Организация проведения деловых совещаний и переговоров

Деловая беседа:   1 Установление контакта 2 Уточнение задач 3 Сообщение информации (изложение позиции) 4 Постановка проблемы 5 Объяснение позиции 6 Обмен мнениями 7 Подведение итогов

Деловые переговоры:   1 Установление контактов 2 Установление задач,  цели и содержания (переговоров) 3 Предъявление информации (изложение позиций) 4 Обсуждение позиций 5 Согласование позиции 6 Принятие решения

Деловые совещания:   1 Установление контактов 2 Уточнение содержания, целей и задач (совещаний) 3 Сообщение (обмен  сообщениями) 4 Мнение (обмен мнениями) 5 Предложения (обмен  предложениями) 6 Речь в прениях 7 Принятие решения  или подведение итогов

 

Эта схема четко  показывает специфику каждого переговорного  процесса, которого придерживаются в  ООО «Альянс-тур», каждый из переговоров  носит универсальный характер и  может быть востребован всегда и  в различных сложных ситуациях.

Проанализируем  процесс делового совещания на предприятии  ООО «Альянс-тур», при форме принятия коллективного решения.

Переговорный процесс  имеет положительные стороны  и недостатки. Вначале поговорим  о преимуществах.

1. Коллективное  решение учитывает различные  точки зрения и позиции, имеющиеся  в среде сотрудников.

2. Устраняются индивидуальные  решения, и у многих появляется  чувство, что принято справедливое  решение.

3. Принятое коллективное  решение значительно уменьшает  риск формулирования неправильного  или ошибочного решения.

4. Коллективное  решение – это решение публичное,  а значит, ориентированное на  принятые юридические нормы и  имеющиеся инструкции.

Недостатки совещания:

1. При коллективном  решении тратится больше времени,  нежели этого требует принятие  индивидуального решения «сверху».

2. На совещании  есть реальная опасность «заговорить»  решение.

3. Отсутствует авторство  и ослаблена ответственность  за возможные последствия.

4. Коллективное  решение, как правило, получается  излишне компромиссным.

5. Решение, принимаемое  на совещании, часто бывает  ориентировано на поддержание  функционирования фирмы и редко  направлено на принципиальное  изменение ее деятельности и  развитие.

Проанализировав в  целом весь переговорный процесс  в ООО «Альянс-тур» хочется сказать, что деловые переговоры соответствуют  определенным мотивам общения, соответствуют  деловому этикету и являются составляющим в целом профессиональной компетенции  специалиста, проводимого переговорный процесс.

Общее мнение таково - деловые совещания конференции  и выставки, на сегодня, когда их уровень достиг, мировых масштабов, проводятся на предприятии не так  часто, как хотелось бы, не соблюдается  регламент, не оговаривается время  удобное для проведения. Не всегда согласовывается численность приглашенных, что делает неудобство в размещении, да и техническое обеспечение  не безупречно, в организационной  деятельности бывают непродуманные  мелочи, иногда не хватает стульев, иногда из-за недоговоренности времени  уходят приглашенные, из-за чего, приходится переносить совещание. Поэтому процесс  проведения деловых совещаний в  ООО «Альянс-Тур» необходимо расширять, углублять и внедрять, во-первых, потому что они отражают и создают  имидж предприятия, а во-вторых, повышают репутацию руководителя, и каждого  члена коллектива, как сегодня  принято говорить «паблик рилейшнз» - а это главный инструмент в  менеджменте предприятия.

 

2.3 Совершенствование  процесса проведения деловых  совещаний в ООО «Альянс-тур»

 

Сегодня, когда экономическая  ситуация в нашей стране стабилизировалась, индустрия делового общения становится все более заметной и перспективной  отраслью национальной экономики. Выставки, конференции, деловые совещания  оказывают существенное влияние  на рост потребительского спроса на отраслевых рынках, способствуют развитию многих секторов экономики, привлечению прямых инвестиций. Более того, крупнейшие международные выставки и совещания  – это еще и своеобразный инструмент так называемого политмаркетинга, который используют правительства многих стран для диалога с общественностью и деловыми кругами. Ведь процесс организации деловых совещаний, выставок, конференций объединяет организаторов и экспонентов с государственными структурами и общественными организациями, что оказывает колоссальное воздействие на формирование политики в сфере промышленных услуг.

Деловое общение  и деловой этикет в значительной степени определяется той обстановкой, в которой они проходят, а это  наводит на желание совершенствовать процесс проведения деловых совещаний  в целом, и по предприятию ООО  «Альянс-тур». Поскольку совещание, как способ координации деятельности людей – один из востребованных видов делового общения, в том  числе и для решения проблем  в области экономики, финансов, менеджмента - предлагается следующее:

1. В ООО «Альянс-тур»  организовать курсы повышения  квалификации с приглашением  сотрудников из других фирм  подобного рода деятельности (профессиональный  обмен знаниями), поскольку деловые  совещания представляют собой  особый вид организации труда,  действующей очень короткие сроки  и имеющей определенную целенаправленность, поэтому чтобы улучшить организацию  труда, и для того, чтобы фирма  была конкурентоспособна, необходимо  проводить повышение квалификации  сотрудников. Проводить ежемесячные  совещания по вопросам технологического  характера с привлечением службы  маркетинга, на которых выяснять  – какие необходимо предпринять  меры по улучшению качества  обслуживания клиентов.

2. Улучшать и  преумножать обстоятельства, на  первый взгляд незначительные, учет  которых позволяет во-первых создавать  требуемую обстановку и, во-вторых  скрыто накапливать психологические  преимущества над партнерами. Предложить  партнерам - назначать время встречи,  то которое удобно им. При таком  способе действия, во-первых, больше  вероятность, что предложение  о встрече не будет отклонено.  Во-вторых, применяя деловой этикет, фирма будет проявлять уважение  к партнеру.

3. Проводить оценку  персонала для повышения психологической  совместимости сотрудников организации,  что в конечном итоге ведет  к улучшению коммуникаций и  обеспечению более качественного  информационного потока внутри  предприятия. Показать себя с  хорошей стороны, идти на небольшие  уступки, что считается признаком  хорошего тона, гибкости, уважительного  отношения к партнеру, и тогда  последующее упорство в отстаивании  своих интересов будет воспринято  не как проявление упрямства  и эгоизма, а как вынужденный  шаг.

4. Для психологического  преимущества по составу делегаций  – число участников согласовывать  предварительно, уменьшать количество  переговаривающихся. Потому как нужно учесть то, что более многочисленные делегации чаще не приходят к соглашению.

Деловые совещания  в ООО «Альянс-Тур» чаще проходят в своем офисе, что дает положительный  эффект, контролировать ситуацию, как  говорится, «Дома и стены помогают», но ведь Деловое общение – это  не только проведение переговоров.

5. Предлагать для  проведения деловых совещаний  нейтральную территорию. Развлечения  деловых людей стали общепринятыми  нормами проведения времени на  нейтральной территории. Это можно  использовать, прежде всего, для  знакомства и улучшения взаимоотношений  с членами противоположной команды.  Выбирая нейтральную территорию  можно предложить базу отдыха, или тому подобное, расположенное  на пол пути между договаривающимися  сторонами. Они тогда будут  находиться в равных условиях  – обе стороны путешествующие, обе стороны сокращают себе  доступ к информации. При этом  возникнет стимул для обеих  сторон – заключить соглашение  как можно скорее.

6. Создать комфортные  условия при рассаживании делегации,  как требует того деловой этикет  – представители двух сторон  должны сидеть лицом друг к  другу, организовать видеозапись,  которая дает возможность проанализировать  произнесенные речи, а также позволяет  оценить уровень их правдивости.

7. Для гостей, прибывших  на переговоры, обязательно спланировать  развлекательную программу –  посещение театра, музея, концерта, знакомство с достопримечательностями,  что тоже дает положительный  эффект при проведении деловых  совещаний.

8. Часто проводимые  внеплановые совещания выбивают  людей из рабочего ритма, снижают  культуру делового общения, вносят  сумятицу в заранее спланированные  сотрудниками мероприятия. Поэтому  злоупотреблять такого рода оперативными  встречами не следует, и для  целесообразности и важности  деловые совещания не созывать  по каждому поводу, не отрывать  людей от основной работы, начинать  вовремя, регулировать направленность  и деловитость выступлений, стимулируя  конкретность, наличие содержательного  анализа, реальных предложений,  решений, идей.

9. Повестка совещания  в ООО «Альянс-тур» еще пока  не приветствуется, поэтому хочется  внедрить ее, как для улучшения  и усовершенствование процесса. В повестке совещания указывать  следующую информацию: тема совещания,  цель совещания, перечень обсуждаемых  вопросов, время начала и окончания  совещания. Место, где оно будет  проходить, фамилии и должности  докладчиков, выступающих по основной  информации людей и ответственных  за подготовку вопросов, время,  отведенное на каждый вопрос, место, где можно ознакомится с материалами по каждому вопросу. Когда участники совещания будут информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они смогут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. Ведь в тех случаях, когда люди специально не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

10. Улучшить учебно-воспитательную  задачу ведения деловых переговоров,  способствовать дальнейшему повышению  уровня квалификации и росту  талантов сотрудников ведь на  совещании сотрудники учатся  работать в коллективе, комплексно  подходить к решению общих  задач, достигать компромиссов, приобретать  культуру общения и т.п. Известно, что для некоторых сотрудников  пребывание на деловом совещании  – единственная возможность видеть  и слышать руководителей высших  уровней управления, которым еще  и предоставляется возможность  показывать свой талант менеджера.

11. В заключении - оптимизировать ситуацию, настроить  персонал на эффективную работу. А это и есть добрая половина  информации, грамотно изложить свои  мысли о конкретных действиях  и перспективах предстоящей совместной  работы

Итак, предприятие, его руководство и сотрудники представляют собой небольшую часть  экономики конкретной страны и всего  мирового хозяйства. Руководители высшего  звена управления, должны постоянно  иметь в виду, что предприятие  живет на рынке и зависит целиком  от него, что существует только благодаря  работе своих сотрудников. Существование  предприятия оправдывается фактом удовлетворения жизненных потребностей не только клиентов, но и своих собственных  сотрудников – в достижении поставленной цели, а также улучшения качества условий работы.

деловое совещание  переговоры

 

Заключение

 

Подводя итог всему  вышесказанному, хотелось бы еще раз  обратить внимание на актуальность распределения  рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих  подчиненных, получать все необходимые  сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность  проведения делового совещания с  психологической точки зрения, Е.Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п.

Основной же ошибкой  руководителей становится забывание  правила понимания информации, сформулированного  специалистом в области управления П. Мицич: если принять задуманное за 100%, то высказанное составит 70 от задуманного, услышанное - 80 от высказанного, понятое - 70 от услышанного, а запомнится лишь 60% от понятого.

Как видим, совещание - процесс сложный и при его  проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей  и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей строительных организаций  поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей  работы, продуктивного использования  каждой минуты рабочего времени.