Отчет по практике в ООО «Ключ-Авто»

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Федеральное бюджетное  государственное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«КУБАНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

Кафедра общего, стратегического, информационного  менеджмента и

бизнес-процессов

 

 

ОТЧЕТ

 

ПО ПРЕДДИПЛОМНОЙ ПРАКТИКЕ

 

 

Выполнила студентка 5 курса _________ Лишова Анастасия Геннадьевна

специальность «Документоведение  и документационное обеспечение  управления» (ОФО)

 

 

Руководитель практики

от кафедры     к.т.н., доцент Ермоленко Владимир Валентинович

                                                     

 

 

 

 

 

 

 

Краснодар 2012

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..3

1 Анализ истории формирования  и развития компании………………………5

2 Анализ системы документооборота  и ее эффективности…………………..9

3 Анализ корпоративных  документов, определяющих организацию  документооборота………………………………………………………………11

4 Основные проблемы  работы службы ДОУ организации…………………...17

Заключение …………………………………...………………………………..20

Список использованных источников……..…………………………………..22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

На современном предприятии  формируется значительный массив учетной  информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Каждая из процедур, включаемая в  систему документооборота, должна содержать набор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организацию документооборота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки документов: при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, ответственного за их обработку.

Документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, равно как и документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, должны быть погашены штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Документальный поток может  быть входящим (документы поступают  со стороны от других организаций), исходящим (составленные документы предназначены для внешних пользователей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками данной организации для собственных нужд).

Организацией документооборота занимается главный бухгалтер фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Назначение графика — осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйственных операций, происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учетных регистрах и составляются необходимые формы отчетности.

Соблюдение этих условий способствует более четкой организации производства и продаже продукции, а следовательно, и получению большей прибыли.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Анализ истории формирования  и развития компании

 

 

История автохолдинга тесно  связана с развитием и становлением компании «СБСВ», которая в настоящий момент является управляющей дилерской сетью «КЛЮЧАВТО».

Компания «СБСВ» образовалась в 1997 году, начав работу в нескольких сферах: деревообработка, строительно-монтажные работы, аренда и топливный бизнес: «СБСВ-ПЕТРОЛИУМ»     «СБСВ-МАРКЕТ»  «СБСВ-БАУМ»   «СБСВ-СТРОЙСЕРВИС»

В 2001 году компания провела реорганизацию, выделив в качестве приоритетных следующие направления бизнеса: «СБСВ-МАРКЕТ»    «СБСВ-СТРОЙСЕРВИС»    «СБСВ-ОХРАНСЕРВИС»    «СБСВ-КЛЮЧАВТО».

В 2001 году начинает работу первое автомобильное предприятие ООО «СБСВ-КЛЮЧАВТО», получившее статус  официального дилера Mercedes-Benz в Краснодарском крае.

Со временем ООО "СБСВ" оставило за собой функции управляющей  компании, а все дилерские центры теперь функционируют под единым товарным знаком "КЛЮЧАВТО".

Сегодня «КЛЮЧАВТО»   является официальным дилером крупнейших автомобильных  брендов: Mercedes-Benz, Toyota, Hyundai, Mitsubishi, Lexus, Renault и Skoda и в настоящее время насчитывает 15 официальных дилерских центров на юге страны и 1 филиал в г. Сочи.

В настоящий момент «КЛЮЧАВТО» – зарегистрированная торговая марка.

Группа компаний «КЛЮЧАВТО» основными направлениями своей деятельности считает продажу и обслуживание автомобилей ведущих автомобильных брендов.

История автохолдинга тесно  связана с развитием и становлением компании "СБСВ", которая в настоящий  момент является управляющей дилерской сетью "КЛЮЧАВТО".

Сегодня "КЛЮЧАВТО" - официальный дилер ведущих автомобильных марок: Mercedes-Benz, Lexus, Toyota, Hyundai, Mitsubishi, Renault  и Skoda на юге России. В автосалонах Краснодара, Горячего Ключа (Краснодарского края), Минеральных Вод и  Ставрополя (Ставропольского края), клиентам предлагается полный спектр услуг по продажам и обслуживанию автомобилей.

Помимо большого числа  автовладельцев, доверивших свою автомобильную  жизнь "КЛЮЧАВТО", деятельность автохолдинга признана сторонними организациями и экспертами.

В автоцентрах дилерской  сети представлен полный модельный  ряд автомобилей каждого направления  в комплектациях различного уровня — от автомобилей для среднего класса до люксовых. Все автомобили, поставляемые заводами-изготовителями, имеют гарантию качества и хорошо приспособлены к условиям российских дорог. Персонал компании  регулярно повышает квалификацию у компаний-производителей.

В каждом автосалоне компании  клиентам предлагаются автомобили для тест-драйва, а также ряд дополнительных услуг: кредитование, лизинг, страхование, а также trade-in. Для корпоративных клиентов действуют выгодные условия, как приобретения, так и последующего сервисного обслуживания от одного автомобиля до целого парка.

Сервисные центры «КЛЮЧАВТО»  укомплектованы самым современным оборудованием, что позволяет предоставлять полный спектр услуг по ремонту и техническому обслуживанию автомобилей. Строгое соблюдение технологии ремонта, выполнение рекомендаций завода-изготовителя, постоянное обучение персонала гарантирует высокое качество ремонта и обслуживания каждого автомобиля.

Кроме того, каждый автоцентр  группы компаний  предлагает широкий перечень  оригинальных запасных частей, аксессуаров, дополнительного оборудования по каждой марке.

Для оптимизации работы автоцентров, компания развивает собственную инфраструктуру и выделяет дочерние предприятия, обслуживающие дилерскую сеть (логистика, охрана, общепит, сеть портальных автомоек и др.).  В "КЛЮЧАВТО" постоянно совершенствуются внутрифирменные стандарты качества и стандарты процессов работы. В каждый процесс внедряются  инновации, которые по праву отмечены представительствами марок.

Самое главное в работе "КЛЮЧАВТО" - это взаимосвязь клиента и компании. Сегодня это находит отражение в официальном слогане:  КЛЮЧАВТО – Ваша автомобильная жизнь!

В настоящий момент руководством автохолдинга «КЛЮЧАВТО» сформировано видение перспективного развития. После  нескольких  лет работы в автомобильном бизнесе,  мы определили приоритеты в развитии и сформулировали нашу миссию.

Миссия компании  - обеспечить клиентов компании самыми передовыми услугами высшего качества и предоставить выбор в лучшей сети автосалонов  юга страны.

Благодаря следованию единым принципам и поставленным целям  на протяжении 10 лет, компания «КЛЮЧАВТО» успела за короткий срок превратиться из одного дилерского центра в один из крупнейших автохолдингов России.

Все сотрудники, работающие в компании и ставшие частью команды  «КЛЮЧАВТО», должны быть в курсе  приоритетов развития, а также  заявленных целей и задач, поставленных перед автохолдингом. Ведь от работы каждого зависит успешность общего дела.

Компания работает для того, чтобы максимально эффективно использовать капитальные, финансовые и человеческие ресурсы бизнеса с целью повсеместного удовлетворения клиентских потребностей. Это лежит в основе философии развития бизнеса «КЛЮЧАВТО».

Стратегия компании условно  делится на внешнюю и внутреннюю:

- стратегия роста (внешняя). Дальнейшее развитие дилерской сети и увеличение количества автоцентров и станций технического обслуживания.

- стратегия развития и закрепления (внутренняя). Системная оптимизация всех внутренних процессов и технологий, направленных на улучшение качества обслуживания и увеличение лояльных клиентов.

Основная (генеральная) цель - максимизация финансового результата компании за счёт приращения и развития конкурентных преимуществ бизнеса путём совершенствования внутренних и внешних бизнес-процессов.

Сегодня в компании сформированы стратегические цели, которые представляют собой не только качественные направления развития компании, но и конкретные показатели, которые компания хочет достичь в ближайшие годы, а именно:

- обеспечение высокого уровня клиентской удовлетворённости (лояльности);

- обеспечение высокого качества предоставляемых услуг как внутренних, так и внешних;

- повышение эффективности всех бизнес-процессов, в том числе тех, которые влияют на лояльность;

- повышение квалификации персонала. Мотивация и нацеленность на развитие.

В компании уверены, что можно достигнуть целей, стоящих перед ней, благодаря знанию потребностей наших клиентов, работе и обучению высококвалифицированных специалистов, постоянному введению новых технологий, а также  системному подходу развития компании.

ООО «Ключ-Авто» формирует высококлассный комплексный поход к удовлетворению потребностей клиента, делает возможным максимальное удовлетворение его нужд и желаний и превышаем ожидания. Компания прогрессирует вместе с ее партнерами и, в то же время, развивается самостоятельно, идя впереди своих конкурентов.

 

 

2 Анализ системы документооборота  и ее эффективности

 

 

Согласно Основным положениям государственной службы документационного  обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету  и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив[6].

Служба ДОУ в ООО «Ключ-Авто» создана со дня появления самой организации на краснодарском рынке и является самостоятельным подразделением в организации. Главными функциями являются:

- контроль за обеспечения  единого порядка организации  и ведения делопроизводства;

- контроль оформления документов согласно современным требованиям;

- прием и первичная  обработка документов, поступающих на имя руководства;

- регистрация документов;

- отправка документов;

- информационно-справочная  работа с документами;

- формирование архива;

- разработка внутренних  нормативно-методических документов  по вопросам  документационного  обеспечения управления;

- участие в постановке  задач, разработке, проектировании  и внедрении новых информационных  технологий;

- осуществление контроля  за организацией документационного  обеспечения и методическое руководство  работой с документами в структурных подразделениях компании;

- осуществление контроля  за  оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

- обеспечение экспедиционной  обработки, доставки, регистрации  документов и справочной работы  с ними;

- разработка номенклатуры  дел Компании, обеспечение хранения дел;

- организация машинописных, копировальных работ с документами  и оперативного использования  документной информации.

Основными задачами являются:

- обеспечение четкой  организации делопроизводства в  компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

- методическое   руководство   и   контроль   за  организацией  делопроизводства в структурных  подразделениях и филиалах компании;