Информационные технологии исследовательских процессов

 

2 Роль  информационных технологий в  исследовании систем управления

 

Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования  методов работы. В результате изменяется организационная структура компаний, разрабатываются новые организационные  взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны.

Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной и эффективной  сферой при исследовании систем управления, их оптимизации и, в конечном счете, для капиталовложений.

Принципиальная  схема построения и взаимодействия основных элементов современной  информационной системы организации  приведена в приложении A [3].

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям.

Во-первых, в корне меняются организация  и техника информационного обеспечения  руководителя. Особое значение приобретает  массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных  частей информационных систем, связанных  с сетью банков данных.

При этом работа по сбору, обработке и распространению  информации осуществляется удобными интерфейсами «человек — ЭВМ», не требующими специальной  подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации и т.д.).

Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых  поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота  информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных  функций руководителя. Выросло число  эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную  деятельность, организационно-технологические  процессы и т.п. Все большая часть  работы при составлении планов передается компьютеру.

При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются  планы для отдельных подсистем  системы управления.

Совершенствуются  системы контроля, в том числе  дающие возможность выявить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения  таких отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями  через сеть микропроцессоров.

Особое  значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, телеконференций  и т.п. (участники которых могут  находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и вышестоящими органами управления [4].

Автоматизированный  офис предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя, среди которых умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития системы, руководить коллективом, мотивировать и направлять его деятельность.

Особое  место занимает умение разрешать  конфликты, оперативно реагировать  на возникновение проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей. Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагает использование  новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

При обучении руководителей современным информационным технологиям главное внимание уделяется  собственно управлению, а не машинным языкам и математическим методам.

В действующих  на фирмах системах повышения квалификации важное значение придается базовому курсу - «умению управлять», улучшению  стиля работы руководителя, развитию стратегического мышления. Формируется  набор методов обучения работе с  новыми информационными технологиями, который предусматривает использование  специальных обучающих модульных  программ, реализованных на микропроцессорах, сетей для передачи информации о  новых методах, средствах и технике  управления.

При обучении кадров большое внимание в настоящее  время уделяется так называемым корпоративным системам, т.е. комплексным  информационным системам управления предприятиями. В этом случае электронная обработка  данных обеспечивает все стороны  управления предприятиями. Находясь на своем рабочем месте, управляющие  получают необходимую информацию по новым изделиям, производству, поставкам, финансам, экономике и др.

Появление персональных компьютеров, которые  могут быть подключены к другим ЭВМ, значительно расширило возможности  использования баз данных конкретными  пользователями для оперативного получения  необходимой информации из больших  ее массивов.

Персональная  ЭВМ дает возможность получать сопоставимые данные, отслеживать динамику изменения  показателей, в т.ч. и в графическом  виде.

Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему  изменению технического оснащения  аппарата управления и рождению его  нового типа - «электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную  форму интеллекта. Изобретение микропроцессора  в такой степени снизило стоимость  электронных вычислений, что он стал применяться в самых широких  сферах [5].

Отличительной чертой перехода к «электронному  офису» является получение возможности  использовать технику для обработки  содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина и  пр. позволяют только менять форму  или расположение информации. Они  переводят ее из устной формы в  письменную, электрическую и передают ее получателю. Но эти средства оргтехники не меняют содержания информации.

Тем самым  они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру  являются механическими. Компьютер  же меняет содержание поступающей в  него информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это может материализовать  некоторые из видов деятельности, практических навыков и методов  работников офиса - специалистов, управленческого  персонала и руководителей. Это  перемещает технику офиса с периферии  деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения.

В «электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а  также секретаря и клерка. Однако успех микрокомпьютера в офисе  зависит от его интеграции с другими  частями системы: дисплеями, печатающими  средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые  ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

Благодаря многообразным информационным потокам  каждое предприятие имеет возможность  мгновенно узнавать о состоянии  спроса и предложения, ориентироваться  на рынке сырья, труда, инноваций  и т.п. Это освобождает производство от расходов на дополнительный персонал, занятый в промежуточных звеньях, от расходов на складирование, исправление  расчетов, неизбежных в прошлом из-за отсутствия необходимых данных.

Компьютеры, информационные сети, системы связи  непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и  обслуживающих процессов в подразделениях предприятия и повышение его  конкурентоспособности. Информационные сети создают реальные предпосылки  для формирования целого ряда новых  принципов управления, соответствующих  изменениям внешней и внутренней среды предприятия. Суть этих принципов  сводится к следующему [6]:

- происходят  контакты не руководителя с  подчиненными, а равноправных работников;

- каждый  сотрудник должен иметь доступ  к любой информации о предприятии,  к знаниям любого сотрудника  предприятия;

- должны  действовать команды, работающие  либо над определенным проектом, либо с определенным заказчиком  или классом клиентов;

- целостность  предприятия поддерживается за  счет сети команд;

- работа  ведется в режиме реального  времени, включает «запараллеливание»  работ и их итеративно-коммуникационную  организацию (вместо последовательной  и кооперативной);

- создаются  технико-организационные условия  для формирования «виртуальных»  звеньев, члены которых могут  находиться в различных географических  точках.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ не только позволяет оперативно получать информацию и принимать решения, но и вызывает множество коренных организационных изменений.

Сокращается бюрократический аппарат, пересматриваются традиционные взгляды на роль и механизм эффективной связи корпораций, открываются  безграничные возможности финансовых рынков, инвестирования, укрепляется  сплоченность персонала.

С развитием  информационных технологий и расширением  сферы использования сети Интернет растет ее влияние на управление компаниями. Появляются новые возможности для  привлечения и сбора денежных средств, распространения информации об опыте управления, методах принятия решений, формировании стратегических альянсов, децентрализации структур и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям: автоматизация  системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации; автоматизация  отдельных функций руководителя; совершенствование системы контроля; развитие системы коммуникаций.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ не только позволяет оперативно получать информацию и принимать решения, но и вызывает множество коренных организационных изменений. Сокращается  бюрократический аппарат, пересматриваются традиционные взгляды на роль и механизм эффективной связи корпораций, открываются  безграничные возможности финансовых рынков, инвестирования, укрепляется  сплоченность персонала. С развитием  информационных технологий и расширением  сферы использования сети Интернет растет ее влияние на управление компаниями. Появляются новые возможности для  привлечения и сбора денежных средств, распространения информации об опыте управления, методах принятия решений, формировании стратегических альянсов, децентрализации структур и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованных источников

 

1 Бухалков, В.И. Внутрифирменное планирование [Текст]: учебное пособие/ В.И.Бухалков. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 392 с. - ISBN 5-16-001894-2;

2 Крейнина, М.Н. Финансовый менеджмент [Текст]: учебное пособие/ М.Н.Крейнина. –  М.: «Дело и Сервис», 2001. – 400 с. - ISBN 5-2719-0197-3;

3 Курс экономики  [Текст]: Учебник/ Под ред. Б.А.Райзенберга  – М.: ИНФРА-М, 2001. – 716 с. - ISBN 5-9516-0016-2;

4 Мильнер  Б.З. Теория организации [Текст]: Учебник/ Б.З.Мильнер. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 558 с. - ISBN 5-16-001174-9;

5 Мухин В.И.  Исследование систем управления [Текст]: Учебник/ В.И.Мухин. – М.: «Экзамен», 2003. – 384 с. - ISBN 5-94692-448-6;

6 Лозбинев  Ф.Ю. Основы информатизации управления [Текст]: учебное пособие/ Ф.Ю.Лозбинев. – Брянск, ЦНТИ, 2000. – 132 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

 

Графическая модель жизненного цикла  информационной технологии

 

Продажи                     Фаза	Время
	Разработка	Рост	Зрелость	Упадок

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  А

 

Современная информационная система организации

 

Экспертные системы и  системы принятия решений		Системы управления документами		Средства распознавания текста
Бухгалтерский учет		Интегрированная корпоративная база данных		Средства работы с графическими образами документов
Финансовый анализ
Системы поддержки клиентов				Средства описания и анализа
Управление проектами		Информационная система		Текстовые процессоры, электронные таблицы
Справочные системы		Коммуникационные пакеты		Машинная графика, интегрированные  пакеты
		Выход на филиалы и внешние организации