Информационное обеспечение процесса разработки управленческих решений

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Января 2014 в 19:20, контрольная работа

Описание работы

Принятие решения есть процесс целенаправленного преобразования исходной информации о состоянии и условиях функционирования объекта управления в информацию о наиболее рациональном пути достижения этим объектом желательного состояния в будущем. Здесь намеренно подчеркнут информационный аспект, который составляет основу принятия решений.

Файлы: 1 файл

ДКР по РУР.docx

— 89.24 Кб (Скачать файл)

      

1. Значение коммуникаций  в РПУР

 

  Принятие решения  есть процесс целенаправленного  преобразования исходной информации  о состоянии и условиях функционирования  объекта управления в информацию  о наиболее рациональном пути  достижения этим объектом желательного  состояния в будущем. Здесь  намеренно подчеркнут информационный  аспект, который составляет основу  принятия решений.

  В динамике информационное  обеспечение как процесс входит  в понятие «коммуникация». Коммуникация - это обмен информацией, на  основе которого руководство  получает данные, необходимые для  принятия эффективных решений,  и доводит принятые решения  до работников фирмы. Коммуникация - это сложные процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если допустить небрежность, смысл может быть утрачен. Руководитель тратит на коммуникацию 50-90% всего времени.

  Среди основных видов  коммуникаций выделяют:

  1. между организацией  и внешней средой;

  2. горизонтальные коммуникации - коммуникации между отделами;

  3. вертикальные коммуникации - межуровневые коммуникации (между  руководителями различных уровней,  между руководителем и подчиненными, между руководителем и рабочей  группой). Такие коммуникации бывают по нисходящей (с высших уровней управления на низшие) и восходящей (от низшего уровня управления к высшему);

  4. неформальные коммуникации - канал распространения слухов (например, сокращение рабочих, наказание  за опоздание, повышение или  понижение по службе). По каналам  распространения слухов информация  передается быстрее и на 80-90% оказывается  верной (по исследованиям Дэвиса).

  В процессе коммуникации  выделяют 4 базовых элемента:

  • отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее  информацию и передающее ее;

  • сообщение - собственно  информация, закодированная с помощью  символов;

  • канал - средство  передачи информации;

  • получатель - лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует ее.

  Выделяют следующие  взаимосвязанные этапы коммуникации:

  • зарождение идеи - отправитель решает, какую значимую  идею или сообщение следует  сделать предметом обмена. К сожалению,  многие попытки обмена информацией  обрываются на первом этапе,  поскольку отправитель не затрачивает  достаточно времени на обдумывание  идеи;

  • кодирование и  выбор канала - прежде чем передать  идею, отправитель должен с помощью  символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будем менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом;

  • передача - доставка (физическая передача) сообщения  получателю;

  • декодирование - перевод символов отправителя  в мысли получателя. Обмен информацией  следует считать эффективным,  если получатель продемонстрировал  понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

  При осуществлении  коммуникаций важно учитывать  два основных момента:

  1. обратная связь,  при которой отправитель и  получатель меняются коммуникативными  ролями. Изначальный получатель  становится отправителем и проходит  через все этапы процесса обмена  информацией для передачи своего  отклика начальному отправителю,  который играет роль получателя;

  2. шум - то, что искажает  смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла.

  Обмен информацией  представляет одну из самых  сложных проблем на любом уровне  иерархии. Эта проблема усложняется  тем, что информация продолжает  теряться и искажаться в процессе  коммуникации, что существенно снижает  качество управленческого решения.

 

2. Роль информации в  РПУР

 

  Под «информацией»  понимаются сведения, сообщения,  которые содержат элементы новизны  для ее получателя и используются  в процессе принятия решений.

  Эффективность принятого  решения во многом определяется  качеством различных видов информации. Условно все виды информации, которые используются при принятии  решения, можно подразделить на:

  - по объекту - показатели  качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка,  организационно-технического уровня  производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

  - по принадлежности  к подсистеме системы менеджмента  - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы,  экономике менеджмента, функциональной  и обеспечивающей подсистемам,  внешней среде системы, управляющей  подсистеме;

  - по форме передачи - вербальная (словесная) информация  и невербальная;

  - по изменчивости  времени - условно-постоянная и  условно- переменная (недолговечная);

  - по способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

  - по режиму передачи - в регламентируемые сроки, по  запросу и принудительно в  определенные сроки;

  - по назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

  - по стадии жизненного  цикла товара - стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической  подготовки производства и другим  стадиям до списания товара;

  - по отношению объекта  управления к субъекту - между  фирмой и внешней средой, между  подразделениями внутри фирмы  по вертикали и горизонтали,  между руководителем и исполнителями,  неформальные коммуникации.

  Информация может  быть представлена в следующих  аспектах:

  • семантическом, т. е. ее смысл и значение;

  • аксиологическом, т. е. ее ценность;

  • симеотическом, т. е. ее знаковость;

  • коммуникативность, т. е. информационные связи в системе;

  • теоретико-отражательном, т. е. способ отражения информации (СМИ);

  • гносеологическом, т. е. познавательном;

  • каузальном, т. е. причинно-следственные отношения при передаче информации;

  • количественном, т. е. ее измерение;

  • физическом, т. е. ее форма (книга, дискета и т. д.).

  К качеству информации  предъявляются следующие требования:

  • актуальность;

  • надежность;

  • достаточность;

  • достоверность;

  • комплексность;

  • адресность;

  • правовая корректность;

  • многократность  использования;

  • высокая скорость  сбора, обработки и передачи;

  • возможность кодирования.

  Организация массива  информации. Информационный массив - это упорядоченная по определенным  признакам совокупность всех  видов информации, используемой  органами управления для выработки  управляющего воздействия. Цель  создания массива информации - повысить  эффективность управления за  счет рациональной систематизации  информации, правильного ее распределения  по уровням управления в соответствии  с характером решаемых задач.  Информационный массив должен  обеспечивать:

  - прямое обращение  потребителей к хранимой информации  и возможность многократного  ее использования;

  - наиболее полное  удовлетворение информационных  потребностей органов управления  на всех уровнях;

  - оперативный поиск  и выдачу информации по запросу;

  - предохранение информации  от искажения;

  - защиту от несанкционированного  доступа к информации.

  Организация потоков  информации. Под потоком информации  понимается целенаправленное движение  информации от источников до  потребителей. Рационализация потоков  информации имеет целью исключить  дублирование информации, минимизировать  маршруты ее прохождения и  обеспечить рациональный обмен  информацией между органами управления. Информационный поток характеризуется  адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации. По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

  Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.). Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

  Ценность получаемой  информации зависит от точности  задачи, так как правильно поставленная  задача предопределяет необходимость  конкретной информации для принятия  решения. Для принятия управленческого  решения необходимо знать:

  • какая исходная  информации необходима для принятия  решения;

  • в каких информационных  документах оформляется решение;

  • какими средствами  доводится исходная директивная  информация до объекта управления, исполнителей;

  • какая информация  о ходе и результатах выполнения  решения должна даваться органу  управления с различных участков  управляемого объекта;

  • кто обязан давать  эту информацию, в какое время  и при каких условиях;

  • каким образом  оформляется информация, какими  средствами передается, по каким  каналам;

  • кому предназначена  информация, в каком объеме и  ассортименте она передается  для различных звеньев субъекта  управления, руководителей различных  уровней;

  • пути и средства  обеспечения своевременного получения  и надежности информации, контроля за ее прохождением, проверки достоверности;

  • место, методы  и технические средства, люди, предназначенные  для работы с информацией, получаемой  от объекта управления, способы  хранения, переработки и использования,  кто использует информацию;

  • лица, принимающие  на основе полученной информации  новые решения или корректирующие  старые;

  • формы директивной  или регулирующей информации, периодичность  ее передачи, получатели и исполнители,  сроки доведения до исполнителей.

 

3. Роль новых информационных  технологий в РПУР

 

  Важным элементом  информационного обеспечения является  организация технологического процесса  переработки информации с помощью  новых информационных технологий (НИТ).

  НИТ включают в  себя:

  • новые технологии  коммуникаций на основе локальных  и распределительных сетей ЭВМ;

  • новые технологии  обработки информации на основе  ПК и специализированных рабочих  мест;

  • технологии, исключающие  бумагу как основной носитель  информации;

  • новые технологии  принятия решений на основе  средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования и т. п.

  О широких возможностях  новых информационных технологий  можно судить по перечню функций,  которые обеспечиваются в результате  их внедрения (табл. 4).

Таблица 4. Функции новых  информационных технологий

Информация о работе Информационное обеспечение процесса разработки управленческих решений