Информационные системы в организации

- ввод информации в ЭВМ, контроль ввода и ее компоновка в памяти компьютера;

- создание и ведение внутримашинной информационной базы;

- обработка информации на ЭВМ (наполнение, сортировка, корректировка, выборка, арифметическая и логическая обработка) для решения функциональных задач системы или подсистемы, управление объектом;

- вывод информации в виде видеограмм, сигналов для прямого управления техническими процессами, информация для связи с другими системами;

- организация и управление вычислительным процессом в локальных и глобальных вычислительных сетях.

СОД могут работать в трех основных режимах:

1. Пакетном.
2. Интерактивном.
3. В реальном масштабе времени.

Для пакетного режима характерно, что результаты обработки  выдаются пользователям после выполнения так называемых пакетов заданий. В качестве примера систем, работающих в некотором режиме, можно назвать системы статистической отчетности, налоговых инспекций, расчетных кассовых центрах. Недостатком такого режима является обособленность пользователя от процесса обработки информации, что снижает оперативность принятия решений.

При интерактивном (диалоговом) режиме работы, происходит обмен сообщениями между пользователем и системой. Типичными примерами диалоговых задач можно считать мгновенные задачи использования ресурсов (трудовых, материальных, финансовых).

Режим реального времени  используется для управления быстро протекающими процессами (передача и  обработка банковской информации в глобальных международных сетях, для управления непрерывными техническими процессами).

Практически все системы  обработки данных ИС независимо от сферы их применения включают один и тот же набор составных частей, называемых видами общения.

Информационное обеспечение  – это совокупность методов и  средств по размещению, и организации  информации, включающая в себя:

- системы классификации и управления;

- унифицированные системы документации, рационализации, документообработки и формы документов;

- методы создания внутримашинной информационной базы.

Программное обеспечение  – это совокупность программных средств для создания СОД средствами вычислительной техники.

Техническое обеспечение  – представляет собой комплекс технических средств, применяемых для функционирования системы обработки данных и включает в себя устройство, реализующее типовые операции обработки данных как вовне ЭВМ, так и на ЭВМ различных классов.

Правовое обеспечение  – представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование ИС. Правовое обеспечение при разработке ИС включает нормативные акты договорных взаимоотношений между заказчиком и разработчиком ИС, правовое регулирование отклонений.

Правовое обеспечение функционирования СОД включает:

- условия признания юридической силы документов, полученных с применением вычислительной техники;

- права, обязанность и ответственность персонала, в том числе за своевременность и точность обработки информации;

- правила пользования информацией.

Лингвистическое обеспечение  – представляет собой совокупность языковых средств, используемых на различных  стадиях создания и эксплуатации СОД для повышения эффективности обеспечения общения человека и ЭВМ.

Под организационными компонентами ИС понимается – совокупность методов и средств позволяющих усовершенствовать организационную структуру объектов и управленческих функций, выполняемых структурными подразделениями, определить штатное расписание и численный состав каждого структурного подразделения, разработать должностные инструкции персонала управления в условиях функционирования СОД.

Выделение организационных компонентов в самостоятельное направление, обуславливается особой значимостью человеческого фактора в успешном функционировании ИС.

 

2. Проектирование информационных систем
1. Понятие жизненного цикла ИС

 

Понятие жизненного цикла  ИС является одной из базовых программ инженерии. Жизненный цикл ИС определяется как период времени, который начинается с момента принятия решений о необходимости создания ИС и заканчивается в момент ее полного изъятия из эксплуатации. Основным нормативным документом, регламентирующим состав процессов жизненного цикла, является международный стандарт ISO/IEC 12207.

Процесс проектирования ИС определяется как совокупность взаимосвязанных действий, преобразующих некоторые входные данные в выходные. Взаимосвязи между процессами, соотношение их с этапами ЖЦ отображаются в модели ЖЦ.

Под моделью ЖЦ ИС понимается структура определяющая последовательность выполнения и взаимосвязи процессов действий и задач на протяжении жизненного цикла.

Среди моделей ЖЦ можно выделить следующее:

1. Каскадная (до 70 г).
2. Интернациональная (70–80 гг.).
3. Спиральная (80–90 гг.).

Принципиальной особенностью каскадного подхода является:

Переход на следующий  этап осуществляется только после того, как будет полностью завершена работа на текущем этапе, и возвратов на пройденные этапы не предусматривается. Каждый этап заканчивается получением некоторых результатов, которые служат в качестве исходных данных для следующего этапа. Каждый этап завершается выпуском полного комплекта документаций достаточной для того, чтобы разработка могла быть продолжена другой командой разработчика.

Преимущества применения каскадного способа заключается:

- на каждой стадии формируется законченный набор проектной документации, отвечающей критериям полноты и согласованности;

- выполняемые в логической последовательности стадий работ, позволяют планировать сроки завершения всех работ и соответствующие затраты.

Каскадный подход хорошо зарекомендовал себя при построении ИС, для которых в самом начале разработки можно достаточно точно и полно сформулировать все требования с тем, чтобы предоставить их разработчикам. В эту категорию попадают сложные системы с большим количеством задач вычислительного характера, системы реального времени и др. В тоже время этот подход обладает рядом недостатков, вызываемых прежде всего тем, что реальный процесс создания ИС иногда полностью не укладывается в такую жесткую схему.

Основным недостатком  каскадного подхода является существенное запаздывание с получением результатов, и как следствие достаточно высокий риск создания системы, неудовлетворяющей изменившимся потребностям пользователей.

Принципиальной особенностью спирального метода является следующее – ИС создается не сразу, как в случае каскадного подхода, а по частям, с использованием метода проектирования.

Под прототипом понимается – действующий программный компонент, реализующий отдельные функции и внешний интерфейс разрабатываемой ИС.

Создание прототипов осуществляется в несколько итераций или витков спиралей. Каждая итерация соответствует созданию фрагмента или версии ИС, на ней уточняются цели и характеристики проекта, оценивается качество получения результатов, и планируются работы следующей итерации.

Итерационная модель – более реально отражает процесс создания ИС чем каскадная. Результаты очередного этапа часто вызывают изменения проектных решений выработанных на более ранних этапах. Постоянно возникает потребность в возврате предыдущего этапа, добавление обратной связи.  Итерационная модель дает возможность осуществлять межэтапные корректировки.

 

2.  Планирование разработки ИС

 

Планирование разработки ИС – это подготовительные действия, позволяющие с максимально возможной эффективностью реализовать этапы жизненного цикла ИС.

Планирование разработки ИС состоит в определенных трех основных компонентов:

1. определение цели и разработки;
2. предварительная экономическая оценка проекта;
3. построение графика выполнения работ.

Планирование разработки ИС должно быть связано с общей стратегией построения ИС организации. Суть этой стратегии заключается в решении таких основных задач, как:

-определение бизнес-планов и целей организации с последующим выделением ее потребностей в ИС;

-оценка показателей уже существующих ИС с целью выявления их сильных и слабых сторон;

-оценка возможностей использования ИС для достижения конкурентно способного преимущества.

Планирование разработки ИС также должно включать разработку стандартов, которые определяют как  будет осуществляется сбор данных, каким будет их формат, какая потребуется документация и как будет выполнятся проектирование и документация приложения.

Определение требований к системе – это проведение обследований деятельности оптимизируемого объекта (организаций), для определения диапазона действий и границ ИС, составы ее пользователей и областей применения. Этот этап является одним из важнейших, поскольку определяет успех всего проекта. Он включает следующие шаги:

1. предварительное выявление требований к будущей системе;
2. определение перечня целевых функций организации;
3. анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;
4. выявление функциональных взаимодействий между подразделениями, информационных потоков внутри подразделений и между ними;
5. анализ существующих средств автоматизации деятельности организации;
6. построение моделей деятельности организаций, предусматривающее обработку материалов обследования.

Требования – это  некоторая функция, которая должна быть включена в создаваемую систему.

Сбор и анализ требований является предварительным этапом концептуального проектирования БД. Определение набора требующих функциональных возможностей ИС является критически важным действием, поскольку системы с неадекватной или неполной функциональностью будут раздражать пользователей, что может привести к частичному и малоэффективному использованию ИС, и даже полному отказу от эксплуатации системы.

 

3.  Использование информационных  систем в управлении

 

Системы поддержки управления разработаны, чтобы обеспечить поддержку  определенному менеджеру или  маленькой группе менеджеров. Они включают приложения, чтобы поддержать управленческое принятие решения типа систем групповой поддержки, исполнительных информационных систем и экспертных систем. Существуют организационные системы, разработанные для поддержки организации в целом или ее больших отделов типа систем обработки транзакций, накопления данных и группового ПО. Вместе они обеспечивают относительно всестороннее отображение приложений информационной технологии внутри единой организации (внутриорганизационные системы). Помимо этого имеются внутриорганизационные системы, затрагивающие ограниченные стороны типа электронного обмена данных, а также и другие электронные приложения, использующие Интернет.

Организационные системы  являются важными для  управления бизнесом или любым другим типом организации, и менеджерам придется иметь дело со многими такими организационными системами, особенно с системой диалоговой обработки  запросов и групповым ПО. Однако эти организационные системы были разработаны для поддержки организации в целом, а не отдельного менеджера и даже не группы менеджеров. Системы поддержки управления, напротив, предназначены, чтобы непосредственно поддержать менеджеров, которые принимают стратегические и тактические решения для организаций.

Каждый  из главных типов информационных систем, описанных раннее, ценен  для помощи организациям в решении  важных проблем. В последнее десятилетие  некоторые из этих систем стали особенно важны для длительного процветания фирмы и выживания. Такие системы, которые являются мощными инструментальными средствами для участия в конкуренции, названы стратегическими информационными системами.

Стратегические  информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.

Стратегические  информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших  менеджеров, которые сосредоточиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководств, или непосредственно сам бизнес фирмы.