Информация в менеджменте

18. в соответствии с порядком предоставления по предписанию, в установленные сроки, по запросу, по инициативе отправителя);

19. по степени охвата организационных процессов: (сплошная, выборочная)
20. по пользователям: (внешняя, внутренняя);
21. по видам: (нормативная, плановая, фактическая);
22. по степени полноты: (достаточная, недостаточная, избыточная);
23. по времени хранения: (определенный срок, постоянно);
24. по степени использования: (однократно, многократно);

⁵Для высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, качественная, внутренняя и внешняя, в зависимости от необходимости принятия решений, позволяющая делать анализ и прогнозы, оценки в разрезе «хорошо - плохо». Для низового звена требуется постоянная узкоспециальная оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в количественной форме. Руководитель должен иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только непосредственных подчиненных.

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для себя ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений.

При этом исходная версия объяснения, кочуя от одного субъекта к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство.

Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90 процентов. ⁶Поскольку многие люди склонны считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководители организаций на Западе часто применяют их для распространения сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время доверием людей слухам пользуются и участники конфликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить их на свою сторону.

Стремительное нарастание объемов информации во второй половине XX в., связанное с новым этапом НТР и бурным экономическим ростом, привело к информационному кризису. Его признаками стали:

• возникновение избытка сведений по сравнению с возможностью их освоить (удвоение их объема в некоторых областях происходит раз в десять лет);
• рост удельного веса проблемной информации, дающей больше вопросов, чем ответов.

Как следствие:

• увеличивается число повторных решений одних и тех же научно-технических проблем;
• снижается КПД научного труда, так как каждый результат приходится добывать ценой все больших усилий;
• усложняется выбор оптимальных вариантов;
• возрастают трудности управления.
• В конечном итоге все это приводит к замедлению развития науки и производства, поэтому возникает потребность в целенаправленном управлении информацией (информационном менеджменте). Оно зародилось в 1960-70-е гг. и решает следующие задачи:
• создание информационных систем в различных сферах деятельности фирмы;
• разработку методов организации и контроля процессов получения, обработки и хранения сведений;
• текущее управление потоками информации.

⁷На практике сложилось несколько подходов к информационному менеджменту, ставящих во главу угла разные факторы:

• экономический - соотношение затрат на получение информации и выгод, связанных с обладанием ею;
• аналитический - потребности в ней;
• организационный - влияние на внутренние процессы;
• системный - взаимосвязь со всеми аспектами деятельности организации как целого.

Менеджеры в организациях используют информацию, чтобы анализировать  и решать проблемы. Они зависят  от информации. 

Основным носителем  информации является документ, т. е материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

Документы, участвующие  в документообороте, могут быть классифицированы по различным признакам.

  B зависимости от авторства:

• Служебные - документы составляются от имени различных предприятий, организаций и органов управления. Примером служебных документов могут быть заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности.
• Личные - документы авторами, которых являются отдельные граждане. Например, к такого рода документам можно отнести заявление о приеме на работу, расписку, доверенность и т. п.

По сложности:

• простые документы затрагивают, как правило, один вопрос;
• сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений;

По степени типизации:

• типовые - составляют по определенной схеме (например, договоры, уставы, протоколы и т. п.);
• индивидуальные - составляют по произвольной форме, они отражают исключительные ситуации (или явления);

В зависимости от подлинности:

• подлинные;
• копии (дубликаты, выписки и т. п.);

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство — специальный раздел управления.

Документооборот в торговой организации осуществляется обычно по определенной схеме:

1. Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.
2. Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов. Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым. Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.
3. Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).
4. Оборот исходящей информации осуществляется обычно по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т. п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, п<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_