Іс жүргізудегі ақпараттық жүйе

                                         Кіріспе

Ақпарат термині латынның “information” деген сөзінен шыққан, яғни қазақша баламасы “түсініктеме, баяндама”. Ақпарат істің жай-күйі және біреудің іс-әрекеті туралы ақпарат, мәлімдеме немесе қандай да бір нәрсе туралы мәліметтер жиыны. Ақпарат дегеніміз – оны алушы кісіге дейін қабылдау механизмінің қабылданды,түсінікті,бағаланды деген үш сүзгісінен өткен нәрсе.   
 Ақпарат жүйесі (АЖ) дегеніміз - қандайда бір объектіні басқаруға қажетті қоғамдық қойылған мақсаттарға жету барысындағы ақпараттарды жинау, сақтау, жаңарту, өңдеу, іздеу және беру үшін қолданылатын құралдар, әдістер және персоналдардың өзара байланысқан жиыны. Әрбір ақпарат жүйесі ақпараттық объектілердің бірігуін қамтитын қандай да бір ақпараттық кеңістікті бейнелейтін пәндік саланы  иемденеді. 
 Автоматтандырылған ақпараттық жүйелер деп (ААЖ) деп – ақпаратты өңдеу және басқару шешімдерін қабылдау үшін арналған ақпараттардың экономика математикалық әдістерімен модельдердің техникалық, бағдарламалық, технологиялық құралдардың және мамандардың  жиынтығы.

Ақпараттық технология(немесе көпшілікке IT атымен танымал ұғым) – қазіргі компьютерлік техника  негізінде ақпаратты жинау, сақтау, өндеу және тасымалдау істерін қамтамасыз ететін математикалық және кибернетикалық тәсілдер мен қазіргі техникалық құралдар жиыны.

Өнеркәсіптік, ақпараттық технологиялардың қарқынды дамуы дәстүрлі құжаттау тұрғысынан алғанда жаңа, тек өзіне ғана тән  ерекшеліктері бар, өзгеше электронды құжат түрінің түзілуіне алып келді. 

  Құжат айналымы ұйымның әкімшілік іс жүргізуде аса маңызды рөлі бар. Құжат айналымның дұрыс ұйымдастыру құжаттарды реттеуді жеделдетеді, ұйымда және ведомствоға қарасты объектілердің басқару мақсатындағы ақпараттық құжаттарды пайдалануға әсерін тигізеді. Өз өзіндік дайын ақпараттар үнемі шешім қабылдауға мүмкіндік бермейді. Бұл ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау, дұрыс шешім шығару алатындай, жаңа сапалы немесе қайталама құжаттық ақпарат шығарады. Кез келген басқару құжаттар қозғалыс іс жатады. Құжаттардың тиімді тіркеу жүйесінің әзірлеуі іс жүргізудің жетілдіру жолдарының бірі. Құжаттарды тіркеу ұйымдағы жұмыстардың көптеген бөліміне тығыз байланысты және үнемі әсер етеді: орындалуын тексеру, хат-хабар қозғалысының жылдамдығы құжаттарды іздеу және сақтау ұйымдастырылымы, іс жүргізу және тағы басқа. Бұдан өзге, еңбек мөлшері мен уақыттар да құжаттар есебіне байланысты операцияға жұмсалады. Құжаттарды тіркеудің тиімді жүйесін өңдеу кезеңдерімен жүріледі.

           1 Іс жүргізудегі ақпараттық жүйенің теориялық негіздері

           1.1 Іс жүргізудегі құжат айналысын ұйымдастыру

Құжат айналымның дұрыс ұйымдастыру  құжаттарды реттеуді жеделдетеді. Ұйымның әкімшілік іс жүргізуінде құжат айналамының мәні зор. Құжаттарды жедел өңдеу, ұйымды және ведомстволық объектілерді басқару үшін ақпараттық құжаттарды қолдану оларды дұрыс ұйымдастырып реттеуге байланысты болады. Өз өзіндік дайын ақпарат әрдайым шешім қабылдауға жағдай бермейді. Мұндай ақпараттарды өңдеу, жүйелеу, талдау қажет сонда дұрыс шешім қабылдауға жарияланатын болады.

Құжат айналымының жүзеге асуру үшін ұйымдағы (мекемедегі) хат-хабар құрамы мен көлеміне терең талдау жасауды талап етеді. Хат-хабар алмасу процесінде пайда болған құжаттар ең алдымен ұйым әкімшілігіне байланысты. Құжаттарға ұйымдастыру мәселелерінің шешіміне байланысты, есеп, үйлестірімдер, тексерулер және басқа да орындау басқару бағыттындағы әкімшілік іс-әрекеттерінің ақпараттары кіреді.

Бұл үшін құжат айналымының  есебін жүргізу керек болады. Құжат  айналымы жөніндегі толық мәліметті  хат-хабарландыру қабылдау және тіркеу туралы мәліметтерді қоса барлық құжат  айналым көлемі шығады.

Құжаттамалық процестің  іске асырылуы ақпараттың құжаттар мен  олардың ағымдағы жүйесі түрде зерттеу  көз қарастылығын қажет етеді. Жүйелі көз қарастырылық барлық қажетті  мақсатты элементтерін зерттеу және бұл мақсаттардың толық мінездемесін беруге әкеледі.

Басқару жүйесінің ішкі элементтермен  өзара қатынасы құжаттық ақпараттар арқылы шығады.

Құжаттық ақпараттар ағымдарының  әр түрлі бағыттағы айналысы (тура және кері байланыс) жүйелік жұмысын  реттейді. Құжаттамалық ағымдары зерттеу  тек басқару органдарының арасындағы ақпараттық байланысты ғана емес сонымен  қатар олардың іс әрекетінің мазмұны  да білдіре алады.

Ақпараттық құжат ағымдарын  бөлімінің төменгі звеносынан бастап оның орталық аппаратына дейін жүйелі түрде зерттеу бүкіл жүйенің  іс-қимыл әрекеттінің суреттемесін бере алмайды. Нақты зерттеулер автоматтандырылған жүйесін игерумен жүргізіледі. Ақпараттар базасы – басқарудың автоматтандырылған жүйесінің қамтамасыз етілген іске жүйелі болып табылады.

Ұйымдарғы құжаттар қозғалысының ретті ұйымдастырылу құрылымы және шешім қабылдау деңгейінің сонымен  тікелей байланыстырып орналасады.

Көрсетілген жұмысында құжат  айналымының жүргізуі және ресми  құжаттарды әзірлейтін қызметкерлердің  мемлекеттік тілді білуін қадағалау  мәселелеріне айрықша назар аударылғаны  мәлім. Ал бұл шаралар бұрын-соңды  жете көңіл бөлінбей келген ресми  іс қағаздарының тілдік-стильдік құрылымына ерекше мен беруді қажет етеді.

Мекемеде көптеген әкімшілік  істі тиімді жүргізу үшін әр түрлі  ағымдағы ақпараттың құжаттардың ішінен бұл ұйымның негізгі функциясына  көп дәрежеде әсер ететін ақпараттарды анықтау керек. Ақпараттар ағымын зерттеу – ақпараттық құжаттарды өңдеу және қабылдау, жөңелтулердің құрамдық бөлімдерін анықтау мүмкіншілігін береді. Құжат айналымын ұйымдастыру хат-хабардың көлемінен белгілі мөлшерде байланысты болады.

Осындай сипаттамаға, ерекшеліктерге қатысты байқалған бір жайт –  басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесінің негізгі  ережелерін, құжаттамалық қамтамасыз етудің жалпы талаптарын қазақ тілінде  жасап шығудың, қалыптастырудың  сәті келген сияқты.

Құжат айналымының көлемі ұйымның басқару ісінің негізгі  көрсеткіштерінің бірі болып табылады. Өндіріс процесі мен тұтынушылықтың өсуі және жеделдігіне байланысты ұйымдар  орның қатынас басқару процесіне  пайдаланатын құжаттар санының өсуіне талдау жасауды талап етеді. Ақырғысында  ұйымда құжат айналымының реттеу және басқару аппаратына қажетті  ақпараттарды тиімді мөлшерде пайдалану  қажеттілігін тудырады.

Кез-келген мекеме мен кәсіпорында  құжаттардың, құжат айналымы жүйесін  дұрыс ұйымдастырудың маңызы аса  зор. Құжаттардың негізінде басқару  шешімдері қабылданады, даулы мәселелер  шешіледі. Қандай ұйымда болмасын, сауатты  жасалып, заңды күшке ие болған құжат  қана табысты жұмыстың кепілі болады.

Ұйымда құжат айналымының  талапқа сай ұйымдастырылмауы құнды  құжаттардың жоғалуына, кәсіпорын  жұмысының жүйесіздігіне алып келеді. Мұның өз кезегінде түрлі қиыншылықтар мен даулы оқиғаларға соқтыратыны  айтпаса да түсінікті. Бұлардың барлығы  да Қазақстанның  іс қағаздарын жүргізу  саласында қолданылып жүрген заңдары  мен нормативтік-құқықтық актілерінде  тиісінше көрініс тапқан.

Іс қағаздарын жүргізудің негіздеріне арналып отырған  бұл оқу-қолданбалы құралы еліміздегі түрлі нысандағы кәсіпорындардың, іс қағаздарын жүргізумен айналысушы мамандардың қызмет барысында пайдалануына арналған. 

Іс қағаздарын жүргізу  мекемелер мен кәсіпорынды құру сатысында-ақ басталып кетеді десе де болады. Ол болашақ ұйымның құрылтай құжаттарын дайындаудан бастап, оны  мемлекеттік тіркеуден өткізу аралығын қамтиды. Белгілі-бір ұйым нақты  тіркеуден өткеннен кейін заңды  тұлға мәртебесіне ие болады. Міне, осы сәттен бастап ұйымда құжат айналымы жүйесін қалыптастыру қажеттігі  туындайды. Көбінесе, шағын кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізумен айналысатын  жеке құрылымдық бөлімше болмайды. Бұл функцияны, әдетте, хатшы-референт немесе кәсіпорын басшысының көмекшісі  атқарады. Кейде ол кадр ісін де қоса алып жүреді. Мұның барлығының да кәсіпорындар мен ұйымдардың аяғынан тұрып  кетуі үшін қолға алынып отырған  қадамдар екендігінде сөз жоқ. Дегенмен, іс қағаздарын жүргізумен тұрақты айналысатын  арнайы маманның не құрылымдық бөлімшенің болмауы құжаттамалық қамтамасыз ету  саласының айтарлықтай нашарлауына  алып келетінін жоққа шығара алмаймыз.

Осындай ерекшеліктерді ескере келе, біз бұл курстық жұмыста іс қағаздарын жүргізу бойынша барынша қажет болар-ау деген маңызды ережелер мен нормалар түсіндірмелерін, жиі кездесетін құжаттардың үлгілерін топтастыруға тырыстық. Кітаптың елеулі бөлігі іс қағаздарын жүргізудің құқықтық негіздеріне, мекемелердегі, кәсіпорындардағы басшы мен қызметкерлер арасындағы еңбек қатынастарын ресімдеу мәселесіне арналған. Мекемеде құжат айналымын ұйымдастыру бойынша нақты ұсыныстар берілді. Оқу-тәжірибелік құрал көптеген мемлекеттік және коммерциялық кәсіпорындардың нақты тәжірибелерін, авторлардың қызмет барысында жинаған тәжірибелері мен пайымдауларын қорыту негізінде жазылды. Әсіресе, соңғы кездегі ақпараттық технологиялардың қол жеткізген жетістіктеріне орай электронды құжат айналымына, электрондық сандық қол қою арқылы құжаттарды ресімдеуге, ведомостволық электронды мұрағат ұйымдастыру мәселесіне ерекше көңіл бөлінді. Бұл орайда, көптеген компаниялар табысты пайдаланып жүрген бағдарламалық қамтамасыз етулерге де тиісінше тоқталдық.

Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізудің негіздеріне арналып  отырған бұл еңбек Қазақстан  Республикасы Президентінің 2001 жылғы 7 ақпандағы № 550 Жарлығымен бекітілген «Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған мемлекеттік  бағдарламасы», «Қазақстан Республикасындағы  тілдер туралы» 1997 жылғы 11 шілдедегі  № 151-1 Заңы аясындағы міндеттерді  іске асыру мақсатында жазылып отыр.

Ұйымдар мен кәсіпорындардың, мемлекеттік мекемелердің іс қағаздарын жүргізу міндетін атқару жүктелген  мамандары, кәсіпорын басшылары, кадр бөлімінің қызметкерлері, жеке өз ісін ашқысы келетін жандар, сол секілді  құжаттарды сауатты толтыру негіздерін меңгергісі келетін жалпы жұртшылық  бұл кітаптан өз керегін қиналмай таба алады деп үміттенеміз.

Соңғы кезде құжат анықтамасының  мағыналық жүгі ауырлап, материалдық  құрамнан ақпараттық құрамға ауысып келеді. «Құжатталған ақпарат» ұғымының өмірге келуі ақпарат (мәлімет) пен  материалдық негіз (рәміздер, белгілер, әріптер, толқындар т.б. түрінде) ұғымдарының  екіжақтылық сипатына негізделген. Құжаттау нәтижесінде мәліметтердің  өзіндік сипатта материалдану және заттану процесі жүреді. Ақпарат  негізге бекітіледі немесе оған тіпті  «байланып қойылады», сол арқылы ақпарат өз жасаушысынан жекеленеді. Осылайша, құжат екі қосындының тұтастығы  деп қабылданбақ. Рас, ұзақ жылдар бойына бұл бірліктегі басты орынды ақпарат  жеткізуші негіз иеленіп келген-ді.

 Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысқа келтіру, жедел сақтау, іздестірілуін қамтамасыз ету және құжаттық ақпараттарды пайдалану жұмыстарын ұйымдастыру мәселелерін қамтиды. Құжаттаманы басқару ісінің құрамдас бір бөлігі құжат айналымы болып табылады.

Құжат айналымы деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе әр түрлі  технологиялар арқылы алынған сәтінен  бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге  дейінгі қозғалысын айтады.

Құжат айналымы мынадай талаптарға сәйкес болуы керек:

1) құжаттардың бағдарлы  қозғалысы (құжаттар төте жолмен  орындаушылар қолына келіп түседі, құжаттардың кері қозғалысы мейлінше  азайтылуы тиіс);

2) құжаттардың қызметкерлер  арасында лауазымдық нұсқаулықтарға  немесе функционалдық міндеттерге  сәйкес нақты бөлінуі;

3) құжаттар қозғалысы  технологиялық схемасы мен сол  бойынша атқарылатын технологиялық  операциялардың бірыңғайлығы, әр  операцияның бір реттен ғана  орындалуы;

Ұйымның құжат айналымы мынадай  ағымдардан тұрады:

1) келіп түсетін (кіріс)  құжаттар;

2) жөнелтілетін (шығыс) құжаттар;

3) ішкі құжаттар (ұйым  аясындағы міндеттердің орындалуын  қамтамасыз ететін құжаттар, яғни, хаттамалар, актілер, түсіндірме  хаттар, негізгі қызмет бойынша  бұйрықтар, жеке құрам бойынша  бұйрықтар, өкімдер т.б.).

Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай, тоқсан, жыл  ішіндегі кіріс, шығыс және ішкі құжаттар қосындысынан тұрады. Құжат  айналымының көлемін анықтау  кезінде есепті мерзім аралығында әзірленген құжаттар көшірмелерінің саны бөлек  есептеледі.

Құжат айналымының жылдық көлемі құжаттама орнына қажетті  қызметкерлер санын айқындауда, құрылымдық бөлімшелер мен жеке қызметкерлерге жүктелетін міндеттер көлемін анықтауда, ұйымдық және есептеу техникаларына  қажеттілікті нақты белгілеуде, құжаттар қозғалысының неғұрлым тиімді және оңтайлы  жүйесін таңдауда бастапқы негіз  болып табылады.

Ұйым Қазақстан Республикасы Президентінің 2000 жылғы 31 шілдедегі  «Мемлекеттік аппарат жұмысын жақсарту, төрешілдікпен күрес және құжат  айналымын қысқарту жөніндегі шаралар  туралы» № 427 Жарлығына сәйкес құжат  айналымын қысқартуға байланысты тұрақты  түрде шаралар қолданып отыруы тиіс. Осы мақсатқа орай құжат жіктеуіштер  әзірленіп, құжат түрлерін бір ізге түсіру жұмыстары жүргізіледі, құжаттардың  тұрпатты формалары мен трафареттік  мәтіндері қолданылады.

Құжат айналымын қысқартуға ықпал ететін жәйттер мыналар:

1) құжаттарды сапалы жасау  және дұрыс ресімдеу. Бұл құжатта  көрсетілген жекелеген нұсқау, ережелерді  түсіндіру туралы ұйымға жолданатын  жазбаша сұраулардың кері ағынын  тоқтатуға мейлінше ықпал жасайды;