Кадровая служба органа местного самоуправления: понятие, цели, задачи, структура

В библиотеке кадровой службы администрации муниципального образования в обязательном порядке  должны быть все нормативные правовые акты, составляющие первую группу документов «Официальные документы». Основы правового  регулирования муниципальной службы Российской Федерации закреплены Конституцией Российской Федерации. В статье 3 Федерального закона «О муниципальной службе в  Российской Федерации» установлено, что  муниципальная служба осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации.

К федеральным  законам, регулирующим деятельность кадровых служб органов местного самоуправления, относятся:

- федеральный  закон от 6 октября 2003 № 131-ФЗ  «Об общих принципах организации  местного самоуправления в Российской  Федерации»;

- федеральный  закон от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ  «О муниципальной службе в  Российской Федерации»;

- федеральный  закон от 25 декабря 2008 года №  273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

- федеральный  закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ  «О персональных данных». На  основании этого закона строится  вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от муниципального служащего при его поступлении на муниципальную службу. Определяется круг лиц, имеющих доступ к персональным данным. Разрабатывается обязательное Положение о защите персональных данных.

Устав муниципального образования является одним из документов, устанавливающих правовые основы муниципальной  службы. В соответствии с Уставом  муниципального образования:

образуются  должности муниципальной службы в органе местного самоуправления, аппарате избирательной комиссии муниципального образования;

могут быть установлены  дополнительные требования к кандидатам на должность главы местной администрации;

могут быть установлены  дополнительные гарантии, предоставляемые  муниципальному служащему.

Как уже было сказано выше, ко второй группе нормативных  правовых актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы  методического характера по организации  управленческого труда и по работе с кадровыми документами. Назовем  самые важные из них.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, который принимается органом управления, порядок их расположения, требования к служебным бланкам.

Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба и эмблемы органа управления. Устанавливает, в каком случае в  заголовке документа пишется  сокращенное наименование органа управления, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Этот нормативный акт дает исчерпывающий  список внутренних документов, в зависимости  от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как  долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о  премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и  другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении  в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки служащих и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного  названным постановлением. В документе  также даются рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

К внутренним документам кадровой службы относятся  следующие документы:

1. Штатное расписание.
2. Перечень должностей муниципальной службы муниципального образования.
3. Положение (Порядок) о комиссии по урегулированию конфликта интересов.
4. Положение о порядке проведения конкурса на замещение.
5. должности муниципальной службы конкретного муниципального образования.
6. Положение о проведении аттестации муниципальных служащих.
7. Положение о материальном стимулировании.
8. Положение о поощрении муниципального служащего.
9. Порядок ведения реестра муниципальных служащих муниципального образования.
10. Положение о кадровом резерве для замещения вакантных должностей муниципальной службы муниципального образования.
11. Порядок, условия и сроки проведения экспериментов в ходе реализации программ развития муниципальной службы.

3 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА, СОСТАВ  И НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ  СЛУЖБЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОРГАНА  УПРАВЛЕНИЯ

 

Структура и  штаты кадровой службы муниципального органа формируются дифференцированно, исходя из целей и задач, стоящих  перед ним, его структурных и  технологических особенностей, объема полномочий, численности персонала, сложности и объема выполняемых  работ.

Элементами  структуры кадровой службы являются отдельные должности, подразделения  кадровых служб, отношения между  которыми поддерживаются благодаря  вертикальным и горизонтальным связям. Правильным считается подход, при  котором структуры кадровых служб  муниципальных органов формируются  на основе общих принципов построения и проектирования организаций. Важнейшие из них — принципы: научности, иерархичности, специализации, простоты, прогрессивности, автономности и многоаспектности.

Принцип научности  требует, чтобы функционирование и  построение структуры кадровой службы основывались на достижениях науки  в области управления персоналом. Согласно принципу специализации обеспечиваются разделение труда и профессиональная деятельность сотрудников, формирование отдельных подразделений, специализирующихся на выполнении однородных функций. При  реализации принципа автономности обеспечивается рациональная автономность структурных подразделений. Временное выбытие отдельных служащих не прерывает процесса кадровой работы. Поэтому каждый работник должен уметь выполнять функции вышестоящего, нижестоящего сотрудника и одного-двух служащих своего уровня. На основе принципа многоаспектности кадровые службы обеспечивают в пределах своей компетенции и полномочий управление персоналом как по вертикали, так и по горизонтали. Принцип иерархичности состоит в том, что в любых вертикальных разрезах структура кадровой службы обеспечивает иерархичность взаимодействия между структурными подразделениями, отдельными руководителями или сотрудниками.

Названным подсистемам  кадровой службы в федеральных муниципальных  органах соответствуют, как правило, такие звенья управления, как отделы. В органах муниципальной власти субъектов Российской Федерации, а  также в муниципальных органах  сохраняются практически все  подсистемы кадровой службы. Однако они  воплощаются в объеме задач и  функций, чаще всего в отдельных  должностях.

Структура кадровой службы представлена ниже на примере  Управления кадров и муниципальной  службы администрации г. Хабаровска.

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.1 – Организационная  структура Управления кадров и муниципальной  службы администрации г. Хабаровска

 

 

Важно, чтобы  руководитель понимал роль и назначение кадрового подразделения в управлении персоналом, строил свою работу с учетом его рекомендаций, опирался на мнение специалистов кадровых служб. Кадровые службы не должны быть лишь техническим  придатком руководящих структур, занимаясь в основном организационно-оформительской работой, они должны активнее помогать руководству муниципального органа в определении его кадровой политики, управлять служебным продвижением персонала, заниматься проблемами межличностных  отношений, совершенствованием стиля  деятельности сотрудников и многими  другими вопросами.

Сегодня кадровые службы уже не могут обходиться без  научного обеспечения многогранной деятельности по управлению персоналом. Именно научный подход составляет тот  резерв, который может превратить кадровую работу в мощное средство активизации профессиональных качеств служащих органов власти и управления.

Количественный  состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом органа управления. При расчете необходимой численности штатных сотрудников кадровой службы учитываются следующие факторы:

• общая численность служащих органа управления;
• конкретные условия и характерные особенности органа управления, связанные со сферой его деятельности, объемом полномочий, разновидностями отдельных направлений работы, наличием подразделений;
• социальная характеристика органа управления, структурный состав ее служащих (наличие различных категорий — рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием), их квалификация;
• сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);
• техническое обеспечение управленческого труда и др.

Расчет численности  руководителей, специалистов и других служащих кадровой службы осуществляется различными методами: многофакторного  корреляционного анализа, экономико-математическим, методом сравнений, методом прямого  расчета, по трудоемкости работ, по нормам обслуживания и др.

Если говорить о верхней и нижней границах управления кадрами, то необходимо отметить, что субъект системы и при минимальном размере должен быть в состоянии выполнять все функции, присущие ему, и обладать для этого всеми необходимыми правами. Естественно, что таким требованиям может удовлетворять лишь совокупность служащих. Отдельный же руководитель – это лишь элемент субъекта управления, выполняющий часть управленческих функций и к тому же в ограниченной сфере.

Максимальный  размер субъекта диктуется размерами  системы, в рамках которой ведутся  анализ и управление проходящими  в ней процессами, сохраняющие  единство целей. При этом следует  помнить, что верховные органы республики осуществляют лишь ряд в основном законодательных функций, но не осуществляют распорядительных действий. Этот объект управления более высокий, чем трудовой коллектив или кадры системы. Применительно к кадрам это будет  высшее руководство объединения, фирмы.

Кадровые  службы (иногда это один специалист) с разными названиями и численностью есть во всех исполнительных органах  муниципальных образований. Между тем задачи кадровой службы значительно шире она должна осуществлять маркетинг и мониторинг кадровой составляющей муниципального управления, выявлять проблемы социально-экономического развития территории, решение которых требует дополнительных теоретических знаний и практических навыков, формировать муниципальный заказ на подготовку специалистов муниципальной службы и т. п. Следовательно, необходимо проводить серьезную аттестацию самих сотрудников кадровых служб, а также работу, связанную с уточнением структуры кадровой службы и должностных инструкций ее сотрудников. На смену «регистраторам» и «учетчикам» в кадровые службы должны придти специалисты, имеющие экономическую, психологическую, юридическую подготовку, способные понять проблемы становления местного самоуправления и комплексно решать задачи кадрового обеспечения муниципального управления.

Кадровая  работа в муниципальном образовании  включает следующие направления деятельности:

1) формирование  кадрового состава для замещения  должностей муниципальной службы;

2) подготовку  предложений о реализации положений  законодательства о муниципальной  службе и внесение указанных  предложений представителю нанимателя (работодателю);

3) организацию  подготовки проектов муниципальных  правовых актов, связанных с  поступлением на муниципальную  службу, ее прохождением, заключением  трудового договора (контракта), назначением  на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой  должности муниципальной службы, увольнением муниципального служащего  с муниципальной службы и выходом  его на пенсию, и оформление  соответствующих документов;

4) ведение  трудовых книжек муниципальных  служащих;

5) ведение  личных дел муниципальных служащих;

6) ведение  реестра муниципальных служащих  в муниципальном образовании;

7) оформление  и выдачу служебных удостоверений  муниципальных служащих;

8) проведение  конкурса на замещение вакантных  должностей муниципальной службы  и включение муниципальных служащих  в кадровый резерв;

9) проведение  аттестации муниципальных служащих;

10) организацию  работы с кадровым резервом  и его эффективное использование;

11) организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

12) организацию  проверки сведений о доходах,  об имуществе и обязательствах  имущественного характера муниципальных  служащих, а также соблюдения  связанных с муниципальной службой  ограничений;

13) консультирование  муниципальных служащих по правовым  и иным вопросам муниципальной  службы.

4. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ  ПЕРСОНАЛОМ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ

 

Показатели  эффективности деятельности подразделений  управления персоналом – оценочные  критерии, выраженные в объективных  показателях развития профессионально-качественного  состава муниципальных служащих.

К таким показателям  можно отнести:

1. качественная укомплектованность кадрового состава – показатель, соответствия профессионально-квалификационного уровня, профиля образования, практического опыта муниципальных служащих требованиям занимаемых должностей;
2. степень открытости доступа граждан к муниципальной службе в соответствии с их способностями, интересами и профессиональной подготовкой;
3. выполнение обязательств по подбору предусмотренного штатным расписанием количества муниципальных служащих;
4. оперативность решения кадровых вопросов;
5. количество случаев нарушений установленного порядка оформления кадровой документации;
6. степень обеспеченности полноценного резерва на выдвижение на должности руководителей и специалистов;
7. количество случаев нарушения трудовой дисциплины сотрудниками кадровой службы;
8. степень реализации программ профессиональной переподготовки и повышения квалификации служащих муниципального органа управления;
9. степень удовлетворенности служащих деятельностью подразделений управления персоналом – показатель, оцениваемый при обследовании муниципальных служащих на основании следующих критериев: