Оформлення і реєстрація нотаріальних документів

 

Оформлення  і реєстрація нотаріальних документів

 

План

 

1. Прийом, розгляд і був  реєстрація кореспонденції

2. Упорядкування й службових  документів

3. Видача свідчень на  право на спадщину

4. Загальні правила посвідчення  угод

5. Здійснення виконавчих  написів

 

1. Прийом, розгляд і був  реєстрація кореспонденції

 

Уся кореспонденція, адресована державною нотаріальною конторі, державному нотаріальному архіву чи приватному нотаріусу, приймається обличчям, відповідальних діловодство, яка розкриває все  конверти, окрім тих, які мають  напис "особисто", і перевіряє  наявність документів і майже  додатків до них.

За відсутності в конверті документа чи додатків щодо нього  складається акт у двох примірниках, одна з яких надсилається відправнику.

Про ушкодженні конверта робиться позначка на поштовому реєстрі і  конверті.

Конверти, зазвичай, знищуються, крім випадків, що вони необхідних встановлення адреси відправника, часу відправлення й одержання кореспонденції.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені чи надіслані  неправильно документи повертають відправнику чи пересилаються за приналежністю.

Реєстрації підлягають все  вхідні, вихідні і найважливіші внутрішні  документи (накази, протоколи, доповідних записок, заяви працівників), крім документів оперативного характеру.

Вхідні документи реєструються щодня надходження, внутрішні і  вихідні - щодня їх підписання.

Реєстрація документів ввозяться  журналах встановленої форми. Установи державного нотаріату ведуть такі реєстраційні журнали:

журнал реєстрації вхідних  документів;

журнал реєстрації вихідних документів;

журнал реєстрації власних  наказів (розпоряджень).

Приватні нотаріуси повинні  поводитися журнали реєстрації вхідних  і вихідних документів і майже  власних наказів (розпоряджень).

Заяви ухвалення спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про усунення спадщини, оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вживання заходів до охорони  спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладення заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення судових і слідчих органів  про накладення арешту, якщо вони надійшли поштою, реєструються у журналі вхідних  документів. Після цього підлягають наступній реєстрації за правилами, встановленими Інструкцією "Про  порядок скоєння нотаріальних дій  нотаріусами України".

На вхідних документах у правому нижньому розі першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток N 6).

У штампі вказуються дата надходження  документи й його індекс, що складається  з порядкового номери за реєстраційним  журналом і номери справи (вбрання) за номенклатурою справ, у якій зберігатися  документ.

 

2. Упорядкування й службових  документів

 

Для складання слу... жбових документів використовується папір форматів А4 (210 x 297) і А5 (148 x 210). Упорядкування документів на папері довільного формату не дозволяється.

Службові документи оформляються на бланках установ та порожніх приватних  нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

Кожен вид документа повинен  мати певний комплекс реквізитів і  стабільний порядок розміщення.

Найменування виду документа (крім листів обгрунтовується бланку).

До кожного документа, який друкується на папері формату  А4, незалежно з його призначення, складається заголовок, що має бути максимально коротким, точно відображати  зміст документи й відповідати  питанням "Про що документ".

Заголовки не складаються  до текстів телефонограм, повідомлень  і до документів, які на папері формату  А5.

Документ адресується  установі, її структурному підрозділу чи конкретному посадової особи.

Найменування закладу  і його структурного підрозділу, яким адресується лист, відзначаються  в називному відмінку.

При адресації документа  керівнику заклади, чи його заступнику найменування установи повинно входити  у складі найменування посади адресата.

Поштовий адресу кореспондента  вказується повністю після назви  установи, якого надсилається документ.

При адресації документа  громадянинові спочатку відзначається  поштову адресу, і потім ініціали та прізвище одержувача.

Датою документа є дата підписання чи твердження. Дата на документі  проставляється трьома парами арабських  цифр (10.12.93), які поділяються точками. Якщо початковий номер місяця або  числа складається з однієї цифри, та над ними належить нуль.

Допускається також така послідовність написання дати: рік, потім місяць і кількість місяці. За наявними тестами документів, які  містять відомості фінансового  характеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 1994 р. Якщо він складено не так на бланку, дата проставляється нижче підписи, по лівий бік.

До складу підписи входять: найменування посади особи, яке підписує документ (повне, якщо документ оформлений не так на бланку, і скорочена - на документі, складеного на бланку), особиста підпис і його розшифровка.

Під час підписання документів, складених комісією, відзначаються  не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків у складі комісії.

Інколи справа, передбачених діючих законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідної  печаткою.

Віддзеркалення друку  проставляється в такий спосіб, що він охоплював частина найменування посади особи, яке підписало документ.

Якщо він має докладання, повна його назва яких наведено у  його тексті, то додатку слід зазначити  лише кількість листів, і число  примірників.

Якщо він має докладання, які згадуються тексті, їх найменування необхідно перелічити після тексту із кількості листів на кожному додатку  і кількості примірників, наприклад: "До... даток: дублікат договора-купли продажу на 2 арк. У 1 прим. " При відповіді на запит треба робити посилання номер документа-запроса.

На документах, які виконані, проставляється позначка про виконання, яка розміщається на нижньому полі першого аркуша чи обороті першого  аркуша документи й включає у  собі коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що про  виконанні), і навіть слова "Доречне" і номер справи (вбрання), у якому  може бути підшитий виконаний документ.

На вихідному документі  проставляється номер, що відповідає порядковому  номера за журналом реєстрації вихідних документів і майже номера справи (вбрання), у якому зберігатися  примірник вихідного документа.

Кореспонденція надсилається адресатам поштою чи передається  кур'єром. У разі вона вручається адресата під розписку в розносної книзі.

Видача дублікатів документів виробляється у порядку, передбаченому  Інструкцією про порядок скоєння  нотаріальних дій нотаріусами України.

 

3. Видача свідчень на  право на спадщину

 

Порядок видачі свідоцтва  про право на спадщину регулюється  статтями 66-69 закону України "Про  нотаріат", пунктами 108-125 Інструкції про порядок скоєння нотаріальних дій нотаріусами України. З іншого боку, під час видачі свідоцтва  про право на спадщину слід керуватися нормами спадкового права (статті 524-564 ЦК України).

Свідчення на право на спадщину може видавати лише державна нотаріальна  контора. Громадянам України, котрі  проживають по закордонах, таке посвідчення  може видавати консульське установа або дипломатичне представництво. Приватний  нотаріус і особи виконкому місцевих рад такої можливості немає. Видача свідоцтва про право на спадщину спадкоємцям, які своєчасно прийняли спадщину, ніяким терміном не обмежується, і вони можуть обертатися над його отриманням коли відразу після закінчення шестимісячного терміну.

Заява щодо видачі свідоцтва  про право на спадщину мусить бути оформлена письмово. Прохання про  видачу свідоцтва можна викласти у "заяві ухвалення спадщини чи окремому заяві. Заява до нотаріальної конторі найчастіше містить волевиявлення  ухвалення спадщини і прохання видати свідоцтво про право на спадщину. На заяві справжність підписи  спадкоємця повинен засвідчити нотаріус. Засвидетельствование непотрібно, якщо спадкоємець особисто з'явиться  до нотаріальної конторі і подасть  заяву. У разі нотаріус встановлює обличчя  спадкоємця і перевіряє справжність  підписи, що робить оцінку на заяві. Якщо така заяву вступає у нотаріальну  контору поштою, а підпис спадкоємця не посвідчено, вона приймається нотаріусом, але наступникові пропонується надіслати  заяву, оформлене як слід, чи прибути  до нотаріальної конторі особисто.

Беручи заяву щодо видачі свідоцтва про право на спадщину, нотаріус зобов'язаний роз'яснити спадкоємцям  їхніх прав й обов'язки, порядок  оформлення усіх необхідних документів, а окремих випадках витребувати  їх самому.

З щ... о був заяви до нотаріальної конторі заводиться спадкове справа, у якому містяться всі документи, які підтверджують наявність юридичних фактів видачу такого свідоцтва, і навіть інших документів; наприкінці справи підшивається примірник свідоцтва про право на спадщину.

Свідчення на право на спадщину є окремий документ, що видається  з ім'ям всіх спадкоємців чи, за бажанням, кожному окремо. У разі у кожному  свідоцтві відзначається все  спадкове майно, перераховуються все  спадкоємці й частка спадщини спадкоємця, якому видано свідоцтво про право  на спадщину. З іншого боку, кожному  наступникові (також за його бажанню) можуть бути видані окремі свідоцтва  визначений вид спадщини.

Особиста явка спадкоємця по одержання свідоцтва перестав бути обов'язкової. Його може мати простий  представник за дорученням чи, на прохання спадкоємця, це може надіслати поштою.

У окремих випадках можлива  видача додаткового свідоцтва про  право на спадщину. Така необхідність виникає, коли спадкоємці одержали свідоцтво  на певну частину майна. Але вони заслуговують отримати свідоцтва інше майно, не вказаний у виданому свідоцтві.

Видача свідоцтва про  право на спадщину за заповітом має  й певні особливості. Видаючи  таке посвідчення, нотаріус повинен  перевірити, чи правильно складено і посвідчено заповіт, чи відповідає він вимогам закону. У протилежному разі нотаріус відмовляє прийнятті  заповіту й видачі свідоцтва про  право на спадщину. З іншого боку, треба з'ясувати, або скасовано  заповіт, що необхідна позначка нотаріуса.

Видаючи свідоцтво про  право на спадщину за заповітом, нотаріус зобов'язаний перевірити наявність  спадкоємців, які мають право  обов'язкову частину - у спадщину. Такими особами є неповнолітні чи нетрудоспособные діти, нетрудоспособные дружина, батьки та утриманці, які незалежно від  змісту заповіту успадковують щонайменше ніж 2/3 частки, яка належала б кожному  їх у разі наслідування згідно із законом (ст. 535 ЦК).

З переходом спадкового майна  державі заяву щодо видачі свідоцтва  про право на спадщину надсилається до нотаріальної конторі відповідним  фінансовим органом, біля якої перебуває  спадкове майно. Свідчення на право  держави щодо спадщину видається  після закінчення шість місяців  з відкриття спадщини.

Відмова фінансового органу від спадщини законом не передбачається.

Держава стає спадкоємцем: якщо спадкодавець усе майно чи частину  його заповідав державі; якщо в спадкодавця  немає спадкоємців ні за законом, ні з заповіту; коли всі спадкоємці відмовилися від спадщини; коли всі  спадкоємці, позбавлені права наслідування відповідно до статей 528 і 534 ЦК; якщо жодного  з спадкоємців прийняв спадщини; хто з спадкоємців відмовився від спадщини користь держави  і переходить до держави; якщо відсутності  спадкоємців згідно із законом заповідано лише деякі з майна спадкодавця, то здавання майна переходить до держави (ст. 555 ЦК).

За видачу свідоцтва про  право на спадщину стягується державне мито... вигляді 0,5% суми спадщини, незалежно від цього, хто є спадкоємцем.

 

4. Загальні правила посвідчення  угод

 

Соглашениями зізнаються дії громадян і організації, створені задля встановлення, зміну або  припинення цивільних правий чи обов'язків (ст. 41 ЦК УРСР).

Згідно з законодавством обов'язковому нотаріальному засвідченню  підлягають:

договори відчуження (купівля-продаж, міна, дарування, довічне утримання) житловий будинок, іншого нерухомого майна (статті 227, 242, 244, 426 ЦК);

угоди про заставі нерухомого майна, транспортних засобів, космічних  об'єктів (ст. 13 закону України "Про  заставу");

договори відчуження земельних  ділянок, що у колективної чи приватної  власності (ст. 4 декрету Кабінету міністрів  України "Про приватизацію земельних  ділянок" від 26 грудня 1992 р. № 15-92;

договори купівлі-продажу  майна державних підприємств (ст. 27 закону України "Про внесенні змін у закон України "Про приватизацію майна державних підприємств", ст. 23 закону України "Про внесення і доповнень до Закону України " Про приватизацію невеликих державних  підприємств (малу приватизацію);

шлюбні контракти (ст. 27и  Кодексу одруження та сім'ї);

заповіту (ст. 541 ЦК);

доручення на укладання угод, які потребують нотаріальної формі, і навіть скоєння дій щодо підприємств, установ, організацій (крім випадків, коли законом чи спеціальними правилами  припущена інша форма доручення (стаття 64 ЦК);

доручення, що видаються  гаразд передоручення (ст. 68 ЦК);

інші угоди, котрим чинним законодавство передбачає обов'язкову нотаріальну форму.

За бажання сторін запевняють та інші угоди, котрим законодавством встановлено обов'язкової нотаріальної форми, як, скажімо, угоди учасників  загальної часткової власності  виділення частки загальному майні, встановити порядку користування загальним  майном (житловим домом, квартирою, садовим  домом, дачею, земельною ділянкою тощо.), встановити розміру часткою чи про  зміну часткою, договори позики, доручення, зберігання, найму житлового приміщення тощо.

Коли нотаріальному порядку  запевняють угоди, які потребують обов'язкової  нотаріальної формі посвідчення, це буде добровільне нотаріальне посвідчення  угоди, яке всі частіше використовують у практиці.

Нотариальное проведення по засвідченню будь-якого угоди  починається із встановлення нотаріусом волевиявлення сторін на висновок цієї, а чи не іншої угоди, встановлення, які саме слідства боку передбачають собі після посвідчення угоди, не помилилися вони у назві угоди. І  тому нотаріус повинен детально обговорити з сторонами оборудки, її суттєві  моменти, роз'яснити правничий та обов'язки сторін, які випливають із угоди, аби  юридична непоінформованість не викликала  порушення правий і законних інтересів  осіб, які звертаються щодо нього.