Функции менеджмента

3. Определение должностных обязанностей исполнителей.

Структуры организаций многообразны. Это обусловлено многообразием самих организаций, условий их функционирпования, решаемых ими задач. Значимость и сложность проблемы привлекала многочисленных исследователей, обосновывающих различные типы структур.

Разработка оптимальных планов и методов их реализации, обоснование эффективной организационной структуры - необходимые условия достижения целей. Успех организации, достижение ее целей определяются реализацией планов в процессе деятельности всех членов организации. Решающую роль играет отношение исполнителей к своей деятельности, направленной на достижение целей организации. Следовательно, важная задача управления - обеспечение у всех исполнителей желания и готовности эффективно выполнять свои обязанности.

Что побуждает человека к эффективному труду? Почему в одном случае для выполнения сравнительно легкой работы необходимо принуждение работника, тогда как в другом случае исполнитель сам охотно выполняет тяжелую рутинную работу? Ответ на эти и другие вопросы дает анализ мотивации исполнителей, как важной функции управления.

Мотивация - это процесс побуждения человека к деятельности под воздействием внутренних и внешних движущих сил для достижения целей организации.

Исполнитель является не только важным ресурсом организации. Он имеет, в отличие от материальных факторов производства, свои цели, ценности, представления, ожидания, потребности. На поведение исполнителя, в том числе и его отношение к конкретной деятельности, выполнению определенного задания, влияют также условия деятельности и ее содержание, взаимоотношения с коллегами, ситуация в организации и обществе в целом.

Мотивация имеет существенное отличие от других функций управления. Такие функции, как планирование, организация, регулирование, контроль и анализ осуществляются в основном менеджментом организации. Исполнительский персонал, как правило, играет при выполнении этих функций пассивную роль.

Контроль - это процесс измерения и оценки фактической траектории развития организации и сопоставление ее с плановой траекторией, позволяющей достичь цели.

Основными стадиями процесса контроля являются:

- задание нормативной траектории или базы для сравнения, а также основных временных этапов (периодичности контроля);

- выявление фактических значений измеряемых параметров (характеристик);

- сравнение фактических значений контролируемых параметров с базовыми (плановыми) значениями; анализ масштабов и причин отклонений;

- обоснование необходимости корректировок плановой траектории (базы сравнения);

- осуществление мероприятий, обеспечивающих обоснованные корректировки.

Основными видами контроля являются предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется на стадии разработки планов и формирования организационной структуры. Контролируется точность выполнения определенных правил, процедур, инструкций по разработке планов, формированию структуры организации.

Текущий контроль включает проверку руководителем результатов работы его непосредственных подчиненных. Главная задача такого контроля - своевременное выявление отклонений фактической траектории (состояния) от плановой (абсолютные и относительные значения) и обеспечение обратной связи.

При заключительном контроле обратная связь используется после выполнения работ, то есть передается информация о конечном результате.

Информация, полученная в ходе заключительного контроля используется в будущих периодах - при повторении сходной ситуации и решаемых задач. При изменении ситуации, решении новых задач также необходимо учитывать уже накопленный опыт. Указанная информация должна быть учтена в организации мотивации исполнителей.

2. Практическая часть

ЗАО «Сибирская кожгалантерея» - это одно из крупных и старейших предприятий в России, производящих кожаную галантерею и шорно-седельные изделия.

Примерно в 1927 году существовавшим в то время Запсибкожтрестом была осознана необходимость создать в Новосибирске крупную шорно-седельную фабрику. Кустарная промышленность, мелкие мастерские и артели не удовлетворяли растущий спрос Сибири. В 1929 году эта идея была реализована. Одним из важных годов для истории предприятия стал 1935 год, когда фабрика приступила к выпуску кожгалантерейных изделий, ассортимент и количество которых возрастал с каждым годом.

Сегодня «Сибирская кожгалантерея» может предложить потребителям более 250 моделей кожгалантерейных изделий и широкий ассортимент шорно-седельных изделий высокого качества. Сегодня «Сибирской кожгалантерее» присвоен ряд почетных международных призов за торговые марки STATUS (мужская линия), DEORA (женская линия), LEDER (товары для молодежи).

Девиз компании - «Гармония Моды, Качества, Цены» - существует не на словах, а на деле. Широкий ассортимент продукции предприятия представлен во всех регионах Сибири и Дальнего Востока. Широта географического рынка достигнута благодаря реализации гибкой ценовой политики. «Сибирская кожгалантерея» выпускает не только качественную, но и сравнительно недорогую продукцию, которая может успешно конкурировать с импортными аналогами.

Численность персонала компании составляет 270 человек. На предприятии практически отсутствует текучесть кадров. Этому способствует система социальной защищенности работников и система мотивации и стимулирования (бесплатное питание, больничные листы, система премий и доплат, относительно высокая заработная плата, возможность приобретения продукции по сниженным ценам и т.д.).

Предприятие относится к числу хорошо оснащенных и высокотехнологичных производств. Изготовление продукции на оборудовании ведущих мировых фирм гарантируют его высокое качество. Слагаемыми успешной работы производства являются: его гибкость, постоянное совершенствование технологий, модернизации оборудования, мастерство рабочих и специалистов, понимание процессов, происходящих в моде и бизнесе.

В целях оптимизации налогообложения предприятие разделено на несколько малых предприятий. Подавляющая доля акций принадлежит руководителю предприятия, который вместе с небольшим числом специалистов высшего управленческого состава предприятия, провели в начале 1990-х годов приватизацию «Сибирской кожгалантереи».

Таким образом, сегодня «Сибирская кожгалантерея» - это частное предприятие. Это повлияло и на методы управления. Сегодня на предприятии превалируют не демократические, а административные методы управления, что негативно сказывается на многих управленческих процессах в низших звеньях организационной структуры.

В целом в управлении предприятия присутствуют все общие функции управления: планирование, организация, контроль, мотивирование, координация.

Что касается специфических функций управления, то можно в качестве недостатка системы управления на предприятии выделить отсутствие технологии стратегического планирования, недостаточно эффективные технологии мотивирования, отсутствие налаженных коммуникационных связей между управленцами высших звеньев и простых рабочих, то есть отсутствует обратная связь. Все решения «спускаются сверху» и при этом не учитывается мнение рядовых сотрудников, хотя они, как правило, знакомы с многочисленными проблемами производства, маркетинга, сбыта и т.д.

На предприятии существует ярко выраженный авторитарный стиль управления. Небольшие размеры предприятия и расположенность всех структур в одном здании способствуют тому, что руководитель является не символической главой организации, а ее фактическим лидером, участвуя во всех коммуникационных процессах организации. По классификации ролей руководителя по Г. Минцбергу информационную роль данного руководителя можно классифицировать как приемника информации, т.е. он является основным каналом связи своей организации с внешней средой, а роль, связанную с принятием решения, можно классифицировать как распределителя ресурсов.

В качестве неформального лидера в организации в организации выступает зам.директора по коммерческой работе и руководитель отдела сбыта, который очень часто в силу своего авторитета неформально принимает на себя обязанности директора предприятия. Однако, при всем при этом, принимать принципиально важные решения, важные для предприятия, без руководителя этот неформальный лидер не может.

Предприятие как система представляет собой совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях между собой и образующих определенную целостность, единство.

Анализ предприятия «Сибирская кожгалантерея» как системы. Внутренняя среда данного предприятия состоит из четырех основных подсистем:

1. финансовая подсистема;

2. производственная подсистема;

3. коммерческая подсистема;

4. кадровая подсистема.

Охарактеризуем подсистемы по виду основных элементов и их функций.

Финансовая подсистема предприятия состоит из следующих основных элементов:

                  Экономический отдел. Функции отдела - планирование хозяйственной деятельности (себестоимости продукции, заработная плата и т.д.), выявление резервов повышения эффективности хозяйственной деятельности.

                  Бухгалтерия. Функции отдела - сбор, обобщение, обработка хозяйственной и финансовой информации, а также контроль за правильным отражением доходов и расходов в документах.

                  Финансовый отдел. Функции отдела - планирование, регулирование, контроль за расходованием финансовых средств.

Производственная подсистема предприятия «Сибирская кожгалантерея» состоит из следующих основных элементов:

      подготовительно-раскройный цех. Функции подразделения - проведение подготовительных операций на потоке (раскрой, предварительная подготовка к сборке и отшиванию моделей, и т.д.);

      швейный цех. Функции подразделения - отшивание верха обуви, подготовка к сборке, предварительная проклейка некоторых швов, и т.д.;

      сборочный цех. Функции подразделения - сборка полуфабрикатов, отдельных узлов, окончательная сборка кожгалантерейных изделий, упаковка продукции;

      ремонтная мастерская. Функции подразделения - обеспечение бесперебойной работы и контроль за работой оборудования в производственных отделениях предприятия;

      отдел качества. Функции подразделения - организация работы по качеству продукции, контроль за качеством продукции, работа по уменьшению брака в продукции, конструирование и моделирование новых моделей кожгалантерейных изделий.

Коммерческая подсистема предприятия «Сибирская кожгалантерея» состоит из следующих основных элементов:

                  отдел снабжения. Функции отдела - организация бесперебойного обеспечения производства качественными сырьем и материалами, комплектующими, отслеживание рынка сырья и материалов, отслеживание рынка комплектующих, контроль за организацией бесперебойного обеспечения, регулирование работы с поставщиками, налаживание связей с оптовыми базами;

                  отдел сбыта. Функции отдела - обеспечение запланированных объемов сбыта продукции, налаживание коммерческих связей с оптовыми покупателями, посредническими структурами, торговыми домами, ярмарками, транспортными организациями и т.д.; контроль за соблюдением торговых договоров, налаживание постоянных связей с покупателями, поиск новых регионов сбыта, отслеживание функционирования местных и региональных рынков сбыта, и т.д.;

                  маркетинговый отдел. Функции отдела - реклама, РR, дизайн упаковки, подготовка различных рекламных компаний, их проведение, анализ, контроль за их выполнением и т.д., подготовка и проведение исследований рынка кожгалантерейный изделий, конкурентов, потребителей, различных факторов внешней среды и т.д. и т.п., разработка основных направлений новых товаров и т.д.

Кадровая подсистема предприятия «Сибирская кожгалантерея» состоит из следующих основных элементов:

      отдел кадров. Функции отдела - поиск, отбор и набор персонала, налаживание коммуникационных связей с кадровыми агентствами, кадровое планирования, аттестация кадров, обучение персонала и т.д.;

      профсоюзный отдел. Функции отдела - социальная защита персонала, организация социальных мероприятий.

Внешняя среда (внешнее окружение предприятия) состоит из двух частей: макросреды и микросреда. Для оценки макросреды воспользуемся методикой PEST-анализ, которая рассматривает факторы макросреды как систему через четыре узловых элемента: политико-правовые факторы, экономические факторы, социальные факторы, технологические факторы.

Политико-правовые факторы макросреды предприятия «Сибирская кожгалантерея»:

а) налоговая политика и законодательство. Сокращение за последний период налоговых льгот ухудшило рентабельность производства;

б) внешнеэкономическое законодательство. Повышение ставки экспортных пошлин на кожевенное сырье с ноября 2002 года с 15% до 20% увеличили затраты предприятия на сырье, что повлекло за собой увеличение себестоимости и снижение прибыли.

Экономические факторы макросреды: