Информационное обеспечение управления предприятием

Сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в очередной модернизации персональных компьютеров.

Таблица 7

Этапы модернизации в ОАО «Технический университет КубГТУ»

 

Подразделения	Модели компьютеров	Годы			Темпы роста
		1997	1998	1999	98-97	99-98
Центр довузовской подготовки	Все, из них: 486 Pentium	4 3 1	4 0 4	6 0 6	100%	150%
Подразделения среднего образования	Все, из них: 486 Pentium	2 2 0	3 2 1	4 3 1	150%	133%
Институт современных технологий и экономики	Все, из них: 486 Pentium	2 2 0	2 2 0	3 1 2	100%	150%
Дополнительное профессиональное образование	Все, из них: 486 Pentium	25 24 1	25 14 11	25 11 14	100%	100%
Производственно-коммерческие подразделения	Все, из них: 486 Pentium	3 2 1	4 2 2	4 0 4	133%	100%
Подразделения управления	Все, из них: 486 Pentium	14 12 2	16 14 2	18 0 18	114%	113%
Итого:	Все, из них: 486 Pentium	50 45 5	54 34 20	60 15 45	108% 76% 400%	111% 44% 225%

 

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в обществе также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры. Эти случаи были единичны или приобретение шло за счёт расходов Технического университета, а не подразделения.

Плохо складывается положение с ксерокопированием - два ксерокса на всю организацию. Это приводит к тому, что часто ксерокс находится в неисправном состоянии и как следствие идёт задержка в предоставлении руководству необходимой информации. Она может быть предоставляется и быстро, но за счёт использования принтера, как множительной техники.

Предприятие как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения я определил, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.

 

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

1. Пути сокращения управленческих затрат

 

В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в управлении. Проанализируем динамику управленческих затрат на примере одного подразделения по годам. Выясним как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

Для примера возьмём подразделение Компьютер-колледж. Его работа более всего связана с новейшими компьютерными технологиями. Определим перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.

Это же подразделение в качестве примера будем использовать в следующем разделе, где мной будут предложены мероприятия по улучшению положения дел в подразделении с точки зрения внедрения новейших современных технологий.

Согласно ниже представленному рисунку, в Компьютер-колледже у директора в непосредственном подчинении находится четыре человека (рисунок 12):

• Секретарь-референт, выполняющий работу с клиентами и занятый в основном внешними проблемами типа: реклама, маркетинговые исследования, участие в ярмарках и выставках.
• Два инженера по компьютерным классам, каждый из которых в своём классе осуществляет техническую поддержку аппаратного и программного обеспечения.
• Заместитель директора по учебной части, заведующей учебным процессом: методическое обеспечение, составление расписаний занятий, работа с преподавателями и со слушателями.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 12. Структура подразделения Компьютер-колледж

Для успешного осуществления управленческих функций в Компьютер-колледже необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в Компьютер-колледже обучается от трёх до четырёх групп в зависимости от сезона, в каждой из которых обучается согласно смете не менее восьми человек.

Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.

В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени.

 

Таблица 8

Распределение обязанностей на месяц

 

Основные обязанности  ответственных лиц	Затраты времени, в часах			Темпы роста
	1997	1998	1999	98/97	99/98
1	2	3	4	5	6
1. Директор.	72	62	16	86%	26%
Составление бюджета на полугодие	24	20	4	83%	20%
Составление сметы и калькуляции на полугодие	12	10	2	83%	20%
Выписка счетов, составление договоров и контроль оплаты.	20	16	8	80%	50%
Формирование списка клиентов, уже оплативших и ожидающих начала обучения.	16	16	2	100%	13%
Составление актов списания материальных ценностей.	4	4	4	100%	100%
Составление фактической сметы	28	24	12	86%	50%
2. Заместитель по учебной работе	145	140	98	97%	70%
Составление расписания занятий на неделю вперёд.	16	14	8	88%	57%
Назначение преподавателей на занятия по расписанию.	24	22	10	92%	45%
Подготовка методического материала к занятиям.	8	32	32	400%	100%
Оповещение клиентов о дате начала занятий и времени обучения.	24	20	16	83%	80%
Составление представления и приказа на зачисление клиентов  в группу слушателей.	12	10	2	83%	20%
Контроль посещения занятий и соблюдения графика учебного процесса	7	6	8	86%	133%
Приём слушателей по личным вопросам	4	4	4	100%	100%
Изготовление сертификатов для слушателей	24	12	8	50%	67%

 

Продолжение таблицы 8

1	2	3	4	5	6
Составление приказа об отчислении из группы слушателей на основании окончания обучения	12	10	2	83%	20%
Составление всевозможных справок, актов, ведомостей для слушателей.	8	6	2	75%	33%
Составление служебных записок в случае необходимости	6	4	6	67%	150%
3. Секретарь-референт	74	60	50	81%	83%
Рекламная кампания	20	24	24	120%	100%
Приём клиентов, пришедших узнать про компьютерные курсы.	15	15	15	100%	100%
Регистрация всех клиентов для дальнейшего анализа.	7	5	5	71%	100%
Формирование списка клиентов, готовых оплатить и начать обучение	32	16	6	50%	38%
4. Инженер компьютерного класса 205	124	86	104	69%	121%
Переустановка программного обеспечения	12	16	18	133%	113%
Подготовка класса к занятиям.	112	70	86	63%	123%
5. Инженер компьютерного класса 215	124	112	68	90%	61%
Переустановка программного обеспечения	12	16	16	133%	100%
Подготовка класса к занятиям.	112	96	52	86%	54%

 

В этом подразделении я являюсь руководителем и активно использую свой опыт, полученный мною в университете. Мной активно проводится политика маркетинговых исследований, в процесс управления внедряются современные информационные системы. Выше в таблице указаны результаты внедрения современных информационных систем (таблица 8).

За три года были внедрены мною следующие программы:

• Электронная анкета слушателя (приложение В)
• Электронный журнал учёта клиентов (приложение Г)
• Разработанная отделом программирования система CLASS для контроля оплаты (Приложение Д)
• Электронная система маркетингового исследования рынка (в режиме опроса клиентов)
• База данных автоматического формирования счетов, договоров, служебных записок, выданных материалов

 

Из таблицы выберем итоговые значения по каждому сотруднику и на основе этих данных построим график. Ниже на рисунке этот график представлен (рисунок 13).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 13. Динамика управленческих затрат

 

На рисунке представлено наглядно экономия времени от внедрения современных информационных систем. Проанализируем изменения затрат времени.

В первую очередь это, конечно же, повлияло внедрение во всём Техническом университете локальной вычислительной сети. В большей степени это коснулось инженеров по компьютерным классам. В Компьютер-колледже два компьютерных класса. В одном  из них (205 аудитория) находятся современные персональные компьютеры Pentium 166 MMX, а в другом (215 аудитория) находятся уже морально устаревшие 486DX100. Однако в 215 аудитории проведена локальная сеть, а в 205 её пока нет. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания. В 205 аудитории установка современных компьютеров сократила время обслуживания в 1998 году, но в дальнейшем уже в 1999 году с установкой нового программного обеспечения резко повысилось. Новые компьютеры в 205 аудиторию приобретались без CD-ROMов, из расчёта на локальную сеть. По плану сеть до 205 аудитории должна была дойти ещё в 1997 году, но её до сих пор нет.

Приобретение в 1998 году новых двух персональных  компьютеров для администрации Компьютер-колледжа повысил производительность Директора, Заместителя и Секретаря.

С разработкой системы «Class», сотрудниками отдела программирования для всего Технического университета сократило время регистрации клиентов. Ранее эта регистрация производилась записями в специальных журналах. Затем производились неоднократные сверки с бухгалтерией. Система «Class», использует возможности сети. Подразделения, работающие с клиентами, производят регистрацию клиентов в этой системе. Контроль за оплатой стал возможен в результате интеграции этой системы с программным продуктом «1С-Бухгалтерия». Кроме того, в этой программе реализована система автоматического формирования приказов, ведомостей, справок, разнообразных отчётов и запросов. В приложении приведены рисунки с экрана работающего компьютера в системе «Class». Эта система сильнее всего повлияла на Директора и на Заместителя директора по учебной работе и менее на Секретаря-референта.