Делегирование полномочий

Введение………………………………………………………………..2 
 
1. Основы делегирования полномочий……………………………....3

 
2. Основные условия и ситуации делегирования полномочий….…6

 
3. Критерии успешного делегирования………………………….......8

 
Заключение……………………………………………………….…...10 
 
Список использованной литературы…………………………...…...11

 

Введение. 
 

Почти все организации  наделяют своих руководителей ответственностью за более широкий круг задач, нежели тот, с которым они могли бы справиться лично. Менеджер не может  обеспечить себе достаточной гибкости в работе, если он не прибегает к перепоручению работы своим подчиненным. Перепоручить, т.е. делегировать работу,- значит дать задание тому, кто успешно справиться с ним.

Рядовому инженеру, специалисту всю работу нужно  сделать самому- менеджер же должен прежде всего организовать работу других, умело распределить работу, возложенную на его группу или организацию. Иными словами, речь идет об умении руководителя делегировать полномочия, организовать коллективную работу.

Не случайно работу руководителя оценивают не столько по его личным способностям, сколько по тому, как работает вверенные ему персонал.

Характер управленческого  труда с каждым годом усложняется, в связи с чем, все большее значение приобретает умение руководителя на научной основе организовать труд подчиненных. Делегирование принято считать одной из самых важных проблем в управлении и вместе с тем одной из самых сложных и актуальных. Цель данной работы изучить основы делегирования полномочий, механизмы участия персонала в управлении.

 

1. Основы делегирования полномочий.

 

Форму взаимоотношений  между руководителем и подчиненными, которая связана с передачей  части управления, принято называть делегированием. Именно от того, насколько  руководитель владеет искусством делегирования, зависит эффективность работы подчиненного ему подразделения, а следовательно, и качество работы самого руководителя.

Если качество работы сотрудников постоянно улучшается, значит, они работают под началом  хорошего руководителя.

Если руководитель не успевает выполнять свою работу, ему постоянно не хватает времени, значит, что-то он организовал неправильно.

В общем смысле под делегированием понимают передачу подчиненному задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Делегирование  полномочий- это метод расширения управленческих возможностей руководителя путем передачи части прав и обязанностей подчиненным.

Делегирование - одна из наиболее сложных проблем управления. В небольших организациях предприниматель может сам выполнять практически все основные функции управления и принимать необходимые решения. Однако по мере расширения деятельности и роста масштабов организации руководитель вынужден передавать часть своих задач подчиненным, так как единоличное руководство становится невозможным.

Передача задачи или деятельности может:

- либо осуществляться  в течение длительного срока,  при этом руководитель поручает  сотруднику самостоятельное выполнение  задачи;

- либо ограничиваться  разовыми поручениями, сама задача  остается в функциональной сфере  начальника.

Если руководитель делегирует работнику выполнение определенных задач, он должен предоставить ему и необходимые для этого ресурсы, поэтому вместе с задачами руководитель вынужден делегировать и соответствующий объем полномочий.

Полномочия - это право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации.

В процессе делегирования  задач и полномочий довольно часто  отмечается нежелание руководителей  передавать, а подчиненных принимать  полномочия. Причины этого различны и связаны с индивидуальными  особенностями. Однако очень часто причиной является несоответствие задач и полномочий.

Чтобы добиться эффективного взаимодействия, руководитель должен делегировать работнику полномочия, достаточные для выполнения  всех задач, связанных с занимаемой им должностью. Это простое правило, называемое в менеджменте принципом соответствия, на практике часто нарушается, и на работника возлагают задачи, выполнить которые он не в состоянии, так как не имеет соответствующих полномочий.

Одновременно  с рабочей задачей должны также  делегироваться необходимая компетенция и функциональная ответственность. Руководитель сохраняет за собой ответственность за руководство, которая не может быть делегирована.

Современные научные  концепции разделяют делегирование  ответственности и делегирование  власти, прав.

Ответственность-это обязательство  работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда.

Ответственность руководителя - обязательство отвечать за выполнение задач и результаты труда подчиненных ему работников.

Методы делегирования  ответственности и права примерно одни и те же, но последствия далеко не одинаковы.

Передавая какие-то права  подчиненным, руководитель фактически ограничивает собственные права  в конкретном вопросе, поэтому делегирование  нужно использовать осторожно.

Говоря об организационных  полномочиях, необходимо рассмотреть  связанное с ним понятие - «власть».

Если полномочия- это делегированное, ограниченное, присущее данной должности  право использовать ресурсы организации, то власть- реальная возможность использовать ресурсы организации.

Делегируя власть нижним управленческим структурам, руководитель тем самым  расширяет свои возможности по управлению персоналом и одновременно ограничивает свою власть в делегируемой области.

Таким образом, можно обладать полномочиями и не иметь власти и, наоборот, обладая властью, не иметь полномочий.

Принято различать два  основных типа организационных полномочий:

- линейные; 

- функциональные.

Линейные полномочия - основной вид полномочий. Они означают право непосредственного единоличного командования, отдачи приказов и распоряжений, принятия решений по всем вопросам, возникающим в подчиненном руководителю коллективе.

Линейные полномочия составляют основу формирования организационной  структуры, так как они передаются непосредственно от начальника к подчиненному и их делегирование создает иерархию уровней руководства в организации, которая называется скалярной цепью или цепью команд.

Цепь команд - отличительная черта всех достаточно крупных формальных организаций.

Возникновение функциональных полномочий вызвано  усложнением организаций и управленческого  труда, его разделением и специализацией руководителей. В результате такой  специализации сформировался управленческий аппарат, главное назначение которого - помощь линейным руководителям в принятии и реализации решений.

Основными разновидностями  этих полномочий являются:

- рекомендательные;

- обязательного  согласования;

- функциональные;

- параллельные.

Рекомендательные  полномочия означают, что линейные руководители могут обращаться к административному аппарату за консультациями, если при решении каких-либо проблем требуются его специальные знания.

Полномочия  обязательного согласования означают для линейного руководителя необходимость  обсуждать и согласовывать с  соответствующими подразделениями административного аппарата и его специалистами проекты готовящихся к принятию решений.

Функциональные  полномочия означают право руководителя самостоятельно принимать решения, но не по всем вопросам, а только в  пределах определенной функции.

Параллельные  полномочия означают право отклонять  решения линейного руководителя.

Делегирование полномочий предусматривает соблюдение двух важнейших принципов управления: единоначалия и управляемости.

Принцип единоначалия означает, что работник должен иметь только одного непосредственного руководителя, только от него получать задачи и полномочия и только перед ним отвечать.

Принцип управляемости означает, что руководитель может эффективно управлять и контролировать работу только ограниченного числа подчиненных. Существует некоторая норма управляемости - определенное количество непосредственно подчиненных ему работников. Чем шире норма управляемости, тем короче скалярная цепь и тем ниже уровень руководства.

Схема делегирования внешне проста: организовать – передать – контролировать.

Но передать часть своей  работы подчиненному - это всегда постановка цели, предоставление средств и ответственность за получение качественных результатов. Технология делегирования включает в себя:

- выбор сотрудника;

- инструктаж;

- стимулирование работы;

- наблюдение и предупреждение  ошибок;

- помощь в случае необходимости;

- контроль;

- совместную оценку хода  реализации цели и полученного  результата;

- получение информации  для постоянного совершенствования  рабочего процесса.

Как уже говорилось, некоторые  менеджеры не хотят расстаться с  частью своей работы в силу ряда причин:

- опасение, что подчиненные  недостаточно хорошо выполнят  поручение;

- недоверие к компетентности  подчиненных;

- опасение того, что подчиненные  слишком быстро приобретут высокую компетенцию;

- опасение потери своего  значения и сопутствующих ему  благ;

- опасение потери собственного  авторитета или статуса;

- опасение потери контроля  над данным вопросом;

- нежелание рисковать;

- нежелание  отдавать работу, которой он сам  хорошо владеет;

- неумение консультировать  подчиненных и управлять ими;

- недостаток  времени для консультирования  подчиненных.

 

Но раз уж менеджер решил делегировать задачи, он должен:

- рассказать  подчиненному, что он от него ждет;

- дать ему  возможность действовать, не мешать, наделить его определенными правами;

- объяснить  ему, приближается ли он к  цели или нет, на правильном  ли он пути;

-  оказывать при необходимости помощь;

- вознаграждать  подчиненного.

Поручить - не значит самоустраниться; о регулярных консультациях можно договориться с исполнителем уже при выдаче ему задания.

Что же касается контроля, то он должен быть поэтапным  и крайне тактичным. Следует дать человеку возможность самостоятельно принимать решения и получать запланированный результат.

 

2. Основные условия и ситуации делегирования полномочий.

 

Перед любым  руководителем в процессе делегирования  возникает вопрос: что же можно  поручить своему подчиненному, а что  лучше выполнить самому? Поэтому  следует четко представлять ситуации, когда делегирование целесообразно или даже необходимо.

Передачу полномочий целесообразно использовать в следующих  случаях:

1. подчиненный  может сделать данную работу  лучше руководителя. К сожалению,  многие руководители всячески избегают признавать у подчиненных такие способности, оберегая свою репутацию;

2. чрезмерная  занятость не позволяет руководителю  самому заняться решением данной  проблемы. Отказ от делегирования  ведет к перегруженности руководителя, замедлению процесса принятия решений и к разладу в системе управления;

3.делегирование  используется в качестве метода  обучения перспективных сотрудников  для формирования из них кадрового  резерва;

4.делегирование  позволит руководителю сосредоточиться  на решении более важных задач;

5. делегирование  используется в качестве своеобразного  метода изучения коллектива и  деловых качеств подчиненных.  Поручая своим подчиненным те  или иные задачи, руководитель  дает им возможность проявить  свои способности;

6. руководитель  вынужден отсутствовать в течение продолжительного времени.

Чтобы осуществить  эффективное делегирование работы, нужно:

- определять  ответственность и полномочия  за каждый вид деятельности;

- избегать подробного  инструктирования;

- не делать  выводов за подчиненных;

- побуждать подчиненных к инициативе;

- спокойно воспринимать  незначительные ошибки и сбои  в работе подчиненных;