Использование управленческой отчетности

Таблица 2 - Месячный отчет  начальника цеха Б

Контролируемые издержки	По смете	Фактические	Отклонения	Неблагоприятные отклонения
Общецеховые издержки:
на оплату труда	21 340	19 680	(1660)!	-
на коммунальные услуги	63 200	64 300	1100	1100
прочие	10 700	8100	(2600)!	-
Издержки подразделений:
штамповочного	ПО 000	113 070	3070	3070
красильного	48 200	45 800	(2400)	-
сборочного	136 000	131  700	(4300)	-
Всего	389 440	382 650	(6790)	4170

Таблица 3 - Месячный отчет  мастера штамповочного участка

Контролируемые издержки	По смете	Фактические	Отклонения	Неблагоприятные отклонения
Материалы основные	44 200	45 300	1100	1100
Прямая оплата труда	25 600	25 900	300	300
Специнструмент	3850	2750	(1100)!	-
Оплата обслуживающего персонала	12 430	12 880	450	450
Вспомогательные материалы	20 100	20 800	700	700
Прочие издержки	3820	5440	1620!	1620
Всего	110 000	113 070	3070	4170

Примечание. По смете указаны издержки в пересчете на фактический объем производства; знаком"!" отмечены отклонения, превышающие 4 % расходов данной статьи.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка — это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).

Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.

Общие (сводные) отчеты составляются по организации в целом и содержит информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.

Табличная форма представления внутренней отчетности наиболее приемлема и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же, к ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно уметь правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания, а самое важное, стараться изложить отчет на одной странице без оборота.

Для пояснений к отчету может быть приложена записка  с комментариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма более наглядна, но не следует перегружать графики (диаграммы) излишней цифровой информацией; нужно стремиться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нужно подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, составленным в табличной или графической форме.

Пример внутреннего отчета центра прибыли, распределенного на зоны, за девять месяцев 2005 г. приведен в табл.4.

2.3. Аналитические  расчеты

Анализ управленческой информации в полном объеме с применением сложных вычислений и качественных суждений не входит в задачи подготовки внутренней управленческой отчетности. Безусловно, управленческий учет как информационная система включает и управленческий анализ, т. е. информационную подготовку к принятию решений, к оценке вариантов и альтернатив. Такие расчеты мы частично приводили в предыдущих разделах. Во внутренней управленческой отчетности необходимо обеспечить первичные предварительные аналитические расчеты, способствующие лучшему восприятию информации.

Управляющие всех уровней  не любят заниматься расчетами даже для первичной оценки результатов  работы, стремятся затрачивать минимум времени на ознакомление с внутренней отчетностью. Хорошая управленческая отчетность должна быть представлена в такой форме, которая поможет управленческому персоналу работать с ней.

Таблица 4 _ Внутренний отчет  центра прибыли

(млн. руб.)

Выручка			Переменные издержки			По месяцам	Валовая прибыль			С начала года
2004 г. факт	2005 г.		2004 г. факт	2005 г.			2004 г. факт	2005 г.		2004 г. факт	2005 г.
	план	факт		план	факт			план	факт		план	факт
7,3	7,9	7,1	4	4,6	4,0	Январь	3,3	3,3	3,1	-	-	-
7,8	7,7	7,2	5,1	5,6	5,4	Февраль	2,7	1,6	1,8	6,0	4,9	4,9
7,6	8,3	8,3	4,4	5,3	5,3	Март	3,2	3,0	3,0	9,2	7,9	7,9

Продолжение таблицы 4

6,9	6,9	7,0	4,4	5,5	5,0	Апрель	2,5	1,5	2,0	11,7	9,4	9,9
6,0'	7,4	6,0	5,2	4,6	4,8	Май	2,2	1,4	1,2	13,9	10,8	11,1
7,6	8,0	7,6	5,4	5,8	5,3	Июнь	2,6	1,8	2,3	16,5	12,6	13,4
7,0	6,7	5,6	4,2	3,8	3,3	Июль	2,5	1,8	2,3	19,0	14,4	15,7
6,9	6,3	7,9	3,7	5,8	5,4	Август	2,6	2,1	2,5	21,6	16,5	18,2
7,6	6,9	7,8	4,2	5,0	5,4	Сентябрь	2,7	2,8	2,4	24,3	19,3	20,6

Оценка отклонений — непременный компонент хорошо составленной внутренней управленческой отчетности. Суммы отклонений по издержкам отражаются в виде сальдо на счетах управленческого учета. Нужно стремиться к выявлению абсолютных отклонений и по другим показателям внутренней отчетности. В отчетных таблицах следует приводить результаты анализа отклонений. Одним из вариантов может быть расширение показателей отклонений фактических данных для сравнения не только с планом, но и с прогнозом и аналогичными данными предыдущего отчетного периода, а также представление плановых данных для сопоставления с прогнозными и фактическими данными предыдущего периода. Такие расчеты существенно расширяют информацию об отклонениях.

Внутренняя отчетность может  содержать данные об относительной  величине отклонений в виде процентов  или коэффициентов. Отсутствие отклонений принимается за единицу (за 100), показатель меньше 1 характеризует степень отрицательного отклонения (по издержкам — уровень экономии). Показатели, превышающие 1, характеризуют относительную величину положительного отклонения (по издержкам — относительный показатель перерасхода или превышения).

Полезно группировать отклонения по значимости, исключая незначительные их суммы; ранжировать отклонения от больших (значительных) к меньшим; выбирать отдельно отклонения, превышающие контрольную  сумму, или относительно большие (например, более 5 % в ту или другую сторону).

Оценка отклонений по оцениваемому показателю в относительных величинах  представлена в табл. 5.

Таблица 5 - Оценка отклонений по оцениваемому показателю в относительных  величинах

	Пре- дыдущий период	Отчетный период			Фактический коэффициент			Коэф-фициент прогноз- ного пока- зателя	Коэффици ент планового показателя
		Прог-ноз	план	факт	к пре- дыду- щему перио- ду	к про-гнозу	к плану
Оценочный показатель	1000
		1050	1040	1060	1,06	1,01	1,02	1,05	1,04

 

 

Аналитические соотношения. Для оценки сметных или нормативных издержек лучшим вариантом являются отклонения, но по другим показателям последние не дают полной картины изменений и достигнутых результатов. В этих целях решение можно искать путем соотношения одних показателей к другим, вычислять относительные показатели, аналитические соотношения.

Аналитические соотношения  подразделяются на несколько групп:

а) соотношения, характеризующие  качество использования активов  и трудовых ресурсов;

б) соотношения, позволяющие  измерить и оценить рентабельность;

в) соотношения, характеризующие  ликвидность и финансовую устойчивость (для центров ответственности, выступающих  самостоятельными финансовыми агентами на рынке, имеющих расчетные счета  в банках и отвечающих по своим  финансовым обязательствам и заимствованиям).

Оценка продаж с отложенной оплатой (а) определяется коэффициентом оборота дебиторской задолженности и числом дней, на которые выделены активы на отложенную оплату или коммерческий кредит. Он характеризует продолжительность периода, в течение которого возмещаются средства, вложенные в расчеты с покупателями. Формула расчета:

Коэффициент оборота задолженности = Выручка от продаж за период /

Дебиторская задолженность  покупателей                                                  (1)

Число дней, на которые выделяются коммерческие кредиты, определяется делением общей суммы дебиторской задолженности покупателей на величину однодневной выручки.

Пример. Сумма выручки от продажи за год составляет 14 600 тыс. руб., сумма дебиторской задолженности покупателей — 1600 тыс. руб.

Произведем расчет. Коэффициент  оборота задолженности — 9,125 (14 600 : 1600), т. е. активы, вложенные в коммерческие кредиты покупателям, совершают  более девяти оборотов в течение  года.

Однодневный оборот — 40 тыс. руб. (14 600 : 365).

Число дней средней загрузки активов в дебиторской задолженности  — 40 (1 600 : 40).

Оборот товарно-материальных запасов (а) характеризует эффективность вложения средств в оборотные активы. Коэффициент оборота отражает число оборотов товарно-материальных запасов в течение года. Формула расчета:

Коэффициент оборота запасов = Стоимость израсходованных материалов/ Средняя стоимость их запасов                                                        (2)

Если разделить среднюю  стоимость материальных запасов  на их однодневный расход, получим  продолжительность одного оборота  материальных запасов в днях. Он дает ответ на вопрос, какова продолжительность  иммобилизации денежных средств  в материальных активах в данном периоде.