Анализ программного средства автоматизации в ООО «Каравелла»

На номенклатуру и совокупность включаемых в них информационных технологий влияют структура управления, сложившаяся в учреждении, технологии предметных областей, схема распределения  обязанностей и целей между сотрудниками. Таким образом, номенклатура зависит  от управленческой структуры, а содержание - от целей, реализуемых ЛПР.[15, 88]

Состоит из трех основных компонентов; обучающей системы, комплекса программных продуктов по обработке информации и сервисных средств.

Обучающая система включает в себя: интегрированную строку подсказок, систему закладок, указателей и справок, встроенная система примеров, гипертекстовая система документации, включающая руководство  пользователя и руководство программиста, система контроля и обнаружения  ошибок.

Комплекс программных  продуктов для обработки информации включает в себя:

• для пакетного режима: ввод информации с дискет, сканера, по каналам связи (компьютерная связь, модемная связь), автоматизированные расчеты, обработку данных, вывод данных на печать, формирование архивов за отчетный период.
• для диалогового режима: ввод с клавиатуры, обработку информации в реальном времени, выписку документов с загрузкой базы, вывод данных по запросу на принтер, экран, в файл, работу с архивами.[16, 181]

Сервисные средства для настройки  включают: настройку значности реквизитов, эргономическое обеспечение экранных форм, настройку цвета и звука, визитную карточку предприятия, установку  системы доступа к данным, настройку  алгоритмов расчетов, настройку таблиц входимости, настройку устройств (принтер, модем, сканер), календарь подготовки и сдачи отчетности.

Сервисные средства для эксплуатации включают: ведение классификаторов, генератор отчетных форм, администратора баз данных сетевого доступа, инструментарий для устранения последствий аварий, для приема и передачи данных по каналам связи, для копирования  и сохранности информации, мониторинга, а также часы, таймер, калькулятор.

Информационная система, осуществляющая процесс поддержки  принятия решения менеджерами, должна обеспечить реализацию целей их деятельности. Одной из наиболее распространенных форм реализации является система взаимосвязанных  и взаимодействующих, в том числе  руководителя и исполнителя. Руководителю нужна обобщенная, достоверная и  полная информация, позволяющая принимать  правильные решения, а также средства анализа и планирования различных  сфер деятельности хозяйственного субъекта. К этим средствам относятся методы: экономико-математические, моделирования, анализа различных сфер деятельности, статистические, прогнозирования, а также обеспечивающие технологии - табличные, графические и текстовые процессоры, электронная почта, СУБД.[11, 136]

Специалисту-исполнителю  необходим удобный инструментарий для обеспечения профессиональной деятельности в конкретной области, что определяется применяемыми в  данной сфере предметными технологиями и разделением обязанностей между  управленческими работниками. Программное средство данного уровня характеризуется жестким включением в программный продукт функциональных и обеспечивающих технологий, что позволяет использовать специалиста невысокой квалификации, поскольку его действия носят декларативный, а не процедурный характер и глубоких знаний предметной технологии от него не требуется, так как они заложены разработчиками программного обеспечения

Программное средство автоматизированной деятельности менеджера - совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области "управление персоналом", позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы. Программное средство менеджера представляет собой программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия менеджера в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач. [13, 172]

Создание программного средства менеджера предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на средства вычислительной техники. Менеджер выполняет только определенную часть ручных операций, требующих творческого подхода, и принимает управленческие решения, используя выходную информацию. При этом пользователь, контролируя работу вычислительных средств, вносит необходимые изменения в значения параметров моделируемых процессов и исходные данные в процессе обработки информации для реализации регламентируемых должностной инструкцией функций.

Как инструмент рационализации и интенсификации его деятельности обеспечивает выполнение в автоматизированном режиме информационно-справочного обслуживания, учета и анализа кадрового обеспечения, реализацию отдельных задач прогнозного характера. Учитывая, что пользователем является неспециалист в области вычислительной техники, средства программного сопровождения должны быть максимально упрощены, а диалоговые средства должны обеспечить "дружелюбие" по отношению к пользователю. Внедрение в сферу деятельности по управлению персоналом приводит к определенному изменению выполняемых менеджером функций и изменению взаимоотношений с др. сотрудниками данной службы, вызывает необходимость разработки организационного обеспечения при проектировании, включающего комплект документов, регламентирующих деятельность менеджера. Возможности проектируемых в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. Поэтому на стадии проектирования следует четко сформулировать требования к основным параметрам технических средств, входящих в состав. Внедрение оказывает положительное воздействие на организацию труда менеджера. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ программного средства автоматизации в ООО «Каравелла»

2.1 Характеристика  предприятия связи ООО «Каравелла»

 

Целью предприятия связи является увеличение объектов потребительского рынка, уверенность и надежность для клиентов.

Что касается внешней среды предприятия связи, то она питает фирму ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала. Такой постоянный обмен помогает фирме развиваться. Потребителями являются физические и юридические лица, желающие приобрести услуги связи, предлагаемые фирмой.

Организационная структура ООО «Каравелла» - линейная. Персонал группируется по тем задачам, которые они выполняют.

Организационная структура  агентства основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только директор. Соблюдение этого принципа обеспечивает единство управления.

Преимуществами такой  структуры можно назвать:

• простое построение
• однозначное ограничение задач, компетенции, ответственности руководителя за результаты
• оперативность и точность управленческих решений

Недостатки:

·        концентрация власти в управляющей верхушке

·        руководитель должен быть универсальным специалистом

·        сильная  загрузка руководителя информацией

К персоналу предъявляется  много требований, среди которых  быстрая реакция на спрос, борьба за потребителя, умение приспосабливаться  к частым изменениям ситуации на туристском рынке. Высокий динамизм деятельности заставляет каждого работника, особенно руководящих, постоянно заботиться о своей квалификации.

ООО «Каравелла» пользуется различными средствами коммуникаций со своими партнерами, потребителями. Использует рекламу и другие источники для продвижения товаров и услуг на рынок.

В ООО «Каравелла» менеджеры играют важную и решающую роль в коллективе. В первую очередь они занимаются продвижением услуг. А для этого необходимо, провести переговоры, заключить договор на право продвижение услуг, далее работать, выполняя условия договора.

Менеджеры ООО «Каравелла» самостоятельно контролируют ситуацию, касающуюся отчетной документации организации. Они понимают, что это самая ответственная часть их работы. В своей деятельности менеджеры руководствуются приказами и распоряжениями, нормативно-техническими документами. Здесь очень важным является информационное обеспечение. В документационном обеспечении выделяется три группы документов:

• внутренние (должностные инструкции, анализ отгрузок, информация по клиентам и т.д.)
• поступающие — входящие (заказы на услуги связи , счета для оплаты, накладные, счет-фактуры, приказы, распоряжения, письма, справки, служебные записки)
• отправляемые — исходящие (письма, договора, заявки и т. д. )

Все вышеперечисленное, вызывает необходимость автоматизировать деятельность менеджера.

 

 

 

 

2.2 Программное средство автоматизации менеджера на предприятие связи ООО «Каравелла»

 

Учет продвижения  услуг на предприятие, сюда входит и учет количества предоставленных услуг, оформление документов с клиентами, учет расчета с операторами, клиентами и получении отчетной информации об удаче или неудаче выполненных операций.

 В данной работе  основной задачей ставится правильная организации структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения, корректировки информации. А сама программа представляет собой справочную систему, которая продемонстрирует пример доступа к хранимой информации.

Главным требованием данной работы является правильные структуры  данных. Требования к разрабатываемой  системе были:

• четкая и логичная структура баз данных;
• способы получения информации из спроектированной системы.

Пользователи системы. Данная проектируемая система предназначена  для очень широкого круга пользователей.

Первыми пользователями этой системы являются менеджеры, т.к. они  вводят первичные документы. По мере надобности они могут удалять  документы, изменять уже существующие документы, добавлять информацию о  новых клиентах или операторах, формировать  отчеты для отслеживания неточностей  в учете.

Система может быть использована бухгалтером для получения информации о долгах операторам, и долгах клиентов агентству.

Процесс разработки проходил следующие этапы:

• разработка технического задания;
• сбор исходного материала;

 

• оформление проекта;
• представление результатов руководителю.

Реализация автоматизированной деятельности менеджера ООО «Каравелла»

Трудно представить себе более благодатную почву для  внедрения новых компьютерных технологий, чем туристическая деятельность. В принципе почти все задачи, которые  возникают в ходе работы туристических фирм легко поддаются автоматизации. Быстрая и бесперебойная обработка значительных потоков информации является одной из главных задач любой финансовой организации. В соответствии с этим очевидна необходимость обладания вычислительной сетью, позволяющей обрабатывать все возрастающие информационные потоки. Кроме того, многие туристические предприятия обладают достаточными финансовыми возможностями для использования самой современной техники.

Но нельзя сказать, что  рассматриваемое  предприятие связи ООО «Каравелла», готово тратить большие суммы на компьютеризацию. ООО «Каравелла» является прежде всего финансовой организацией, предназначенной для получения прибыли, поэтому затраты на модернизацию должны быть сопоставимы с предполагаемой пользой от ее проведения. В соответствии с общемировой практикой в среднем расходы в туристических фирмах на компьютеризацию составляют не менее 17% от общей сметы годовых расходов. Что же касается ООО «Каравелла», то их затраты гораздо меньше.

Интерес к развитию компьютеризированных систем определяется не желанием извлечь  выгоду, а, главным образом, стратегическими  интересами. Вкладывая средства в  программное обеспечение, компьютерное и телекоммуникационное оборудование ООО «Каравелла», в первую очередь, стремится к ускорению своей рутинной работы и победе в конкурентной борьбе.

Новые технологии помогают агентству изменить взаимоотношения  с клиентами и найти новые  средства для извлечения прибыли.

В качестве примеров технологий, используемых в туристической деятельности, можно назвать службы расчетов, целиком  ориентированных на Internet, экспертно-аналитические системы, использующие принципы искусственного интеллекта и многое другое.

В ООО «Каравелла» используются системы электронной почты, базы данных на основе модели "клиент-сервер", ПО межсетевого взаимодействия для  организации расчетов, Internet и другое.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение 

 

Менеджмент – профессиональный вид деятельности, осуществляемый специалистами  на базе определенной научно-практической  информации и ресурсов, которые представляют собой с помощью доступных  и рациональных методов и приемов  процесс регулирования  объектом (ми) для приведения его (их) в соответствие с поставленными целями.