Информационное обеспечение деятельности руководителя

Компетентность понимается как доскональное знание своего дела и существа выполняемой работы, как  понимание связей различных явлений  и процессов, как нахождение возможных  способов и средств достижения намеченных целей.

Руководитель, видимо, не может  в одинаковой степени быть компетентным по всем вопросам, в решении которых он принимает участие, и в этом нет ничего компрометирующего. Однако руководителю не обойтись без определенной суммы профессиональных знаний, достаточных для ясного понимания целей, для восприятия новых идей, для квалифицированного разбирательства в возникающих ситуациях и для принятия по ним обоснованных решений.

Некомпетентный, не разбирающийся  в деле руководитель неизбежно оказывается  в унизительной зависимости от своего окружения. Он вынужден оценивать обстановку по подсказкам своих подчиненных, или  вышестоящих начальников. Как правило, затрудняется высказывать весомые  суждения, предпринимать активные действия, давать полезные советы по специальным  вопросам, нередко вынужден имитировать  полезную деятельность, ибо неспособен к реальным и ответственным действиям, обычно, чтобы скрыть незнание дела, стремится окружить себя столь же некомпетентными людьми и отдалить способных работников.

В практике руководства известны и такие случаи, когда руководитель вполне компетентен в специальной  области знаний, но в процессе его  деятельности возникают вопросы, в  которых он несведущ.

При этом он может пребывать  в добросовестном заблуждении и  искренне не сознавать ограниченности своих знаний. Возможно, он вообще переоценивает  себя или испытывает своего рода управленческий синдром: раз назначен начальником, то не имеет права на все. Избыточная самоуверенность не позволяет своевременно почувствовать потребность посоветоваться с людьми при подготовке тех или иных решений.

Организаторские способности  руководителя выражаются, прежде всего, в следующем:

• в умении выделять и четко формулировать как перспективные, так и наиболее важные в каждой конкретной ситуации задачи;
• своевременно принимать аргументированные решения и обеспечивать их выполнение;
• согласовывать свои замыслы с условиями действительности;
• организовать, координировать, направлять и контролировать деятельность подчиненных;
• постоянно и эффективно сотрудничать с другими подразделениями и с органами контроля.

Руководитель с организаторскими способностями в состоянии быстро и правильно оценить ситуацию, выделить первоочередные задачи и достаточно точно рассчитать сроки их решения, особое значение он уделяет рациональному  распределению работы между сотрудниками и их инструктированию; добивается реальной персональной ответственности  каждого за выполнение возложенных  на него функций. Развитое чувство ответственности  такого руководителя помогает ему всесторонне  взвешивать принимаемые решения  и действия, быть собранным, аккуратным и дальновидным исполнителем. При  всех обстоятельствах оставаться хозяином своего слова.

Хороший организатор, как  правило, обладает острым и гибким умом, сочетающимся с сильной волей. Результаты своих решений он претворяет в  жизнь оперативно и без лишних колебаний. Он всегда добивается завершения начатого дела.

При этом он может пойти  на определенный риск, действуя в условиях неопределенности, смело и решительно, не дожидаясь указаний сверху и проявляя находчивость в сложных обстоятельствах. Риск его оправдан, ибо его смелость основывается на его компетенции. Здесь  он отдает себе отчет в серьезности  последствий. Зачастую такой организатор  не лишен также «пробивных» способностей, которые помогают ему находить наиболее результативные в данной ситуации ходы и верные средства решения проблем.

Способный организатор опирается  на разум всего коллектива, его  настойчивость никогда не переходит  в упрямство и нетерпимость к  чужому мнению, он приучает подчиненных  к самостоятельности.

Организаторская работа немыслима  без твердой дисциплины и порядка, иначе большие и хорошо продуманные  усилия по улучшению организации  деятельности могут быть сведены  на нет.

Соблюдение дисциплины и  порядка предполагает, в свою очередь, контроль со стороны руководителя. Организаторские способности во многом определяются природными задатками, но они также приобретаются в  процессе учебы и работы.

Таким образом, чтобы стать  истинно деловым руководителем, недостаточно одной компетенции, то есть суммы знаний, позволяющих глубоко  разбираться в деле и эффективно решать возникающие проблемы. Для  реализации самой компетенции и  осуществления принятых решений  необходимы также организаторские  способности, то есть навыки налаживания  совместной работы многих людей и  умение добиваться выполнения принятых решений.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

Деятельность руководителя нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных  процессах управления, так как  подавляющее число управленческих решений в настоящее время  в обязательном порядке фиксируются  на бумаге.

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Современное документирование включает использование всех способов фиксации и передачи информации. В  управленческой практике преобладающим  способом документирования на сегодняшний  день является их принтерная или машинописная печать.

Основной базовой единицей информационного обеспечения становится документ, который и в настоящее  время является неотъемлемой частью в работе руководителя любого ранга. Движение документов образует документооборот  – подсистему информационного обеспечения, возможно наиболее актуальную его часть  в рамках рассматриваемой темы. Вуду чего необходимо рассмотреть ряд  важных в теоретическом плане  определений.

Таким образом, документ и  его движение – неотъемлемая часть  информационного обеспечения руководителя.

Задачи информационного  обеспечения процесса управления заключаются  в следующем:

• удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
• определение и отбор источников информации;
• правильная интерпретация и систематизация полученных данных;
• проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
• исключение дублирования информации;
• представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
• многократное использование полученной информации;
• постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение  необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование  в процессе принятия управленческих решений.

В процессе управленческой деятельности используются современные электронные  системы и средства. Поэтому здесь  необходимо предусмотреть следующие  нормы:

• информация, предоставляемая пользователям  в режимах их коллективного и  индивидуального информирования с  применением ситуационных центров, ситуационных комнат, средств отображения  и оперативной передачи данных (видеоконференций, экранов, табло, средств проведения селекторных совещаний), подлежит обязательному электронному протоколированию и документированию;

• информационное обеспечение оперативной  деятельности руководителя с использованием электронных систем для перевода с одного языка на другой должно сертифицироваться и лицензироваться  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Для обеспечения требуемой оперативности  и достоверности приема, передачи и представления информации руководителям  должны применяются электронная  цифровая подпись, электронное визирование  документов.

В современных условиях информационное обеспечение деятельности руководителя осуществляется с помощью автоматизированных систем управления (АСУ). Автоматизированная система управления (АСУ) — информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.

В частности, использование  автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности  управленческого персонала, повышения  качества функционирования объекта  управления и самого управления и  т. д.

К АСУ предъявляется ряд  общих требований. В первую очередь, должна быть обеспечена совместимость  элементов друг с другом, а также  с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.

Автоматизированная система  должна быть приспособлена к модернизации, развитию и расширению с учетом будущих  перспектив.

АСУ должна иметь достаточную  степень надежности для достижения установленных целей функционирования системы при заранее заданных условиях ее применения.

Автоматизированная система  управления должна обладать достаточной  адаптивностью к изменениям условий  ее использования. При этом степень  изменения условий применения системы, как правило, специально оговаривается  заранее.

В АСУ должны быть предусмотрены  контроль правильности выполнения автоматизируемых функций и диагностирование с  указанием места, вида и причины  возникновения нарушений правильности функционирования системы.

В автоматизированной системе  управления должны быть предусмотрены  меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к аварийному состоянию объекта или системы  управления, от случайных изменений  и разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства и утечки информации.

Можно выделить следующие  группы технических средств, обеспечивающих функционирование современных информационных систем:

• средства вычислительной техники (ЭВМ различной производительности и назначения);
• средства коммуникации,
• средства организационной техники.

Средства вычислительной техники используются на всех стадиях  обработки и хранения информации и являются основой для интеграции всех технических средств в единую автоматизированную систему.

Средства коммуникации предназначены, в первую очередь, для передачи информации и, в ряде случаев, функционируют  совместно со средствами вычислительной техники.

Оргтехника позволяет  осуществлять с информацией различные  действия (например, представление  в различных формах, копирование  и т. п.), а также вспомогательные  операции в рамках различных задач  информационного обеспечения управленческой деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Современная управленческая мысль переживает настоящую революцию. Традиционные подходы к управлению привлекают внимание, прежде всего  как контролю над людьми, достижению стабильности и эффективности производства, использованию правил и процедур, созданию вертикальной структуры управления сотрудниками и достижению запланированных результатов.

Для того чтобы соответствовать  требованиям рынка, общества в целом, руководителю необходимо постоянно  повышать свою квалификацию, уровень  компетентности в своем деле, совершенствовать свои способности, знания, имеющиеся  навыки.

Наряду с вышесказанным  руководитель должен быстро и правильно  находить и принимать решения  относительно разнообразных проблем, постоянно возникающих в процессе производства. Совсем недавно важнейшим  аспектом деятельности руководителей  являлось выполнение непосредственных управленческих функций, т.е. планирование, организация, регулирование, контроль деятельности предприятий, изучение различных  технологий производства и т.д. В  настоящее же время основной акцент сделан на умение управлять коллективом, так как человеческому фактору  стало уделяться большее внимание.

Руководитель в определенной степени должен быть тонким психологом, поскольку правильно выбранный  стиль руководства, благоприятная  рабочая среда, культура управленческого  труда способствуют повышению качества и эффективности труда, оказывают  значительное влияние на результаты деятельности коллектива. Поведение  руководителя, его умение управлять  подчиненными, здоровый психологический  климат в коллективе способствуют росту  производительности труда, развитию творческой инициативы работников и в итоге дают высокие показатели деятельности предприятия.