Информационное обеспечение управления предприятием

 

 

 

 

3. Анализ системы документооборота

 

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

 Все документы, которые обращаются  в системе документооборота, в  ОАО «Технический университет  КубГТУ» разделяют следующим  образом:

1. Входящие
2. Исходящие
3. Приказы
• по основной деятельности
• по командировкам
• по личному составу
4. Внутренние
• финансовые
• служебные

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику изменения потока документов, после внедрения в организации с 1998 год локальной сети, электронной системы контроля поручений, электронной системы контроля оплаты «Class». Анализ дополнительно проведём по 1999 году по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.

Ниже на рисунке представлена структура подчинённости Административного отдела  ОАО «Технический университет КубГТУ» (рисунок 6). На схеме видно разделение Административного отдела на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.

Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

1. Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.
2. Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.
3. Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.
4. Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись ректору.
5. Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.
6. Доведение резолюций ректора до исполнителей.
7. Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.
8. Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.
9. Формирование дел и сдача их в архив.
10. Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 6. Структура подчинённости Административного отдела

Функции организационного сектора:

1. Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.
2. Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.
3. Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.
4. Извещение сотрудников о проводимых совместно с ректором совещаниях.
5. Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)
6. Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.
7. Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.
8. Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.
9. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
10. Ведение протокола заседаний ректоратов, офрмление выписок из протоколов.
11. Ежедневное составление совместно с ректором плана его работы на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. У ректора нет помощника, который мог бы взять на себя часть полномочий ректора, а огромный поток документов может занимать много времени у ректора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Иногда ректор уезжает в командировку, тогда документы могут лежать на подписи от 5 до 10 дней. Могут часто возникать ситуации, когда ректор на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа– запрещает, противореча себе.

В ОАО «Технический университет КубГТУ» есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рисунок 7).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 7. Документооборот в ОАО «ТУ КубГТУ»

 

В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 3). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 3

Анализ структуры документооборота

 

Наименование   документа	Количество документов			Темпы роста, %
	1997	1998	1999	в 1998 к 1997	в 1999 к 1998
Входящие	124	203	240	164	118
Исходящие	384	402	358	105	89
Приказы в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	870   157 215 498	648   116 178 354	894   156 222 516	74   74 83 71	138   134 125 146
Внутренние в том числе: - финансовые - служебные	3841   1492 2349	2597   973 1624	1972   1272 700	68   65 69	76   131 43
Итого в год:	5219	3850	3464	74	90
В среднем за день	18	13	12	72	92
Выручка от реализации, тыс.р.	7663	11315	15132	148	134

 

Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента (таблица 2), а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года (таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рисунок 8).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 8. Изменение выручки от реализации и общего количества документов

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов (таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения представлены (рисунок 9).

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 9. Изменение количества документов

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет.

Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:

• какие подразделения наиболее сильно загружают документами руководителя
• есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения

В ОАО «Технический университет КубГТУ» много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:

• Бухгалтерия;
• Административный отдел;
• Школа абитуриентов;
• Подготовительные курсы;
• Лицей;
• Компьютер-колледж.

 

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 4). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в Техническом университете. Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать

Таблица 4

Группировка видов документов по подразделениям

 

Подразделение	1997		1998		1999
	Кол.	%	Кол.	%	Кол.	%
Административный отдел	765	15	621	16	754	22
Бухгалтерия	1392	27	1073	28	1272	37
Школа абитуриентов	909	17	718	19	446	13
Подготовительные курсы	715	14	537	14	345	10
Лицей	582	11	410	11	273	8
Компьютер-колледж	551	10	319	8	259	7
Прочие	305	6	172	4	115	3
Итого:	5219	100	3850	100	3464	100

 

Представленные выше в таблице результаты сравнений объёма документооборота по подразделениям (таблица 4) наглядно отображены ниже на рисунке (