Идея управления в информационных системах справочно-правовые системы

Идея управления в информационных системах справочно-правовые системы

Содержание:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Современная экономика немыслима без информации. Тысячи предприятий и фирм нуждаются в информационной поддержке. Миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые котировки, реестры акционеров — все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение.

Информационные технологии управления являются основой системы управления, она постоянно видоизменяется, появляются новые информационные потоки, обусловленные широким внедрением средств вычислительной техники и расширением производственных и финансовых связей предприятия. Функциональное назначение и тип информационной системы зависят от того, чьи интересы и на каком уровне она обслуживает.

Информационные системы фирм характеризуются различной степенью сложности создания, сопровождения и интеграции с другими системами. Их функционирование обычно направлено на реализацию нескольких целей, поэтому их качество определяется совокупностью свойств, характеризующих способность системы удовлетворять потребности пользователя.

Данный реферат является попыткой дать четкое представление о том, что такое информационные системы, каково их место в фирме, показать необходимость овладения технологиями и методами использования информационных систем.

Объясняются базовые понятия информационных систем. Рассматриваются основные типы информационных систем в экономике, организация взаимодействия с ними. Даются основные представления о компонентах, обеспечивающих работу информационных систем. Проводится обучение навыкам работы в разных информационных системах, методика внедрения корпоративной информационной системы. Приводятся и подробно объясняются базовые понятия различных видов информационных систем.

 

ГЛАВА I. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА В ФИРМАХ

1.1 Понятие информационной системы (ИС)

 Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития, относительно изолированная от окружающей среды.

В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ.

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования.

Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система (ИС) — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование персонального компьютера в качестве основного технического средства переработки информации.

В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ.

 

1.2 Экономическая  информационная система (ЭИС)

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира.

ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта,

Задачи обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или по запросам) сводной информации, которая может потребоваться для управления экономическим объектом.

Автоматизация конторских работ предполагает наличие в ЭИС системы ведения картотек, системы обработки текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты и связи.

Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается независимо от экономики или иных сфер использования найденной информации.

Итак, экономическая информационная система представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений.

Теперь информационную систему можно определить как сложную кибернетическую систему, объединяющую потоки информации аппарата и объекта управления экономической системы.

Понятия, характеризующие экономические информационные системы:

• интегрируемость — обеспечивает взаимодействие системы с вновь подключаемыми компонентами или подсистемами;
• масштабируемость — характеризует возможность расширения системных ресурсов и производительной мощности;
• управляемость — характеризует возможность гибкого управления системой;
• адаптивность — характеризует возможность системы приспосабливаться к условиям конкретной предметной области;
• используемость — обеспечивает возможность реализации заложенных в систему функций;
• обоснованность — позволяет получать обоснованные результаты в ходе выполнения прикладных программ;
• реактивность — характеризует способность системы реагировать на внутренние и внешние воздействия;
• безопасность — характеризует возможность предотвращения разрушения системы в результате несанкционированного доступа, и др.

 

1.3 Фирмы. Основные компоненты фирмы

 

Под организацией (фирмой) будем понимать сообщество людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. В тексте на равноправных началах будут употребляться два слова: «организация» и «фирма». Существенные компоненты фирмы могут рассматриваться с точки зрения рабочего места, культуры, основных фондов или заинтересованных лиц. Для хорошей работы фирмы эти компоненты должны ориентироваться на одну цель и синхронизироваться друг с другом. 

 Информация — ключевой компонент, который позволяет организации достигать и удерживаться в состоянии единения и гармонии.

Рабочее место

Фирма состоит из людей, которые объединяются для общей цели — чтобы создавать и предлагать продукт или услугу. Например, изготовитель перерабатывает сырье в конечный продукт; банк обеспечивает финансовые услуги; больница предоставляет медицинские услуги. Чтобы достигнуть целей фирмы, работа делится между людьми в соответствии с их навыками и целями работы, а затем соединяется вместе для общего согласования. Работа включает физическую и умственную деятельность, а в некоторых случаях — слияние обоих. Рассмотрим рабочее место с точки зрения производственных рабочих, имеющих физическую ориентацию, и информационных работников, которые имеют умственную ориентацию. 

Производственные работники — это рабочие, непосредственно связанные с производством и распределением продуктов или предоставлением услуги. В производящей организации, например, производственные рабочие заняты преобразованием сырья в готовую продукцию. Другие, кто не работает непосредственно с изделиями, но считаются производственными рабочими — это операторы челюстных погрузчиков, кладовщики, инспекторы, водители грузовиков и т.д. Вместе с увеличением степени автоматизации производственного рабочего места, возрастает и их потребность в информации.

Информационные работники. Информация — основной компонент их деятельности. Создание, обработка, распределение, интерпретация, и анализ информации — их работа. Они имеют дело с различными типами сообщений, телефонными звонками и записями. Они изучают сообщения, подготавливают сообщения, принимают решения, действуют, поскольку решения были сделаны, организуют собрания или участвуют в них.

Информационных работников можно разделить на три больших категории:

1) основные потребители информации, например, менеджеры, которые используют  информацию для управления, планирования  и принятия решений,

2) работники, являющиеся как потребителями, так и производителями информации, например, бухгалтеры и

3) персонал информационной поддержки, например, секретари, программисты, операторы  ЭВМ, специалисты по информационным  технологиям, администраторы баз  данных и системные аналитики.

Культура

Короткое, но емкое определение организационной или корпоративной культуры состоит в том, что «это способ создавать ценности». Это повседневная среда, которую наблюдают и чувствуют те, кто работает в ней. Без ее поддержки большинство попыток что-то предпринять обречены с самого начала.

Что должна делать организационная культура с ИС? Многие организационные культуры держат оборону из-за обоснованных опасений, связанных с информационными системами. Как результат — культура чувствует необходимость защищать себя. Любое изменение в ИС заставляет людей вести себя иначе, таким образом, который в некотором отношении идет вразрез со сложившимися нормами данной культуры. Практически всегда попытки осуществить такие изменения систем встречают большое сопротивление. Кроме того, новая информационная система может потребовать делиться информацией между группами, и очень может быть, что эти группы не доверяют друг другу. Некоторые могут даже чувствовать, что информация будет использована против них. Кроме того, некоторым менеджерам не нужна система, которая увеличивает их ответственность. Она лишает их возможности сказать: «У меня не было информации, и я не мог принять правильное решение».

Разработчики информационных систем не могут значимо влиять на культурные нормы фирмы, но они могут сделать информационную систему более привлекательной для культуры и таким образом привлечь культуру на свою сторону. Лучший способ этого добиться — вовлечь пользователей системы в ее разработку и этим самым делать систему, которая работает так, как люди хотят, а не заставляет людей работать так, как ей надо. Если разработчики не будут иметь поддержки культуры и коллектива, они встанут перед каменной стеной и самая технологически совершенная информационная система будет отторгнута организацией.

Разные фирмы имеют разные потребности в определенных видах информации, но независимо от их типа или природы, всем организациям нужна довольно универсальная информация относительно их фондов. Например, всем нужна основная бухгалтерская информация, которая включает счета-фактуры, учет затрат, платежную ведомость, дебиторские и кредитные счета и различные финансовые и аудиторские отчеты. Всем нужна маркетинговая информация, которая включает анализ продаж продукта или услуги, рыночные исследования, прогнозы продаж, результаты изучения конкурентов, жизненного цикла продуктов или услуг и т.п. Независимо от того, включается рабочая сила в основные фонды или нет,  информация о персонале несомненно нужна. Она включает личные дела сотрудников, поощрения, запас навыков, вакантные места, описания работ, руководства для переподготовки, описания внутренних правил и т.п.  Информация о приобретении фондов включает заказы на покупку, точки пополнения запасов, страховочные запасы, объемы заказов, спецификации, информацию о поставщиках и прохождении заказов, предлагаемые цены и т.п.

 

ГЛАВА II. ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДДЕРЖКА ПРЕДПРИЯТИЙ

Конечная цель любого предприятия — предоставлять ценности своим клиентам. Бизнес будет прибыльным, если стоимость, которую он создает, больше, чем затраты на его продукцию и услуги.

 

2.1 Цепочка создания ценностей

В каждой компании можно выделить девять видов деятельности, которые образуют цепочку создания ценностей. Следующие пять основных видов деятельности связаны с созданием, реализацией и доставкой продукции покупателям с последующим ее обслуживанием и поддержкой.

• Материально-техническое снабжение состоит из получения, хранения и распределения материалов, которые являются входами для производства товаров или услуг. Пример — получение и обработка стали, резины и стекла, которые автомобильный завод использует для производства машин.
• Производственная деятельность превращает входы в конечные продукты или услуги. Например, сборочный конвейер на автомобильном заводе преобразует сырье в готовые автомобили.
• Поставки содействуют распределению готовых товаров или услуг покупателям. Например, отправка автомобилей дилерам.
• Маркетинг и сбыт облегчают приобретение товаров или услуг. Пример — телевизионная реклама и представление на рынке новых автомобилей.
• Сервис обеспечивает ремонт, обслуживание и эксплуатацию. Рабочие, ремонтирующие машины, выполняют сервисные услуги.