Анализ внешней и внутренней среды организации

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Любая организация находится и  функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций  возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Проблема взаимоотношения организации и среды в науке стала рассматриваться впервые в работах А. Богданова и Л. фон Берталанфи в первой половине ХХ века. Однако в менеджменте значение внешней среды для организаций было осознано только в 60-е годы в условиях усиления динамизма ее факторов и нарастания кризисных явлений в экономике. Это послужило отправной точкой для интенсивного использования системного подхода в теории и практике управления, с позиций которого любая организация стала рассматриваться как открытая система, взаимодействующая с внешней средой.

Актуальность данной работы обусловлена  тем, что  в настоящее время  существует очень много различных  организаций в разных сферах общества и находящихся под влиянием разных факторов (будь то внутренняя среда или внешняя). И для того, чтобы определить стратегию поведения конкретной организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией.

Таким образом, в роли объекта данной курсовой работы выступит среда организации. Предмет исследования – методы изучения внутренней и внешней среды организации.

Целью данного проекта является исследование теоретической базы для  изучения внешней и внутренней среды  компании, определение ключевых компонентов  обеих средах и предоставление методик  для их изучения.

Задачи исследования:

• изучить основные понятия темы (организация, внешняя среда, внутренняя среда);
• рассмотреть сущность анализа внешней среды;
• рассмотреть принципы изучения внутренней среды;
• применить основные методы изучения среды на конкретной организации (в нашем случае ОАО «РЖД»);
• выделить основные проблемы ОАО «РЖД»;
• разработать рекомендации по устранению проблем и повышению эффективности деятельности компании.

При написании исследовательской  работы использовались учебно-методические источники, монографии, периодическая литература, электронные издания, актуальные на сегодняшний день (2005-2010 гг.).

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении обуславливается актуальность работы, определены цель, объект, предмет исследования.

В первой главе приведен анализ литературных источников, определены основные понятия  темы, описаны методы изучения среды  организации (PEST, SWOT, SNW, построение профиля организации, метод взвешивания каждого фактора).

Во второй главе исследована ОАО «РЖД», дана ее организационно-экономическая характеристика, проведен анализ внутренней и внешней среды с использованием методов PEST-анализа и SWOT-анализа, изучена ее организационная структура, сделаны выводы.

В третьей главе выделены выявленные в ходе анализа организации проблемы, разработаны рекомендации по их устранению.

Работа содержит 6 схемы и 12 таблиц.

1. Теоретико-методологические основы изучения среды организации

1. Основные понятия и принципы внутренней среды организации

Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни, — экономика, культура, наука, оборона, образование и даже личная жизнь.

Ч. Барнард понимал организацию  как «вид кооперации людей, который  отличается от других социальных групп сознательностью, предсказуемостью и целенаправленностью».

М. Мескон писал, что «организация составляет основу мира менеджеров, она  является причиной, обуславливающей  причину существования менеджмента».

Если обобщить приведенные большинством иностранных авторов понятия организации, то можно сделать вывод, что организация рассматривается ими как некий организм. В нем уживаются и переплетаются интересы личности и групп, ограничения и стимулы, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, неформальные инициативы и нормативные требования. У организаций есть свой облик, организационная культура, репутация и традиции. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи. Не понимая сущности организаций и закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать современные технологии их деятельности.

В российских источниках организация  определена как сознательно координируемое социальное образование с определенными  границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей  цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» - понимается управление, под «социальным образованием» — то, что организация состоит из отдельных людей и групп, взаимодействующих между собой¹.

Организации представляют собой  совокупность людей и групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе определенных правил и процедур, разделения труда и обязанностей².

Среду обитания организации  условно можно разделить на две  части: внешняя по отношению к  организации среда (макроокружение и непосредственное окружение) и внутренняя среда. Задача менеджмента состоит в том, чтобы обеспечивать поддержание баланса между организацией и внешней средой путем создания продукта и его обмена во внешней среде на необходимые для обеспечения жизнедеятельности организации ресурсы.

В процессе взаимодействия организации  с внешней средой стратегическое управление интересует, прежде всего, то, как должна вести себя организация  в долгосрочной перспективе, чтобы  в условиях конкурентного взаимодействия с другими организациями добиваться поддержания баланса в обмене с внешней средой, а, следовательно, обеспечивать устойчивое существование организации.

Организация как система  представляет собой совокупность взаимосвязанных  и взаимозависимых элементов, образующих единое целое³. Любая организация является открытой системой, поскольку взаимодействует с внешней средой. Она получает из внешней среды ресурсы в виде сырья, капитала, энергии, информации, рабочей силы и т.д., которые становятся элементами ее внутренней среды. Часть полученных ресурсов с помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукцию и услуги, которые передаются во внешнюю среду. Этот процесс изображен на рис. 1.1.

Рисунок 1.1 – Взаимодействие внутренней и  внешней среды

организации

 

Внутренняя среда организации  формируется в зависимости от ее миссии и целей, которые, в свою очередь, во многом определяются внешней  средой.

Внутреннюю среду организации можно рассматривать с точки зрения статики, выделяя состав ее элементов и структуру, и с точки зрения динамики, т.е. с точки зрения протекающих в ней процессов. Она включает все основные элементы и подсистемы, обеспечивающих процесс производства товаров и услуг, процесс управления, состоящий в разработке и реализации управленческих решений, а также социальные, экономические и другие процессы, которые протекают в организации⁴.

Внутренняя среда включает: цели организации; структуру организации (как формальную, так и неформальную); людей, работающих в организации; используемые технологии как способы обработки сырья и получения конкретных продуктов; задачи управления; организационную культуру.

 

Организация

Рисунок 1.2 - Взаимосвязанность внутренних

переменных

 

Все внутренние процессы в организации  протекают в рамках организационной  структуры, которая отражает внутреннее строение организации, сложившееся  в ней разделение труда, связи  и взаимодействие ее подразделений. Организационная структура закрепляет задачи, функции управления, права и обязанности за каждым структурным подразделением. От выбора типа организационной структуры, умелого ее проектирования и своевременного изменения во многом зависит эффективность деятельности организации в целом.

Организационная культура пронизывает всю внутреннюю среду организации и является интегрированной характеристикой, отражающей систему ценностей, принятых в организации, убеждений, принципов и норм поведения, разделяемых членами организации.

Соотношение этих элементов определяет потенциал организации, ее слабые и сильные стороны, способность противостоять угрозам внешней среды.

2. Внешняя среда организации как совокупность макроокружения и непосредственного окружения

Внешняя среда оказывает разнообразное  влияние на организацию, которое может проявляться в различных формах, предоставляя благоприятные условия и возможности для эффективного функционирования либо создавая угрозы для ее существования.

Выделяют следующие основные характеристики внешней среды⁵:

• взаимосвязанность факторов внешней среды — уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обуславливать изменение других;
• сложность внешней среды — число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;
• подвижность среды — скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения;
• неопределенность внешней среды — соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Взаимосвязь данных характеристик  показана в таблице 1.1.

 

Таблица 1.1 – Взаимосвязь свойств внешней среды

 

Сложность	Подвижность
	Низкая	Высокая
Высокая	Умеренно  низкая неопределенность: большое число факторов они не похожи друг на друга они в основном не меняются	Высокая неопределенность:   большое число факторов они не похожи друг на друга они постоянно изменяются
Низкая	Низкая  неопределенность: небольшое число факторов факторы достаточно схожи они в основном не меняются	Умеренно  высокая неопределенность: небольшое число факторов факторы достаточно схожи они постоянно изменяются

 

Организация может по-разному взаимодействовать  с внешней средой. Это зависит  не только от объективных, но и субъективных аспектов ее деятельности. К объективным можно отнести сочетание динамики и сложности внешней среды, информационную обеспеченность, количество и качество используемых ресурсов и технологий. К субъективным факторам, определяющим стиль «общения» с внешней средой, обычно относят профессионализм и компетентность менеджмента, готовность организации идти на риск, систему внутриорганизационных отношений и организационную культуру.

В таблице 1.2 представлены основные стили взаимодействия организации с внешней средой.

 

Таблица 1.2 - Стили взаимодействия организации с внешней средой (ВС)⁶

 

Стиль	Характер поведения  организации	Степень зависимости от внешней среды	Степень неопределенности
Оборонительный	Организация нацелена на обеспечение своей стабильности в долгом периоде. Стремится к  минимизации взаимодействия	Минимальная	Низкая
Реактивный	Реагирование на изменения  внешней среды в реальном времени, следование за ними	Высокая	Низкая и умеренно низкая
Аналитический	Подражание на основе анализа, преобразования и адаптации элементов внешней  среды к своей деятельности. Попытки  смягчения или усиления действия различных факторов	Средняя	Умеренно низкая
Поисковый	Концентрация на инновациях и ориентация на изменения во внешней  среде	Средняя	Умеренно высокая
Проактивный	Организация стремится  сама влиять на внешнюю среду и  менять ее, приспосабливать для реализации своих целей	Ситуативная	Высокая

 

Внешняя среда многочисленна и  неоднородна по своему составу. Она  включает большое количество компонентов, которые оказывают различное  влияние на организацию. Внешняя  среда рассматривается как набор  реально существующих процессов  и явлений, которые прямо или косвенно влияют на деятельность организации. Соответственно можно выделить две составляющие внешней среды, по-разному влияющие на организацию:

• макроокружение (дальнее окружение);
• непосредственное окружение (ближнее окружение).

То есть внешняя среда любой организации имеет как бы два кольца окружения: дальнее и ближнее.