Организация труда

Организация труда - это  правильное применение орудий труда, предметов  труда и рабочей силы.

Труд работников управления имеет ряд особенностей по сравнению  с трудом производственных рабочих. Управленческий труд особо сложный, требующий большой подготовки и  постоянного повышения квалификации.

Управленческий труд - это умственная деятельность, в  которой применяется интуиция, опытность  и методы суждений общества.

Чтобы кадровой потенциал  помог работать эффективно, нужен, с  одной стороны, сплоченный трудовой коллектив. В любом трудовом процессе существуют правильные, не очень верные и даже неправильные взаимодействия. Их надо изучать, подвергать научным  исследованиям, отбирать и затем  внедрять на конкретных участках. Это  и есть научная организация труда.

Научная организация  труда предполагает использование  известных апробированных приемов, которые без больших расходов в состоянии приносить заметную выгоду. Таких резервов можно найти  в работе очень много в работе каждого предприятия, потребительского общества и потребсоюза.

Организация труда  непосредственно при выполнении производственных операций, в том  числе и при обслуживании покупателей и клиентов, имеет первостепенное значение, но ее невозможно рассматривать в отрыве от технологии и техники в каждой конкретной отрасли. Изучая любой производственный технологический процесс, одновременно рассматриваем и наилучшие варианты организации трудовой деятельности рабочих.

Со времен Анри Файоля принято выделять своеобразные принципы организации труда работников управления. В настоящее время к числу таких принципов относят: специализацию, пропорциональность, прямоточность, экономичность, синхронизацию и гуманизацию.

Специализация предполагает выделение участков работы с меньшим количеством функций и задач, прав и обязанностей, выполнение которых исключает потери времени и усилий на переходах от одной работы к другой.

Здесь вырабатываются навыки, доходящие порой до автоматизма, специалисты становятся мастерами  или, правильнее сказать, экспертами своего участка управленческой деятельности.

Пропорциональность - это наилучшее сочетание управленческих подразделений(отделов, рабочих мест и должностей), позволяющее полностью и равномерно загрузить делами всех работников административного аппарата. Создать одинаковую и оптимальную загруженность работой довольно сложно, так как меняется ситуация и происходит перемещение необходимых функций, задач и операций. Все изменения необходимо изучать и вносить коррективы в структуру штатов, обеспечивать пропорциональную напряженность в труде.

Синхронность - это соблюдение границ времени выполнения работ, когда определяются сроки выполнения тех или иных заданий. Так материально-ответственные работники в конкретные сроки приходуют товар, сдают товарно-денежные отчеты, бухгалтерская служба в другие сроки их обрабатывает. Производят разноску по счетам и на каждую квартальную дату составляют балансы и отчеты. Задержка в одном цепи нарушает синхронность труда всего управленческого персонала.

Прямоточность - это такой принцип, который требует кратчайшего пути в прохождении информации. Он противоречив. С одной стороны, чем меньше звеньев, тем меньше искажений и времени между зарождением и использованием информации, а с другой стороны - возможна неинформированность промежуточных звеньев. Например, начальник торгового отдела дает команду разгрузить машину с хозяйственными товарами в магазин. Прямоточность требует передачи этого распоряжения непосредственно на склад и в магазин срочно, так как товар доставлен транспортом поставщика, за задержку которого во времени следует дополнительно оплачивать транспортные расходы. Но при этом может быть не проинформирован ни председатель правления (был в отъезде), ни директор базы. Когда команда должна поступить директору базы или начальнику торгового отдела от председателя правления, но для этого потребовалось больше времени.

Непрерывность выполнения работ - это последовательность управленческих операций, когда нужно вначале выполнить одну работу, затем другую. Например, принимается решение, а затем устанавливается контроль за его выполнением или назначается комиссия, проводится инвентаризация ценностей, выводятся итоги результатов и принимаются адекватные меры.

Экономичность означает, что доходы от внедрения научной  рекомендации должны быть такими, чтобы  перекрыть расходы и обеспечить дополнительное накопление. Возможно не сразу, а в перспективе должна быть выгодность применяемых новшеств.

Например, внедрение  персонального компьютера первоначало  может быть и неэкономично, но когда  научатся применять много программ для бухгалтерии, для учета поступления  и расхода товаров, для оперативного управления, для моделирования вариантов  решений, для печатания текстов  с подключением принтера, для выполнения модемной связи и т.д. расходы  на его содержание будут перекрыты  доходами от принципиально новой  технологии управления.

Гуманизация труда - это правила, по которым труд работников управления должен становиться все более интересным и привлекательным. Существует много видов работ с однообразными и утомительными операциями, требующих больших усилий и снижения здоровья людей. Например, написание текста вручную, вычисления и подсчеты цифр, выписка счетов, фактур, анализ данных и др. Используются эти принципы при изучении трудового процесса в сфере управления и при формировании мероприятий по повышению организационной культуры.

Сам процесс научной  организации управленческого труда  в потребительской кооперации происходит по трем основным направлениям:

разделение и кооперация работников управления,

рационализация технологии управления,

организация рабочих  мест и улучшение производственной среды в аппарате управления.

Разделение труда  осуществляется при возрастании  объемов работы, когда должностные  участки становятся перегруженными. В таких случаях не следует  создавать новые участки с  аналогичными задачами. Лучше выделить специализированные задачи, а какие-то оставить у базовой должности. В  то же время необходимо кооперирование раздельных участков, создающее согласованность  единого управленческого процесса. Такая специализация возможна не только для отдельных должностей, она может применяться и для  секторов, отделов и управлений.

Выделяются несколько  форм разделения труда: функциональное, технологическое и квалификационное. Все зависит от главного признака (критерия), по которому происходит выделение  специализированных участков.

Функциональное разделение происходит, когда участки работ  выделяются по функциональным признакам, у кого-то остаются одни виды деятельности со своими задачами, а у других - другие виды с совершенно иными задачами. Например, разделение учета и планирования, учет может, поделен на должности  по работе с материальными ценностями, банковские и кассовые операции, с  начислением заработной платы, с  учетом основных средств, налогообложением. В коммерческой деятельности возможно выделение участков по закупу товаров  и работе с поставщиками, по организации  продажи товаров в магазинах, по проверке их качества, сертифицированию и др.

Технологическое разделение - это когда в качестве критерия принимают способы выполнения работ  для разных должностей независимо от функциональной специализации. Оператор и программист ЭВМ работает по программам разных отделов, уборщики, кочегары, слесари - в помещениях всего  аппарата управления.

Квалификационное  разделение происходит внутри отделов, когда выделяют участки для специалистов со средним специальным, с высшим образованием, а также без образования  или с профессиональной массовой подготовкой. Например, председатель правления, заместитель, начальники отделов, старшие специалисты должны быть с высшим образованием, а рядовые товароведы, бухгалтера, технологи, инспекторы - со средним, операторы, секретари, слесари - с профессиональным массовым, уборщики, сторожа и др. категории работников - могут не иметь никакой квалификации.

Рационализация технологии управления касается совершенствования  приемов работы групп и личной работы каждого, она связана с  применением новой техники. Технология и техника взаимодействуют, каждое новое техническое средство меняет технологические приемы деятельности. Здесь требуется совершенно другая организация труда, которая охватывает весь управленческий аппарат. Необходимо совершенствовать и личную работу каждого, так как на неэффективные, лишние действия уходит какое-то время. Устранение этих действий позволяет повысить производительность труда.

Личная работа совершенствуется приемами планирования: составлением планов деятельности на год или квартал, графиков проведения мероприятий и  приема граждан, использование календарных  книжек, настольных календарей, ежедневников, специальных карточек оперативной  работы.

Руководители кооперативных  организаций могут строить свои отношения с подчиненными преимущественно  на приказах, иногда может быть применим прием планерок, заслушиваний, совещаний, ознакомление с состоянием дел непосредственно  на рабочих местах. Лучшие результаты дает чередование этих приемов, а не увлечение каким-то из них.

Организация рабочих  мест и условий труда - предполагает правильную компоновку служебных помещений, размещением отделов по комнатам и рабочих мест внутри каждой комнаты. Тех к кому приходит много клиентов, надо размещать ближе к входу. Оптимально на 3-4 человека нужно иметь  одну комнату, на одного работника - 4-8 кв.м. площади служебного помещения.

Внутри комнаты  рабочие места следует размещать  с учетом взаимосвязи и удобства в работе, то есть естественный свет должен падать слева, а документы  пользования находиться на расстоянии вытянутой руки. Другие предметы труда  целесообразно размещать так, чтобы  их можно брать, не выходя с рабочего места. Современные возможности  позволяют создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) на основе применения персональных компьютеров и автоматизированных средств управления.

Вопросами разработки наилучших условий труда занимается специальная наука - эргономика. Она  включает в себя элементы таких наук, как психология, физиология, санитария  и гигиена в части организации  труда на производстве и в управлении, дает рекомендации по снижению утомляемости и сохранению здоровья. Среди условий  можно выделить интерьер, освещение, температуру, воздух, шум, режим труда  и отдыха, санитарно-гигиенические  условия.

Очень правильно оформить интерьер комнаты, чтобы он не раздражал, а успокаивал работников. Стены окрашивать лучше в светлые тона. Мало утомляет зеленый цвет, приемлемо сочетание  желто-зеленого, салатного, песочного, светло-кофейного оттенков. Очень  хорошо в интерьере иметь живую  зелень и абстрактные картины.

Освещение лучше создавать  естественное при отношении площади  окон к площади пола 1:5, желательно, чтобы свет падал под углом 45 градусов. Надо иметь в виду, что пыль на окнах можетзадержать до 30 % света. Искусственное освещение применяют общее (лучше люминесцентное) и местное (индивидуальные лампы).

Плохо, когда в помещении  холодно или слишком жарко. Оптимальной  считается температура зимой 18…..20 С⁰, летом 20…22 С⁰.

Состояние воздуха  также влияет на работоспособность  людей в конторе. Необходимо иметь  на одного работника не менее 20 куб. м. объема помещения, а влажность  в пределах 40--60 %,примерно 30 % площади  окон служебного помещения целесообразно  делать открывающимися для проветривания. Хорошо регулируют качество воздуха  кондиционеры.

Шум в небольших  размерах имеется всегда, он допустим и безвреден, однако излишний шум  приводит к быстрой утомляемости, к замедлению сообразительности  и к снижению памяти. Максимальный шум на рабочем месте не должен превышать 50 децибел (1 децибел - минимальная величина, воспринимаемая ухом человека) Для снижения шума используют звукопоглощающие. Материалы (паласы, линолеум, обивки, перегородки) убирают источники шума, выносят телефон из общего кабинета.

Режим труда и отдыха предусматривает, что через каждые 1-1,5 часа работы должен быть перерыв  на 5 -10 минут, хорошо чередовать работу сидя и стоя. Целесообразно в помещении  проводить физкультурные паузы  одну-две за смену. Каждый работник должен понимать, что малоэффективно время в начале рабочего дня (режим  врабатывания) и в конце смены (режим усталости). Поэтому сложные  дела лучше выполнять дообеденного перерыва через несколько минут  после начала рабочего дня

Санитарно-гигиенические  условия в аппарате управления - это большой комплекс мер бытового характера. Сюда относится наличие  теплого туалета, холодной и теплой воды, мусоропровода, комнаты психологической  разгрузки, раздевалки, помещения для  приема пищи и др.

В тех кооперативных  организациях, в которых стремятся  к формированию положительного имиджа и высокой культуры управления, применяют  и такие условия, как медицинские  осмотры, физио-процедуры, (массаж, парафин, лечебные коктейли), парикмахерские, торговые обслуживания.