Розробка автоматизованого робочого місця управління замовленнями у малому бізнесі (ПП "Сігма")

Щоб зробити звіт, необхідно зібрати  потрібні дані шляхом пошуку їх у відповідних  документах, якщо це звіт за рік, то необхідно буде проглянути всі документи за цей рік, на що піде величезна кількість часу. При виведенні підсумків по звіту необхідна точність в розрахунках, що не завжди виходить навіть у фахівця своєї справи. Ці і багато інших задач зможе вирішити проектована інформаційна система. При пошуку потрібного об'єкту (суми, документа, кількості), якщо не буде відомий документ, в якому його шукати, потрібно буде перегорнути всю купа документів і проглянути кожну позицію. Автоматизація дозволить зробити вибірку по цій позиції і значно скоротить обсяг відповідних документів або зведе до одного єдиного потрібного документа.

Виникають складнощі і з складанням прайс-листа. Якщо на склад привезли новий вигляд товарів або якщо змінилася ціна на старі товари, необхідно буде наново переробляти  весь прайс-лист. Впровадження автоматизованої системи дозволить автоматично робити всі ці дії при додаванні нової позиції номенклатури. За рахунок скорочення часу на виконання довгих рутинних робіт, можна підвищити продуктивність праці співробітника, який може тепер виконувати не тільки свою роботу, але і узяти на себе ряд інших обов'язків. Створення власної автоматизованої системи дозволить врахувати всі особливості, треба бути розробити тільки те, що потрібне, і так як потрібно. Аналіз по підприємствах, де вже використовуються розроблені на стороні програмні продукти, показує, що є великі проблеми із супроводом, зв'язані, перш за все, із тим, що підприємство, що автоматизується, і розробник знаходяться в різних містах. У зв'язку з цим, між замовленням на яке-небудь доопрацювання і результатом проходить, як правило, багато часу. Також будь-яка доробка стороннім розробником звичайно дуже дорого коштує користувачеві. Своя власна розробка інформаційно-програмної системи також коштує недешево для фірми і також має свої вади, але за правильним підходом до розробки ці ризики можна значно мінімізувати.

 

1.1.2 Опис процесу діяльності

ПП "Сігма" знаходиться на українському ринку близько чотирьох років. На території фірми виділена площа під склади, де зберігаються усі види матеріалів, необхідних для ремонту. Тому адміністратор може контролювати наявність матеріалу на складі, відвантаження, вантаження і проводити інвентаризацію в безпосередній близькості від офісу. Завдяки цьому спрощена схема документообігу. Матеріали надходять безпосередньо із оптових складів фірм-постачальників і використовується за необхідністю для послуг, що потребують даний вид матеріалів. Організація здійснює доставку своїх матеріалів до місця проведення ремонтних робіт.

Номенклатура  матеріалів, що використовується для ремонту, складає декілька сотень найменувань і постійно збільшується. Також із розвитком ПП зростає різновид і кількість послуг, що надаються. Організація здійснює ремонтні роботи як за готівку, та і за безготівковий розрахунок.

У зовнішній системі ПП "Сігма" виконує роль особи, яка надає послуги юридичним і фізичним особам, які потребують послуг, використовуючи матеріали різних виробників. Наочно це можна побачити на рис. 1.2.

 

Рисунок 1.2 - Схема зовнішнього середовища фірми "Сігма"

 

Внутрішня організаційна структура  фірми є схемою, що зображена на рис. 1.3. На чолі фірми – приватний підприємець, який вирішує в основному управлінські питання, а також питання стратегічного характеру. Він контролює діяльність всіх відділів. Також в його компетенції питання руху фінансових потоків. Закупівлею матеріалів займається відділ постачання. У його функції також входить пошук нових постачальників з вигіднішими умовами постачання. Цей відділ вирішує питання закупівлі по всьому асортименту необхідних матеріалів. Закупівля проводиться на підставі даних ремонтного відділу, або заявок клієнтів.

 

Рисунок 1.3 - Внутрішня структура організації

 

К відділу бухгалтерії відноситься тільки бухгалтер. Він веде бухгалтерський облік, зводить баланс, різні стрічні звірки, рахує всі податки і вирішує питання, що виникають у відділах, що знаходяться в його підпорядкуванні.

Автоматизована система призначена для вирішення завдань відділу  збуту. Основні завдання цього відділу – це пошук клієнтів, укладення з ними договорів, установка термінів, умов постачання і оплати товару, здійснення прийому замовлень від покупців.

До ремонтного відділу відноситься  майстер з ремонтних робіт і робітники-ремонтники.

Майстер з ремонтних робіт приймає закази від клієнтів, розраховує скільки потрібно матеріалів на ремонтні роботи. Передає перелік матеріалів менеджерам відділу постачання та завдання робітникам-ремонтникам.

Менеджери відділу постачання приймає  заявку на видачу матеріалів від  майстра ремонтних робіт, та видає необхідні матеріали робітникам-ремонтникам.

 

1.1.3 Опис функцій, які автоматизуються

У даному програмному продукті були спроектовані і розроблені наступні функціональні можливості:

• формування списку замовлень;
• ведення замовлень;
• ведення списку послуг;
• ведення списку матеріалів;
• ведення списку груп послуг;
• ведення списку груп матеріалів;
• формування кошторису на замовлення;
• формування звіту по кошторису для друку.

Тепер розглянемо кожен пункт окремо і визначимо конкретніше, що саме і яким чином автоматизовано.

 

1.1.3.1 Ведення замовлень

Веденням замовлень займається майстер з ремонтних робіт. Після формування списку матеріалів для ремонтних робіт майстер записує в книгу замовлень усю інформацію про клієнта та замовлення. Вручну вираховує скільки буде коштувати послуга клієнтові, включаючи вартість необхідних матеріалів, та передає інформацію бухгалтеру. В цій ситуації важко продивитися скільки замовлень робив даний клієнт, на яку суму, останне його замовлення та інше. При роботі із програмою заведенням у базу даних усіх замовлень повинен займається майстер з ремонтних робіт. Після прийняття замовлення він складає список усіх необхідних для роботи матеріалів і формує замовлення у програмі.

 

1.1.3.2 Формування списку замовлень

Оскільки уся інформація вводиться і зберігається в базі даних, то ми можемо отримати оперативну інформацію про кількість і вміст замовлень. Це набагато простіше ніж передивлятися усі рядки в книзі замовлень.

 

1.1.3.3 Ведення списку послуг

Коли клієнт приходить і робить замовлення на ремонтні роботи, майстер з ремонтних робіт складає перелік необхідних послуг, які потрібно виконати, виходячи з слів клієнта. Перелік необхідних послуг майстер визначає по книзі послуг. Це дуже не зручно. Оскільки найменування робіт можуть бути надто довгими, то майстер майже завжди робить скорочення найменування послуг. Тому одна й та ж послуга може бути записана по різному. Це викликає претензії у деяких клієнтів. Тому набагато краще мати довідник послуг, який буде містити повний перелік послуг. У довідник достатньо один раз ввести найменування послуги і вказати вартість даної послуги. Потім достатньо просто вибирати дану послугу зі списку послуг і вона автоматично з'явиться в сформованому замовленні. Також автоматично навпроти послуги з'явиться її вартість.

 

 

1.1.3.4 Ведення списку матеріалів

Отримавши замовлення майстер  окрім перегляду списку послуг повинен переглянути список матеріалів для того, щоб переконатися, що матеріал існує і подивитися скільки він коштує. Якщо майстер не пам'ятає ціну матеріалу, то її визначення може зайняти деякий час. Для серйозної ремонтної роботи, яка вимагає великого достатку матеріалу, розрахунок вартості матеріалів може зайняти кілька хвилин. При великій кількості клієнтів це неприйнятно. До того-ж оскільки деякі найменування матеріалів є досить довгими майстер пише постійно скороченнями, що викликає труднощі у нового персоналу ремонтників, які мають отримати зазначені матеріали. Програма пропонує одноразово ввести матеріал в довідник, а також його ціну, а потім автоматично вибирати цей матеріал. До того ж ціна матеріалу і його загальна вартість будуть розраховуватися автоматично.

 

1.1.3.5 Ведення списку груп послуг

Оскільки список послуг є досить великим, то його необхідно досить таки довго шукати. Набагато грамотніше буде розбити всі послуги на групи. Наприклад, якщо вам необхідна послуга укладання лінолеуму, то не потрібно шукати дану послугу з усього переліку, а досить вибрати групу підлоги і там з невеликого списку знайти необхідну нам послугу. Грамотне ведення даного довідника збереже безліч часу майстру і клієнтам.

 

1.1.3.6 Ведення списку груп матеріалів

Оскільки список матеріалів є досить великим, то певний матеріал необхідно довго шукати. Набагато грамотніше буде розбити всі матеріали на групи. Наприклад, якщо вам необхідний матеріал жалюзі пластикові червоні, то не потрібно шукати даний матеріал з усього переліку, а досить вибрати групу жалюзі і там з невеликого списку знайти необхідний нам матеріал. Грамотне ведення даного довідника збереже безліч часу майстру і клієнтам.

 

1.1.3.7 Формування кошторису на замовлення

Ця функція спрощує формування кошторису на замовлення. Тепер не потрібно вручну заповнювати документ. По вже сформованому замовленню кошторис формується за частки секунди. Це набагато швидше, ніж вручну переписувати всі дані. При електронному документообігу немає потреби по кілька разів заводити одну й ту ж інформацію.

 

1.1.3.8 Формування звіту по кошторису для друку

Коли кошторис на замовлення вже сформований, його можна легко роздрукувати. Для цього розроблена спеціальна форма для друку. Сформований за частки секунди кошторис можна настільки ж швидко послати на друк. До того ж у формі передбачена спеціальні можливості, які дозволяють керувати масштабом звіту, здійснювати навігацію по звіту, здійснювати налаштування друку.

 

1.1.4 Опис постановки завдання

Виходячи з сучасних вимог, що пред'являються  до якості роботи фінансової ланки  приватного підприємства, не можна не відзначити, що ефективна робота його цілком залежить від рівня оснащення компанії інформаційними засобами на базі комп'ютерних систем.

Комп'ютерний облік має свої особливості і радикально відрізняється  від звичайного. Комп'ютер не просто полегшує облік, скорочуючи час, потрібний  на оформлення документів і узагальнення накопичених даних для аналізу ходу торгової діяльності, необхідного для управління нею.

Звіти про становище у сфері надання послуг, одержувані за допомогою комп'ютера, можна отримати і без нього – ніякої особливої математики в комп'ютері не міститься – але| на розрахунки піде стільки часу, що вони вже ні на що не будуть потрібні; або ними доведеться зайняти таку кількість розраховувачів, що на їх зарплату піде значно більше, чим буде одержано прибутку в результаті їх розрахунків. Таким чином, при застосуванні комп'ютера "кількість переходить в якість": збільшення швидкості розрахунків робить можливим якісне поліпшення самої схеми побудови надання послуг.

Для того, щоб автоматизувати формування замовлення і видачу кошторисів, необхідно вирішити наступні задачі:

• проаналізувати суть завдань ремонтного та постачального відділів;
• обґрунтувати використання обчислювальної техніки;
• обґрунтувати розробки по всіх видах забезпечення;
• охарактеризувати вхідну, постійну і результатну інформацію.

Основою завдання даної проектованої системи є облік, контроль і оперативне регулювання господарських операцій, підготовка стандартних документів для зовнішнього середовища (кошторис, звіт). Оперативне управління господарськими процесами складає від одного до декількох днів і реалізує реєстрацію подій, наприклад оформлення і моніторинг виконання замовлень, прихід і витрата матеріальних цінностей і т.д. Ці завдання мають ітеративний, регулярний характер, виконуються безпосередніми виконавцями господарських процесів і пов'язані з оформленням і пересилкою документів відповідно до чітко заданих алгоритмів. Результати виконання господарських операцій реєструються у відповідних журналах. Автоматизація цих процесів дозволить зберігати інформацію в одній інтегрованій базі даних.

Першочерговим завданням системи, що розробляється, є автоматизація прийому (формування) заявок від клієнтів і виконання замовлення з повним| контролем системи. Під словом контроль не є на увазі, що система повинна контролювати користувача як суб'єкта, а, що контролюватися буде його дії в області формування. Для того, щоб краще зрозуміти, які ж функції система автоматизує, потрібно провести аналіз діяльності, обов'язків ремонтного і постачального відділів. Суть автоматизації і контролю полягає в зменшенні часу пошуку наявності матеріалів та його вартості, а також визначення вартості тієї чи іншої послуги; якісного і швидкого прийняття заявки покупця.

Щоб сформулювати реальні вимоги до системи, розробник повинен отримати від замовника якомога більше інформації. Але, як правило, замовник і розробник є фахівцями в абсолютно різних областях, тому їм буває складно домовитися через те, що вони говорять "на різних мовах". Застосування мови UML як "спільної мови" допомагає досягти взаєморозуміння, оскільки схемне представлення системи на мові UML буде зрозуміле і розробникові, і, в якійсь мірі, замовникові.

Поведінка системи, що розробляється, описується за допомогою функціональної моделі, яка відображає системні прецеденти, системне оточення (дійових осіб або  акторів) і зв'язки між прецедентами і акторами (діаграми прецедентів). Основне завдання моделі прецедентів – бути єдиним засобом, що дає можливість фахівцеві в предметній області і розробникові – фахівцеві в інформаційних технологіях спільно обговорювати функціональність і поведінку системи.