Отчет по практике в ООО «Ключ-Авто»

Резервы повышения эффективности  документооборота ООО «Ключ-Авто» лежат в автоматизации его. Существуют оценки, что от 60% до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Так, среднее количество обрабатываемых документов 1 сотрудником службы ДОУ за год составляет 10 972 экземпляров. Большая часть рабочего времени сотрудников уходит на регистрацию, отправку, информационно-справочную работу с документами и на формирования архива. Другая часть рабочего времени на решение вопросов, которые не терпят «отлагательство», и совсем не остается время на контроль за обеспечением единого порядка организации документооборота, контроль за оформлением документов согласно современным требованиям и на разработку внутренних нормативно-методических документов. Все эти предпосылки говорят о необходимости внедрения системы автоматизации документооборота.. 

В таблице 2.2 представлены положительные и отрицательные стороны документооборота ООО «Ключ-Авто».

Прежде чем перейти  к выбору системы электронного документооборота, необходимо произвести сравнения  российских систем электронного документооборота

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Документооборот – это  движение документов в организации  с момента их получения или  создания до завершения исполнения, передачи в архив или отправке. Его понятие  и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В литературе того времени  была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Анализ теоретического материала  показывает, что документооборот сегодня также подразумевает регламентацию поэтапно единых принципов организации движения документов, которые выражены в современной литературе в понятие этапы документооборота.

Под этапами документооборота подразумевается сформулированные общие правила организации документооборота, в которые включают поэтапно прием  и первичную обработку поступивших в организацию документов, предварительное рассмотрение документов, регистрацию, а также порядок движения документов внутри организации и обработку исполненных и оправленных документов. Так, анализ документооборота ООО «Ключ-Авто» показывает, что он может быть более совершенен. Были выявлены ряд недостатков в этапах документооборота. Это отсутствие инструкции по делопроизводству, положение о службе ДОУ, положение об экспертной комиссии, перечня нерегистрируемой документации.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию управления документооборотом организации. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение о службе ДОУ, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Также рекомендуется внести изменения в следующие этапы делопроизводства:

-  первичная обработка  поступающих документов (разработать  и использовать список нерегистрируемой  документации; при распределении  поступающей документации подлинники  передавать ответственному исполнителю);

- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию  только в компьютерной форме);

- формирование и оформление  дел  (необходимо все документы  сформировать в дела и оформить  их с учетом требований современного  законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись с указанием должности и отметку о согласовании).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

1. Организационные документы ООО «Ключ-Авто».
2. Распорядительные документы ООО «Ключ-Авто».
3. Справочно-информационные документы ООО «Ключ-Авто».
4. Усманова Н. Р Документооборот предприятия, М. : Приор, 2000, - 400 с.
5. Делопроизводство и документооборот на предприятии № 12 декабрь (78) 2008, - 95 с.
6. Климовой М. А.; Документооборот как средство правового оформления хозяйственных операций, разработка темы, советы и рекомендации, ред.-сост. А. Т. Гаврилов, М. И. Посошкова, Москва: 2008, - 176 с.
7. Настольная книга индивидуального предпринимателя: регистрация, налогообложение, учет, документооборот: полное практическое руководство / А. В. Касьянов, Д. В. Кислов, Москва: ГроссМедиа : Российский бухгалтер, 2007, - 357 с.
8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Доступ из справ. – правовой системы «КонсультантПлюс».
9. Анодина Н. Н. Документооборот в организации: практическое пособие Москва: ОМЕГА-Л, 2007, - 173 с.
10. Жеребенкова А.В. Документооборот на предприятии, М., 2004, - 381 с.