Розробка автоматизованого робочого місця управління замовленнями у малому бізнесі (ПП "Сігма")

Актори – це користувачі, або  інші системи, які унікальним чином  взаємодіють із даною системою.

У інформаційній системі, що розробляється, претендентами на роль акторів є:

• Адміністратор – користувач, що здійснює настройку і конфігурацію системи;
• Головний бухгалтер – користувач, що здійснює фінансові операції;
• Співробітник – майстер ремонтного відділу, який приймає заявки від клієнтів та формує замовлення.

На підставі перерахованих потреб можна виділити наступні прецеденти:

• реєстрація в системі;
• конфігурація системи;
• формування документів;
• пошук даних.

Діаграма прецедентів використання системи показана на рис.1.4.

 

Рисунок 1.4 - Діаграма прецедентів використання

 

Інтерфейс програми повинен бути максимально  простим для користувача, з можливістю швидкого введення даних та пошуку даних. Функціональна схема програми приведена на рис. 1.5.

 

Рисунок 1.5 – Функціональна схема програми

 

1.2 Рішення з інформаційного забезпечення

 

Інформаційне забезпечення (ІЗ) – сукупність єдиної системи класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації, схем інформаційних потоків, циркулюючих в організації, методологія побудови баз даних. Дана підсистема призначена для своєчасного представлення інформації, ухвалення управлінських рішень.

ІЗ автоматизованих інформаційних систем складається з позамашинного (інформація, яка сприймається людиною без яких-небудь технічних засобів) – це класифікатори техніко-економічної інформації і документи; і внутрішньомашинного ІЗ (сукупність всіх даних, записаних на машинних носіях, згрупованих за певними ознаками) – це макети, екранні форми для введення первинних даних в ЕОМ або введення результатної інформації.

При організації БД доцільно використовувати  наступні типи таблиць баз даних.

Основна таблиця – це таблиця, в якій кожен запис зберігає інформацію, що не має ніякого зв'язку з іншими записами цієї ж таблиці даних. Основні таблиці не можуть мати зв'язку за допомогою своїх полів. Вони можуть співвідноситися тільки шляхом розділення додаткових таблиць, які називається таблицями зв'язку.

Підлегла таблиця – це таблиця, яка дозволяє зберігати дані, що відносяться до якого-небудь запису основної таблиці.

Довідник – це таблиця, яка містить загальні дані, що розділяються іншими компонентами. Такі таблиці служать для зберігання інформації, зміна якої в одному місці, повинно негайно відбитися у всіх інших, де вона використовується. Досягається це шляхом посилань на довідник. Така гнучкість при внесенні змін не допускає дій із зміною порядку проходження записів в довіднику, а також видалення із нього записів. До довідників в системі відносяться наступні: довідник товару, довідник клієнтів, довідник постачальників і довідник вимірювань. Організація зв'язків між таблицями вимагає певних правил поводження із записами:

При видаленні запису повинні бути видалені всі записи із підлеглих таблиць нижнього рівня, які відносяться до запису, що видаляється.

При доповненні структури якої-небудь таблиці підлеглу таблицю слід використовувати там, де не можна точно сказати, скільки однотипної інформації зберігатиметься. Довідник ефективний для швидкого введення логічно зв'язаної групи інформації. Крім того, він являється єдиним засобом для класифікації об'єктів. Тому довідник обов'язково слід використовувати там, де передбачається угрупування даних за якою-небудь ознакою.

 

1.2.1 Перелік вхідних даних

Під вхідною інформацією розуміється  вся інформація, що необхідна для вирішення задачі і розташована на різних носіях: первинних документах, машинних носіях, в пам'яті персонального комп'ютера. Від раціональної організації вхідної інформації приватного підприємства, способів збору, реєстрації, передачі, зберігання і обробки інформації, її складу залежать оперативність і ефективність управління торгівельними процесами. Вхідною інформацією для автоматизованої системи, що розробляється в дипломному проекті, є наступні дані. Дані про клієнта:

• Найменування. – найменування фірми клієнта або його П.І.Б..

Дані про матеріал:

• Найменування – назва матеріалу;
• Одиниця вимірювання – в яких одиницях вимірюється матеріал;
• Вартість – ціна однієї одиниці матеріалу;
• Тип – тип матеріалу.

Дані про послугу:

• Найменування – назва послуги;
• Одиниця вимірювання – в яких одиницях вимірювання виробляється розрахунок вартості послуги;
• Вартість – ціна однієї одиниці вимірювання;
• Тип – тип послуги.

Всі дані заносяться в комп'ютер за допомогою спеціальних розроблених  форм. За допомогою цих форм зручно заносити інформацію, а також форма  дозволяє просто вибирати потрібну позицію  із запропонованого списку, що дозволяє зберегти цілісність даних. Ведення даних довідкової інформації дозволяє виключити умовно-постійну інформацію з первинних документів, що впливає на зниження трудомісткості їх заповнення, а також дозволяє автоматизувати звітний процес. До вхідної довідкової інформації відноситься інформація, що зберігається в наступних довідниках:

• Довідник Послуги;
• Довідник Тип послуг;
• Довідник Матеріалі;
• Довідник Тип матеріалу.

Основними функціями Довідників є:

• забезпечення перевірки кодованих значень ознак при введенні даних;
• декодування значень ознак при виведенні даних на екран дисплея;
• зберігання постійної інформації, пов'язаної з певними значеннями ознак;
• оформлення текстом пояснення таблиць, що отримуються в результаті рішення комплексу задач.

 

1.2.2 Перелік вихідних даних

В ході розробки автоматизованого рішення задачі контролю формування замислень і друку кошторисів, результатними показниками є друкарські форми таких звітів:

• кошторис замовлення;
• друк звіту кошторису замовлення.

При реалізації товару покупець отримує  вихідний машинний документ Звіт кошторису замовлення. Цей документ одержується в результаті обробки інформації таблиць Довідник Послуг, Довідник Замовлення, Замовлення, Довідник групи матеріалів, Довідник групи послуг. Цей документ необхідний для обліку надання послуг клієнтам. Один примірник документа залишається у клієнта, а другий залишається на фірмі. По цьому документу клієнт робить оплату за послуги і матеріали.

 

1.2.3 Опис інформаційного забезпечення

1.2.3.1 Логічна модель даних

В процесі постановки задачі була створена база даних, яка зберігає весь потік інформації, яка надходить від клієнтів, послуг і матеріалів, що з'являються. Для цього були створені таблиці для зберігання даних з максимальною зручністю і простотою їх обробки. Далі розглянемо всі таблиці бази даних в табличному форматі: найменування стовпця, тип даних і короткий опис стовпця. Таблиця Замовлення зберігає дані про замовлення.

 

Таблиця 1.1 - Опис структури таблиці "Замовлення"

Найменування стовпця	Тип даних	Опис
Id	Лічільник	Первинний ключ
Customer	Текстовий	Замовник
Num	Числовий	Номер
OrderDate	Дата/час	Дата замовлення
EnginPerc	Грошовий	Процент інженерних робіт
Comment	Текстовий	Примітка
OrderId	Числовий	Копія Id

 

Таблиця Замовлені послуги зберігає дані про замовлені послуги.

Таблиця Замовлені матеріали зберігає дані про замовлені матеріали.

Таблиця Довідник послуг зберігає дані про послуги.

 

Таблиця 1.2 - Опис структури таблиці  "Замовлені послуги"

Найменування стовпця	Тип даних	Опис
Id	Лічільник	Первинний ключ
OrderId	Числовий	Замовлення
NameId	Числовий	Вид роботи
Quantity	Грошовий	Кількість
MeasUnit	Текстовий	Одиниця вимірювання
UnitPrice	Грошовий	Вартість одиниці

 

Таблиця 1.3 - Опис структури таблиці  "Замовлені матеріали"

Найменування стовпця	Тип даних	Опис
Id	Лічільник	Первинний ключ
OrderId	Числовий	Замовлення
NameId	Числовий	Вид матеріала
Quantity	Грошовий	Кількість
MeasUnit	Текстовий	Одиниця вимірювання
UnitPrice	Грошовий	Вартість одиниці

 

Таблиця 1.4 - Опис структури таблиці  "Довідник послуг"

Найменування стовпця	Тип даних	Опис
Id	Лічільник	Первинний ключ
Name	Текстовий	Назва
GroupId	Числовий	Ід. групи
MeasUnit	Текстовий	Одиниця вимірювання
UnitPrice	Грошовий	Вартість одиниці
NameId	Числовий	Копія Id

 

Таблиця Довідник матеріалів зберігає дані про матеріали.

 

Таблиця 1.5 - Опис структури таблиці "Матеріали"

Найменування стовпця	Тип даних	Опис
Id	Лічільник	Первинний ключ
Name	Текстовий	Назва
GroupId	Числовий	Ід. групи
MeasUnit	Текстовий	Одиниця вимірювання
UnitPrice	Грошовий	Вартість одиниці

 

Таблиця Довідник груп послуг зберігає дані про групи послуг.

 

 

Таблиця 1.6 - Опис структури таблиці  "Довідник груп послуг"

Найменування стовпця	Тип даних	Опис
Id	Лічільник	Первинний ключ
Name	Текстовий	Назва
GroupId	Числовий	Копія Id

 

Таблиця Довідник груп материалів зберігає дані про групи материалів.

 

Таблиця 1.7 - Опис структури таблиці  "Довідник груп материалів"

Найменування стовпця	Тип даних	Опис
Id	Лічільник	Первинний ключ
Name	Текстовий	Назва

 

1.2.3.2 Схема бази даних

На основі моделі, представленої в пункті 1.2.4.1, проектується база даних в MS Access. Діаграма таблиць БД має наступний вигляд (див. рис. 1.6).

 

Рисунок 1.6 - Діаграма бази даних

 

Зміст і структура таблиць БД, а також зв’язки між ними цілком зрозумілі з наведеної діаграми. Приведемо для приклада детальний опис структур таблиці БД Склад (див. табл.1.8).

 

Таблиця 1.8 - Таблиця "Склад" (Склад)

Найменування стовпця	Тип даних	NULL	Опис
Id	Счетчик	Ні	Первичный ключ
Customer	Текстовый	Ні	Заказчик
Num	Числовой	Ні	Номер
OrderDate	Дата/время	Ні	Дата заказа
EnginPerc	Денежный	Ні	Процент инженерных работ
Comment	Текстовый	Так	Примечание
OrderId	Числовой	Ні	Копия Id для конвертирования

 

1.3 Рішення з технічного забезпечення

 

ПЗ ділиться на два вида: загальне (операційні системи, операційні оболонки, компілятори, інтерпретатори, програмні середовища для розробки прикладних програм, СУБД, мережеві програми і т.д.) і спеціальне (сукупність прикладних програм, розроблених для конкретних задач у рамках функціональних підсистем.

До загальносистемного програмного  забезпечення відносяться програми, розраховані на широке коло користувачів і призначені для організації обчислювального процесу і рішень задач обробки інформації, що часто зустрічаються. Вони дозволяють розширити функціональні можливості ЕОМ, автоматизувати планування черговості обчислювальних робіт, здійснювати контроль і управління процесом обробки даних, а також автоматизувати роботу програмістів. До даного класу ПЗ можна віднести операційні системи, інтегровані засоби управління завданнями. В рамках створення даної АІС планується використання операційної системи Windows 2000. Спеціальне програмне забезпечення є сукупність програм, що розробляються при створенні АІС конкретного функціонального призначення. Воно включає пакети прикладних програм, що здійснюють організацію даних і їх обробку при рішенні функціональних задач.

Для того, щоб працівники ефективно  працювали з великим інформаційним  потоком, база даних повинна відповідати  наступним вимогам:

• зберігання достатніх об'ємів актуальної і достовірної інформації;
• простота звернень користувачів до БД;
• можливість внесення зміни, видалення, сортування і інших маніпуляцій з даними БД;
• пошук інформації по різних групах ознак;
• можливість розширення і реорганізації даних в БД при змінах предметної області.