Оформление результатов ревизии и проверок и реализации материалов ревизии. Ревизия управления организацией

Основные задачи ревизии:

• проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;
• выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;
• проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;
• исследование системы внутреннего контроля, выявление узких мест в деятельности организации и повышение эффективности ее функционирования.

 

 

 

 

 

2.2. ИСТОЧНИКИ  ИНФОРМАЦИИ РЕВИЗИИ УПРАВЛЕНИЯ  ОРГАНИЗАЦИЕЙ

 

Источниками получения знаний об экономическом субъекте являются:

1) официальные публикации в юридических, отраслевых, профессиональных, региональных журналах;

2) данные статистики, официальные отчеты экономического субъекта, банковские отчеты;

3) нормативные и законодательные акты, регулирующие деятельность проверяемого экономического субъекта;

4) результаты посещения семинаров, конференций и аналогичных мероприятий;

5) разъяснения и подтверждения, полученные от сотрудников проверяемого экономического субъекта, беседы с компетентными лицами и сотрудниками службы внутреннего контроля;

6) запросы третьим лицам;

7) консультации с ревизором, который проводил проверку в предыдущие периоды;

8) учредительные документы, протоколы собраний совета директоров и акционеров, контракты договоры, бухгалтерская отчетность прошлых периодов, планы и бюджеты, положение о бухгалтерской службе, учетной политике, рабочий план счетов и проводок, план-график документооборота, схема организационной и производственной структур;

9) осмотр цехов, складов, служб проверяемого субъекта, опрос персонала, непосредственно не связанного со сферой учета;

10) результаты проведения аналитических процедур, выявление необычных хозяйственных операций, порядок оформления которых нельзя однозначно трактовать в соответствии с действующим законодательством;

11) идентификация филиалов и структурных подразделений, выделенных на отдельный баланс, хозяйственных операций, методов учета и налогообложения их;

12) результаты работы привлеченных специалистов-экспертов;

13) знакомство с реестром акционеров;

14) материалы проверок налоговых служб и судебных процессов;

15) использование знаний, накопленных из предыдущего опыта ревизора.

Перед проведением ревизии и в ходе ее все производственные процедуры и полученная информация отражаются в рабочих документах ревизора.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. НОРМАТИВНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ И ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ  ДОКУМЕНТОВ НА ОСНОВАНИИ  И  В СООТВЕТСТВИИ, С КОТОРЫМИ ПРОВОДИТСЯ  РЕВИЗИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

 

Министерство финансов Российской Федерации утвердило Инструкцию о проведении ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации, в которой уточнены понятие, цель и задачи ревизионных проверок, порядок проведения ревизий, их оформления и реализации результатов ревизий.

Кроме того, Минфин России подготовил Сборник примерных программ для проведения ревизий и проверок отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности организации, в который включены программы проверки целевого эффективного использования инвестиций, финансовой помощи, средств, выделяемых на государственную поддержку отдельных отраслей народного хозяйства и регионов, и т.д. Согласно «Инструкции о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации», утвержденной приказом Минфина РФ от 14.04.2000 г. № 42н, конкретные вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии.

Эти документы способствуют повышению качества контрольно-ревизионных работ при соблюдении соответствующих правил.

1. Внезапность. Ревизор должен  применять неожиданные для контролируемых  лиц средства и способы проверки  их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала. Например, многие привыкли, что в ходе любой ревизии обязательно проверяют кассу. Но неожиданным для проверяющих будет внезапная проверка всех касс организации и кассовых аппаратов.

2. Активность. Ревизор должен  проявлять инициативу в поиске  приемов и средств проверки, высокую оперативность в работе, соблюдать сроки проверки.

3. Непрерывность. Ревизоры  не могут уйти из проверяемой  организации на несколько дней. Начатые ревизионные действия  должны вестись активно и непрерывно  до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.

Ревизия является серьезной психологической нагрузкой для коллектива проверяемой организации.

4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документально обоснованы, что предполагает дополнительно проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Несоблюдение правила обоснованности является причиной повторных и дополнительных ревизий, бухгалтерских экспертиз, возврата материалов ревизии следственными органами.

5. Гласность. О проведении ревизии следует широко оповещать. Ревизоры с момента начала ревизии устанавливают контакт с работниками всех структурных подразделений организации, объявляют о мете и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

К организационным документам организации относятся: Устав организации, положение о структурном подразделении организации, положение о персонале организации, инструкция, регламент, штатное расписание, распорядительные документы (постановление, решение, указание, приказ, распоряжение), информационно-справочная документация (протокол, выписка из протокола, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, акт, сводка, заключение, отзыв, перечень, списки).

Организационные документы содержат нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации, являются основополагающими в деятельности любой организации и обладают высшей юридической силой. Организационные документы определяют:

- организационно-правовую форму организации, структуру управления;

- штатную численность, состав (номенклатуру) должностей-руководителей, специалистов, технических исполнителей;

- полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;

- правомочия совещательных органов управления организацией;

- регламент деятельности аппарата управления организации;

- лицензирование деятельности;

- режим работы и системы охраны;

- организацию и оценку труда работников;

- правила реорганизации организации;

- порядок ликвидации организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4. МЕТОДИКА  РЕВИЗИИ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

 

Техника ревизионного исследования документов

В финансово-хозяйственном контроле в условиях автоматизированной системы обработки информации (АСОИ) используется фактографическая информация как способ описания фактов. Эту информацию в системе учета группируют по соответствующим признакам и способам учета и она является отправным моментом относительно изучения контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятий. С другой стороны, она является основанием для доказательств в конфликтно-ситуационных процессах.

С помощью фактографической информации можно определить эффективность деятельности субъектов хозяйствования, выполнения ими функциональных обязательств как перед государством, так и перед своими партнерами. Конечная цель контроля в этом отношении - выявление и устранение недостатков в финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности. При применении АСОИ на электронно-вычислительных машинах создаются условия для эффективного использования фактографической информации, в частности в изучении финансово-хозяйственного контроля.

Для поиска, группирования и преобразования информации, сгруппированной в автоматизированных банках данных (АБД), применяется диалоговый режим общения ревизора с ЭВМ. Достоверность данных ревизоры проверяют по проектной документации. Используя сводную информацию в машинограммах, ревизор определяет правильность корреспонденции счетов бухгалтерского финансового учета, доброкачественность первичных документов, соответствие форм машинограмм. Сгруппированные (синтезированные) данные бухгалтерского финансового учета и финансовой отчетности дают возможность обнаружить отклонение фактических показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятий от нормативно-правовых актов, установить перерасходы материальных, трудовых и финансовых ресурсов вследствие бесхозяйственности.

С помощью сгруппированной в АБД первичной, планово-договорной и нормативно-справочной информации можно обнаружить причины перерасходов сырья, электроэнергии, топлива, заработной платы и непроизводительных затрат.

Причем самые расчеты перерасходов по запросу ревизора выполняет ЭВМ и выдает их пользователю через алфавитно-цифровое печатающее устройство или через дисплей в диалоговом режиме.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. При этом первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.

Для контроля и приведение в порядок обработки данных на основании первичных документов могут составляться сведенные учетные документы.

Документы должны иметь такие обязательные реквизиты:

• название;
• дату и место составления;
• название предприятия, от лица которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу его измерения;
• должности лиц, ответственных за осуществление и оформление хозяйственной операции, их подписи.

Первичные документы проверяют по форме (полнота и правильность оформления и заполнения реквизитов), по смыслу (законность операции, логическая увязка с отдельными показателями) и с арифметической точки зрения (правильность цен, наценок, сделанных вычислений, таксировка, подсчетов). Экспертная проверка дополняет формальную и арифметическую и призвана обнаружить подделку в документе, дописывания текста, букв, цифр, зачеркивания, полное или частичное удаление написанного текста, цифровых записей, подделку подписей и т.п. Они могут быть выявлены путем внимательного осмотра документа. Подделанные документы могут иметь нарушенную структуру бумаги (потеря блеска), утончения пласта бумаги, расплывы чернил в штрихах заново выполненных операций, признака дописки (разные почерки), признаки травления, наличие пятен, ломкость (хрустящесть) бумаги.

Подделанным (фальшивым) является документ, реквизиты или содержание зафиксированной операции которого не соответствуют действительности.

Подделанные документы бывают двух видов: бестоварные и безденежные.

Бестоварные - документы, которыми оформлено движение ценностей, тогда как они в действительности не поступали или израсходованные на другие потребности, или вообще остались без движения. Безденежные - документы, которыми оформленные операции с денежными средствами, которые в действительности не имели места.

На практике встречаются документы частично бестоварные и частично безденежные.

Например, к частично бестоварным документам можно отнести расходную накладную на отпуск кормов с состава животноводческой фермы на откорм телят, в которой рядом с фактически отпущенными кормами числятся и такие, которых недостает в амбаре и которые списаны по договоренности заведующего складом и заведующий фермы с целью утаивания недостатка кормов в амбаре.

Частично безденежной может быть платежная ведомость, выписанная под видом выплаты заработной платы, в которой одновременно на сумму действительно надлежащей оплаты работы дописанная сумма на оплату работы надуманных лиц, за счет чего списана украденная из кассы денежная наличность.