Анализ процесса поиска, отбора и найма в компании

Анализ процесса поиска, отбора и найма в компании 
 

Для анализа процесса поиска отбора и найма персонала  в компании воспользуемся подходом, рассмотренным в первой теоретической  главе. Рассмотрим процесс через  этапы, которые описываются в  этой главе.  

В настоящее время  в компании нет отдельного специалиста  по подбору персонала. Функции по кадровому обеспечению распределены между различными сотрудниками. 

Планирование потребности  в персонале. Как отмечалось выше, в компании отсутствует кадровое планирование и не отлажены информационные потоки. В связи с этим возникает  следующая проблема: ответственные  сотрудники не получают вовремя информацию о новых возникающих вакансиях. В настоящее время основная потребность  в персонале возникает в связи  с открытием новых медицинских  офисов. Генеральный директор, в  свою очередь, не сообщает информацию о планах по открытию новых офисов, ответственные за подбор персонала  сотрудники узнают о необходимости  поиска новых людей, как правило, не раньше, чем за 1 месяц до открытия, что не дает возможности вовремя  найти и подготовить необходимый  персонал. 

Анализ работы в  контексте системы поиска, отбора и найма персонала подразумевает  обновление информации о содержании работы сотрудника на вакантной позиции (если такая должность уже существует) или сбор информации и описание работ  которые будет выполнять сотрудник  придя в компанию на вновь созданную  должность. Следующим этапом анализа  работы должно стать определение  квалификационных требований и критериев  отбора кандидатов. 

Чаще всего возникает  потребность в медперсонале, водителях-курьерах и администраторах. Все эти должности  имеют ряд особенностей в рамках компании.  

·  Медицинский  персонал относится к одному из самых  дефицитных на рынке труда, что существенно  затрудняет его поиск. 

·  Функции водителей-курьеров связаны, во-первых, с управлением  автомобилем, во-вторых, с перевозкой денежных средств и ценных грузов, что заставляет уделять особое внимание психологическим свойствам личности кандидата. 

·  Одно из требований к администраторам – обязательное наличие медицинского образования, так как практика показала, что  человек, не имеющий высшего образования, не может разобраться в короткие сроки во всем спектре проводимых медицинских анализов, на уровне, чтобы  адекватно работать с клиентами. А, в свою очередь, не каждый человек  с медицинским образованием пойдет на такую работу, и, как отмечалось выше, на рынке труда большой дефицит  людей с медицинским образованием. 

Анализом работы в компании должен заниматься непосредственный руководитель будущего сотрудника, но в ИНВИТРО подобных работ не ведется. В компании существуют ранее разработанные  должностные инструкции, но они не обновляются, кроме того, при отборе кандидатов они также не учитываются. В итоге, не формируются ясные  и необходимые критерии отбора кандидатов. Это ведет к тому, что кандидаты  отбираются не по единой системе критериев, а по интуиции и предположениям интервьюера, что ведет к большой субъективности оценки кандидатов. 

Поиск персонала, источники  поиска. Поиск персонала в ИНВИТРО  ведется только одним путем: при  возникновении вакансии Заместитель  генерального директора по административным вопросам размещает объявление в  одной из бесплатных газет и затем  ведется отбор кандидатов по телефону и при отборочном интервью. 

Как отмечалось выше, в компании не отлажена обратная связь, кроме того отбор кандидатов ведется  разными сотрудниками. В итоге  не отслеживается эффективность  использования печатных СМИ при  поиске кандидатов, а при принятии решения каким путем искать кандидатов не учитывается, какое из средств  поиска будет наиболее эффективным  для конкретной должности. В итоге  это приводит к низкой эффективности  размещения объявлений о вакансиях, неэффективному использованию денежных средств и увеличении сроков поиска необходимых кандидатов. 

Затраты на поиск. Для  замещения каждой вакансии размещается, в среднем, 3 объявления размером 5х5 см в еженедельной газете «Соседи», стоимость объявления за один выход  составляет 1100 руб. Также по различным  газетам о работе размещаются 4-5 объявлений размером 5х10 см, стоимость  которых примерно одинакова для  всех газет и составляет 400 руб. Таким  образом, стоимость поиска для одной  вакансии составляет 900руб. + 400руб. х 5=2900руб. 

Отбор персонала. Рассмотрим распределение функций по отбору персонала более подробно.  

Отборочные собеседования  на позиции администратора проводит заместитель генерального директора  по административным вопросам. Подбором медицинских сестер и другого  медицинского персонала занимается старшая медицинская сестра. Административный персонал подбирает заместитель генерального директора по медицине. Водителей-курьеров подбирает заместитель генерального директора по хозяйственной части. 

Отборочное интервью проводит не специалист в области  побора персонала, а руководители подразделений, которые не обладают необходимыми знаниями о технологиях поиска и подбора  персонала, из-за чего должным образом  не определяется соответствие кандидата  и должности по квалификационным и ценностным требованиям. Кроме  того, они тратят на это времени  больше (вследствие неподходящей квалификации), чем потратил бы специалист по подбору  персонала. Замещение вакансии происходит очень медленно и может занимать до нескольких месяцев 

Поиск и отбор  персонала является трудоемким и  затратным по времени процессом, который не входит в функциональные обязанности ответственных за подбор сотрудников, что, следовательно, отвлекает  их от основной работы и снижает  ее эффективность.  

Окончательное решение  по кандидату на работу принимает  тот сотрудник, который проводит интервью. При проведении отборочного  интервью сотрудники не пользуются какими-либо специальными методиками отбора, полагаясь  на собственную интуицию и опыт, практически не анализируется прошлый  опыт работы и причины увольнения сотрудника. Не уделяется должного внимания и личностным характеристикам  работника. Из документов сотрудника анализируются  необходимые медицинские сертификаты  и документы об образовании (если они требуются для данной должности). 

В среднем, продолжительность  одного интервью составляет 30 минут. Для  замещения одной вакансии проводится 5-7 интервью. Кроме того, сотрудник, ответственный за подбор, тратит время  на ответы по телефону звонящим кандидатам. Для одной вакансии средняя продолжительность  телефонных разговоров, по результатам  наблюдений, составляет 2 часа. Средний  размер оклада ответственных за отбор  сотрудников составляет (20000руб.х3+14000руб.)/4=18500руб. Средняя норма рабочих часов  в месяц – 170 часов. Таким образом, средняя стоимость отборочного  интервью для вновь принятого  сотрудника составит (6*0,5ч.+2ч.)*18500руб./170ч.=550руб. 

Испытательный срок и профессиональная адаптация новых  работников. Испытательный срок является неотъемлемой частью процесса замещения  свободной вакансии. На этом этапе  новый сотрудник окончательно проверяется  на предмет соответствия новой должности, совместимости с коллективом  и с ценностями компании. Кроме  того, сам сотрудник определяется, подходит ему эта компании или  нет. 

Установленная норма  испытательного срока в компании составляет 2 месяца. Но в компании испытательный  срок носит скорее формальный характер, нежели используется как наиболее надежный способ отбора сотрудников. 

В компании не существует разработанной программы адаптации  и критериев оценки успешности прохождения  испытательного срока. Вследствие этого  компания не может в полной мере оценить способности сотрудника, что периодически приводит к тому, что сотрудник проходит испытательный  срок, но в последующие 3-4 месяца увольняется  сам, или его увольняют за несоответствие должности. 

Стоит отметить, что  данный этап отбора является наиболее дорогостоящим для компании, так  как в затраты включаются все  расходы на сотрудников которые  не прошли испытательный срок или  которые были неверно оценены  в его процессе и в итоге  ушли из компании. 

Резюмируя вышесказанное, можно сделать вывод, что процесс  обеспечения компании персоналом не отлажен, поиск и отбор ведутся  некомпетентными в этой области  сотрудниками, таким образом, в компании осуществляется деятельность по обеспечению  персоналом, однако отсутствует системность  в решении этого вопроса. Следствием этого являются следующие проблемы: замещение вакантных позиций  происходит очень медленно, а вновь  принятые сотрудники уходят из компании в первые шесть месяцев работы, из-за того, что на этапе отбора не была выявлена несовместимость работника  и компании. 

Проведенный анализ дает основание сделать следующий  вывод: разработка и внедрение системы  поиска, отбора и найма персонала  для компании ИНВИТРО должна позволить  решить компании проблему недостатка персонала и, соответственно, замедления открытия новых медицинских офисов, что, в свою очередь, должно позволить  сохранить компании конкурентные позиции  и долю рынка.

Глава 3. Разработка системы поиска, отбора и найма  персонала в ООО «Medicine»

3.1 Описание проекта  системы поиска, отбора и найма  персонала 
 

Во второй главе  данной дипломной работы мы пришли к выводу о необходимости разработки и внедрения системы поиска, отбора и найма персонала в ООО  «Medicine».  

Для определения  продолжительности работ по разработке и реализации проекта построим диаграмму  Ганта (рис. 3.2). 

Таким образом, мы видим, что процесс разработки и планирования проекта занимает 68 дней, а процесс  непосредственной реализации, т.е. поиска, отбора и найма 187 дней. Общая продолжительность  проекта составляет 255 дней. 

Основной целью  нашей работы является разработка системы  поиска, отбора и найма персонала. В нашем проекте для достижения наилучшего результата необходимо взаимодействие нескольких элементов. Во-первых, необходимо взаимодействие субъекта и объекта  системы. Для системы поиска, отбора и найма персонала ООО «Medicine»  объектом является кандидат на вакантную  должность, т.е. человек добровольно  согласившийся предоставлять о  себе информацию и пройти некоторые  испытания. Субъектом является специалист по подбору персонала. Данное взаимодействие протекает в процессе подбора  персонала. Цель данной системы является выбор сотрудника, профессиональные и личностные качества которого максимально  соответствуют требованиям вакантной  должности и организации в  целом.  

Функция системы  – своевременное удовлетворение постоянно растущей потребности  в персонале вызванной активным развитием компании и открытием  новых медицинских офисов. 

Наша система является открытой, на нее воздействуют различные  факторы внешней среды: дефицит  медицинского персонала на рынке  труда, активное развитие конкурентов, что ведет к необходимости  более интенсивного замещения вакансий, трудовое законодательство которое  накладывает определенные ограничения  и др. В качестве обратной связи  для нашей системы будет выступать  оценка эффективности процесса подбора  и найма персонала. Входы рассматриваемой  системы – кандидаты, претендующие на вакантную должность, выход системы  – вновь принятые работники, успешно  прошедшие испытательный срок. 

Однако центральное  место в нашей системе занимает процесс поиска, отбора и найма  персонала в компании, который  состоит из этапов, рассмотренных  в первой главе дипломной работы, так как именно это является основным процессором системы. 

Обобщив вышесказанное, можно представить описанную  нами систему подбора и найма  персонала в виде схемы (рис. 3.3). 
 

Рисунок 3.3 – Модель системы поиска, отбора и найма  персонала в ООО «Medicine» 
 

Основным системообразующим  фактором является процесс поиска, отбора и найма персонала. В первой главе данного исследования нами были выделены следующие этапы: планирование персонала, анализа работы, поиск  персонала, отбор и профессиональная адаптация новых работников. Рассмотрим необходимые действия для реализации этих этапов. 

Планирование персонала 

Планированием численности  персонала должны заниматься непосредственные руководители подразделений с учетом планов развития компании и особенностей деятельности. 

Составим таблицу  делегирования функции планирования численности персонала (табл. 11). 
 

Таблица 11 – Распределение  функции планирования персонала

Ответственное за планирование лицо 

Должности, для которых  будет производиться планирование 

Генеральный директор и исполнительный директор 

Административный  персонал: заместители генерального директора, менеджер по персоналу 

Заведующий клинико-диагностической  лабораторией