Анализ и описание работы

Этап 5-анализ работы, проводимый менеджером совместно с ее исполнителем. Анализ работы позволяет получить информацию о сущности и функциях, выполняемых на данном рабочем месте. Эту информацию следует проверить совместно с работником, выполняющим эту работу, а также с его непосредственным руководителем. Проверка информации позволит определить, является ли информация фактически корректной, полной и легкой для понимания всеми заинтересованными лицами. Этот этап анализа может также помочь получить одобрение работником данных, собранных Вами при анализе работы, дав ему возможность подкорректировать Ваше описание его деятельности.

Этап 6- разработка описания и спецификации работы. В большинстве случаев описание и спецификация работы представляют собой два реальных результата анализа работы. Описание работы - это документ, содержащий информацию о работе, выполняемой на данном рабочем месте и ответственности, а также об особенностях рабочего места, таких как условия труда и безопасность. Спецификация работы содержит информацию о личных качествах, чертах характера, навыках и образовании, необходимых для выполнения работы. Это может быть представлено в виде как отдельного документа, так и составной части описания работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Методы сбора информации  для анализа и описания работы (должности)

 

Существует множество методов, которые можно использовать для  сбора информации о работе. На практике можно использовать любой из приведенных  методов или комбинацию методов  с учетом целей анализа. Например, опрос может подходить для  разработки описания работы и подготовки требований к кандидатам. Опросный лист, используемый для анализа работы, более подходит для укрупненного определения размера компенсаций.

Наиболее распространенными методами сбора информации для анализа  работы являются: 
1) собеседование (интервью); 
2) использование опросных листов (анкетирование); 
3) наблюдение.

Собеседование (интервью). Большинство собеседований представляют собой интервью «индивидуального» типа - прямой диалог между аналитиком и работником и его руководителем. Когда имеет место значительное число идентичных работ, то можно применить «групповые» интервью - собеседование с группой работников, выполняющих одну и ту же работу. Следует, однако, всегда помнить об относительной точности информации, получаемой в процессе собеседования. Это объясняется тем, что одни и те же операции могут по-разному восприниматься исполнителями работы, кроме того, интервьюеры также по-разному могут воспринимать (и записывать) полученную информацию. Для уменьшения вероятности получения и обработки неточной информации целесообразно разработать процедуру ее перепроверки, например либо путем консультаций с непосредственным начальником анализируемого работника, либо путем регулярной стыковки записей различных интервьюеров (аналитиков) по схожим операциям (работам). Целесообразна также комбинация собеседования с другими методами анализа работы. Одним из условий эффективного применения метода собеседования при анализе работы является четкое планирование собеседования заранее, его общей схемы, последовательности задаваемых вопросов. Полезно также при подготовке к собеседованию составить контрольные списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки, основные направления деятельности.

Использование опросных листов (анкетирование). Суть метода заключается в том, что работников просят заполнить опросный лист (анкету), в котором они опишут свои обязанности и ответственности.

В одних случаях опросники представляют собой чрезвычайно структурированный  опросный лист. Каждому работнику  предлагают списки из сотен различных  обязанностей и заданий (таких, как  “гибка и резка проволоки”). Его  просят ответить, выполняет ли он каждое задание из списка, и если да, то как  много времени обычно тратит на каждое из них.

В других опросниках этот лист состоит  из исключительно “открытых” вопросов и просит работника “описать основные обязанности, выполняемые на рабочем месте”. На практике наилучший опросный лист представляет собой нечто среднее из этих двух крайних случаев.

Ниже приводятся основные информационные блоки, на основе которых разрабатываются  вопросы, включаемые в соответствующие  вопросники для проведения анализа  работы: название должности, главная цель работы, перечень основных задач и обязанностей работника, требуемое образование и профессиональная квалификация-минимальный и желательный уровень, особые навыки или способности, например, умение работать с цифрами, способность четко говорить и т.д.

Вопросники должны быть составлены таким образом, чтобы получать точные и правильные ответы. Иными словами, вопросник составлен качественно, если в нем преобладают вопросы типа что? кто? как? почему? когда? где?

Как структурированные, так и неструктурированные  опросные листы имеют свои достоинства  и не лишены недостатков.

Достоинство опросного листа — это, эффективный способ получения информации от большого числа работников.

Недостаток опросного листа заключается в том, что его разработка и тестирование (например, проверка того, понимают ли опрашиваемые вопросы) могут оказаться дорогостоящими и требующими больших затрат времени процессами.

Наблюдение. Когда работа является открытой, то прямое наблюдение того, что работник делает, может дать большую часть информации, требующуюся для ответа на вопросы о самой работе и для суждения о личностных требованиях, предъявляемых к работнику. Некоторые виды работы сами предполагают прямое наблюдение, к примеру рутинные работы с высоким содержанием ручного труда, где большинство операций можно наблюдать, так как они не требуют существенных умственных усилий или проявления индивидуальной свободы действий, и где стандартизированные операции с коротким циклом являются нормой. Более сложные работы в области управления менее пригодны для анализа путем наблюдения. Наблюдение может быть сплошным и выборочным, причем второе является более сложным, чем первое. При выборочном наблюдении за операциями, выполняемыми нерабочем месте, информация собирается в произвольные интервалы времени во время полного рабочего цикла. Целью каждого наблюдения является получение моментной картины того, что работник делает в исследуемом интервале, и фиксация частоты выполнения исследуемых операций. Метод наблюдения достаточно прост и эффективен.

 

5 Условия эффективного анализа и описания работы (должности)

 

Как видно из приведенного выше материала, анализ работы является довольно трудоемкой процедурой. Ниже приводится 9 проблем, которые необходимо учитывать службам  управления персоналом и руководителям  подразделений при проведении анализа  работы.

Первое условие эффективного анализа  работы – это выбор для анализа  достаточно обученных и мотивированных исполнителей. Жизненно важно для анализа работы - запрашивать данные от исполнителей. Никто не знает точных деталей о своей работе так, как непосредственно их исполнитель.

Однако здесь проблема заключается  в том, что исполнители редко  дают данные высокого качества. Одной  из причин этого является то, что  они редко достаточно обучены  или подготовлены для выдачи качественных данных. Обычно аналитик (эксперт) просит исполнителя работы заполнить операционные вопросники, журналы проведенных  операций или устно описать их работу, но исполнителям работ не показывается правильная техника выполнения задания. Поэтому на выходе получаются неясные, недостаточные и неточные данные. Очевидно, что выбранный исполнитель  должен иметь достаточные аналитические  навыки.

Второй причиной того, что исполнители  не могут дать качественных данных, является недостаток соответствующего стимулирования. Работники редко  вознаграждаются за качество собранных  данных и редко получают достаточно времени для их сбора. Так же редко  им сообщают о качестве их данных и  важности этой работы.

Второе условие эффективного анализа  работы – это выделение экспертам (аналитикам) достаточного количества времени для проведения анализа. Довольно часто анализ рабочих мест проводится в пожарном порядке. В результате дефицита времени аналитикам (экспертам) не дается достаточно времени для того, чтобы продумать или записать то, что они исследуют.

Многие работы меняются по содержанию во времени на протяжении периода  в несколько недель или месяцев. Вследствие этого требуется время, чтобы у работника установилось мнение относительно профиля его  работы или чтобы правильно ответить на вопросы анкеты о его работе. Если они ведут записи о работе неделю-другую, это редко бывает достаточным временем для получения  данных о действительной годичной загрузке работой.

Третье условие эффективного анализа  работы – поддержка высшего руководства. Успех любого проекта может быть достигнут с трудом без поддержки высшего руководства. Оно должно быть вовлечено в анализ работы, по крайней мере при разъяснении всем работникам важности их полного и честного участия в работе. К сожалению, эта ключевая ступень часто пропускается.

Четвертое условие эффективного анализа  работы – это участие в анализе  работы руководителя и подчиненного ему исполнителя. Слишком много анализов работы планируется и проводится одним лицом (или малой группой), которое несет исключительную ответственность за этот анализ.

Аналитик (эксперт) должен получать от работников предложения по лучшему  времени проведения исследований и  дать работникам право голоса при  обсуждении порядка сбора данных. Часто анализ проводят в периоды  пиковой загрузки работой, когда  внимание работников поглощено работой, а не анализом работы.

Специалист, проводящий анализ работы, должен также проконсультироваться у работника по методу сбора данных. Это дает работникам возможность  выразить свое предпочтение тому или  иному методу, что часто вносит ясность в схему обследования и сбора данных, адаптируемых к различным рабочим ситуациям.

Пятое условие эффективного анализа  работы – концентрация не только на том, что есть, а и на том, что  должно быть (связь со стратегическим планированием). Это проблема, на которой многие анализы работы терпели поражение: работников спрашивали, что они делают, а не то, что они должны делать. Например, такие инструменты, как рабочий журнал и метод наблюдений, больше уделяют внимание тому, как работники используют рабочее время. Этот вид данных ценен, но анализ работы не может останавливаться на этом. Анализ работы должен быть расширен до определения того, что должен делать работник и как он должен распределять свое время. Организация не должна терпеть или соглашаться с деятельностью своих работников и методами работы, которые не отвечают ее интересам. Естественно, что работники за какой-то период времени отклоняются от задач организации. Личные интересы в соединении с недостаточным контролем руководителя вступают в конфликт с целями организации. Поэтому любое описание деятельности не всегда отражает действительное совпадение проделанной работы с тем, как она должна быть сделана.

Важная часть анализа работы должна включать сравнение того, что  в действительности происходит с  тем, что планировалось. Если обнаружена значительная разница, должны предприниматься  корректирующие действия.

Шестое условие эффективного анализа  работы – исключение возможности  искажения аналитической информации в личных интересах. Без соответствующего планирования и подготовки работники, предоставляющие данные для анализа работы, могут их искажать - часто несознательно. Но некоторые работники искажают факты в своих интересах. Если работник, например, чувствует, что руководство оценивает не все его усилия, этот работник может стараться произвести на руководство впечатление, заполнив вопросник многими дополнительными данными или добавляя дополнительные статьи в рабочий журнал. Или работники могут хотеть более высокую оценку их работы, концентрируя внимание на некоторых разделах работы, в которых они себя чувствуют наиболее опытными и компетентными. Эта группа источников информации может преувеличивать затрачиваемое время или важность, придаваемую этим разделам работы.

Когда работа наблюдается напрямую или снимается на пленку, работник может спешить, замедлять работу или работать иначе, чем в обычных  условиях. Или он захочет показать, что перегружен, устает и угнетается своей работой так, что он замедляет  работу или приходит в нерабочее  состояние.

Практически невозможно полностью  устранить ошибочные данные в  анализе работы. Однако достаточное  обучение работников вместе с действиями руководства по обеспечению контроля за анализом работы могут привести в конце концов к минимизации  проблемы.

Седьмое условие эффективного анализа  работы – обязательная проверка данных на надежность и действенность. 
Одним из серьезных недостатков типичного анализа работы является то, что слабо проверяются надежность и ценность полученных данных. С точки зрения действенности, руководство должно бы задавать себе такие вопросы, как: «Задавались ли при исследовании правильные вопросы?», «Дало ли оно правильные данные?» и «Собрали ли мы данные о работе, которые действительно правильны?». Чтобы убедиться в надежности и ценности информации, необходимо проверить состоятельность данных.

Самым эффективным способом избежать ошибок является проведение анализа  работы по данным, полученным из двух или  более источников.

Восьмое условие эффективного анализа  работы – расширение формата для  сбора данных. Такие ценные инструменты для сбора данных, как вопросники, собеседования и хронометраж, обычно мало стимулируют опрашиваемого вдаваться в детали относительно различных аспектов работы. Поэтому работники часто забывают упомянуть некоторые параметры и характеристики.

Сбор данных о работе частями  помогает работникам понять и рассмотреть  всю проделываемую работу. Например, попросив служащего представить  данные о своих традиционных и  нетрадиционных работах, деятельности как руководителя и как исполнителя, постоянной и эпизодической работе, индивидуальных и групповых работах, мы тем самым помогаем ему продумать  весь объем работ по частям. Такой  форматный подход предпочтительнее сплошному собеседованию или  одноразовому перечислению работником его задач.

Просьба работнику подумать о распределении  его работы по категориям деятельности, обеспечивают проникновение в характер потребностей работника. Работник может  понимать, например, что огромная часть  его времени расходуется на общественные дела, хождение в помещении, задержки и прочее.

Сосредоточение на использовании  рабочего времени увеличивает весомость  данных, которые нельзя получить при  упрощенных процессах, концентрирующихся  исключительно на идентификации  рабочих операций. Определение частей работы и определение того, как  работники распределяют свое время  между этими частями, является очень  важным.