Автор работы: Пользователь скрыл имя, 28 Мая 2013 в 19:27, контрольная работа
Управление – важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).
Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.
Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.
1 Типы и роль различных информационных систем в организации………….3
2 Функции информационного менеджмента…..……………………………….8
Список использованных источников информации……………………….……13
Содержание
1 Типы и роль различных информационных систем в организации………….3
2 Функции информационного менеджмента…..……………………………….8
Список использованных источников информации……………………….……13
1 Типы и роль различных информационных систем в организации
Управление – важнейшая функция, без которой
немыслима целенаправленная деятельность
любой социально-экономической, организационно-
Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.
Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.
Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.
Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.
Автоматизированная
Таблица 1 Классификация информационных технологий
По способу реализации в ИС |
Традиционные |
Новые информационные технологии | |
По степени охвата задач управления |
Электронная обработка данных |
Автоматизация функций управления | |
Поддержка принятия решений | |
Электронный офис | |
Экспертная поддержка | |
По классу реализуемых технологических операций |
Работа с текстовым редактором |
Работа с табличным процессором | |
Работа с СУБД | |
Работа с графическими объектами | |
Мультимедийные системы | |
Гипертекстовые системы | |
По типу пользовательского интерфейса |
Пакетные |
Диалоговые | |
Сетевые | |
По способу построения сети |
Локальные |
Многоуровневые | |
Распределенные | |
По обслуживаемым предметным областям |
Бухгалтерский учет |
Банковская деятельность | |
Налоговая деятельность | |
Страховая деятельность | |
Другие |
Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.[3]
Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или в окружающей среде. Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую пользователи могут понимать и использовать.
По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.
Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.
Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.
Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации. К информационным технологиям они имеют весьма отдаленное отношение.
Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой – с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них – техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры – только часть информационной системы.
С позиции делового видения информационная система представляет собой организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ на вызов, посылаемый окружающей средой. Понимать информационные системы – это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде. [1]
Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.
Таблица 2 Типы информационных систем
Типы информационных систем |
Группы служащих |
Стратегический уровень |
Высшее руководство |
Управленческий уровень |
Средние менеджеры |
Уровень знаний |
Работники знания и данных |
Эксплуатационный уровень |
Управляющие операциями |
Типичная организация
имеет системы различных
2 Функции информационного менеджмента
Функции менеджмента - набор взаимосвязанных действий, объединенных в относительно самостоятельное направление управленческой деятельности.
Реализация совокупности функций управления представляет собой суть процесса управления. Анри Файоль выделял пять исходных функций управления- планирование, организацию, распорядительство, координацию и контроль.В литературе по менеджменту наибольшее распространение получила классификация, выделяющая четыре наиболее общие функции управления- планирование, организация, руководство, контроль.
Функция планирования связана
с принятием решений о том,
какими должны быть цели организации
и что нужно делать ее работникам
для достижения этих целей. Реализуя
эту функцию, управляющий на основе
глубокого и всестороннего
Другой важной функцией
управления выступает организация,
что понимается как процесс создания
структуры предприятия, которая
дает возможность эффективной
Организационная функция берет на себя подготовку к практическому воплощению замыслов , содержащихся в планах, стратегиях.
Поскольку работу на предприятии выполняют люди, важным аспектом функции организации является определение того, кто должен выполнять конкретное задание. В рамках этой функции формируются трудовые ресурсы организации, осуществляются наем, расстановка работников и их адаптация, производится обучение и повышается квалификация, осуществляется движение персонала для поддержания соответствия изменяющимся параметрам внешней и внутренней среды.
Ни одна задача не будет успешно решена с должным качеством и минимальными затратами, если работники- не будут в этом заинтересованы.
Отсюда вытекает еще одна важнейшая функция менеджмента- мотивация. Она заключается в определении потребностей людей, выборе наиболее подходящего и действенного в данной ситуации способа их удовлетворения. Согласно теории управления , поведение человека определяют пять основных типов потребностей: физиологические, безопасности, социальные, успеха , самовыражения. Часть потребностей может удовлетворяться вознаграждениями. В управлении используются внешние и внутренние вознаграждения. К внешним вознаграждением относят денежные выплаты, продвижение по службе, к внутренним- чувство удовлетворенности при достижении цели.
Результаты работы организации и ее сотрудников необходимо время от времени проверять, оценивать и корректировать.
Это составляет содержание функции контроля. Функция контроля является важнейшей составляющей деятельности руководителя. Ни одна из перечисленных функций не может эффективно реализовываться при отсутствии должного контроля. В процессе контроля определяется качество планирования, недостатки в организации и мотивации. Контроль предусматривает сопоставление запланированного и реально получаемого результата. Наличие отклонений свидетельствует о недостатках в системе. Задача менеджера- своевременно выявить причины отклонения и принять адекватные меры по исправлению ситуации. Элементом данной функции является учет, т.е. сбор, обработка, анализ и хранение информации о состоянии объекта управления и внешней среды; определение минимального необходимого ее объема для управления; предоставление этой информации всем заинтересованным в удобной для использования форме.
Контроль - это деятельность по формированию стандартов управления, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов. Эффективно функционирующая система контроля является важной составляющей менеджмента каждого предприятия. Контроль обеспечивает получение результата в соответствии с требованиями руководителя. Результаты контроля служат информационной базой для принятия решений на будущее, выявления наиболее перспективных направлений развития.
Контроль позволяет оценить эффективность делового и управленческого общения. Требования к системе контроля:- контроль должен быть всеохватывающим. Контроль должен держать в поле зрения основные сферы деятельности предприятия и процессы , протекающие в нем. К контролю необходимо привлекать весь персонал предприятия , т.к. лучший контроль- это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.
- Контроль должен иметь четкую стратегическую направленность. Главная цель контроля не поиск, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль
представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования не всех его стадиях.
- Контроль должен быть гибким. Контроль необходимо увязывать со всеми изменениями, происходящими в структуре предприятия.
- Контроль должен быть своевременным. Контроль должен устранять нарушения прежде, чем они примут опасные размеры.
- Контроль должен быть экономичным. Результат, приносимый контролем, должен превышать расходы на его проведение. Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией.
На практике существует три основных вида управленческого контроля:
- предварительный;
- текущий;
- итоговый.
Предварительный предшествует активной деятельности, а тем более каким-то конкретным результатам. Задача его состоит в проверке готовности предприятия, персонала, производства, системы управления к работе.
Текущий контроль существует
в формах стратегического и
Важнейшим объектом текущего контроля является качество продукции и услуг.
Итоговый контроль связан с оценкой выполнения предприятием своих планов и предполагает всесторонний анализ результатов , а также сильных и слабых сторон предприятия. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.