Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

В новое архивно-информационное пространство должны быть вовлечены новые документальные комплексы как высшего, так и низшего уровней, причем не, только российских, но и зарубежных архивов. Только это даст возможность создать предпосылки для всесторонних ответов на вопросы о прошлом.

Очевидно, что освоение нового архивно-информационного пространства России - дело не одного поколения исследователей. Однако уже сейчас важно, чтобы оно стало достоянием не только российского, но и международного сообщества ученых - в этом залог постижения прошлого, основа международного сотрудничества в гуманитарной сфере.

Такое освоение уже сегодня  немыслимо без программного подхода, ясного представления этапов разработки, форм взаимодействия, обмена информацией, использования современных технологий. В частности сегодня представляется наиболее оптимальным распространение описей, создание на их основе баз данных, маркетинговые операции по определению спроса на тот или иной тематический, видовой, хронологический комплексы архивных материалов, их тиражирование различными способами.

Установление исторической истины сегодня - это не просто праздная забава. Важно сказать, что процесс использования имеет и сугубо практический и нравственный аспекты, когда речь идет о запросах социально-правового характера, связанных с политической реабилитацией граждан и т.д.

В условиях развития современных  архивных технологий важно переломить стереотипы типа, вида, форм публикаций. Классические издания, безусловно, сохраняют свою значимость, но придется использовать и другое - микрофильмирование, создание баз и банков данных, их подключение к информационным системам других стран.

Основными формами использования  документов в архиве являются:

- информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

- экспонирование документов на выставках;

- использование документов в средствах массовой информации;

- проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, «дней открытых дверей», лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

- выдача документов во временное пользование;

- публикация документов в различных формах.

Формы использования архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому  направлению использования.

В соответствии с Основными  правилами работы архивов организаций  использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для  обеспечения законных прав и интересов  граждан. Основные правила работы архивов  организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

1.4 Понятие системы учета документов в государственном

(ведомственном)  архиве

Основной функцией всех архивов  является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет государственным архивам (госархивам) проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение  этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету  подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами учета в  архивах являются: архивный фонд (или  архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в  архивах, хранящих традиционные документы  на бумажной основе, могут учитываться  документы отдельных категорий  дел (личные, следственные и др.) и  особо ценные документы; обязательному  учету подлежат также все листы  дел постоянного хранения. Особо  ценные документы учитываются в  соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием  количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных  архивах по хранилищам и в целом  по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

- централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям - отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.

- преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности - опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные - временными.

- динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и ᴨпериодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

 

1.5 Учет документов в государственных архивах

Учет в государственных архивах  ведется централизованно и в  каждом архивохранилище. Для учета  используются формы основных учетных  документов и вспомогательная учетная  документация. Если основные учетные  документы определены правилами  работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между учетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, сроки ᴨпередачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения - централизованный учет или хранилище). Схема наглядно отражает взаимосвязь централизованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществить организацию учета.

Основными учетными документами в  государственном архиве являются:

- книга учета поступлений (для учета каждого поступления документов в архив)

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (для учета каждого поступления этих фондов);

- список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления);

- список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела);

- лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда);

- архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел);

- опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);

- опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел);

ь реестр описей особо ценных дел (для  учета количества описей особо ценных дел);

- инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел);

- паспорт архива (для отражения состояния архива на 1 января каждого года);

- паспорт хранилища (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояния в данном хранилище на 1 января каждого года);

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК).

Кроме того, для централизованного  государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один рая составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог  соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.

На каждый фонд в архиве ведется  дело фонда, которое содержит документы  по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема, ᴨпередачи документов, проверки их наличия, о недостаче дел в фонде, ᴨпереработке фонда и другие), ᴨпересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д.

Для учета документов в отдельных  категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами  форме. Учет листов в деле ведется  с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.

Кроме ᴨперечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и в связи с этим встречаются чаще других - реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, ᴨпередаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Однако обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а, следовательно, к путанице, отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.

В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы  на фонды советского и дореволюционного периодов ведутся раздельно. Номера фондов советского периода имеют букву Р, написанную через дефис ᴨеред номером, например: Р-23, Р-45 и т.д.

Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фондов лишь один раз при ᴨервом поступлении. При ᴨередаче фонда в другой архив его номер другому фонду не присваивается. Перенумерация фондов в архиве проводится в исключительных случаях и только с разрешения Росархива. Ежегодно в книге учета поступлений и списке фондов на 1 января составляется итоговая запись.

Самым сложным для заполнения учетным  документом является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами  фонда изменения: новые поступления, выбытие документов, их состав, крайние  даты, НСА и другие сведения, как  по каждой описи, так и в целом  по фонду. После каждой записи в листе  фонда в гр. «наличие (остаток)» подводится итог по описи, в которой произошли изменения, а также по фонду в целом.

Чтобы облегчить поиск необходимых  сведений о фондах, хранящихся в  госархиве (иногда их количество достигает нескольких десятков тысяч), в централизованном учете составляется карточный указатель фондов. Карточка составляется на каждое название фонда и имеет отсылки к другим названиям, на ней указываются также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя под этим названием, его подчиненность и

крайние даты документов. Карточка помещается в картотеке в соответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя. (С) Информация опубликована на ReferatWork.ru Простейшей в обращении является схема, в основу которой положены виды учреждений, организаций, предприятий, расположенные по алфавиту (артели - промысловые, сельскохозяйственные; заводы - авиационные, машиностроительные; управления - благоустройства, бытового обслуживания, энергетического хозяйства и т.д.).