Информационные системы в организации

Содержание

 

Введение………………………………………………………………..…3

1. Характеристика информационных систем…………………..……….5

1. Понятие информационных систем………..……..……………....5
2. Классификация информационных систем……………………....6

1.3 Виды информационных систем в организации………………....7

1.4 Структура и состав информационных систем…………………..9

2. Проектирование информационных систем…………………..…….13

2.1 Понятие жизненного цикла ИС………………………………....13

2.2 Планирование разработки ИС………………………..…….…...15

3. Использование информационных  систем в управлении…….........17

           Заключение……………………………………………………………....19

Список используемых источников……………………………………..20

 

 

Введение

 

Главным условием обеспечения  максимальной экономической эффективности  от внедрения информационных технологий в сферу организационного управления является соблюдение принципа системного подхода, обеспечивающего учет всего многообразия факторов, влияющих на реализацию информационных технологий. Воплощением этого принципа является создание информационной системы объекта управления.

 Первые информационные  системы появились в 50-х годах. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

  60-е годы знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только считать зарплату, как было ранее.

  В 70-х – начале 80-х годов информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений. Тoгдa пoявилacь кoнцeпция cиcтeм пoддepжки пpинятия peшeний (decision support systems). Эти cиcтeмы должны были oбecпeчить мeнeджepoв спeциaлизиpoвaннoй и интepaктивнoй пoддepжкoй пpoцeccoв принятия yникaльныx peшeний пpoблeм в peaльнoм, быcтpoизмeняющeмcя миpe.

  К концу 80-х годов концепция использования информационных систем вновь изменяется. Развитие мощности (быстродействия) микро-ЭВМ, пакетов прикладных программ и телекоммуникационных ceтeй далo тoлчoк к пoявлeнию фeнoмeнa кoнeчнoгo пoльзoвaтeля (end user computing). Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

В настоящее время  развитие информационных систем переживает очередной этап, характеризующийся существенными качественными изменениями. С одной стороны это связанно с использованием интернет-технологий со всеми вытекающими отсюда последствиями – это и единое информационное пространство, и создание виртуальных управленческих структур. С другой стороны, качественные изменения, затрагивающие все аспекты создания и функционирования информационных систем, следует связать с тенденцией интеграции всех информационных служб и систем, функционирующих в рамках одной организации, в виде так называемого интеллектуального здания, или дома разумного (DOMO SAPIENS).

 

 

1 Характеристика информационных  систем

1.1 Понятие информационных систем

 

Информационная система представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации предназначенной для выполнения функций управления.

 Информациoнныe cиcтeмы, пpeднaзнaчeнныe для oбecпeчeния мeнeджepoв инфopмaциeй для пoддepжки принятия эффeктивныx peшeний, нaзывaютcя yпpaвлeнчecкими инфopмaциoнными cиcтeмaми (management information systems).

К информационным системам предъявляются следующие требования:

1. Полнота и достоверность информации для реализации функций управления.
2. Своевременность предоставления информации.
3. Обеспечение необходимой степени достоверности информации в зависимости от уровня управления.
4. Экономичность обработки информации – это значит, что затраты на обработку данных не должны превышать получаемый эффект.
5. Адаптивность к изменениям информационным требованиям пользователей.

Внедрение информационных систем проводится с целью повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности фирмы за счет принципиально новых методов управления, основанных на моделировании деятельности специалистов фирмы при принятии решений (методы искусственного интеллекта, экспертные системы и т.п.), использование современных средств телекоммуникации (e-mail, теле-конференции) и вычислительных систем, а также сокращение времени выполнения типовых операций по обработке различного рода документов.

 

2.  Классификация информационных систем

 

Все информационные системы можно классифицировать по степени автоматизации обрабатываемой информации, и по сфере применений.

 

 

По степени  автоматизации обрабатываемой информации.	По сфере  применений.
Ручные	Системы поддержки принятия решений
Автоматизированные	Системы автоматизирования проектирования
Автоматические	Системы организационного управления
	Системы управления техническими процессами

 

Ручные информационные системы – характеризуются тем, что все операции по обработке данных выполняются человеком.

Автоматизированные информационные системы – часть функций управления или обработки данных осуществляется автоматически, а часть человеком.

Автоматические информационные системы – все функции управления и обработки данных осуществляются техническими средствами без участия человека.

По сфере применений можно выделить 4 класса информационных систем:

1. Система поддержки принятия решений предназначена для автоматизации деятельности научных работников, анализы синтаксической информации управления экспериментов.
2. Система автономного проектирования предназначена для автоматизации труда инженеров проектировщиков, и разработчиков новой технологии.

Основными задачами таких  систем являются:

- автоматизация процесса разработки новых идей и технологий их производства;

- автоматизация инженерных расчетов;

- создание графической документации;

- моделирование проектируемых объектов;

- создание управляющих программ для станков с программным управлением.

3. Система организационного управления предназначена для автоматизации функций администрированного (управленческого персонала).
4. Система управления технологическими процессами предназначена для оптимизации различных технологических процессов.

 

3.  Виды информационных систем в организации

 

Так как имеются различные  интересы, особенности и уровни в  организации, существуют различные  виды информационных систем. Никакая  единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного  уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легкодоступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит  в том, чтобы помочь интегрировать  новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы  обслуживать  контроль, управление, принятие решений  и административные действия средних  менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное  принятие решений. Они  имеют тенденцию  сосредоточиться на менее структурных  решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.

Системы стратегического  уровня – это  инструмент помощи руководителям высшего  уровня, которые  подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и  в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные  системы  могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные  функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень.

 

4.  Структура и состав информационных систем

 

Практически все рассмотренные  разновидности систем, независимо от сферы их применения, включают один и тот же набор компонентов.

 

Функциональные компоненты	Компоненты системы обработки данных	Организационные компоненты
Функциональные подсистемы	Информационное обеспечение	Новые организационные структуры формы
Функциональные задачи	Техническое обеспечение	Персонал
Модели и алгоритмы	Правовое обеспечение
	Программное обеспечение
	Лингвистическое обеспечение

 

 

Функция управления –  это специальная постоянная обязанность одного или нескольких лиц, выполнение которых приводит к достижению определенного делового результата.

Под функциональными  компонентами понимается – функции управления полный набор взаимосвязанных во времени и в пространстве работ по управлению необходимых для достижения поставленных перед предприятием целей.

Весь процесс управления фирмой сводится либо к линейному (административному) руководству предприятием, или его структурным подразделением, либо к функциональному руководству (материально техническое обеспечение, бухгалтерский учет и т.п.).

По этому разделение информационных систем по функциональному признаку включает в себя выделение ее отдельных частей названных функциональными подсистемами, реализующих систему функций управления. Функциональный признак определяет назначение системы, т.е. то, для какой области деятельности она предназначена, и какие основные цели, задачи и функции она выполняет. В современных системах автоматизации и проектирования ИС входят модели и алгоритмы, из которых в процессе разработки ИС выбирают наиболее эффективный для конкретного объекта управления.

Система обработки данных (СОД) предназначена для информационного обслуживания специалистов разных органов управления предприятия, принимающих управленческие решения. Основными функциями СОД являются:

- сбор, регистрация и перенос информации на машинные носители;

- передача информации в места ее хранения и обработки;