Идеальная модель рабочего места

Министерство образования  и науки РФ

Государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального  образования

Ивановский государственный  энергетический университет им. В.И. Ленина

Факультет экономики и  управления

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине «Управление персоналом» на тему:

«Идеальная модель рабочего места»

 

 

 

 

Выполнил: студентка 4 курса

Группы 4-54з

ВАСЕНЕВА Д.А.

Проверил: КАРЯКИН А.М.

 

 

 

 

 

 

 

Иваново 2011

 

Введение.

Научно – обоснованный подбор персонала может быть произведен на основе моделей рабочих мест. В практической деятельности кадровых служб предприятий часто используется упрощенные модели подбора персонала: «требуется слесарь 5 разряда, мужчина  до 50 лет», «нужен начальник участка, мужчина с высшим техническим  образованием в возрасте до 40 лет», «требуется женщина – экономист  со средним экономическим образованием и опытом работы в бухгалтерии». При подборе используют и другие характеристики (опыт работы, семейное положение, уровень квалификации, вредные  привычки), иногда проводится технологическое  тестирование. В доперестроечное время кроме обязательной партийности решающим для руководителей отсутствие или минимальное проявление трех НЕ: вино – не злоупотребляет ли выпивкой; деньги – не ворует ли государственных ценностей и не берет ли взяток; женщины – а) Моральная устойчивость (в семье жена могла пожаловаться в партком). б).Не склоняет ли к интимной близости женщин на работе. И не все способные, талантливые люди избегали указанных соблазнов, лишались блестящей карьеры, которая им светила. Русский человек слаб на соблазны (tempt taction).

Для эффективного решения  проблемы подбора персонала в  крупных фирмах, озабоченных будущим  фирмы разрабатываются модели рабочих  мест рабочих и служащих, обеспечивающие подбор, оценку и расстановку кадров на более полной методологической основе. Одна из моделей была разработана А.П. Егоршиным. Модель включает 15 элементов, представляющих собой качественные и количественные характеристики рабочего места.

1. Кадровые данные: листок  по учету кадров, трудовая книжка, характеристика, автобиография, копия  документа об образовании. 2. Опыт  работника: жизненный, производственный, государственный, общественный. Определяется  путем интервью и анкетирования. 3. Профессиональные знания по  конкретным учебным дисциплинам.  Выявляются в результате программированного  контроля знаний и в результате  деловых игр. 4. Профессиональные  умения: совокупность управленческих  работ, которые может выполнять  работник. Выявляются путем программированного  контроля, собеседования и в процессе  деловых игр и практических  занятий. 5. Личностные качества: совокупность  деловых качеств и недостатков  работника, определяемых путем  социологического опроса (моральные,  деловые). 6. Психология личности: тип  личности, темперамент, интеллект,  мотивация – определяется путем  психологического тестирования  работника. 7. Здоровье и работоспособность  с медицинской диагностикой состояние:  здоров, практически здоров, болен. 8. Уровень квалификации: определяется приобретенной специальностью, образованием, повышением квалификации. 9. Служебная карьера формируется на основе оценки потенциала работника и его заинтересованности в служебном росте. 10. Хобби (увлечения): выявляются методом интервью, наблюдений, анкетирования (спорт, охота, искусство, театр и др.). 11. Вредные привычки и недостатки: (пристрастие к алкоголю, курению, наркомании, физические недостатки). Выявляются путем анкетирования, наблюдений, социологического опроса. 12. Организация труда: помещения, технические средства, транспорт. Устанавливаются по нормативам организации рабочего места и путем опроса сотрудника. 13. Оплата труда: зарплата, премии, вознаграждения определяются по штатному расписанию и среднему доходу работающих в данном регионе. 14. Социальные блага: путевки, фирменная одежда, питание и др. Выявляются путем опроса работника и на основе устанавливаемых на предприятии средних выплат из фонда социального развития. 15. Социальные гарантии: пособие по нетрудоспособности, страхование жизни, пенсия, пособие в случае увольнения. Определяется на основе государственных стандартов.

Это концепция модели рабочего места персонала, которую мы возьмем за основу. Нашей задаче была разработка типовой модели рабочего места по какой – либо конкретной должности персонала. В данной работе представлена идеальная модель рабочего места секретаря.

Рынок труда секретарей представлен  сегодня такими должностями, как  секретарь на телефоне, секретарь-reception; секретарь офиса; секретарь-референт; секретарь-делопроизводитель; офис-менеджер (администратор); секретарь-переводчик; помощник (личный секретарь) руководителя; руководитель секретариата.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Перечень документов, необходимых для приема на работу:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных  знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или  специальной подготовки;

справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Возрастная категория  – от 25 до 35 лет.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ЗНАНИЯ

Секретарь должен знать систему  документационного обеспечения  управления, деловой этикет, уметь  пользоваться компьютером, компьютерными  программами и Интернет-ресурсами.

Можно предъявить ряд дополнительных требований  в зависимости от специализации секретаря.

Секретарь на телефоне. 

Одним из основных требований к кандидатам на данную вакансию является знание иностранного языка на хорошем  разговорном уровне.

Должность секретаря-переводчика предусматривается в компаниях, ведущих активную внешнеэкономическую деятельность.

Помимо свободного владения иностранным языком от специалиста  требуются знание специальной терминологии, умение обеспечивать переговоры, владеть  техникой устного и письменного  переводов, возможность сопровождения  руководителя в загранкомандировках. Обязательным требованием является знание делового этикета.

Помощник (личный секретарь) руководителя 

Помощник руководителя должен владеть знаниями в области менеджмента, документационного обеспечения  управления, должен знать основы организации  труда, экономики и технологии. Дополнительными  требованиями являются психологическая  совместимость с руководителем, знание правил этикета.

Секретарь-референт должен знать:

Правовые основы управления  (административное, трудовое , предпринимательское право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает); основы управления   (систему органов власти и управления в стране и в своем регионе; принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи и др.); основы научной организации управленческого труда.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ УМЕНИЯ

Секретарь выполняет технические  функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или  подразделения); получает необходимые руководителю сведения от подразделений иди исполнителей, вызывает по его поручению работников; организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание; осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе; передает и принимает информацию по прием по переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы; ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан; организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь на телефоне. К числу основных должностных обязанностей относятся ответы на телефонные звонки, их переадресация, прием факсов. Секретарь на телефоне должен знать основные правила ведения телефонных переговоров, хорошо владеть речью, уметь пользоваться оргтехникой. Дополнительным требованием является наличие приятного голоса.

В иностранных компаниях  и российских фирмах, работающих с  иностранными клиентами, похожая по характеру работы должность может  называться секретарь-reception. Помимо ответов на телефонные звонки, в его обязанности входит встреча клиентов, организация переговоров.

Секретарь руководителя (офиса) выполняет довольно значительный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встреча клиентов, ведение делопроизводства, снабжение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами.

К числу должностных обязанностей секретаря-референта, помимо перечисленных выше, относятся планирование рабочего времени руководителя, подготовка и организация встреч, выполнение ответственных поручений. В связи с этим секретарь-референт должен хорошо знать сферу деятельности фирмы и ее руководящего состава, уметь работать с информационно-правовыми системами.

В крупных компаниях часто  вводится должность офис-менеджера (администратора), в обязанности которого входит решение всех вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцелярских товаров и расходных материалов, организация уборки помещений), руководство курьерами и секретарями, контроль за соблюдением рабочего графика и т.д

Помощник (личный секретарь) руководителя осуществляет контроль исполнения поручений, решений, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, помогает руководителю формировать конструктивные решения, организует встречи и переговоры, осуществляет планирование и организацию рабочего дня руководителя. Должность руководителя секретариата вводится, как правило, в крупных компаниях со штатом секретарей в офисе не менее 5–8. Основными должностными обязанностями являются расстановка, организация, координация работы секретарей и контроль за их деятельностью. В некоторых компаниях должностные обязанности руководителя секретариата частично совмещены с функциями администратора (офис-менеджера).

ЛИЧНОСТНЫЕ КАЧЕСТВА

Профессиональные навыки секретарской работы	Высокая квалификация в области  стенографии, машинописи, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи
Опыт организаторской  работы	Высокий уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся  конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов
Эффективность, надежность, ответственность	Готовность принимать  на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые  в своем большинстве касаются повторяющихся операций, Умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение
Самостоятельность, инициатива	Инициатива в работе и  умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения
Тактичность, дипломатичность	Тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах  на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной  в отношении с работниками  всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех устремлениях
Пунктуальность	Для руководителя большое  значение имеет пунктуальность его  секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации  встреч и посещению совещаний
Лояльность, преданность  работе	Это основные качества для  создания идеальных отношений с  руководителем
Предвидение	Умение предупредить желания  своего руководителя экономит время  и в значительной мере освобождает  его от необходимости детально планировать  свою работу

 

 

 

Личные качества 

 

Особенности характера	Любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора
Отзывчивость, умение адаптироваться	Готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок
Интересы	Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и  периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области  деятельности своего руководителя
Вежливость	Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело

 

ВНЕШНИЙ ВИД СЕКРЕТАРЯ

В зависимости от времени  года костюм секретаря может быть различным по цвету и по используемым тканям. Главное требование к костюму - строгость, элегантность. Здесь все  зависит от вкуса человека. Основное - костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет  негативное впечатление о данной организации.

Сказанное относится и  к выбору аксессуаров к костюму. Не рекомендуется дополнять рабочий  костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями, не красит секретаря  разностильность украшений. Украшения должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюму следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.

Секретарь должен постоянно  помнить о личной гигиене. Особенно внимательно к вопросам гигиены  нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. После  работы на пишущей машинке руки следует  обязательно вымыть, так как на пальцах остаются следы от пользования  копировальной бумагой и можно  испачкать документы, с которыми работает секретарь. Прическа секретаря  должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать  с костюмом и окружающей обстановкой.

ПСИХОЛОГИЯ ЛИЧНОСТИ 

Наиболее приближенными  к работе в реальной ситуации различных  фирм выделяются следующие типы секретарей, которые могут быть востребованы той или иной фирмой. Приведем некоторые  из них. 
I тип. Хорошо знающий секретарское дело, имеющий развитый интеллект, а также хорошие профессиональные навыки, умеющий общаться с людьми, умеющий подчиняться руководителю,