Основи планування робочого часу

 

Тема № 1: Основи планування робочого часу.

 

План

Вступ 3

1. Значення часу та самоаналіз  використання робочого часу 4

2. Основи, принципи та правила  планування часу. 6

3. Основи планування робочого  часу 10

4. Принципи та правила  планування часу 11

5. Встановлення пріоритетів 13

6. Організація трудового  процесу 15

7. Контроль результатів 17

Висновок 18

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК 19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 

Найважливішою функцією управління підприємством є планування його діяльності. Планування являє собою процес визначення цілей, які підприємство передбачає досягти за певний період, а також засобів, Шляхів та умов їх досягнення. Воно об'єднує структурні підрозділи підприємства загальною метою, надає усім процесам однонаправленість і скоординованість, що дозволяє найбільш повно і ефективно використовувати наявні ресурси, комплексно, якісно та якомога швидко вирішувати різноманітні завдання управління.

Час – один з ресурсів, який не відновлюється. Брак часу на виконання поставлених завдань призводить до штучного подовження робочого дня, нераціонального його використання. Брак часу – це результат відсутності чіткості, плановості й організованості роботи.

Уміння ощадливо і раціонально використовувати робочий час, постійно удосконалювати процес його планування – ознака організованого працівника. Під плануванням робочого часу досить часто розуміють простий перелік поточних справ на наступний день. Зважаючи лише на перелік робіт і не знаючи їх тривалості, на практиці, у кращому випадку, обмежуються спробою оцінити обсяг майбутньої зайнятості без аналізу бюджету часу. Але урахування витрат робочого часу з усіх видів робіт дає можливість одержати повну картину завантаження.

Мета роботи: розкрити основні, принципи та правила планування часу.

 

 

 

 

 

 

 

1. Значення часу  та самоаналіз використання робочого часу

 

Час – найцінніший капітал і найдефіцитніший ресурс. За статистичними даними експерта з раціоналізації праці американця А. Маккензі ситуація з часом виглядає таким чином:

• лише 1% людей має достатньо часу;
• 10% відсоткам потрібно на 10% більше часу;
• 40% потрібно 25% додаткового часу;
• усім іншим не вистачає 50% часу (а це до двох додаткових робочих днів на тиждень).

Звертаючись до проблеми часу необхідно усвідомлювати його особливості:

• час не можна повернути назад;
• час не можна нагромадити;
• час не можна примножити;
• час не можна передати;
• час проходить безповоротно.

Формула особистого капіталу часу:

60 років – пенсійний  вік;

60 – дійсний вік = А;

К1 = А х 1760 (220 робочих днів на рік х 8 годин) = капітал робочого часу, що залишився до пенсії;

К2 = А х 660 (220 робочих днів на рік х 3 години) = капітал вільного часу у робочі дні;

К3 = А х 1740 (145 вихідних днів на рік х 12 годин) = капітал вільного часу у вихідні;

К2 + К3 = капітал вільного часу, який залишися до пенсії;

К1 + К2 + К3 = особистий тимчасовий капітал часу, який є у вашому розпорядженні. Особистий тимчасовий капітал часу у залежності від віку складає  лише декілька десятків тисяч годин.

Берегти час означає усвідомлено його планувати й оптимально використовувати. Самоаналіз (самокерівництво або самоменеджмент) полягає у послідовному і цілеспрямованому використанні певних методів роботи у повсякденній практиці для оптимального і змістовного використання свого часу.

Основна мета самоаналізу полягає у тому, щоб:

• максимально використовувати власні можливості;
• свідомо управляти своїм життям (самовизначатися) і переборювати зовнішні обставини як на роботі, так і в особистому житті;
• послідовно планувати свій час і використовувати методи наукової організації праці для кращого здійснення своєї діяльності;

Анкета самоаналізу стилю роботи й уміння вирішувати свої завдання

Самооцінка у балах: 0 – майже ніколи, 1 – іноді, 2 – часто, 3 – майже завжди.

1. Резервую на початку дня час для планування.
2. Передоручаю усі свої справи, які можна переадресувати.
3. Письмово фіксую завдання, які потрібно виконати протягом дня, із зазначенням строків їх реалізації.
4. Кожну справу (завдання) намагаюсь довести до кінця, не перериваючись на сторонні речі.
5. Щодня складаю список майбутніх справ, впорядкований за пріоритетами – найважливіші речі роблю у першу чергу.
6. Свій день намагаюсь за можливістю звільнити від порожніх телефонних розмов, незапланованих гостей.
7. Своє денне навантаження намагаюсь розподілити відповідно до графіка своєї працездатності, своїми біоритмами.
8. У моєму плані є резерви незапланованого часу, що дозволяють вирішувати актуальні проблеми, які раптово виникли.
9. Намагаюсь у першу чергу концентруватись на головних важливих проблемах.
10. Вмію відмовляти, коли на мій час претендують інші, а мені потрібно виконати більш важливі справи.

Результати:

0 – 15 балів: ви не плануєте  свій час і перебуваєте під  владою зовнішніх обставин;

16 – 20 балів: ви намагаєтесь  опанувати свій час, але при  цьому ви недостатньо послідовні, щоб досягти успіху;

21 – 25 балів: у вас гарна  здатність для самоаналізу використання часу;

26 – 30 балів: ви можете  бути зразком кожному, хто бажає  навчитися раціонально використовувати  свій час.

Якщо ви набрали менше ніж 20 балів, вам потрібно вжити найактивніших заходів для усунення недоліків. Це буде першим кроком на шляху до послідовного самокерівництва.

 

2. Основи, принципи та правила планування часу.

 

Чим краще ми сплануємо свій час, тим краще ми зможемо його використати у своїх особистих і робочих цілях. Планування як складова частина самоменеджменту означає поєднання:

• підготовки до реалізації цілей;
• структурування (впорядкування) часу (Схема 1).

Засоби планування часу

 

 

максимальний критерій мінімальний критерій

(максимально плідне  (досягнення поставлених цілей

використання фіксованого за найкоротший відрізок часу)

відрізку часу)

Схема 1. Засоби планування часу

Планування часу призводить до його економії – при витраченні на складання плану усього 10 хвилин, у результаті можна заощадити до 2 годин на добу.

Планування часу має цілий ряд переваг (Таблиця 2).

Таблиця 2

Переваги планування часу

Швидке досягнення мети	з’ясування фахових і особистих цілей, досягнення їх найкоротшим шляхом; реалістичний погляд на заплановані цілі з позиції обмеженості часу;
Виграш у часі	економія часу для важливих справ і цілей та для дозвілля через кращу його оцінку; чітке уявлення про час, необхідний для вирішення різноманітних завдань (що, коли, до якого часу потрібно виконати);
Уміння виділяти пріоритети	концентрація на дійсно важливих справах і забезпечення їх виконання; визначення ступеня важливості тих або інших видів діяльності, виявлення справ, які ви в змозі передоручити іншим;
Скорочення термінів виконання	встановлення реальних термінів виконання справ і їх дотримання; своєчасне розпізнавання слабких місць і прийняття відповідних контрзаходів;
Резервування часу	створення резервів часу для непередбачених справ;
Ефективність виконання справ	раціональне використання робочого часу шляхом попереднього визначення структури дня; більш швидке вирішення завдань за рахунок їх об’єднання для одночасного вирішення кількох справ;
Зменшення стресових ситуацій	менше стресів, оскільки зменшується кількість не виконаних справ; більше задоволення від роботи, менше роздратування; легко планувати перерви у роботі.

Під час планування часу відбувається орієнтація на відповідні довгострокові цілі, що, у свою чергу, поділяються на оперативні часткові цілі. Встановлення періодів часу, які будуть необхідні для досягнення особистих і фахових цілей, дає почуття впевненості, реальне уявлення про найкращий розподіл часу і найбільш доцільну черговість справ.

Існує кілька типів планових періодів, які можна використовувати для впорядкування часу (Таблиця 3).

Таблиця 3

Типи планових періодів

Ціль	Період	План
Довгострокові цілі	Від 3-5 і більше років	Плани на декілька років
Середньострокові цілі	Від 1 до 3 років	Річні плани
Поточні цілі	Від 1 тижня до 1 місяця	Місячні, декадні плани

 

Схема планування часу є закритою системою, у якій існують чіткі взаємозв’язки між окремими планами: довгострокові плани конкретизуються у відповідних середньо- та короткострокових, а також у планах поточного періоду. Останні зрештою втілюються у планах дня. Таким чином, планування припускає поступове просування вперед, розкладання загальної задачі на більш дрібні і конкретні завдання з метою їх оптимального розподілу у часі.

Річний план формується на основі плану на декілька років, у нього переносяться з відповідного «річного стовпчика» усі зазначені завдання і цілі. Наприкінці поточного року потрібно потурбуватись про визначення найбільш глобальних завдань і цілей на наступний рік.

Квартальний план є інструментом контролю за виконанням річного плану, оскільки протягом року через рівні проміжки часу відбувається своєрідний проміжний контроль: обмірковуються результати минулого періоду, приймаються рішення стосовно внесення змін і перенесення строків. Наприкінці кожного кварталу можна встановити орієнтири на найближчі три місяці і визначити, які завдання у наступному кварталі потрібно додати, які – перенести, які – викреслити.

Місячний план містить завдання і цілі, перенесені з відповідного квартального плану, а також, у разі необхідності, – з плану минулого місяця. Оскільки зі скороченням планового періоду підвищується точність планування, завдання визначається зі значною деталізацією – планування часу відбувається у годинах.

Декадний (тижневий) план містить ще більш детальний і точний прогноз майбутнього періоду. На основі місячного плану складається перелік усіх справ і завдань на декаду (або тиждень), відповідно до їхнього обсягу і з необхідним для їхнього виконання часом.

Допоміжні питання для планування роботи протягом тижня:

• на чому я повинен сконцентруватися у першу чергу на цьому тижні;
• яке завдання на цьому тижні є центральним, тобто потребує найбільших зусиль і витрат часу;
• які інші справи обов’язково необхідно завершити, підготувати або розпочати на цьому тижні;
• які можуть виникнути непередбачені проблеми (завдання);
• яку рутинну роботу я повинен виконати;
• що було б ще доцільно, бажано або доречно зробити.

Денний план будується на базі декадного плану. У ньому встановлюється, які завдання і справи повинні бути виконані протягом відповідного робочого дня. При цьому потрібно враховувати, що до передбачених раніше, запланованих справ обов’язково додадуться непередбачені. Денний план є останнім і водночас найбільш важливим етапом у системі планування часу, під час якого відбувається конкретна реалізація поставлених цілей.

3. Основи планування  робочого часу

 

Планування покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу – часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах. Планування як складова частина раціональної організації особистої праці означає підготовку до реалізації цілей і структурування часу. Планування щоденної роботи, середньо- і довгострокових завдань і результатів дозволяє не тільки раціонально використовувати час, але й досягти успіху і бути впевненим у собі.

Ефективність використання часу не означає, що робочий день заздалегідь розписується до останньої хвилини. Така ефективність з погляду гнучкої і мобільної роботи була б абсурдом. У той же час ефективність не означає і «витискання поту». Навпаки, ефективність пов'язана з безперервністю, що припускає плановий початок у використанні часу і дає можливість відпочити після роботи, зібратися з силами для успішного продовження діяльності.

Практичне значення планування роботи полягає у наступному:

• Якщо комплекс робіт вирішує конкретну задачу то добре розроблені плани забезпечують їхнє досягнення. Планування визначає що, кого, коли, де, як, скільки і навіщо потрібно для досягнення даної цілі. Таким чином, воно є засобом створення ланки між постановкою цілі і більш повним планом її реалізації.
• Планування дозволяє оцінити практичні можливості досягнення цілей. Воно є єдиним засобом формального прогнозування майбутніх проблем і можливостей.
• Планування полегшує пошук кращих і більш ефективних шляхів досягнення цілей організації.
• Планування виявляє і встановлює зони потенційних проблем і несподіваних наслідків.
• Планування забезпечує основи для оцінки витрат і розробки бюджетів, календарних планів і ресурсів.
• Планування є основою для контролю. Щоб контроль був ефективним, його варто тісно пов'язати з плануванням. Таке узгодження є дуже важливим для забезпечення ефективності процесу управління в цілому. Ефективний кількісний метод його здійснення – це складання графіків, розкладів і бюджету.
• Планування допомагає визначити потрібні робочі взаємодії і взаємовідносини. Оскільки воно служить для формування цілей, то допомагає створити єдність загальних цілей у межах організації.
• Планування дозволяє передбачити обставини, які варто враховувати при досягненні цілей. Формальне планування сприяє зниженню ризику в процесі прийняття рішень.