Работа с программой MS Excel 20101.1 Интерфейс программы MS Excel 2010

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ

ОХРАНА ТРУДА

РАЗДЕЛ 1 Работа с программой MS Excel 20101.1 Интерфейс программы MS Excel 2010

1.2 Выполнение вычислений, использование формул и функций

 в MS Excel 2010

1.3  Категория «Статистические»

РАЗДЕЛ 2 Использование линейных баз данных при организации электронного делопроизводства на предприятии

РАЗДЕЛ 3 Практическая часть

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛИТЕРАТУРА

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

MS Excel используется для получения, обработки, анализа, совместного использования и отображения информации. В то же время область применения Excel не ограничивается только бухгалтерским и финансовым отделами. Пользователям необходимо ежедневно получать, анализировать, создавать и просматривать важные данные. Именно поэтому приложение Excel разрабатывалось как средство, упрощающее доступ к важной деловой информации, ее подключение и анализ.

Работа в Excel позволяет  выполнять сложные расчеты, в  которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Таблица Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений. Таблица Excel - основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя работа с таблицами Excel в основном связана с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.

Цели этой работы: рассмотреть на примерах работу с функциями категории «Статистические».

 

 

 

 

 

 

РАЗДЕЛ 1. РАБОТА С ФУНКЦИЯМИ КАТЕГОРИИ  «СТАТИСТИЧЕСКИЕ»

 

1.1 Интерфейс программы  MS Excel 2010

MS Excel, как прикладная программа Windows, выполняется в своем собственном окне приложения. Окно приложения MS Excel может содержать несколько окон рабочих книг — документов MS Excel, поэтому одновременно можно работать с несколькими рабочими книгами. Каждая рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов, каждый из которых может содержать самостоятельную информацию.

К основным элементам главного окна MS Excel 2010 относятся (рис. 1.1):

1.  Заголовок окна  расположен вверху экрана и  отображает значок MS Excel, название открытой в данный момент Рабочей книги. При открытии новой рабочей книги ей присваивается временное имя. В правом верхнем углу строки названия размещены кнопки свернуть, развернуть, свернуть в окно и закрыть.

2. Лента – новый пользовательский интерфейс, пришедший на смену панелям инструментов. Она представляет собой полосу в верхней части экрана, на которой размещаются все основные наборы команд, сгруппированные по тематикам в группах на отдельных вкладках.

3. Панель быстрого доступа.  Предоставляет быстрый доступ  к наиболее часто выполняемым  командам.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.1 Пользовательский интерфейс программы MS Excel 2010

4. Поле имени  расположено в левой части строки формул и отображает имя активной ячейки.

5. Строка формул отображает действительное содержимое активной ячейки.

6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная) предназначены для просмотра содержимого рабочей книги по горизонтали и вертикали с помощью мыши. Бегунок на полосе прокрутки показывает положение текущего отображаемого фрагмента относительно всего содержимого рабочей книги, открытой в окне.

7. Ярлычки рабочих листов содержат имена рабочих листов и используются для выбора нужного листа рабочей книги.

8. Строка состояния представляет собой горизонтальную полосу в нижней части окна рабочей книги. В строке состояния отображаются данные о текущем состоянии содержимого окна и другие сведения, зависящие от контекста.

9. Ползунок масштаба  позволяет быстро масштабировать текст, содержащийся в окне документа.

10. Кнопки быстрого переключения представлений.

11. Активная ячейка указывает  место на рабочем листе, куда будет произведена вставка текста.

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2010 представляет собой Ленту (рис. 1.2), которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов.

 

Рис. 1.2 Структура Ленты

С помощью Ленты можно  быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и  т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на лентах.

Лента разработана для  облегчения доступа к командам и  состоит из командных лент.

Ленты ориентированы на выполнение конкретной задачи, группы на каждой вкладке разбивают задачи на ее составляющие, например, группа шрифт – используется для форматирования элементов текста, группа выравнивание - для выравнивания данных внутри ячейки и т.д. Кнопки команд в каждой группу служат для быстрого выполнения команд.

В некоторых группах, справа от  названия групп, располагаются маленькие значки – кнопки вызова диалоговых окон. При нажатии такой кнопки открывается соответствующее диалоговое окно или область задач, содержащая дополнительные параметры, связанные с данной группой.

Вкладку можно выбрать, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Для выбранной вкладки отобразятся группы с кнопками команд.

В Microsoft Excel 2010 командными лентами являются:

Лента Главная содержит команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, выравниванием данных, оформлением числовых значений, стилями и правкой.

Лента Вставка содержит инструменты для добавления таблиц, диаграмм, иллюстраций, ссылок, колонтитулов, текстовых объектов и символов.

Лента Разметка страницы содержит команды для работы с темами, фоновыми изображениями, параметрами страниц и т.п.

Лента Формулы предназначена для работы с формулами, функциями, которые удобным образом размещены по категориям для обработки именованных ячеек, проверки формул и параметров вычисления.

Лента Данные предназначена для работы с базами данных. Содержит команды для получения внешних данных, управления внешними соединениями, сортировки и фильтрации данных, устранения дубликатов, проверки данных, а также группирования и разгруппирования ячеек.

Лента Рецензирование заключает в себе команды, необходимые для рецензирования, комментирования, распространения и защиты листа.

Лента Вид имеет команды для выбора различных представлений рабочей книги, скрытия и отображения элементов рабочего листа (сетки, линейки, строки формул и т.д.), увеличения или уменьшения изображения, а также работы с окном рабочего листа.

Лента Разработчик содержит средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML. По умолчанию эта лента не отображается.

Файлы и шаблоны предыдущих версий Excel  могли содержать пользовательские панели инструментов. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2010 появляется еще одна постоянная лента – Надстройки. Эта лента содержит элементы панелей инструментов, созданных в предыдущих версиях Excel.

Кроме стандартного набора лент, имеются ленты, называемые контекстными, которые появляются в интерфейсе в зависимости от выполняемой задачи (рис. 1.3).

 

 

Рис 1.3 Контекстные ленты

 

Контекстные ленты позволяют  работать с элементом, который в  настоящий момент выделен в документе. Если щелкнуть такой элемент, относящийся к нему набор контекстных вкладок, выделенный цветом, появится рядом со стандартными  лентами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. ВЫПОЛНЕНИЕ ВЫЧИСЛЕНИЙ В MSEXCEL 2010

 

1.2.1 Работа с формулами и функциями

Формулы представляют собой выражения, с помощью которых можно выполнять вычисления, возвращать данные, манипулировать содержимым других ячеек, проверять условия и т. д. Формула может включать функции, ссылки на ячейки или имена, операторы и константы.

Для создания формулы необходимо выполнить следующие шаги:

Выберите ячейку, в которую будет помещен результат.

Введите с клавиатуры знак равенства (=).

Введите фиксированное  значение (константу) или с помощью  левой кнопки мыши выделите ячейку, содержащую нужные данные.

Введите оператор для вычисления результата.

Выделите мышью ячейку, являющуюся вторым аргументом формулы.

При необходимости продолжайте  ввод знаков операторов и выделение  ячеек.

Завершите ввод, нажав клавишу [Enter] или *Tab] или кнопку Ввод в строке формул.

В ячейке, содержащей формулу, отображается результат вычислений, но не сама формула.

MS Excel отображает фактическую  формулу в Строке Формул (FormulaBar) (рис. 1.2.1).

 

 

Рис. 1.2.1 Отображение формулы

 

Рассмотрим операторы используемые при создании формул (рис. 1.2.2)

 

 

Рис. 1.2.2 Операторы, используемые при создании формул

 

 

Если в одной формуле  используется несколько операторов,  Microsoft Excel выполняет операции в таком порядке. (рис. 1.2.3, рис. 1.2.4)

 

 

Рис. 1.2.3 Операторы, используемые при создании формул

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.2.4 Приоритет операторов

 

 

Чтобы изменить порядок  выполнения формулы, заключите ее часть, которая должна быть выполнена первой, в скобки.

Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Функции MS Excel позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисления, связанные с решением определенных задач.

Функции, используемые в  программе MS Excel, имеют следующий синтаксис:

=ФУНКЦИЯ (аргумент1, аргумент2,...)

В некоторых случаях  может потребоваться использование функции в качестве одного из аргументов другой функции. Пример использования функций СРЗНАЧ и СУММ в качестве аргументов функции ЕСЛИ. (рис. 1.2.5)

 

Рис 1.2.5 Вложенные функции

 

 

 

 

В случае если вы хорошо знакомы  с используемыми функциями, вы можете вводить их вручную непосредственно в ячейки рабочего листа. Для этого:

Установите курсор в  ячейку результата.

Введите знак равенства.

Начните вводить имя  функции.

 

Как только вы начнете вводить  имя функции, MS Excel отобразит под  ячейкой динамический список допустимых функций и имен (рис. 1.2.6).

 

 

Рис. 1.2.6 Динамический список допустимых функций и имен

 

Вы можете упростить  процедуру создания формулы, используя  Мастер Функций, который предоставляет доступ ко всем встроенным функциям MS Excel.

Для того чтобы создать  функцию с помощью мастера  выполните следующие шаги:

1. Выделите ячейку, в  которую вы хотите ввести функцию.

2. Выполните одно из  следующих действий: В строке  формул нажмите кнопку Вставить функцию. На вкладке Формула в группе Библиотека функций либо нажмите кнопку Вставить функцию, либо нажмите любую из кнопок и в меню выберите команду Вставить функцию или команду Другие функции (рис 1.2.7).

Рис. 1.2.7 Вызов мастера функций

 

На вкладке Главная  в группе Редактирование нажмите стрелку справа от кнопки Сумма и выберите команду Другие функции (рис 1.2.8).

 

Рис. 1.2.8 Вызов мастера функций

 

3. MS Excel вставит в ячейку знак равенства и откроет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2.

На первом шаге мастера  в списке Категория (Orselect a category) выберите необходимую категорию функций (рис 1.2.9).

 

 

 

 

Рис. 1.2.9 Окно диалога Мастер функций

 

5. Выберите необходимую  функцию в списке Выберите функцию. Откроется окно диалога Аргументы функции.

6. Чтобы ввести аргументы  функции, выполните одно из  указанных ниже действий:

Чтобы в качестве аргументов ввести ссылки на ячейки, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно, находящуюся рядом с тем аргументом, который необходимо ввести (диалоговое окно будет временно скрыто), выделите ячейки на листе, а затем нажмите кнопку Развернуть диалоговое окно.

Чтобы в качестве аргумента  ввести другую функцию, выберите ее из списка функций, доступных в поле имени или самостоятельно введите  функцию в поле аргумента. Например, можно добавить функцию СУММ(G2:G5) в поле ввода значение_если_истина функции ЕСЛИ (рис 1.2.10).