Ситуационный анализ в управлении: роль и методика проведения

- Двухтуровое анкетирование

- Многомерное шкалирование

- Факторный анализ

 

Под ситуационным анализом принято понимать проводимый периодически (1—2 раза в год ) анализ деятельности фирмы в ее отношениях с внешним для нее миром. Целью  ситуационного анализа является «внутренняя ревизия» и оценка прошлой деятельности фирмы, рассмотрение ее достижений и неудач, вскрытие причин тех и других, выявление компетентности сотрудников и эффективности их работы, а также ответы на другие вопросы, некоторые из которых приведены ниже. В процессе ситуационного анализа выявляют положение фирмы с точки зрения требований рынка, возможности изменить (если потребуется) это положение с учетом влияния внешней среды и внутреннего состояния производственной системы (материально - технической базы, трудовых и информационных ресурсов). Для оценки внутреннего состояния фирмы в процессе ситуационного анализа выявляют степень готовности элементов производственной системы к обеспечению выполнения требований рынка. С этих позиций анализируется технико-экономический уровень развития следующих элементов: служб подготовки производства (в т.ч. конструкторских, технологических служб, организации производства); производственных подразделений основного производства (в т.ч. заготовительных, обрабатывающих, сборочных, испытательных и т.п.); обслуживающих подразделений производственной инфраструктуры (в т.ч. информационных, энергетических, инструментальных, технического обслуживания и ремонта, транспортных и т.п.); подразделений социальной инфраструктуры (в т.ч. служб быта, лечебных и оздоровительных учреждений, учреждений культуры, детских учреждений и т.п .Количественную оценку внутреннего состояния осуществляют с помощью показателей, характеризующих отношение числа подразделений (рабочих мест), способных по своему составу, техническому состоянию экономически эффективно обеспечить требования потребителей продукции, к общему числу подразделений (рабочих мест), которыми располагает фирма.

Для проведения ситуационного анализа информационный центр накапливает информацию из государственных источников; отраслевых и региональных информационных центров; международных информационных центров; периодической печати; материалов выставок, симпозиумов, конференций; опросов контактных аудиторий ;других источников.

Ситуационный анализ на фирме осуществляется путем непосредственного обследования фирмы, оценки технико-экономического уровня подразделений и рабочих мест, подготовки материалов для выявления целей стратегического развития фирмы. В результате ситуационного анализа устанавливается существующая система реализации бизнес-процессов и управления ими, а также соответствующая информационно-технологическая модель функционирования организации. СА является одним из самых действенных методов самоанализа и самоконтроля за результатами хозяйственной деятельности предприятия и управления его системами. Он показывает высшему руководству и руководителям отдельных подразделений своеобразный «срез» того положения, в котором на момент проведения анализа находится предприятие. Хорошо проведенный ситуационный анализ позволяет руководству даже процветающего предприятия избавиться от иллюзий и трезво взглянуть на истинное положение вещей на предприятии, наметить новые, наиболее перспективные направления развития основной хозяйственной деятельности, в том числе составить перспективный бизнес-план, маркетинговый план или стратегическую маркетинговую программу. Ситуационный анализ также является одним из источников разработки прогнозов предприятия, бизнес-плана и других разделов перспективных планов.

Наглядно можно  представить ситуационный анализ в  виде следующих блоков:

 

Рис. 1. Структура  ситуационного анализа

 

1.2 Методика  проведения ситуационного анализа

 

Вся работа по организации  и проведению ситуационного анализа  на всех этапах, его методическому и информационному сопровождению осуществляется аналитической и рабочей группами соответственно с поставленными перед ними задачами и делегированными им полномочиями. Так, в частности, к числу задач, решаемых аналитической и рабочей группами, относятся:

- разработка системы отслеживания возникновения критических ситуаций, требующих проведения ситуационного анализа;

- создание мониторинга по отслеживаемым направлениям деятельности;

- подбор, адаптация и разработка методов анализа и систематизации информации;

- подбор и адаптация модуля статистического анализа данных;

- определение и актуализация перечня отслеживаемых направлений деятельности;

- определение эталонных ситуаций для каждого отслеживаемого направления деятельности;

- формирование и актуализация банка ситуаций (как эталонных, так и проанализированных ранее);

- формирование и актуализация банка экспертов;

- подготовка инструментария, включая математический аппарат, для определения факторов, характеризующих развитие ситуации, и индексов оценки их состояния;

- определение и актуализация факторов, характеризующих состояние ситуации, оценка их сравнительной важности, разработка индексов оценки состояния ситуации;

- подбор и адаптация методов формирования оценочных систем;

- подбор и адаптация методов организации, проведения и определения результатов "мозговой атаки" по оценке ситуации, включая схемы подачи информации, схемы достижения стабилизации мнений и прекращения "мозговой атаки";

- определение выработанных альтернативных- вариантов;

- подбор и адаптация методов экспертного прогноза изменения показателей и индексов, характеризующих ситуацию;

- подбор и адаптация методов разработки сценариев;

- подбор и адаптация методов определения результатов коллективных экспертных оценок;

- подбор и адаптация методов оценки степени согласованности экспертных суждений и определения "коалиций" экспертов - единомышленников;

- подбор, адаптация и разработка методов оценки качества экспертных заключений, включая оценку точности;

- подбор и адаптация методов анализа чувствительности ситуации.

Проведение  СА на современном технологическом  уровне требует разработки и использования  банков данных (ситуаций, сценариев, экспертов, результатов ситуационного анализа  поступившей информации) и специальных  автоматизированных систем, предназначенных для обработки данных и сопровождения основных процедур СА. К числу таких систем относятся автоматизированные системы поддержки СА, основанные на методе аналогий, автоматизированные системы диагностики ситуаций, обработки статистической информации, многомерного шкалирования, факторного анализа, кластер-анализа, автоматизированные системы оценки ситуаций, автоматизированные системы экспертного оценивания (АСЭО), предназначенные для получения, обработки и анализа экспертной информации, и т. д.

Если при  выработке управленческих решений  в организации ситуационный анализ занимает значительное место и проводится регулярно, то целесообразно создание специальной организационной структуры, основной задачей которой является обеспечение и сопровождение ситуационного анализа. В частности, может оказаться целесообразным создание центра ситуационного анализа или ситуационной комнаты.

Проведение  ситуационного анализа, как правило, эффективно только тогда, когда он осуществляется профессионально, с использованием современных технологий и специально разработанных методов.

Ситуационный  анализ позволяет, исходя из более глубокого  понимания ситуации и динамики ее развития, вырабатывать и принимать  более обоснованные управленческие решения, а также предвидеть возможное возникновение кризисных ситуаций и принимать своевременные меры по их предотвращению.

Особенно актуальным является проведение ситуационного  анализа при решении сложных  комплексных проблем, а также  проблем, представляющих для организации  особую важность. В целом, ситуационный анализ предприятия предполагает:

Следуя современному пониманию задач и возможностей ситуационного анализа, приведем описание его основных этапов, образующих единую технологию. При этом будем придерживаться следующей терминологии.

Ситуация — это сочетание внутренних и внешних факторов, обстоятельств, условий, активных и пассивных действующих сил, требующее принятия соответствующих стратегических и важных тактических решений, определяющих деятельность организации, а также обеспечивающих предупреждение кризисных явлений. Предполагается, что ситуация развивается в соответствии с определенными закономерностями ("правилами игры") под действием тех или иных внутренних механизмов и событий, происходящих вне организации.

 

Рис. 2. Ситуационный анализ на предприятии

 

Эталонная ситуация — типичная, характерная для данного направления ситуация, уже возникавшая ранее, по которой есть информация о принимавшихся решениях, действиях и результатах этих действий.

Банк ситуаций — это систематизированная информация о ситуациях, хранящаяся, как правило, на машинном носителе, снабженная специальным инструментарием для эффективного хранения, поиска и актуализации (обновления) данных.

Экспертная  комиссия — группа высококвалифицированных специалистов, сформированная для проведения экспертизы (в частности, "мозговой атаки") в процессе ситуационного анализа.

Технолог — специалист, имеющий необходимые профессиональные знания и опыт организации и проведения ситуационного анализа.

Аналитик  — специалист, обладающий как необходимыми профессиональными знаниями и опытом анализа ситуаций данного направления, так и опытом сопровождения ситуационного анализа, подготовки аналитических отчетов и заключений.

ЛПР — лицо либо орган, принимающие решения в анализируемой ситуации.

Индекс — обобщенный показатель, рассчитываемый с помощью оценочной системы и характеризующий состояние ситуации.

Приведем описание основных этапов ситуационного анализа.

 

 

2 Ситуационный  анализ фирмы ООО «Томас» и разработка рекомендаций по улучшению деятельности организации на основе деятельности ситуационного анализа

 

2.1 Краткая  характеристика ООО «Томас»

 

ООО «Томас»  была основана в 2006году. Общество с  ограниченной ответственностью «Томас» создано на основании требований Гражданского кодекса Российской Федерации и в соответствии с федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью». Устав ООО «Томас» зарегистрирован 25.06.2006 года. ООО «Томас» является малым предприятием.

Единственным  учредителем Общества и генеральным  директором является Гаврилина Елизавета  Александровна.

Местонахождения Общества с ограниченной ответственностью «Томас»: Российская Федерация, Московская область, г. Чехов, ул. Советская, 27.

ООО «Томас»  занимается ремонтно-реставрационными работами.

Фирма «Томас»  завершила проекты по реконструкции  и реставрации здания управления СКЖД и здания управления Куйбышевской железной дороги, пансионата «Луч»  в г.Серпухове. В Москве на Всероссийской  выставке фирма выиграла тендер на проект реставрации музея-заповедника А.П.Чехова в Мелихове. Проект был одобрен министром культуры. Также фирма оказывает услуги частным лицам по ремонту квартир, домов, коттеджей.

Фирма является коммерческой организацией и преследует извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности.

Миссией фирмы  является: повышение качества жизни  людей путем создания комфортных условий для труда и отдыха, а также сохранение памятников культуры для потомства.

На фирме  «Томас» работает 48 человек. Для выполнения строительно-монтажных работ в период осуществления проектов дополнительно нанимаются рабочие.

Организационная структура «Томас» представлена на рис.3:

 

Рис. 3. Организационная  структура фирмы «Томас»

 

Руководство текущей  деятельностью ООО «Томас» осуществляет директор. Директору фирмы непосредственно  подчиняются: отдел снабжения, отдел  кадров, главный архитектор, главный  бухгалтер, главный инженер и  главный механик. В отдел снабжения  входят снабженец и экспедитор. Они подчиняются начальнику отдела снабжения. Главному архитектору подчиняется проектно-сметная группа, в которую входят архитекторы и сметчики. Главному бухгалтеру подчиняются бухгалтера. Главному инженеру подчиняются кладовщик и прораб. Прорабу подчиняются рабочие: столяры и плотники, штукатур-маляр, монтажник, фасадчик, паркетчик, лепщик, сантехник, электрик, разнорабочие. Главному механику подчиняются водители.

 

2. Проведение ситуационного анализа на предприятии ООО «Томас»

 

Оценка предприятия на данный момент, или насколько хорошо работает существующая стратегия. Она включает обзор прошлой стратегической деятельности компании и определение логической взаимосвязи отдельных частей стратегии.

 

Индикаторы  деятельности	2006г	2007г	2008г
Размер рынка	2,3%	2,5%	2,9%
Рост объема услуг	12	15	19
Чистая прибыль	1980тыс	1900тыс	2200тыс
Возврат инвестиций	120тыс	100тыс	95тыс
Кредиты, займы	-	-	-

Табл. 1 Индикаторы стратегической деятельности

 

Результаты  текущей оценки предприятия показали, что прибыль от деятельности с каждым годом возрастал, но не значительные суммы. Объем оказываемых услуг также имеет тенденцию к увеличению, но доля рынка потребителей весьма мала. Анализ показал, что финансовое положение предприятия является неустойчивым. Для формирования запасов и затрат предприятия не достаточно имеющихся в наличии собственных средств. Долгосрочные кредиты и займы отсутствуют. Следовательно, источником формирования запасов и затрат являются краткосрочные кредиты и займы, что свидетельствует о неустойчивом финансовом состоянии.