Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

    Содержание 

    Введение……………………………………………………………………...3

    Глава I. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации………………………………………………………..4

    Глава II. Техническое обеспечение системы управления персоналом организации………………………………………………………………………9 

    Заключение………………………………………………………………...17

    Список  использованной литературы…………………………………..19  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Ведение

    Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы  управления организацией, - выработка  решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

    Процесс управления персоналом можно представить  в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых  решений, направленных в конечном счете  на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

    Информационное  обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

    При проектировании и разработке информационного  обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для  принятой технологии управления.  
 

    Глава I. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации.

    Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на различных уровнях  системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Конкретно необходимость  обеспечения выполнения этих функций дает возможность разглядывать управление персоналом как информационный процесс, т. Е. Функционально включающий получение, передачу, обработку 
(преобразование), хранение и внедрение информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

    Процесс управления персоналом можно представить  в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых  решений, направленных в конечном счете  на достижение главной цели функционирования организации. 
Выработка каждого из этих решений обязана быть информационно обеспечена.

    Информационное  обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по размеру, размещению и формам организации  информации, циркулирующей в системе  управления при её функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно- справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и особые).

    Для того чтоб служба управления персоналом могла удачно делать свои функции, нужно соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

    Комплексность – информация обязана комплексно отражать все стороны деятельности службы: техно, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

    Оперативность – получение входной информации обязано происходить сразу с  протеканием процесса в управляемой  системе либо совпадать с моментом её завершения.

    Систематичность – требуемая информация обязана  поступать систематически и непрерывно (по способности).

    Достоверность – информация обязана формироваться  в ходе довольно чётких измерений.

    Информационное  обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное  и внутримашинное. Таковая классификация информационного обеспечения может быть использована лишь при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (конкретно, к примеру, персональные компьютеры либо используемые вычислительные ресурсы организации). а) Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодировки информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения конфигураций в документации.

    Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком конкретно без внедрения средств вычислительной техники.

    Во  внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется  в виде движения документов меж управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. П.); По полосы обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем либо прошедшем состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение дозволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов. Б) Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, скопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

    Главным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

    В последнее время обширное распространение получило внедрение ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. Д. В данной связи одной из центральных заморочек проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

    недочеты  обычного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором  разработка информационной базы ориентировались  на конкретные функциональные задачки, привели к необходимости ориентации фактически на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно- ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

    Все это обусловило новенькую компанию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение  в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных юзеров, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

    Банк  данных строится из баз данных, любая  из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

    В базе данных накапливается и постоянно  обновляется информация в виде маленького числа массивов, каждый из которых  нацелен на внедрение при решении  многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе чёткой динамической информационной модели объекта управления.

    В данной связи раскрывается принципиально  новая возможность использования ЭВМ несколькими юзерами, которые вместе разрабатывают и употребляют программы, обобщают получаемые результаты.

    К разработке информационного обеспечения  службы управления персоналом предъявляется  ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки  информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; нужная избыточность информационного обеспечения, позволяющая юзерам различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

    Средства  передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предусмотрены  для передачи информации в пространстве.

    Средства  хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предусмотрены для передачи информации во времени.

    Средства  обработки информации (средства вычислительной техники) составляют базу КТС службы управления персоналом. Они предусмотрены  для преобразования исходных данных в результирующую информацию, нужную для принятия управленческих решений.

    Средства  выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные  устройства (мониторы), графопостроители и пр. Они предусмотрены для  преобразования информации в вид, удачный  для восприятия человеком.

    Но следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к различным классификационным группам. 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава II. Техническое обеспечение системы 
 
управления персоналом организации. 

    Основу  технического обеспечения системы  управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением  и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

    КТС должен обеспечивать решение задач  управления с минимальными трудовыми  и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

    В связи с этим эффект применения КТС  в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

    КТС должен обладать информационной, программной  и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

    Исходными данными для выбора технических  средств являются:

• характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
• характеристики технологического процесса обработки информации;
• технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

    Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);
• объем входной и выходной информации по указанным носителям;
• объемы вычислительных работ;
• сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

    При выборе оборудования следует учитывать  назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

• производительность при выполнении технологических операций;
• надежность работы;
• совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
• стоимость оборудования;
• состав и количество обслуживающего персонала;
• площадь, требуемая для размещения оборудования.

    Материалы анализа технического обеспечения  службы управления персоналом, а также  данные об использовании технических  средств, являются исходной базой составления  задания на проектирование технического оснащения службы.

    Проектные решения должны обеспечивать:

• рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;
• улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;
• соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;
• комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;
• экономичность эксплуатации средств технического оснащения.