Информационные технологии в управлении организацией

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..2

Теоретическая часть………………………………………………………………3

Организация и средства ИТ обеспечения управленческой деятельности…….5

Взаимоотношения в сфере  ИТ………………………………………………...…6

Функциональные изменения  в сфере использования ИТ……………………...7

Интеграция децентрализованных систем……………………………………….8

Практическая часть…………………….………………………………………..10

Библиография……………………………………………………….……………14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

    Процесс управления общих предметных функций начинается с формирования системы целей и задач деятельности организации на определенный период времени. Затем осуществляется планирование мероприятий, направленных на достижение установленных целей развития. Реализация запланированных мероприятий требует создания определенных организационных структур, привлечения исполнителей, координации их работы во времени и в пространстве. Благополучность выполнение предусмотренных мероприятий в рамках принятых организационных структур требует учета, постоянного контроля над ходом осуществляемых процессов и регулирования деятельности организации.

    Главным направлением перестройки менеджмента и его усовершенствования, приспособления к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе эффективных информационных и управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют изменений организационных структур менеджмента, кадрового потенциала, системы документации и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента.

    Управленческая деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

    В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Поэтому повышение эффективности управленческой деятельности это одно из направлений совершенствования деятельности организации в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. Большая его часть не поддается формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных операций. Но быстрое развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело к изменению подходов к автоматизации управления организацией.

 

 

Теоретическая часть:

    Информационная технология  – процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

        На сегодняшний день положение дел в области  характеризуется

крайней неопределенностью. Это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и с  усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения).  Внутрифирменные выделения средств  на нужды информационной технологии растут опережающими  темпами  по  сравнению  с  другими  затратами организации. Высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах  в сфере информационной технологии. Компетентные  решения  фирменного руководства  охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

    Изменяется роль информационной технологии в хозяйственной деятельности  многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция  информационной технологии  перестала быть дополнительной, превратившись в важнейшую составную часть продукта

или производственных мощностей. Хозяйственные риски во многом определяются рисками в данной  сфере. Исполнение  же  современных высокопроизводительных  организационных  проектов  (например,   "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к  определенному месту), требует полного использования информационных технологий  с помощью телекоммуникационных средств.

    Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере  информационных технологий. Чтобы контролировать их увеличение и добиться  большей  гибкости  в  решении информационно-технологических проблем, многие организации идут двумя путями:

    Фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внефирменному рынку, доказывая возможность рентабельного использования своих мощностей. 

    Когда большая часть собственного информационно-технологического   персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних  компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами организаций, также самостоятельно  выступающих на рынке. На материнском предприятии остается  небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

 

 

Организация и  средства информационных технологий обеспечения  управленческой деятельности

    Информация – это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

  Распространенным является точка зрения на информацию как на ресурс, похожий материальным, трудовым и денежным ресурсам.

    Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:

1. ручная ИТ;
2. механическая ИТ;
3. электрическая ИТ;
4. электронная ИТ:
1. появление больших ЭВМ в конце 70-х;
2. появление больших ЭВМ в конце 80-х.

Особенность современных  ИТ:

1. Распределённая компьютерная техника;
2. Дружественное программное обеспечение;
3. Развитые коммуникации;
4. Развитие сети Internet.

    Основные этапы проектирования информационной технологии: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.

 

 

 

 

 

Взаимоотношения в сфере информационной технологии

    Выделяют шесть  групп,  от  которых  зависит принятие решений в сфере информационной технологии:

• высшее руководство, которое должно  управлять  информационной технологией как стратегическим потенциалом организации;
• специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
• менеджеры хозяйственных подразделений, которые должны использовать информационную технологию в хозяйственную деятельность, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
• менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой организации;
• поставщики информационной технологии, которые должны предлагать услуги в соответствии с проблемными установками своих потребителей;
• собственное информационно-технологическое подразделение.

    Во многих организациях похожие группы  интересов  не получают

признания.  Высшее руководящее  звено часто поручает соответствующие

функции группе  руководителей,  следя  за  выполнением  нескольких заданных показателей. Отказ высшего менеджмента  от  своих  обязанностей

приводит  к принятию некомпетентных решений, постановке нереальных

плановых задач. Отсутствует  также должная мотивация в  этой сфере.

  В связи с ростом значения информационной технологии в обеспечении  успеха фирмы подобная политика неприемлема.

 

 

 

 

Функциональные  изменения в сфере использования  информационных технологий

 

     Изменения требований к группам интересов в сфере информационной технологии обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды.   Основные стороны этого развития и их влияние на роль  информационной технологии в управлении организацией состоят в следующем.      Рассредоточение и рост информационных потребностей.  Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от организаций перехода к горизонтальным, рассредоточенным структурам. Принятие решений в условиях рассредоточенности привело к росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг.  В новой обстановке   обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать идеально.

    Использование информационных технологий призвано уравнивать организационную  сложность предприятия. Раньше это достигалось благодаря  возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах.  Непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей  (структуры которых постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой  коммуникационной технологии.

    Раньше на предприятиях  устанавливались мощные обрабатывающие

системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в дальнейшем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью.

    Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать

конкретных  партнеров, которые  в разных формах участвуют в хозяйственном процессе.

    От обработки данных через информационные системы к управлению знаниями.

    С помощью технологии, обработки данных, из них надо извлекать

информацию для нужд  пользователя, а возникающая в этой связи проблема

"информационных перегрузок" требует полных средств отбора, дальнейшей

обработки и обновления информации.

 

                    Интеграция децентрализованных систем

    Информация на  предприятиях обрабатывается в  рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников и облегчение принятия творческих решений становится отрицательным фактором успеха для многих организаций. Объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях рассредоточения, кажется невозможным. В классических областях информационной технологии опыт на этот счет отсутствует. Но интеграция все равно должна произойти.

    Постановка подобной  цели необходима высшему менеджменту  для управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут  стать виртуальные, предпринимательские интеграционные группы.

    Такие группы смогут управлять функцией информационной технологией.        Капиталовложение в информационную технологию влечет за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой - лишают организацию некоторых возможностей  в будущем из-за зависимостей, связанных с  быстрыми технологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях в информационную технологию не должны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдет  развитие следующего  поколения технологии.

 

    Психологический фактор

    Естественно, что новая технология  повышает производительность,

помогает фирме добиться лучших хозяйственных результатов. Наряду  с этим менеджеры должны знать о том, как мыслят и как работают  люди,  использующие новую технологию. Фирмам, которым это удается лучше,  могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в информационную технологию.

    Изготовители  информационной  техники  должны  научиться  делать

предложения не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальное  значение для   высшего менеджмента. Очень важно, чтобы обе стороны вышли на  новый переговорный уровень. Это скорее разговор не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере информационной технологии.  Техника, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Ее изготовитель  должен  почувствовать  себя  на  месте  менеджера,  который  с

помощью информационных технологий стремится добиться конкурентных преимуществ.

    Таким образом, подводя итог, сегодня между рассмотренными группами интересов отсутствует необходимое взаимодействие. Из-за различий  в "языках" и "культурах"  возникают проблемы кооперации и коммуникации. К кооперации и интеграции информационно-технологические отделы подготовлены слабо. Часто устанавливаются критерии, которые не связаны с успехом организации. Общие цели ставятся на ограниченную временную перспективу. Управление реализацией общих проектов организуется очень плохо.

    Использование информационной технологии относится к противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство организаций часто

отказывается их решать, так как не чувствует себя компетентным.

Решения возлагаются на руководителей  информационных служб или

специализированные внешние организации. Хозяйственные  риски, связанные с информационной технологией, постоянно растут.