовок каждого  столбца.

- Конструктор – таблица создается  составлением списка имен полей  и заданием свойств каждого  поля.

- Мастер таблиц – таблица  создается автоматически с помощью  программы-мастера, которая предлагает  выбрать поля из списка и  содержит заготовки для более чем ста различных видов таблиц.

- Импорт таблиц – таблица  создается путем импорта данных  из другой базы или из другой  электронной таблицы.

- Связь с таблицами – таблица  создается путем установления  связи с таблицей, существующей  в другой базе данных.

При первом знакомстве с программой Access для создания таблиц удобнее всего воспользоваться режимом конструктора. Этот способ удобен тем, что позволяет одновременно и задать поля будущей таблицы, и назначить свойства этих полей. В диалоговом окне Новая таблица выберите пункт Конструктор и Щелкните на кнопке ОК – откроется диалоговое окно создания новой таблицы.

Первый столбец называется Имя  поля. У разработчиков баз данных есть неписаное соглашение о том, что названия полей не должны содержать  пробелов (хотя система Access их и допускает). Вместо пробелов можно использовать символ подчеркивания или просто записывать названия без пробелов, начиная каждое слово с большой буквы: Номер_приказа или НомерПриказа.

Второй столбец Тип данных содержит информацию о типе данных, которые  могут быть введены в каждое из полей. Существует девять типов данных.

- Тип Текстовой используется  для ввода слов и нечисловых  последовательностей цифр (таких,  как цифры телефонного номера  или номера приказа). По умолчанию  каждому полю назначается именно  этот тип, поскольку он используется  наиболее часто.

- Поле МЕМО – текстовое поле, используемое для ввода очень  длинных текстов. В отличие  от предыдущего типа здесь  на самом деле хранится не  текст, а только метка, указывающая  на то, где же этот текст  на самом деле находится.

- Тип числовой используют для  ввода чисел, как целых, так  и дробных, как положительных,  так и отрицательных. Это поле  не используют для ввода цифр, за которыми не стоит числовое  содержание, например телефонных  номеров.

- Поле Дата/Время служит для  ввода значений даты и времени  в разных форматах.

- Поля типа Денежный применяются для ввода значений денежных сумм.

- Счетчик – это автоматически  заполняемое числовое поле. Его  часто используют в качестве  поля первичного ключа, если  такое поле необходимо для  связи между таблицами, а значения  прочих полей таблицы не являются  уникальными.

- Поле типа Логический – это  поле, данные в котором могут  иметь только одно из двух  возможных значений, например Да или Нет.

- Поле объекта OLE предназначено для размещения объектов, созданных в других приложениях (например, фотографий или звуковых, музыкальных и видеоклипов).

- Поле Гиперссылка используется  для хранения гиперссылок –  адресов Web-страниц Интернета.

Формы

Формы обеспечивают пользователям  возможность ввода данных без  необходимости знать, как устроена таблица. Одна форма может содержать  данные из многих таблиц, благодаря чему обеспечивает возможность ввода данных в разные таблицы с одного места и, наоборот, в одну таблицу с разных рабочих мест. Макет формы можно сделать таким, что на экране форма окажется похожей на бумажный первоисточник: заявление о приеме, бланк регистрации, опросный лист, бюллетень для голосования и прочие документы, используемые для сбора данных, которые подлежат вводу в базу. Если форма, используемая для ввода записей в базу, полностью соответствует документу-источнику, вероятность ошибок при вводе данных снижается. Как и в случае с таблицами, существует несколько способов создания форм:

● автоматическое создание форм –  Автоформа;

● создание формы с помощью мастера  – Мастер форм;

● создание формы вручную в режиме конструктора – Конструктор.

Типы  автоформ

Автоформы бывают трех типов: табличные, ленточные или в столбец. Табличная автоформа во многом похожа на таблицу, вплоть до поля номера записи. Как и в таблице, в ней можно менять местами строки и столбцы.

Ленточная автоформа как и в табличной автоформе, в ней отображаются множественные записи, но ленточная автоформа выглядит несколько более привлекательно.

Автоформа в столбец отображает записи по одной. Для перехода от одной записи к другой щелкните на поле номера записи. Если форма предназначена для ввода или редактирования записей, то этот вид представления формы наиболее удобен. Если же форма создается для того, чтобы пользователи могли просматривать многочисленные записи, лучше выбрать табличную или ленточную автоформу.