Анализ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом

Существуют две системы, удерживающие лидирующие позиции на рынке средних информационных систем управления персоналом, именно они нам наиболее интересны для сравнения: "RB HR & Payroll - Управление кадрами и Зарплата" - Робертсон и Блумс Корпорейшн и "БОСС-Кадровик" – Корпорация АйТи.

Остальные компании разработчики, как правило, продвигают и продают комплексные финансово-управленческие системы, либо ERP-системы, в состав которых входит модуль по управлению человеческими ресурсами и примеры внедрения отдельно таких модулей единичны. То есть, чтобы автоматизировать управление кадрами, клиенту необходимо купить всю ERP-систему, иначе инвестиции в информационные технологии будут неэффективны (так называемая – кусочная автоматизация).

RB HR&Payroll - функционально полный, стабильный, гибкий и легко управляемый продукт.

Это международное решение для предприятий различного уровня и сфер деятельности, позволяет автоматизировать и упорядочить типичные операции в сфере управления персоналом:

- управление штатным  расписанием;

- прием, продвижение  по службе, перевод между подразделениями, увольнение работников;

- обучение и  аттестация персонала;

- поддержка разнообразных  компенсационных схем;

- расчет зарплаты;

-управление бюджетами  подразделений по зарплате, найму, обучению персонала.

Уникальность RB Human Resources & Payroll определяет наличие таких характеристик как:

- мощнейшие средства  анализа информации;

- работа на различных  платформах, операционных систем  и СУБД;

- открытый доступ  к данным при совершенной защите  информации;

- ведение архива  справочной информации;

- удобный интерфейс  со встроенными средствами анализа;

- многоэкранные справочники работников;

- настраиваемые  интеллектуальные экранные формы;

- настраиваемость расчета заработной платы, выполнения расчетов и получения отчетов;

- двухуровневая  настройка расчетов зарплаты  и платежей предприятия;

- расчет зарплаты  с возможностью многократного  пересчета и исправления ошибок;

- мощный встроенный  генератор отчетов; поддержка документооборота;

-масштабируемость;

-параметризируемые  средства переноса результатов  расчета зарплаты в систему  бухгалтерского учета.

Схожие наборы характеристик имеются и в "БОСС-Кадровик", но в отличие от него, RB HR & Payroll полностью интегрирован с Crystal Reports (генератор бизнес отчетов); имеет интерфейс с Lotus R/5, возможен доступ к системе с помощью браузера MS IE (HTML – клиент); поддерживает несколько языков и многовалютную обработку данных, функциональность продукта позволяет в течение нескольких часов перейти с одной платформы на другую, при этом не требуется переобучение персонала, имеет интерфейсы с SunSystems, Scala, Concord, JD Edwards One World, SAP R/3, а также может быть интегрирован с финансовыми модулями любого другого программного обеспечения. А модуль "Табельный Учет" считается лучшим среди всех существующих систем.

Из всего перечисленного следует что реализация требований своевременного обеспечения процессов управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформление в виде автоматизированной системы управления кадрами АСУ "Кадры" или ее варианта - автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления.

Практика зарубежных стран свидетельствует о возможности подсоединения предприятий к межотраслевым и общегосударственным локальным сетям, что позволяет иметь более полную информацию о рынке труда в целом и даже об отдельных работниках - их прошлых мест работы, специализации, квалификации и т.п.

 

2. Анализ информационно-технического  обеспечения системы управления  персоналом ООО "БТСП"

 

 

2.1 Краткая характеристика  предприятия ООО "БТСП"

 

ООО "БТСП" - это предприятие по перевозке пассажиров, грузов и ремонту прочих автотранспортных средств.

Предприятие решает задачи по удовлетворению потребностей потребителя нуждающихся в транспортных услугах и в перевозке груза.

Предприятие активно проводит согласованную политику во всех сферах своей деятельности, что позволяет содействовать процессам концентрации ресурсов, прежде всего для решения задач в перевозках, формирования научно-технического и технологического задела по перспективным направлениям развития транспортных перевозок.

Сущность предприятия заключается в увеличении доходности, обеспечении стабильности и создании максимально благоприятных социально – экономических условий своим сотрудникам, поддержании и развитии высокой культуры производства, сохраняющей окружающую среду.

Цели данной фирмы на 2009 г.:

1. Увеличение объемов  перевозок.

2. Освоить новые  рынки, и занять лидирующее положение  на них.

3. Обеспечение согласованных  сроков поставок.

4. Поддержание репутации  фирмы у потребителей.

5. Обновление машинного  парка.

6. Повышение квалификации  персонала (как управленческого, так  и исполнительного).

7. Улучшение условий  труда работников.

В основу организационной структуры управления ООО "БТСП" положена концептуальная модель диверсифицированной организации, ориентированной на стратегическое управление. Данная структура представляет линейную организацию управления. Распределение должностных обязанностей осуществлено таким образом, чтобы каждый служащий был максимально нацелен на выполнение производственных задач организации (см. приложение 1).

Конкретная ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами на предприятии ООО "БТСП" возложена на профессионально подготовленных работников отдела по управлению персоналом.

При управлении финансами на предприятии финансовый отдел выполняет следующие функции: финансовое планирование на предприятии (текущие и перспективные планы, анализ их выполнения); анализ финансового состояния; организация работы по привлечению дополнительных внешних финансовых ресурсов; финансовый отдел рассчитывает окупаемость средств на предприятии; финансовый контроль на самом предприятии за законностью использования финансовых ресурсов.

Рассмотрим технико - экономические показатели предприятия (см. приложение 2).

Изучив основные технико - экономические показатели в ООО "БТСП" за 2006, 2007 и 2008 годы необходимо сделать следующие выводы:

Выручка на этом предприятии за 2008 год составила 510 т. р. (пятьсот десять тысяч) рублей, т. е. увеличилась на 11 т. р. (499 - 510) по сравнению с 2006 годом.    Себестоимость проданных товаров в 2008 году по сравнению с 2006 увеличилась на 1 т.р. (445 - 444). Прибыль от продажи увеличилась, что положительно для организации ее прирост составляет 118,18 %.Стоимость основных средств снизилась на 105. Валюта баланса в 2008 году увеличилась на 56,86 % (156,86-100). Выручка возросла всего на 1, 62 % (101,62-100), что является незначительным ростом. Валовая прибыль увеличилась на 18,18% (118,18-100), что положительно сказывается на платежеспособности, прибыльности и рентабельности предприятия, также имеется прибыль для налогообложения, что видно из таблицы. Так как в 2008, 2007 и 2006 годах организация получила прибыль, соответственно налог на прибыль составляет 10 т. р.

Производительность труда в 2008г. по сравнению с 2006 г. в абсолютном значении снизилась на 3,25 % (100-96,75) – это свидетельствует о снижение трудоемкости производства т. к. наблюдается увеличение основных средств на 10,26 % (110,26-100).

В отчетном периоде произошло снижение рентабельности собственного капитала по чистой прибыли на 1,44 % (100-98,56). Это могло быть вызвано снижением собственного капитала на 1,2 % (100-98,8).

Рентабельность продаж в 2006 г. по сравнению с 2008 г. увеличилась на 1,8 т.р. (12,82-11,02), что характеризует повышение эффективности предпринимательской деятельности.

Рентабельность капитала по прибыли до налогообложения за 2008 г. по сравнению с 2006 г. снизилась на 38,33 % (100-61,67),что отрицательно.

Затраты на рубль выручки от продажи в 2006 г. по сравнению с 2007 г. снизилась на 2,02 % (97,98-100) – это было вызвано понижение себестоимости проданных товаров.

Проведенный анализ позволяет сформулировать ряд рекомендаций по совершенствованию хозяйственной деятельности предприятия.

Главный бухгалтер подчиняется напрямую директору предприятия. Штат отдела бухгалтерского учета насчитывает 8 человек. Более полное использование компьютерных технологий в области бухгалтерского учета позволит сократить численность отдела до 5 человек. Главный экономист подчиняется напрямую директору предприятия. В экономическом отделе работает 9 человека. Начальники цехов предприятия подчиняются напрямую директору предприятия. Подчинение такого количества производственных подразделений разного производственного направления директору напрямую сильно снижает эффективность управления их деятельностью. Целесообразно передать управление цехами начальнику экономического отдела. Отдел кадров укомплектован 1 сотрудником и подчиняется директору предприятия. Таким образом, директору предприятия остается контроль за отделом бухгалтерского учета, экономическим отделом, отделом кадров. Рекомендуется также ввести должность специалиста по маркетингу, который будет подчиняться напрямую директору предприятия.

При рассмотрении предложенного нами подхода совершенствования организационной структуры видны очевидные его преимущества. Они проявляются в более широкой самостоятельности подразделений и менее жестком контроле со стороны высшего руководства, которое в основном будет осуществляться по финансовым результатам.

Таким образом, предложенные изменения дадут следующий экономический эффект:

1. Сокращение отдела  бухгалтерского учета до 5 человек  позволит снизить внепроизводственные  расходы. Это может быть достигнуто  путем внедрения автоматизированных  программ бухгалтерского учета.

2. Введение единицы  специалиста по маркетингу позволит  получить максимальную прибыль  от предоставления услуг предприятием, так как это даст возможность  реализовывать услуги предприятия  непосредственно покупателю, минуя  целую цепочку посредников (см. приложение 3)

Для снижения себестоимости на предприятии рекомендуется провести следующие организационно – технические мероприятия:

1. Совершенствование  организации услуг и труда.

2. Провести поиск  новых поставщиков деталей и  ГСМ.

3.Свести к минимуму  привлечение сторонних организаций. В данный момент предприятие  имеет возможность полностью  отказаться от услуг сторонних  организаций. Полный отказ от  привлечения сторонних организаций  в производственный процесс снизит  себестоимость продукции.

Таким образом, внедрение данных мероприятий позволит снизить себестоимость продукции, что непосредственно отразится на эффективности финансовой деятельности предприятия.

2.2 Анализ действующей  системы управления на предприятии ООО "БТСП"

 

Проанализировав методы и принципы ведения кадровой политики мы пришли к выводу, что как таковая кадровая политика на предприятии ООО "БТСП" не ведется. Кадровая политика ведется спонтанно, и не систематично. Кадровая работа строится преимущественно без учета длительной перспективы и соответствующих прогнозов. Многие показатели движения, эффективности работы с кадрами не рассчитывались на предприятии ни разу.

Состав кадров на этом предприятии достаточно не стабилен. Нестабильность кадров ведет за собой ухудшение производительности труда на предприятии, что связанно с адаптацией новых сотрудников в коллективе.

Одним из недостатков кадровой политики ООО "БТСП" – является ее неверный подход к набору, подготовке и вербовке кадров. Подбором руководящих кадров занимается директор. А набор работников (исполнителей) осуществляют непосредственно начальники подразделений и отделов. В идеале, работу по подборке персонала должен осуществлять отдел кадров. Организовывать анкетирования, собеседования, и представлять наиболее достойных кандидатов на вакансию непосредственно комиссии состоящей из директора, и начальника отдела, на вакансию которого претендует кандидат.

Проанализировав соответствие кадровой политики со сложившимися на предприятии традициями, организационной культурой, мы пришли к выводу, что сотрудники не ощущают на себе проводимую политику управления кадрами. Не учитывается психологический климат на предприятии, потенциальные возможности коллектива, изменения во внешнем окружении. Поэтому целесообразно проводить социологические исследования с целью изучения реакции со стороны коллектива на выбранную кадровую политику.

И главное, необходимо провести меры по активизации персонала, его мотивации на труд, т.к. не видна (мало заметна) заинтересованность каждого сотрудника в общем деле предприятия. Ведь одной из подзадач кадровой политики является выбор наиболее действенных методов мотивации персонала. Мотивировать – значит затронуть их важнейшие интересы, дать им шанс реализоваться в процессе работы.

Для улучшения кадровой политики ООО "БТСП" рекомендуется провести следующее.

Прежде всего, необходимо усилить системность в подборе кадров и охватить этой работой весь спектр: от найма до ухода сотрудника. Необходимо улучшить процедуру выдвижения: информация о вакансиях, кандидатах, ответственность рекомендующих регламентация права выдвигать кандидатов, процедуры обсуждения, назначения и введения в должность. Если брать каждый из этих моментов порознь, то они кажутся не очень существенными, но в совокупности они позволяют поднять на новую ступень всю работу по подбору кадров.

План по трудовым ресурсам на предприятии ООО "БТСП" должен разрабатываться с целью произвести расчеты относительно числа служащих, которые потребуются организации, и профессиональной структуры, которая будет необходима в данный период. Следует также принять решения об источниках потенциального набора, установить и поддерживать контакты для обеспечения того, чтобы потребности организации и потенциальное вознаграждение за труд, денежное или моральное, были известны будущему составу служащих. Так как предприятия берут на работу людей самого разного профессионального уровня и нуждаются в самых различных специальностях, сеть набора служащих должна быть достаточно широкой и разнообразной. Для набора младших служащих хорошим источником являются местные школы, и многие предприятия поддерживают полезные контакты с ними, чтобы принимать участие в договорах о профессиональной подготовке школьников. Большинство крупных предприятий принимают также участие в ежегодных встречах с выпускниками высших учебных заведений с целью обеспечить их информацией о возможностях карьеры. Источники набора более квалифицированных служащих на руководящие должности разнообразны, среди них службы занятости, специальные агентства и консультанты по набору кадров, а также "хедхантез", или консультанты по поиску руководящих административных работников.