Создание базы данных "Туризм"

Поле объекта OLE: специальный тип данных – объект (например документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный с помощью технологии OLE в таблицу Access. Реально такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них. Длина поля – не более 1 Гбайт.

Гиперссылка: специальное поле для хранения адресов гиперссылки, включающий путь к файлу на жестком диске в локальной сети (в формате UNC) или адрес Web-страницы в Internet или intranet (URL). Кроме того, адрес может включать текст, выводимый в поле или элементе управления, дополнительный адрес – расположение внутри файла или страницы, подсказку – текст отображаемый в виде всплывающей подсказки. Если щелкнуть мышью на поле гиперссылки, Access выполнит переход на соответствующий объект, документ, Web-страницу или другое место назначения. Длина каждой из частей гиперссылки - не более 2048 знаков.

Мастер подстановок: это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка. Мастер подстановок удобно использовать в тех случаях, когда данные, вводимые в поле, имеют ограниченный набор значений. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы или же этот список задается путем ввода на одном из этапов работы Мастера. Фактически тип данных поля определяется типом данных поля списка.

 

 

1.3 Свойства полей СУБД Access

 

 

Поля — это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. Свойства полей определяют способ хранения и обработки их программой Access. Общие свойства задаются для каждого поля на вкладке Общие, а перечень этих свойств зависит от выбранного типа данных. Для отображения свойств того или иного поля необходимо установить курсор на строке соответствующего поля.

От свойств полей зависит, что можно делать с данными, содержащимися в поле. Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно, даже если номера телефонов записаны цифрами. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Рассмотрим наиболее важные свойства полей.

Размер поля: задает максимальный размер сохраняемых в поле данных. Для поля с типом данных «Текстовый» задается размер от 1 до 255 знаков (по умолчанию – 50 символов). Для поля с типом данных «Числовой» можно задать:

1. Байт – позволяет хранить целые числа от 0 до 255 и занимает 1 байт памяти;
2. Целое – позволяет хранить целые числа от -32768 до +32767 и занимает 2 байта памяти;
3. Длинное целое – позволяет хранить целые числа от –2 147 483 648 до +2 147 483 647 и занимает 4 байта памяти;
4. Одинарное с плавающей точкой – позволяет хранить числа с точностью до 7 значащих цифр в диапазоне от –3,4×1038 до +3,4×1038 и занимает 4 байта памяти;
5. Двойное с плавающей точкой – позволяет хранить числа с точностью до 15 значащих цифр в диапазоне от –1,797×10308 до +1,797×10308 и занимает 8 байт памяти;
6. Действительное - позволяет хранить десятичные значения с заданной точностью в диапазоне от –1028 до +1028 и занимает 12 байт.

Рекомендуется задавать максимально допустимый размер поля, который понадобиться для сохраняемых значений, так как сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.

Формат поля: является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных в ячейках, принадлежащих полю при выводе их на экран или печать.

В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с типами данных Числовой, Дата/время, Логический и Денежный. Для указания конкретного формата отображения необходимо выбрать в раскрывающемся списке одно из значений свойства Формат поля.

Формат поля используется для отображения данных в режиме таблицы, а также применяется в форме или отчете при отображении этих полей.

Маска ввода: определяет форму, в которой вводятся данные в поле. Маска ввода предусмотрена для полей с типами данных Текстовый, Числовой, Дата/время, и Денежный. Например, можно сделать так, чтобы Access выводил разделители (__/__/__) для поля, предназначенного для ввода дат, или задать маску для ввода телефонного номера: (# # #) 000-0000.

Подпись: определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется Имя поля).

Значение по умолчанию: (средство автоматизации ввода данных) определяет текст или выражение, которое автоматически вводится в поле при создании новой записи. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию используется только при создании новой записи. Изменение значения свойства не влияет на существующие записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Данное свойство не определено для полей с типом данных «Счетчик» и «Поле объекта OLE».

Условие на значение: (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты) позволяет осуществлять контроль ввода данных, задает ограничения на вводимые значения, запрещает ввод при нарушении условий и выводит текст, заданный свойством «Сообщение об ошибке».

Сообщение об ошибке: текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

Обязательное поле: свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при создании записи в процессе наполнения базы данных.

Пустые строки: свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле: если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

 

 

1.4 Объекты базы данных

 

 

Таблица — совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки — записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей в записи — 255. У каждой таблицы имеется уникальное имя. В базе данных должна быть представлена отдельная таблица для каждого большого набора элементов. Не следует дублировать данные в нескольких таблицах. Это распространенная ошибка, которой легко избежать, правильно разработав структуру базы данных.

Запись – это строка таблицы, состоит из набора разных полей и содержит информацию об отдельном объекте (человеке, предмете, организации).

Поле – элемент записи, содержащий определенное данное. В режиме Таблицы термин Поле используется, как для конкретной ячейки записи, так и для всего столбца.

 

Создавать таблицы можно тремя способами:

1. с помощью мастера (если при создании таблицы требуются подсказки об элементах, которые следует в нее включать);
2. в режиме конструктора (если вы точно знаете, какие параметры полей вам нужны). В отличие от мастера, этот способ не предполагает пошагового процесса и требует больше усилий по отладке таблицы;
3. посредством ввода данных и определения полей в режиме таблицы. Этот способ применяется при необходимости настроить простую таблицу и быстро ввести данные. Однако в отличие от работы с мастером или в режиме конструктора при этом нельзя задать многие параметры таблицы.

Ячейка «Имя поля» заполняется с клавиатуры, а «Тип Данных» выбирается из списка в конкретной ячейке.

База данных, состоит из нормализованных таблиц, связанных однозначными и многозначными отношениями. В такой базе данных должно обеспечиваться отсутствие дублирования данных, однократный ввод, поддержание целостности данных средствами системы. В процессе загрузки и корректировки базы данных для получения информации по запросам и вывода отчетов, а также для решения большинства задач осуществляется объединение данных из взаимосвязанных таблиц.

Связи между таблицами устанавливаются в соответствии с проектом логической структуры базы данных, определяются и запоминаются в схеме данных Access. Схема данных является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется системой в процессе обработки данных. Система при необходимости обработки данных двух взаимосвязанных таблиц автоматически использует связи, определенные в схеме данных. Таким образом, у разработчика нет необходимости специально сообщать системе о наличии той или иной связи. Однажды указанные в схеме данных связи используются системой автоматически.

Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Форма – объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Обычно в этом режиме выводятся данные из записей, а текстовые поля, управляющие кнопки, картинки и прочие служебные объекты облегчают просмотр и обработку данных. Другое преимущество форм перед режимом таблицы — возможность отображать в одной форме данные из нескольких таблиц.

Запрос – это объект Microsoft Access, который производит отбор данных из базы данных (БД). Запрос определяет, из каких таблиц, какие поля и записи базы данных следует извлечь и как представить их на экране для просмотра. Запрос собирает данные в результирующую таблицу (РТ).

РТ – это временная таблица и она не организуется во вкладке Таблицы базы данных.

Строить запросы также можно с помощью мастера и с помощью конструктора.

Существует много видов запросов:

• Запрос на выборку. Он осуществляет выборку записей из одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих заданному критерию. Он принят по умолчанию;
• Запрос на изменение. С помощью таких запросов можно сразу изменить целый набор записей, например, удалить, добавить или обновить данные в таблице;
• Перекрёстный запрос. Результаты такого запроса организованы в специальную таблицу, в которой в левом столбце отображается один набор данных (например, товары), а в первой строке - второй набор (например, месяцы). В качестве данных выступает некоторая функция от этих наборов (например, объёмы продаж этих товаров по месяцам);
• Запросы с параметром. Это интерактивный запрос, который выдает при его запуске диалоговое окно, в котором предлагается ввести один или несколько параметров (например, условие отбора записей по определённому полю).

Условие отбора можно задавать в одном или нескольких полях. Условия отбора вводятся как выражения. Они могут содержать операторы сравнения, арифметические операторы, ссылки на поля, символы шаблона (?, *) и т.д. Выражения можно ввести вручную или с помощью Построителя выражений.

Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах в красиво оформленном виде, для создания итоговых строк с группировкой по каждой смысловой группе.

В зависимости от Группировки, Вида макета, Стиля внешний вид отчёта по одним и тем же данным может иметь разный вид.

Создав отчет, можно сохранить данные в этом формате, при этом каждый раз при печати его структура будет сохраняться, даже если данные были изменены.

«Access» имеет следующие способы создания отчетов: «Конструктор», «Мастер отчетов», «Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный», «Мастер диаграмм», «Почтовые наклейки».

Во многих случаях удобно использовать мастер отчетов и созданный им отчет дорабатывать в режиме конструктора. При необходимости вывода данных из многих таблиц в качестве основы для отчета можно использовать многотабличный запрос.

С помощью запроса можно выполнять наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют полученные в запросе данные успешно структурировать и оформлять.

Мастер отчетов отличается от тем, что позволяет выбирать поля для отчета, группировать данные по какому-либо полю, устанавливать интервал группировки, порядок сортировки, а так же выбирать макет отчета и его стиль. При этом главным преимуществом отчетов перед формами является возможность группировки в них данных, что значительно улучшает внешний вид документа и его удобочитаемость.

 

2 Создание базы данных «Туризм»

 

2.1 Создание таблиц и схем данных базы данных «Туризм»

 

 

Работая в Access, следует создать базу данных, a именно таблицы, запросы, отчеты и формы; на тему: «Туризм».

Сначала необходимо создать пустую базу данных «Туризм», а затем – пустые таблицы этой БД, т.е. структуру таблиц. Для этого нужно открыть приложение Access, выбрать пункт меню «Файл/Создать», в открывшемся окне нажать на кнопку «Создать новую базу данных». После этого нужно выбрать каталог для размещения новой базы данных и дать имя файлу и нажать «Создать». Этот файл будет содержать описание структуры таблиц, сами таблицы, формы, запросы и отчеты.

Создадим таблицу «Сотрудники» в режиме «Конструктора». Зададим поля: «Код сотрудника» - числовой, «ФИО» - текст, «Должность» - текст, «Дата найма» - дата/время, «Дата рождения» - дата/время, «Домашний телефон» - текст, «Адрес» - текстовый и «Размер оклада» - числовой. Для поля «Домашний телефон» зададим маску по шаблону: (999) 999-99-99. Для поля «Оклад» зададим условие, что он больше 5000, но не больше 10000. Добавим для этого поля выдачу сообщения при ошибке ввода данных. Для полей «Дата рождения» и «Дата найма» введем маску ввода с помощью «Мастера масок» и используем краткий формат даты. Создадим первичный ключ, используя поле «Код сотрудника».