Процессы и функции управления проектами

1.Процессы и функции управления проектами

Управление проектом имеет целью  оптимизировать движение финансовых и  денежных потоков, а также эффективно решать проблемы, возникающие между  хозяйственными субъектами в процессе реализации инвестиционного проекта. Ответ на вопрос, как искусно руководить этим движением и отношениями, составляет содержание Управления проектом.

Успешность выполнения проекта  определяется тем, насколько эффективно осуществляется его замысел, в котором  сконцентрированы интересы всех тех, кто  работает над его реализацией. Но эффективная реализация замысла  проекта возможна только при согласованном  целенаправленном развитии всех процессов, обеспечивающих эту реализацию, т.е. при эффективном управлении процессом  выполнения проекта.

Проект можно определить как  систему связанных между собой  элементов. Связи между элементами проекта, возникая и развиваясь во времени, формируют процесс его реализации. Иначе говоря, процесс выполнения проекта есть процесс реализации определенных связей между всеми  его элементами. С этих позиций  понятие управления проектами можно  определить следующим образом:

Система управления проектом представляет собой определение, установление, регулирование  и развитие связей между элементами проекта, обеспечивающих достижение поставленных перед проектом целей”.

Реализация большинства проектов зависит от того, насколько велики ресурсы, позволяющие достичь поставленной перед проектом цели, и как они  используются. Отсюда возникает проблема оптимального управления ресурсами. Однако управление ресурсами является частью проблемы управления проектами и  связано с предметным подходом к  управленческой деятельности.

Управление является чрезвычайно  сложным видом деятельности в  любой области экономики. Управление реализацией проектов в этом смысле - не исключение. Поэтому принцип  системности по отношению к управлению процессом реализации проектов, т.е. взгляд на него как на систему, вполне естественен.

Управление проектом, как и любой  другой вид управления включает в себя стратегию и тактику управления. Под стратегией понимаются общее направление и способ использования средств для достижения поставленной цели. Этому способу соответствует определенный набор правил и ограничений для принятия решения. Стратегия позволяет сконцентрировать усилия на тех вариантах решения, которые не противоречат принятой стратегии, отбросив все другие варианты. Тактика — это конкретные методы и приемы для достижения поставленной стратегией цели. Задачей тактики управления является выбор наиболее оптимального решения и наиболее приемлемых в данной хозяйственной ситуации методов и приемов управления.

Проектный подход представляет из себя одну из разновидностей процессного подхода к управлению. В данной главе мы рассмотрим основные процессы на которых строится Управление проектами.

В числе основных процессов  управления проектами мы рассмотрим следующие:

• Инициация (начальная или прединвестиционная фаза)
• Планирование
• Организация выполнения
• Анализ
• Управление изменениями
• Завершение.

Инициация (начальная или  прединвестиционная фаза)

Причины появления проектов

В чем заключаются причины  появления проектов? С чего начинается проект?

Наиболее типичные причины  таковы:

• неудовлетворенный спрос;
• избыточные ресурсы;
• инициатива предпринимателей;
• реакция на политическое давление;
• интересы кредиторов.

Сутью процесса инициации  проекта является формирование и  обоснование концепции проекта.

Разработка концепции  проекта (инвестиционного) в российских условиях включает в себя:

• формирование инвестиционного замысла (идеи) проекта;
• исследование инвестиционных возможностей.

Из этих причин вытекают и цели проекта.

Формирование инвестиционного  замысла (идеи) проекта

Формирование инвестиционного  замысла (идеи) проекта проходит по следующим шагам:

• Предварительная экспертиза идей, отвечающих целям проекта.
• Проработка и формулирование целей и задач проекта.
• Формирование основных характеристик проекта.
• Предварительный анализ осуществимости проекта.
• Определение состава сведений, которые потребуются для разработки проекта.
• Подготовка резюме проекта.

Исследование инвестиционных возможностей проекта

Исследование инвестиционных возможностей проекта включает в себя следующие шаги:

• Изучение прогнозов экономического и социального развития региона осуществления проекта.
• Формирование инвестиционного замысла инвестора и изучение условий для его осуществления.
• Предпроектное обоснование инвестиций, анализ альтернативных вариантов и выбор проекта.
• Подготовка декларации о намерениях.
• Разработка предварительного плана проекта.
• Выбор и согласование места размещения объекта, экологическое обоснование проекта и его экспертиза.
• Предварительное инвестиционное решение и задание на разработку ТЭО инвестиций.

Планирование

Сущность планирования состоит  в обосновании целей проекта  и способов их удовлетворения на основе:

• выявления детального комплекса работ;
• определения эффективных способов и методов их выполнения;
• определения ресурсов всех видов, необходимых для проекта;
• установления взаимодействия между участниками проекта.

В методологии управления проектами сложилась следующая  система планов:

• Укрупненный (предварительный) план реализации проекта, включающий потребности в основных видах ресурсов - разрабатывается на начальной (прединвестиционной) стадии.
• Стратегический план проекта - предназначен для того, чтобы показать, как промежуточные этапы реализации логически выстраиваются по направлению к конечным целям проекта. В нем определяются:
• основные этапы и контрольные точки проекта, характеризующиеся сроками завершения комплексов работ и ввода объектов, производственных мощностей, объемами выпуска продукции;
• порядок взаимодействия исполнителей проекта;
• потребности в материальных, технических и финансовых ресурсах с распределением по годам и квартала.
• Текущие планы - разрабатываются на год или квартал. Предназначены для уточнения сроков выполнения комплексов работ (подготовительные работы, поставка материалов и оборудования, освоение производственных мощностей и т.д.), четкого разграничения работ, за которые отвечают разные участники.
• Оперативные планы - разрабатываются на сутки, неделю, месяц и используются для детального определения заданий участникам по комплексам работ.
• Функциональные планы - разрабатываются по функциям управления проектом (финансовые планы, программа качества и т.д.)
• Календарные планы - расписания и графики работ, выполняемых различными участниками, которые увязывает эти работы между собой по времени и возможностям обеспечения различными ресурсами. Типы календарных планов выбираются в зависимости от целей планирования и особенностей проекта.

Процесс планирования включает в себя следующие основные этапы:

• цели, задачи и основные технико-экономические показатели проекта, продолжительность и ресурсы, спецификацию выполняемых работ, этапов и вех проекта;
• структуризация проекта;
• организационно-технологические решения;
• сетевые модели пакетов работ;
• оценка реализуемости, оптимизация по срокам и критериям качества и другим критериям;
• потребности в ресурсах;
• документы по пакету планов;
• утверждение планов и бюджета;
• доведение плановых заданий до исполнителей;
• подготовка и утверждение отчетной документации для контроля планов.

Следует обратить внимание на то, что содержание и количество этапов могут изменяться в зависимости  от типа проекта, его масштаба и стоимости.

Организация выполнения

В организации выполнения проекта мы выделим три ключевых процесса:

• контроль выполнения планов и использования ресурсов
• оценка состояния работ
• регулирование хода реализации проекта.

Контроль выполнения планов и использования ресурсов:

Контроль - это процесс, в ходе которого руководитель проекта устанавливает, достигаются ли поставленные цели, определяет - правильны ли его решения, выявляет причины, вызывающие отклонения, и обосновывает решения по необходимым коррективам в выполнении заданий участниками, чтобы не допустить ущерба реализации проекта (срыв сроков, превышение в использовании ресурсов, низкое качество и т.д.).

Процесс контроля включает в себя:

• мониторинг ( систематическое наблюдение за всеми процессами проекта)
• выявление отклонений от целей реализации проекта с помощью ряда критериев и ограничений, которые фиксируются в календарных планах, бюджетах, расчетных потребностях в трудовых и материальных ресурсах и т.д.
• прогнозирование последствий сложившейся ситуации
• обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия .

Различают три основных вида контроля: предварительный, текущий  и заключительный.

Оценка - этот процесс, сутью которого является периодическое подведение промежуточных итогов и также итогов по завершению проекта лицами, которые, как правило, не работают непосредственно на проекте (для объективности).

Обращаем ваше внимание на то, что общим для контроля и  оценки является то, что оба процесса выполняют функцию обратной связи . При этом различия между этими процессами заключаются в том, что:

• контроль осуществляет руководитель проекта , а оценку проводят внешние специалисты;
• контроль осуществляется на постоянной основе и детально, а оценка - периодически и в общем по проекту.

Регулирование хода реализации проекта

Процесс регулирования состоит из следующих процедур, повторяющихся с принятой в проекте периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц):

• сбор и подготовка оперативной информации о состоянии комплекса работ и предоставлении ее в проектную команду;
• обновление моделей и подготовка данных для их расчета (пересчета);
• расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов;
• анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;
• обсуждение и принятие решений по дальнейшей реализации комплекса работ;
• разработка оперативно-календарных планов (квартальных, месячных, недельных, суточных и т.д.) и доведение их до участников проекта.

Анализ

В методологии управления проектами выделяют проектный анализ, целью которого является определение  результатов (ценности) проекта.

Различают следующие виды проектного анализа:

• технический,
• финансовый,
• коммерческий,
• экологический,
• организационный,
• социальный,
• экономический.

В практике руководитель проекта  использует данные виды анализа с  учетом сложности самого проекта  и в соответствии со здравым смыслом.

Управление изменениями

Управление изменениями  относится к ключевым интеграционным процессам в УП, который охватывает весь жизненный цикл проекта.

Под изменениями в проекте  понимается замена одного решения другим при разработке и реализации проекта  в связи с воздействием внешних  и внутренних факторов. Соответственно и источники изменений делятся на внешние и внутренние.

К внешним источникам изменений относят: политические, законодательные, экономические, социальные, технологические, экологические, международные и другие факторы. Команда проекта имеет весьма ограниченные возможности по влиянию и управлению этими источниками изменений. Их необходимо учитывать и гибко на них реагировать на протяжении всех этапов проекта.

Внутренние источники  изменений происходят из среды самого проекта, из взаимоотношений участников в ходе реализации проекта. Любой из участников оказывает свое влияние на ход проекта и может вызвать значительные изменения в предметной области, в календарных сроках, в финансировании проекта, в графиках поставок материалов и оборудования и т.д. Значительную часть внутренних изменений невозможно предвидеть на стадии разработки, так как они связаны с появлением новых проектных решений, более эффективных материалов, конструкций, технологий и др.

Другая часть изменений  связана с отставанием от запланированных  сроков, объемов в результате влияния  факторов самого различного рода - не только внутренних, но и внешних (социальных, природно-климатических и т.д.). На проект, который реализуется внутри компании, может оказать радикальное  воздействие изменение приоритетов  в стратегии организации и, в  свою очередь, приоритетов среди  выполняемых этой организацией проектов. А это, как правило, влечет за собой  и конкуренцию среди проектов за ресурсы, и кадровые перестановки внутри проектных команд, и осложнение межличностных отношений.