Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений

• возможность решения проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

• наличие инструментальных средств  моделирования и анализа;

• возможность легко менять постановки решаемых задач и входных данных;

• гибкость и возможность адаптации  к изменению условий;

• технология, максимально ориентированная  на пользователя [5].

3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом, к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:

• получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;

• регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;

• выработку и реализацию решений  по устранению или минимизации нежелательных  отклонений.

Функционирование информационной технологии в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации и, зачастую, в режиме реального времени обработки информации.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.

Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и структурированы. Выполняется  программная обработка информации по заранее разработанным алгоритмам.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления.

Инструментальные средства на оперативном  уровне управления имеют небольшие  аналитические возможности. Они  обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.

Основные информационные потребности  на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых  функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инструментальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т. д.

Управление – исключительная функция  человека, значение которой в современном  экономическом росте неизмеримо усиливается. Умелое управление позволяет эффективно реализовать сильные стороны людей, соединить научно-технические достижения с человеческими способностями. Учитывая, что процессы управления, в первую очередь, процессы информационные, одним из направлений его совершенствования является информатизация управления. Информационные ресурсы – это полная совокупность сведений, формируемых в процессе жизнедеятельности общества в целом. Они могут использоваться и как средства, содействующие развитию общества, и как продукт труда, фактор повышения его эффективности. В свете этого главная проблема управления – это, прежде всего, проблема информационных взаимодействий (отношений) между субъектами, управляющими функционированием и развитием сложных социально-экономических систем и подсистем.

Важнейшей отличительной чертой процессов  управления является непременное наличие в управляющей системе обратной связи. Выработка управляющих воздействий требует информации о результате предыдущего воздействия на объект управления, информации о достижении некоторой заданной на предшествующем этапе управления цели [6].

Рациональность использования  информационных ресурсов во многом определяет эффективность процессов информатизации управления, которые включают наряду с информационным, программное, технологическое, организационное, правовое и др. обеспечения управления. Очевидно, основной является информационная компонента, т.к. именно информация является предметом дальнейшей обработки и использования. В связи с этим, вопросам разработки информационного обеспечения систем управления должно уделяться первостепенное внимание при создании эффективно функционирующих организаций.

2. Программные продукты для автоматизации принятия управленческих решений на предприятии.

До недавнего времени значительная часть систем управления персоналом, представленных на российском рынке, выполняли лишь учетные функции. Они реализовывали задачи автоматизации кадрового документооборота и расчета заработной платы. В сущности, управление человеческими ресурсами в этом случае сводили к фиксации неких результатов работы.

Однако у менеджеров по персоналу  появилась потребность не только в составлении и ведении штатного расписания, кадровом учете, организации  повышения квалификации сотрудников, но и управлении процессами обучения и развития персонала, мотивации, оценки и даже соблюдения корпоративной культуры.

Отечественные и западные разработчики автоматизированных систем почти одновременно задумались о развитии такого функционала  в программном обеспечении. Причем это справедливо как для производителей дорогих систем управления ресурсами корпорации (ERP), так и для создателей специализированного софта для HRM.

Идеологи рассматриваемых ниже систем по-разному подошли к реализации автоматизации собственно управления (а не только учета) персонала. Пожалуй, они сошлись в одном. Так или иначе, в каждой из систем заложен некий набор свойств должностей, которые в различных вариантах своих совокупностей позволяют оценивать качественные и количественные характеристики человеческих ресурсов предприятия. А это уже дает основание для принятия управленческих решений, связанных с развитием персонала.

Правда, в управлении персоналом есть сферы, которые сложно автоматизировать. Например, устранение конфликтов [7].

Босс-Кадровик. Разработчики системы БОСС-Кадровик сейчас дополняют свой продукт. В первой половине 2002 года в систему добавят функционал, позволяющий автоматизировать области отбора и расстановки кадров, оценки персонала, обучения, повышения квалификации, планирования карьеры; мотивации.

Разработчики компании АйТи каждую решаемую задачу увязали в систему, чтобы сохранить комплексность программного продукта. Для этого программистам АйТи необходимо было найти нечто общее между достаточно разноплановыми функциями комплекса мероприятий по управлению персоналом. Разработчики решили, что таким объединяющим понятием станет набор критериев, в качестве которых могут использоваться знания, навыки, компетенции и прочие требования, которые обычно определяются для конкретной должности и применяются к работникам. Совокупность перечисленных требований разработчики компании АйТи определили как профиль должности (ПД), который и стал недостающим звеном для полноценной реализации HR-функций.

В большинстве предприятий стандартным  документом, который описывает профиль должности, является должностная инструкция (ДИ). Разработчики АйТи посчитали, что в случае автоматизации формального текста явно недостаточно. Необходим структурированный документ, содержащий регламентированные разделы. Профиль конкретной должности представляет собой некий список разделов. Формулировки в этих разделах разные, но их необходимо формировать на основании единой для всего предприятия базы требований, которая включает в себя знания, навыки, компетенции и прочие требования [8].

Профиль должности разработчики АйТи рассматривают как некое ядро, которое должно быть реализовано в системе БОСС-Кадровик в первую очередь. При этом база требований - это стандартизованный набор параметров, характеристик, которые формируются для данного предприятия без привязки к конкретной должности, но именно из набора разных требований формируется профиль конкретной должности.

Применение принципов профиля  должности при отборе персонала  позволяет автоматизировать процесс сбора и анализа сведений о кандидатах. Кандидаты заполняют автоматизированные формы профилей кандидатов, выраженные в терминах базы требований и профиля должности данного предприятия.

На основании разработанных  профилей должности можно также  проводить оценку персонала. При отклонении показателей конкретного работника от профиля должности делают вывод о необходимости его обучения. В случае превышения показателей, заложенных в профиле занимаемой должности, можно включить сотрудника в кадровый резерв. А здесь уже недалеко до автоматизации планирования карьеры.

Описанный выше подход позволяет существенно  расширить круг пользователей автоматизированной системы управления персоналом. Каждый работник сможет посмотреть свой профиль и сравнить его с профилем должности, которую он занимает, чтобы самостоятельно оценить степень соответствия.

Деловое досье."Стержнем" программы, которую разработала компания Астрософт, стало штатное расписание предприятия. Каждая должность представляется в виде набора функций, реализация которых требует наличия конкретных знаний и навыков. "Деловое Досье. Персонал" позволяет оценить степень соответствия компетенции сотрудника его обязанностям путем соотнесения деловых и личностных качеств человека с эталонным образцом. Данные по каждому сотруднику или кандидату заносятся в базу и в дальнейшем учитываются в требованиях к должностям, используются при проведении аттестаций, планировании обучения и так далее.

Программа включает в себя набор  модулей "Найм", "Адаптация", "Обучение и развитие", "Кадровый мониторинг", "Мотивация и стимулирование", которые позволяют отслеживать и планировать все основные этапы профессионального роста работника. Отчеты, содержащиеся в каждом модуле, позволяют получить любую требуемую информацию. Кроме того, программа дает возможность топ-менеджерам оценивать эффективность управления персоналом: они могут отслеживать, каким образом расходуется бюджет на управление персоналом, в течение какого срока исполняются заявки на замещение вакансий [9].

Формирование политики управления персоналом является прерогативой руководителя и топ-менеджеров компании, но реализацией этой политики занимаются, прежде всего, руководители линейных подразделений, в чьем непосредственном подчинении находятся люди.

Благодаря автоматизированной системе  управления "Деловое Досье" всем менеджерам компании предоставляется  возможность оперировать информацией, связанной с управлением персоналом. Примером участия всего менеджмента в единой информационной базе может служить прием на работу нового сотрудника. Служба персонала внесла в систему все необходимые данные, когда новый сотрудник был еще кандидатом. В базе уже есть все формальные данные нового работника: возраст, образование, опыт работы, личностные характеристики, объем и уровень его профессиональной компетентности и т.п. Для решения задачи планирования стажировки нового сотрудника система предоставляет пользователю подготовленный шаблон плана стажировки на каждую позицию штатного расписания отдела. Остается откорректировать план с учетом индивидуальных особенностей сотрудника и в дальнейшем отслеживать этапы его реализации. Аналогично разрабатываются планы дальнейшей карьеры сотрудника в подразделении предприятия и в организации в целом, планы аттестации. С помощью информационной системы руководитель может формировать программы обучения сотрудников, принимая во внимание необходимость развития конкретных профессиональных качеств, опыт предыдущих программ обучения, а также бюджет, выделенный на обучение и развитие персонала.

Система "Галактика". Модуль "Управление персоналом" ориентирован на предприятия с полномасштабным кадровым учетом, включающим ведение личной карточки, военно-учетной информации и т.п., на организации с нестандартными структурами, содержащими внештатных работников, совместителей, надомников, географически разветвленную сеть представительств. Также система "Галактика" рассчитана на организации, хранящие подробные сведения о сотрудниках и создающие информационно-справочные системы по персоналиям. Состав хранимых в системе данных полностью охватывает утвержденные директивными органами личную карточку и типовую анкету, формирование штатного расписания по подразделениям и получение широкого спектра отчетов по штатному расписанию, а также много другой полезной информации. Например, фотографии сотрудников.

Планирование и управление штатами  обеспечивает составление штатного расписания предприятия с указанием основных характеристик рабочих мест. Впрочем, функционал "Галактики" позволяет ввести дополнительные характеристики, состав которых определяет пользователь системы. Все назначения и перемещения выполняются в увязке со штатным расписанием. По каждому рабочему месту можно составить список сотрудников, входящих в резерв на замещение должности. Руководство предприятия, используя функционал системы "Галактика", может формировать планы поощрений, должностных перемещений, проведения корпоративных мероприятий, связанных с определенными событиями в жизни персонала, как по отдельным сотрудникам и категориям, так и по всему предприятию в целом [10].