Іс жүргізудегі ақпараттық жүйе

2) құжаттың дер кезінде  орындалуын қамтамасыз ету. Бұл қосымша ескертпелерді, түсініктемелерді, рекламацияларды, наразылықтар мен өзге де жазбаша кіріс-шығыс қатынас хаттарын азайтуға септігін тигізеді;

3) түпкілікті емес және  екінші кезектегі мәселелерді  жедел түрде шешіп отыру есебінен  құжаттар санын азайту;

4) іскерлік қажеттіліктерден  тыс жасалатын бастамалық ішкі  құжаттар мен сыртқа шығатын  сондай құжаттар санын азайту;

5) құжаттарды өткізудің  айқын жолға қойылған технологиясы;

  6) құжаттардың орындалуын тиімділікпен бақылау;

7) құжаттар көшірмесінің  жұмысқа қажетті қолайлы мөлшерін  анықтау;

8) қағаз негіздегі құжаттар  мен сол құжаттар бойынша электрондық  нұсқалардың айналымда қатар  жүруін болдырмау;

9) құжаттар көшірмелерінің  физикалық көлемін кішірейту.

Электрондық құжат айналымы жүйесін іске қосу үшін мыналар қажет:

1) мәліметтерді компьютерлік  өңдеудің бағдарламалық және  техникалық құралдарын, электрондық  құжат үлгілері мен электрондық  почтаны басқарудың автоматтандырылған  жүйесін қолдану;

2) электрондық цифрлық  қолтаңбасы бар электрондық құжат  пен лауазымды тұлғаның қолы  қойылған қағаз негіздегі құжаттың  заңдық күші бір екенін мойындау;

3) электрондық цифрлық  қолтаңбаның сенімділігін ақпараттық  жүйеде сол қолтаңбаның сәйкестігін  анықтауды қамтамасыз ететін  бағдарламалық-техникалық құралдар  болғанда ғана мойындау;

4) құжатты жүйеге ендіргеннен  бастап іске салғанша үзіліссіз  жұмыс істейтін технологияның  болуы.

Кез келген ұйымның жұмысы іс құжаттары нысанында ұсынылған  басқару құжаттарын өңдеумен байланысты. Алайда кәсіпорын қаншалықты ірі  болса, оны тарату жолдары соншалықты бейберекет болуы мүмкін. Ұйымдағы құжаттың оны алғаннан немесе жасағаннан бастап орындалу аяқталғанға немесе кәсіпорыннан тысқа жөнелткенге  дейінгі қозғалысы  құжат айналымы деп аталады.

Ұйымдағы құжат айналымы мыналардың арасындағы құжат ағыны  түрінде іске асады:

1) ақпаратты талдайтын  немесе шешім қабылдайтын адамдар  арасында (кәсіпорынның немесе бөлімшелердің  басшылары, мамандар және білікті  қызметкерлер) және

2) кәсіпорындардағы құжаттарды  техникалық жағынан өңдейтін  адамдар арасында (басшының хатшысы,  кеңсе, экспедиция, көбейту қызметі,  мұрағат).

Құжаттар қандай кезеңдерден  өтетініне қарай құжат айналымының  үш негізгі ақпарат ағынын бөлеміз:

1. Ұйымға келіп түскен  құжаттардың құжат ағыны (хат,  шарт, жарнама хабарландырулар, ведомостволық  өкім, нұсқаулықтар т.б.). Басшының  хатшысы (кеңсе) өңдейтін келіп  түскен құжаттардың көпшілік  бөлігі басшының атына (сараптау  бағасы бойынша кәсіпорынға келетін  бүкіл құжаттың 85-90 пайызы), ал 10-15 пайызы  басшының орынбасарының атына,  құрылымдық бөлімшелер басшыларына  және нақты орындаушыларға келеді.

2. Ішкі құжаттардың құжат  ағыны, яғни ұйымның ішінде  жасалып, бір бөлімшеден басқасына  берілетін құжаттар (бұйрықтар, өкімдер,  басшылықтың нұсқаулығы, қызметтік  жазбалар және т.б.).

3. Жіберілетін құжаттардың   құжат ағыны – сыртқы әлемге  жіберілетін ақпарат (хаттар және  хаттарға жауаптар, шарттар, есептер,  келісім-шарттар, баспасөз-релиздері  т.б.).

Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметінің міндеті құжаттардың  қозғалу барысында жоғалмай кезекті  өңдеу пунктіне дер кезінде түсуін қамтамасыз ету. Басқару шешімдерінің дер кезінде және дұрыс қабылдануының  өзі оның қозғалысының нақтылығына  байланысты. Бұл міндет құжат айналымының  көп жылдық тәжірибесі және құжат  айналымы жүйесінің нормативтік  құжаттарда белгіленген стандарттары негізінде жүзеге асады. Бұл Басқаруды  құжаттамалық қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік жүйесі деп аталады.

Іс құжаттарының ағыны  мол болатын ірі кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді және құжаттармен  жұмыс жүргізуді ұйымдастырумен арнайы бөлімше – кеңсе айналысады. Атқаратын жұмыстарының сипатына қарай  кеңсе қызметкерлері екі санатқа  бөлінеді: мамандар және техникалық орындаушылар.

Мамандар – бұл референттер, мұрағат меңгерушісі, редактор, корректор, экспедиция (тасымалдау) меңгерушісі және т.б.

Техникалық орындаушылар – бұл хатшы-стенографистер, іс қағаздарын жүргізушілер, экспедиторлар, курьерлер  және т.б.

Кәсіпорын кеңсесі мынадай  негізгі функцияларды орындайды:

1) құжаттарды қабылдау  және тіркеу (есепке алу);

2) құжаттарды бөлу және  оларды орындаушыларға жеткізу;

3) жіберілетін құжаттарды  ресімдеу және жөнелту;

4) құжаттарды стенографиялау  және басып шығару;

5) құжаттардың орындалу  мерзімдерін бақылау;

6) істерді қалыптастыру  және оларды мұрағатқа тапсыру;

7) мұрағаттағы құжаттардың  сақталуын ұйымдастыру және пайдалануды  қамтамасыз ету.

 

                               1.2 Іс-қағаздар туралы жалпы ақпарат

 

 Қазақ тілінің мемлекеттік  тіл ретінде қызмет етуінің   алғы шарттарының бірі - оның қоғамдық  өмірдің әр алуан саласында  қызмет етуі және соған орай  іс қағаздарының қазақша жүргізілуі. Іс қағаздарының, ресми құжаттардың  тілі бір жүйеге түспей, стильдік  жағынан қалыптаспай, мемлекеттік  ресми құжаттардың барлығы алдымен  қазақ тілінде жүргізілмей қазақ  тілінің қолданыс аясы, қызмет  қарымы өрісін кеңейте алмайды.

Іс қағаздары қоғам  өмірінде  үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала кәсіпорын, ұйым мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ  қызметін де атқарады.

Іс қағаздар-басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен  мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдер, басқару істері, атқарған  қызметі  іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан  халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда  құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне  тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу-басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер  арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын  жүргізу-мекеме жұмысының нақты  құжаттармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі. 

Іс қағаздарын қазақша  жүргізу-пән ретінде жоғары және орта дәрежелі арнаулы оқу орындарында  оқытыла бастады. Бұл пәннің міндеті:

• Іс қағаздарын қазақша жүргізудің мемлекеттік құндылығын, әлеуметтік маңыздылығын, оның қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде  қызмет етуінің алғы шарттарының бірі екендігін ұғындыру.
• Іс қағаздарын жүргізудің дербес ғылым екендігін таныту.
• Іс қағаздарын жүргізудің тарих, саясаттану, архив ісі, тіл білімі, педагогика сияқты ғылым салаларымен  байланысын көрсету.
• Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелерін іс қағаздарын толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі, қызметі, мақсаты сияқты білім негіздерімен  қаруландырып, қазақ тілінің  қоғам дамуындағы рөлінің күшеюіне олардың  өз септігін  тигізуін қамтамасыз ету.
• Іс қағаздарының түрлері, оларға қойылатын талаптар,  олардың безендірілуі, лексикасы сияқты ерекшеліктерімен таныстыру.

Қазақ ресми іс қағаздар стилі халықтың қоғамдық  өмірімен, мәдени өркендеуімен, әдеби тілдің дамып, жанрлық   тармақталуымен, қоғамдық қызметінің  артуымен байланысты дамып, жетіліп отырған. Қазақ ресми  іс қағаздар тілінің  тарихына шолу жасай отырып, оның екі түрлі арнадан  сусындағаның байқауға балады. Бірі- сонау  көне дәуірден бері үзілмей келе жатқан хан жарлықтары және де ресми құжаттар үлгілері. Екіншісі-қазақ жерінің  Ресей мемлекетінің қол астына  кіруімен байланысты қазақ тіліне аударылып  таратылған орыс әкімшілік  орындарының  бұйрық-жарлықтары, заңдары,  қатынас  қағаздары. Яғни,  қазіргі қазақ  ресми іс қағаздар тілі  жоқ жерден пайда бола салмаған, өзіндік тарихы бар құбылыс.

Бұрында қазақтар саны басым  алыс аудандарда ғана іс қағаздары  қазақша жүргізіліп келгені мәлім. Қазіргі таңда республикада мемлекеттік  органдар іс қағаздарын мемлекеттік  тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл  әрине әр мекемеде әр түрлі дәрежеде атқарылып жатқан іс.   Бұл істің  оп-оңай орындалып, бір күнде қалыптаса  қалмайтыны белгілі. Осыған байланысты  мәселелер де жетерлік.  Оның бірі-мемлекеттік  қызметшілердің  ана  тілінде  еркін сөйлеп, жаза алмайтыны. Ал орыс тілді кез-келген маман  орыс  тіліндегі  ресми құжатты  еркін  жазып шығады.  Бұның себебі, біріншіден, тілді   жетік  меңгергендігі  болса, екіншіден орыс тілінде  іс қағаздары  ғасырлар бойы уақыт тезінен  өтіп әбден қалыптасқан, қай салада да дайын,  мәтіндері стандартқа  айналған. Оларда бұл дәстүрлі мектеп. Біз қазақ тіліндегі  іс қағаздарын  да осындай дәрежеде көтеруіміз керек. Екінше мәселе-қазақ  тілінде  іс  қағаздарын  жүргізуге байланысты  оқулықтар, оқу  құралдары, сөздіктер, іс қағаздарының үлгілері өте аз, жоққа тән десе де болады.  Үшінші мәселе-жоғары оқу орындарында да,  арнаулы оқу орындарында  да іс қағаздарын қазақша жүргізуге байланысты пән, арнаулы курс оқу бағдарламасына еңгізілмеген, сондықтан оқу орнын аяқтаған маман өндіріске я мемлекеттік органға іс қағаздарын қазақша жүргізуге еш дайындықсыз келеді. Осыған орай жоғары және  арнаулы оқу орындарына оқулық ретінде ұсынылып отырған бұл еңбекте іс қағаздарын қалай дайындау керек, оның қандай стандарттары бар, жазылу стилінде нені басшылыққы алу керек деген мәселелер сөз болды.

Құжат-латын тілінде, «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі  үш мағынасы бар:

1. қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын іс қағаз;
2. жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат);
3. бір нәрсе туралы  жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар);

Кәсіпорында басқару- мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір  дәрежедегі ақпараттық  процесс  болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін  толық түрдегі  жедел  және ақиқат  мәліметтер керек болады. Құжатта ақпараттың  осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың  толықтығы оның көлемімен ғана емес,  сонымен бірге оның мәнді де басты  мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни,  ақпараттың көптігі  оны  өңдеуді талап етеді, оның маңызды,  жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап,  оны қабылдап-түсінуге  ыңғайлы күйге түсіруді керек  етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты  толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және  анықтылығымен  ғана емес,  сондай-ақ  оның  ықшамдылығымен, көрнектілігімен  және қолайлығымен айқындалады.

Сондықтан құжаттар тікелей  қатынас  жасаумен  тиімді  ұштастырыла  жүргізілсе,  техникалық жағынан  жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға  жұмсалса,  онда олар  іс-әрекетін табысты болуына жағдай жасайды.  Іс жүргізу құжаттары  сонымен  қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын  істі белгілеудің  тәсілі де болып  табылады.  Басқарудың құралы ретінде  құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда,  несие беруде, бухгалтерлік есептеу  мен  есеп беруде,  оперативті басқаруда,  ұйымның қызметін кадрлық  жағынан  қамтамасыз  етуде т.б қолданылады.  Құжаттарда мемлекеттік  құрылым  белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар  және азаматтар  арасындағы, заңды  және жеке тұлғалар  арасындағы  қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған  (құжат түріндегі) заңды күші  бар мәліметтер төрелік  сотта  бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай да бір фактінің негізгі  дәлелі ретінде қызмет етеді.

Кәсіпорынның не ұйымның  құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи  құндылыққа ие, мемлекеттің архив  қорының бөлігі болып табылады, сондықтан  олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.

Құжат толтырудың біртұтас ережесі Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім  министрлігінің архивтер мен құжаттарды  басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын №562 қаулысы болып табылады. «Ережелерде»  құжаттарды  толтырудың және құжат айналымнан басқарудың нормалары айқындалған.

 

1.3 Мекемелер мен кәсіпорындарда таратылуы шектелген, құпия құжаттарды қорғау және олармен жұмыс жүргізу тәртібі