Основи планування робочого часу

 

4. Принципи та  правила планування часу

 

Планування означає підготування до реалізації цілей і упорядкування часу. Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, складається в тому що планування часу приносить виграш у часі, що час затрачений на планування призводить до скорочення часу на використання й у кінцевому рахунку призводить до економії часу в цілому. В часу, як у багатьох інших процесів, колись наступає оптимум, після якого подальше планування не має змісту. Але все ж, як я думаю, якщо приділяти хоча б 10 хвилин у день, то можна заощаджувати до 2-х годин.

Щоб правильно виконувати свої функції і досягати цілей потрібно чітко уявити собі свій бюджет часу і сукупність своїх задач. Тоді ми будемо готові передоручати менше важливі справи і зменшувати їхнє число. При плануванні варто притримуватися деяких основних правил:

1) При упорядкуванні плану дня  краще лишити 40% робочого часу  вільним. Тобто 60% – запланований час, 20% – непередбачений час, 20% – спонтанний час.

2) Необхідно документувати витрачений  час. При цьому треба вказувати  як і на що воно було витрачено. Щоб мати постійне уявлення  про витрату свого часу і  досвід як основу для майбутньої  потреби в часу.

3) Зведення задач воєдино –  план дій. Щоб скласти гарний  план необхідно мати уявлення  про майбутні справи, до приклада  розділити їх на довгострокові, середні і короткострокової справи.

4) Регулярність – системність  – послідовність. Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату справу.

5) Реалістичне планування. Необхідно  планувати лише той об‘єм задач  із яким ми реально можемо  справитися.

6) Заповнення втрат часу. Заповнювати втрати часу краще по можливості відразу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

7) Фіксація результатів замість  дій. Фіксувати в планах потрібно  результати або цілі, а не просто  які-небудь дії, щоб зусилля були спрямовані безпосередньо на досягнення цілі. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

8) Установлення тимчасових норм. Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки  часу, скільки його є в розпорядженні. Тому варто задавати точні тимчасові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки воно дійсно вимагає.

9) Термін виконання. Щоб уникнути  зволікання і відкладання справ, варто встановлювати точні терміни  виконання для усіх видів діяльності.

10) Переробка – повторний огляд. План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з погляду того, чи можуть ті або інші задачі бути виконані цілком.

Початком складання служить план на декілька років вперед. Він виводиться з плану життя. Після того, як складений план на найближчі декілька років, можна скласти план на рік. При цьому треба стежити за тим, щоб випадково не займатися більш пізніми справами. Далі складається квартальний план, що служить інструментом контролю за річним. Враховані в місячному плані задачі і цілі переносяться з квартального плану місяця. Декадний план – це ще більш детальний, точний прогноз майбутнього періоду. Денний план являє собою останню й одночасно найважливіший щабель у системі планування часу, конкретне втілення поставлених цілей. Денний план будується на основі декадного плану.

Упорядкування планів дня за допомогою методу «Альпи».

Цей метод включає 5 стадій:

а) упорядкування завдань;

б) оцінка тривалості акцій;

в) резервування часу (у співвідношенні 60:40);

г) прийняття рішень по пріоритетах і передоручень;

д) контроль (облік незробленого).

Щоденник часу – є найважливішим робочим засобом щоденник є гарним інструментом планування, довідником і інструментом контролю.

Необхідно завжди перевіряти ще раз свої плани і змінювати їх, якщо вони надаються не здійсненими або не дозволяють досягти поставленої цілі до терміна.

 

5. Встановлення  пріоритетів

 

Прийняти рішення – це значити встановити пріоритетність. Воно припускає вибір першочергових справ і задач.

Встановлюючи пріоритети (що означає прийняти рішення про те, яким із задач варто надавати першорядне, другорядне і т.д. значення) можна досягти такого:

– додержуватися встановлені терміни;

– одержувати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

– уникати конфліктів;

– уникати стресових ситуацій і перевантажень.

Чергу справ можна визначати за допомогою таких методів:

Принцип Парето (співвідношення 80:20)

Він означає, що усередині даної групи або множини окремі малі частини виявляють набагато велику значимість, чим це відповідає їх відносній питомій вазі в цій групі. Відповідно до цієї теорії можна зробити висновок стосовно для робочої ситуації: за перші 20% що витрачається часу досягається 80% результатів. Інші 80% витраченого часу приносять лише 20% загального результату.

Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ.

Це техніка виходить із досвіду, що частки у відсотках більш важливих і менше важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А, Б и В задачі підрозділяються на три класи, відповідно до їхньої значимості. Аналіз АБВ ґрунтується на таких трьох закономірностях:

– найважливіші задачі складають приблизно 15% усієї кількості справ, якими займається робітник. Внесок цих задач для досягнення цілі складає біля 65%;

– на важливі задачі припадає біля 20% загального числа справ, значимість котрих також біля 20%;

– менше важливі і несуттєві задачі складають біля 65% усіх справ, а у свою чергу значимість їх складає усього лише біля 15%.

Щоб застосувати аналіз АБВ необхідно слідувати таким пунктам:

1. скласти список усіх майбутніх задач;

2. систематизувати їх по важливості  й установити чергу;

3. пронумерувати ці задачі;

4. оцінити свої задачі відповідно  до категорії А, Б, В.

Задача категорії А (15% усіх задач) не підлягають передоручити.

Задача категорії Б (20% усіх задач) підлягають передорученню.

Задачі, що залишилися, маловажні і підлягають обов'язковому передорученню.

Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера

Цей принцип є простим допоміжним засобом у тих випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу. Пріоритети встановлюються по таких критеріях як терміновість і важливість справи. Вони підрозділяються на 4 групи:

1) Термінові/ важливої справи –  необхідно виконати їх самому.

2) Термінові/менше важливі справи

3) Менше термінові/важливі задачі. Необов‘язково виконувати їх відразу, але виконувати їх треба самому.

4) Менше термінові/ менше важливої  справи.

Від задач менше термінових і несуттєвих варто утримуватися. Завдяки принципу Ейзенхауера можна істотно збільшити продуктивність і результативність.

планування робочий час трудовий

6. Організація  трудового процесу

 

Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: «Робота повинна підпорядковуватися мені, а не навпаки». Існує 23 правила, що можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.

Правила початку дня:

1) починати день з позитивним  настроєм;

2) починайте роботу по можливості  в один і той самий час;

3) повторний огляд плану дня, складеного напередодні;

4) спочатку – ключові завдання;

5) приступати без розгойдування;

6) погодити план дня з керівником;

7) ранком займатися складними  і важливими справами;

Правила основної частини дня:

8) гарна підготовка роботи;

9) впливати на фіксацію термінів  у власних інтересах;

10) перевіряти ще раз всі справи  з погляду їх необхідності;

11) відхиляти додатково виникаючі  невідкладні проблеми;

12) уникати незапланованих імпульсивних  дій;

13) вчасно робити паузи і дотримувати  розміряний темп;

14) невеликі однорідні завдання  виконувати серіями (при цьому тільки один раз проводиться підготовка і протягом певного часу робітник займається однорідною діяльністю; завдяки безперервності і сконцентрованості процесу досягається економія часу);

15) раціонально завершувати почате (відволікання і наступне повернення до роботи вимагає деякого часу, тому почату справу потрібно або доводити до кінця, або переривати в доцільному місці);

16) використовувати незаплановані  тимчасові проміжки для підготовчої  або рутинної діяльності;

17) працювати антициклічно (тобто на початку дня доцільно займатися найважливішими завданнями, а в більш неспокійний період – справами менш важливими);

18) викроювати спокійну годину;

19) контролювати час і плани;

Правила завершення робочого дня:

20) завершити початі невеликі справи;

21) контроль за результатами  і самоконтроль;

22) план наступного дня;

23) кожний день повинен мати  свою кульмінацію.

У різних людей різна психологія й організм. Внаслідок цього працездатність людей різноманітна в різноманітні періоди часу. Деякі люди продуктивніше працюють ранком, деякі в день, а деякі ввечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності в цих людей припадає на різні періоди дня.

 

7. Контроль результатів

 

Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку оптимізації трудового процесу. Всі перераховані вище функції будуть не настільки ефективними якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три задачі:

– осмислення фізичного стану;

– порівняння запланованого з досягнутим;

– коригування по установлених відхиленнях.

Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перепонів.

Контроль за результатами праці (цільовий контроль) повинний у будь-якому випадку провадитися після виконання задачі (кінцевий контроль).

Наприкінці робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання поставлених цілей, але й особисту ситуацію.

«Той хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися від самоконтролю».

 

 

 

Висновок

 

Якщо проаналізувати все вище сказане, то можна мабуть зупинитися на такому:  Час – це унікальніший ресурс людини. Час – це не тільки кількість годин і хвилин, це ще насичені корисною роботою години і хвилини. Уважно відноситься до того, що ми робимо. Деякі справи взагалі не варто робити.

Делегувати роботу іншим людям.Віддавати звіт собі в тому, як ми витрачаємо свій час. He засмучуватися тим, що в житті багато неупорядоченості. Робити все у свій час! Ставити правильні цілі! Постійно стежити за розпорядком дня! Не забувати про поставлену ціль і йти до неї найкоротшим шляхом! Спланувати свій день, тиждень і навіть місяць.

Не забувати про контроль зробленого.

З написаного вище можна зрозуміти, що від кожної людини потрібно серйозно і сумлінно підходити до організації свого робочого дня, розподілу часу, інакше людина ризикує потрапити в пастку, що готують йому час і сама людина, якщо не серйозно ставиться до розподілу часу. Таким чином, очевидно що розподіляти справи і час витрачений на них слідує так, щоб цього самого часу вистачало на усі справи, і звісно ж не варто забувати про відпочинок. Таким чином варто звернути увагу на класифікацію справ по ступені важливості, а також розподіленню кожного серйозного заходу, тобто засоби, що володіють визначеним ступенем важливості. Не варто обходити увагою різноманітні допоміжні засоби організації свого часу, що допомагають, такі наприклад як: різноманітного роду органайзери, електронні записні книжки, кишенькові комп'ютери. Незважаючи на те, що на цю тему написано багато книг і опублікована множина статей кожна людина повинна сама сказати собі: «Я не хочу більше витрачати час у порожню і я не хочу запізнюватись», тоді людина зробить самий важкий перший крок по дорозі до організованого життя.

 

 

 

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК

 

1. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. – М.: Банки и биржи, НИТИ, 1995.

2. Зайверт Л. «Ваше время – в Ваших руках», М.: Интерэксперт, 1995

3. Кричевский Р.Л. «Если вы руководитель…» М.: Дело 1996