Использование информационных технологий в муниципальном управлении

экспертные системы поддержки принятия решений — уровень главы администрации и его заместителей (наивысшая степень агрегации информации).

 

1.3. Использование информационных  технологий

 

Стратегическое использование информационных технологий может помочь организациям в осуществлении следующего: 
- предоставить возможность сотрудникам легко и оперативно получать, создавать и предоставлять коллегам информацию, управлять ею и действовать на ее основе в любое время, в любом месте и с помощью любого устройства.

Служащие должны получать мгновенный доступ к инструментам анализа и совместной работы, а в их распоряжении должны находиться базы данных и средства анализа данных на настольных ПК и мобильных устройствах, а также единое средство для работы с календарем и электронной почтой, синхронизации и управления делами, доступное с любого устройства;

- оказывать услуги, ориентированные  на граждан, дав возможность служащим  более оперативно и эффективно  отвечать на запросы клиентов. Для этого необходимо предоставить  доступ к базам данных и  средствам анализа данных с  помощью различных каналов;

- повысить коэффициент интеллекта  ведомства в целом путем взаимодействия  и интеграции систем управления  контентом, мониторинга и анализа. Это требует наличия простых  в использовании и управлении  инструментальных средств, интеграции  с серверными и существующими системами, а также высокого уровня безопасности и удостоверения личности для защиты ведомственной информации.

Само использование информационных технологий способствует переменам в культуре работы. Если доступ к информации осуществляется очень просто, то вероятность того, что человек захочет посмотреть те или иные данные, будет намного больше. Если взаимодействие с коллегами тоже осуществляется просто, то человек наверняка захочет воспользоваться их опытом. Аналогично человек будет придерживаться правильных процедур, если их легко выполнять. Онлайновый обмен информацией порождает ощущение неотложности задачи и действует для государственных служащих как катализатор, заставляющий их непосредственно заниматься вопросами граждан, отвечать на их запросы и рассматривать их в большей степени как клиентов, нежели как бремя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Анализ существующих  информационных технологий в  УСЗН Администрации Усть-Катавского  городского округа

Информационная система управления занимает одно из самых важных мест в жизненном цикле любого предприятия, а в администрации тем более. Ведь необходимо делать сбор информации, обобщать его, затем обрабатывать, подводить итоги. Затем на основании этих итогов выбирать пути решения минусов и повышать процент деятельности.

Использование информационных технологий позволяет управлять и контролировать различные сферы жизнедеятельности населения. Например, такие как, ведение учета состояния зданий, ведение реестра собственников объекта, регистрация земельных участков, использование арендованных земельных участков, состояние жилого фонда.

Для информационного обеспечения муниципального управления необходимо: технические средства и программное обеспечение. Создаются базы данных, которые необходимы для моментального управления происходящих социально-экономических процессов и выполнением своих целей.

В Администрации Усть-Катавского городского округа созданы территориально распределенные компьютерные сети, в том числе имеющие доступ в сеть Интернет. Доля затрат на закупку программного обеспечения и услуги системной интеграции в структуре бюджетных расходов на использование информационных технологий в деятельности Администрации Усть-Катавского городского округа увеличивается, что в целом отражает развитие функциональных возможностей и повышение сложности используемых в деятельности Администрации Усть-Катавского городского округа информационных систем и ресурсов.

В Администрации Усть-Катавского городского округа рабочие места во многих структурных подразделениях автоматизированы. На рабочих местах имеется Windows 98/2000/XP, установлены пакеты Office, используется различная оргтехника. Осуществляется антивирусная защита информации с помощью программы Касперского. Пользуются Интернет услугами.

В структурных подразделениях Администрации Усть-Катавского городского округа используется специализированное программное обеспечение, такое как: "1С: Бухгалтерия", "АС-Бюджет", Справочная система Гарант, ЗАО ''ИВЦ ''ИНСОФТ МАИС ЗАГС'' версия 8.0.05.

Однако, 60 процентов компьютерного оборудования имеет срок службы более 5 лет, что существенно снижает возможности использования современных прикладных программ и уменьшает эффективность информатизации муниципального управления

Обмен информацией между структурными подразделениями и внутри происходит с помощью различных носителей, таких как флеш-карты, дискеты, CD-диски. Процесс получения информации даже внутри структурного подразделения требует времени на поиск нужной информации, записи ее на носитель и перемещение служащим по зданию. Вопрос об оперативном доступе к информации остается открытым.

В УСЗН Администрации ответственным за использование информационных технологий является ведущий специалист отдела автоматизации.

Ведущий специалист отдела автоматизации. принимает участие в реализации функции управления социальной защитой в Усть-Катавском городском округе, где среди прочих должностных обязанностей имеет следующие обязанности в области информатизации:

- осуществляет контроль по формированию и поддержке в актуальном состоянии банка данных получателей пособии и компенсаций населения города;

- обеспечивает сохранность банка  данных населения города;

- обеспечивает информационно методическое  руководство всех учреждений, оказывающих социальные услуги населению города;

- внедряет информационные технологии  в системе адресной социальной  защиты населения города;

- проводит освоение системных  и программных средств, обеспечивающих  автоматизацию работ по социальной  защите населения города;

- обеспечивает сохранность и  работоспособность программного  и информационного обеспечения;

- организует работу по эксплуатации  и сопровождению программных  средств;

- осуществляет контроль соблюдения  правил техники безопасности  и охраны труда специалистами города при работе на ПЭВМ;

- осуществляет информационное  взаимодействие с органами государственного  управления, предприятий и организаций, учреждений социального обслуживания, в соответствии с нормативными  актами;

- проводит ежедневный прием  и отправку корреспонденции электронной почты.

Таким образом, ведущий специалист является главным специалистом в области информатизации УСЗН Администрации Усть-Катавского городского округа и от него зависит степень информированности сотрудников администрации и граждан, пришедших на прием. Этот вывод мы сделали на основании должностных инструкций ведущего специалиста-эксперта.

Таким образом, анализ информационных технологий в УСЗН Администрации Усть-Катавского городского округа показывает, что УСЗН как и все органы местного самоуправления имеют локальные вычислительные сети и выход в глобальную сеть Интернет, места работников оснащены компьютерным оборудованием. С целью отражения представительской, экономической и деловой информации Администрации Усть-Катавского городского округа и бюджетных структур в сети Интернет создан и действует официальный интернет-сайт администрации Усть-Катавского городского округа. На данный момент раздел сайта «Социальная защита» находится в разработке.

Усть-Катавский городской округ, несмотря на высокие темпы развития информационных коммуникационных технологий (далее - ИКТ) в последнее десятилетие, не смог обеспечить должного уровня информатизации экономики и населения. К числу негативных факторов относятся:

- недостаточное развитие современных  информационных технологий в области муниципального управления;

- затратный, не стимулирующий эффективный  возврат инвестиций, характер существующей  практики использования бюджетных  средств, выделяемых на реализацию  программ информатизации;

- недостаточное внимание к уровню подготовки кадров, как в области создания, так и в области использования информационных технологий;

- отсутствие координации в действиях  структур, работающих в ИКТ-секторе  города и района;

- узко-техническое понимание роли  и возможностей ИКТ, низкая культура работы с ИКТ.

Процессы информатизации уже активно идут на всех уровнях. Многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются или планируются к реализации в рамках других федеральных, региональных и ведомственных программ.

Для определения роли информационного фактора в УСЗН Администрации Усть-Катавского городского округа нами было проведено социологическое исследование. Цель исследования - проанализировать информационную систему в УСЗН Администрации Усть-Катавского городского округа.

Изучив статистические данные и отчетные документы, мы провели опрос служащих УСЗН Администрации Усть-Катавского городского округа и граждан, пришедших на прием.

На вопросы нашей анкеты ответили 10 служащих, занимающихся вопросами социальной защиты населения и 30 граждан, пришедших на прием.

90% служащих считает необходимостью  наличие в УСЗН Администрации  Усть-Катавского городского округа  информационной сети. Для осуществления  своей деятельности услугами  сайта Администрации г. Усть-Катава пользуется 30% служащих. В своей работе не нуждается в единой информационной базе 75% служащих.

Среди проблем информационного взаимодействия с населением по вопросам социальной защиты были выделены: отсутствие необходимой информации - 80%, отсутствие обратной связи - 50%;

Услугами Интернет в своей работе несколько раз в месяц пользуется 75% служащих. Причинами редкого выхода в Интернет назвали: отсутствие достаточного количества точек выхода, а также отсутствие необходимости.

Во время трудовой деятельности 80% проходили обучение по информационно-компьютерным технологиям. В результате обучения у 50% обученных повысились уровень работы и производительность труда.

90% считает, что в среди проблем  информационного обеспечения в  первую очередь нужно решать  проблемы, связанные с программным обеспечением.

50% опрошенных служащих изменили  бы и усовершенствовали программу  по информационному обеспечению.

50% опрошенных считает, что использование  информационных технологий в  деятельности тормозит нехватка  компьютерного оборудования, 75% считает, что нехватка программного обеспечения, 50% - недостатки программного обучения.

На основании полученных результатов мы можем сделать вывод, что система информационного обеспечения социальной защиты, по мнению служащих, несовершенна и требует существенных изменений, что в управлении социальной защиты необходимо реконструкция всего компьютерного оборудования и замена программного обеспечения, а также обучение персонала компьютерным технологиям в области информатизации.

Для составления полной картины по информационному обеспечению нами было опрошено 30 граждан, пришедших на прием в управление социальной защиты.

Анализ анкетных данных показал, что 80% опрошенных граждан считают необходимостью организации информатизации населения округа о деятельности УСЗН Администрации по вопросам социальной защиты. Среди граждан, пришедших на прием услугами сайта УСЗН Администрации пользуется 10% опрошенных. 35% опрошенных хотели бы получать информацию по выплате пособий на ребенка, 50% - по выплате льгот и субсидий и необходимым выплатам. По улучшению системы информирования от населения поступили следующие предложения: улучшить информационную систему, сделать более доступной, осуществлять прием документов электронной почтой.

80% затруднились ответить на  вопрос о получении информации  в полном объеме от сотрудников  УСЗН Администрации. Источниками  информации по вопросам социального обеспечения и защиты назвали: 50% - местная пресса, 10% российская пресса, 12% местное телевидение, сотрудники Администрации - 50%, 13,2% - друзья и родственники. Основными источниками информирования граждан являются местная пресса, друзья и родственники.

В результате проведенного исследования мы пришли к выводу, что уровень информационного обеспечения находится на недостаточном уровне и требуется комплекс мер по улучшению ситуации.

Отсутствие автоматизированной системы учета предоставляемых льгот затрудняет реализацию принципа адресного оказания социальной помощи нуждающимся в ней гражданам.

Необходимо повышение эффективности функционирования социальной сферы за счет их комплексной автоматизации и интеграции информационных ресурсов как внутри отрасли, так и между отраслями, необходимо обеспечение городских органов власти и органов территориального управления актуальной и достоверной информацией о населении, проживающем и временно пребывающем на территории Усть-Катавского городского округа, улучшать информационного обслуживания населения и сокращение потерь времени при обращении граждан в органы государственной власти и территориального управления.