Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Учет и обеспечение  сохранности документов Архивного  фонда Российской Федерации»

 

Содержание

	Введение……………………………………………………………….	3
1	Основные направления и цели использования архивных документов…………………………………………………………….	6
1.1	Направления использования архивных документов………………..	6
1.2	Цели использования архивных документов…………………………	6
1.3	Формы использования архивных документов…………………….	7
1.4	Понятие системы учета документов в государственном (ведомственном) архиве……………………………………………..	9
1.5	Учет документов в государственных  архивах………………………	10
1.6	Учет документов в ведомственных  архивах………………………..	13
1.7	Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий…	16
1.8	Порядок размещения и топрографирование документов в архивах	18
1.9	Порядок выдачи дел из хранилища………………………………….	22
1.10	Поверка наличия и состояния  документов в архивах…………….	24
	Заключение……………………………………………………………	28
	Список использованных источников……………………………….	29

 

 

Введение 

Основными принципами использования  документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность  и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и  использования.

Цель работы - объективная  и полная характеристика направлений  и каждой формы использования  документов.

Для полноценного раскрытия  темы необходимо решение следующих  задач:

1. Определение направлений  использования архивных документов.

2. Постановка целей использования архивных документов.

3. Характеристика форм  использования документов.

Основные положения и  принципы «Основ законодательства» были конкретизированы в утвержденном указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. «Положении об Архивном фонде Российской Федерации». Оно определило, прежде всего, предельные сроки ведомственного хранения архивных документов государственной части Архивного фонда России.

«Положение»  зафиксировало также механизм взаимоотношений учреждений Государственной архивной службы с собственниками и владельцами негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Последние представляют сведения о своих документах с целью их государственного учета, обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах, могут передавать свои документы в собственность государства или на временное, в том числе депозитарное, хранение. Порядок, условия такой передачи определяются соглашениями (договорами) с учреждениями Государственной архивной службы.

В 1993 году было принято постановление  президента Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве». Это постановление регулирует взаимоотношения между учреждениями Государственной архивной службы и центральными органами федеральной исполнительной власти, государственными учреждениями, организациями и предприятиями, а так же совершенствования ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве.

В 1994 году был издан Указ Президента РФ «Об утверждении  положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России». В Положении об архивном фонде российской федерации закреплен состав государственной и  негосударственной частей Архивного фонда РФ, отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации и муниципальных архивов, указаны порядок и сроки хранения документов, дан полный перечень отраслевых фондов.

К 2001 году состояние правового  регулирования архивного дела далеко не во всем отвечало современным реалиям. Действующие Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (далее - Основы законодательства) появились в июле 1993 г. Позднее были приняты Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, федеральные законы «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти в субъектах Российской Федерации»», «О государственной тайне», «Об обязательном экземпляре документов», «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене» и другие, затрагивающие отдельные вопросы работы с архивными документами.

25 октября 2004 года вступил  в действие Федеральный закон  «Об архивном деле в Российской Федерации».

В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее  направлениям. Содержание разделов проекта не только покрывает нормы Основ законодательства и утвержденного Указом Президента Российской Федерации Положения об Архивном фонде Российской Федерации, но значительно расширяет и обогащает их.

При этом закон не отменяет права субъектов Российской Федерации принимать в пределах предоставленной им компетенции собственные архивные законы. Серьезно расширена сфера действия закона, регулирующего отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования не только документов Архивного фонда Российской Федерации (т. е. подлежащих постоянному хранению), но и других архивных документов (с временными сроками хранения). Отсюда - иное название закона («Об архивном деле...», а не «Об Архивном фонде и архивах...»), расширенный и дополненный понятийный аппарат (введены новые дефиниции, в частности «документ Архивного фонда Российской Федерации», «документы по личному составу», «особо ценный документ», «уникальный документ», «постоянное хранение», «временное хранение», «депозитарное хранение»).

Нормы закона тщательно состыкованы  с действующим законодательством. Закон де-юре закрепляет сложившееся в стране фактическое разделение архивных фондов, т. е. федеральной собственностью объявляются архивные документы, хранящиеся в федеральных архивах, содержание которых полностью обеспечивает федеральный бюджет. В собственности субъектов Российской Федерации остаются все документы, хранящиеся в региональных государственных архивах, которые финансируются из средств бюджетов субъектов Российской Федерации.

В закон включена новая  для архивного права норма: территориальные организации федеральных органов государственной власти могут сдавать свои документы в региональные архивы на договорной основе.

Следующая новация закона - норма о том, что документы  Архивного фонда России, поступившие на хранение в государственные и муниципальные архивы, не входят в состав их имущества.

Своеобразным дополнением  к Гражданскому кодексу России является статья закона «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов», которая подробно объясняет, как поступать с архивными документами при реорганизации (в том числе путем преобразования, разделения или выделения) или ликвидации юридических лиц различных форм собственности.

Абсолютно новой является статья об особенностях гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

Закон сохраняет установившиеся после распада СССР и оправдавшие  себя демократичные нормы доступа к открытой архивной информации, учитывает конституционные права граждан на неприкосновенность частной жизни.

 

 

1. Основные направления  и цели использования архивных  документов

1.1. Направления  использования архивных документов.

Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению  информационных потребностей общества в ретроспективной документной  информации.

В современном архивоведении  основными направлениями использования  архивных документов являются:

1. Укрепление российской государственности.

2. Удовлетворение информационных потребностей общества.

3. Обеспечение законных  прав и интересов граждан.

В процессе использования  документов архива участвуют две  стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов в  России - сложная и ответственная  работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного  архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных  архивах использование документов считают разновидностью научной  работы. Сотрудники всех архивов и  сами архивы несут ответственность  за точность, достоверность и своевременность  предоставления информации, использование  информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ  в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста  одинаково важно обеспечение  информационных потребностей государства  и отдельной личности. С этим связана  проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов

1.2. Цели использования  архивных документов.

Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми.

Использование документов в  управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления¹.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных  партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной  безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных  договоров и пр.

Использование документов в  экономических целях применяется  при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении  проектных и опытно-конструкторских  работ, при осуществлении научных  и прикладных исследований, для оптимизации  производственных и технологических  процессов.

Использование документов в  научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися в архивах.

Использование архивных документов в культурно-просветительских целях  предполагает подготовку юбилейных  выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров.

Использование документов в  социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных  льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и предприятий.

 

1.3. Формы использования архивных документов.

Необходимо определить сугубо практические действия по организации использования документов в условиях формирования нового архивно-информационного пространства.

Непременным условием его  цивилизованного функционирования должна явиться правовая и нормативная база, начиная от закрепления в законодательной форме понятий «безопасность государства», «тайна личности» в преломлении к архивным документам, и кончая порядком выдачи лицензий на использование архивных документов, защитой прав государства на свою архивную интеллектуальную собственность.