Инструменты тайм-менеджмента

  Ежедневник.

 Это прикладной безотрывной  календарь  в виде удобного  блокнота разнообразного формата (А4, А5 и А6) с прочной обложкой. Ежедневник можно было брать с собой в командировки и на совещания, положив в портфель или дипломат. Сохранность информации была уже выше, чем у перекидного отрывного календаря, и ее можно было архивировать по годам. Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных мероприятий, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации, которая группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням. В 1980-х гг. еженедельники почти вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятия. 

   Организатор.

Дизайнерская  идея совместить в одном удобном  инструменте календарь, блокнот  и телефонную книжку удачно материализовалась  в виде «организатора» в 1921г. Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Существует множество модификаций организаторов импортного и отечественного производства.

 Недостатки  организатора:

 

• Отсутствие четкой классификации и систематизации записей
• Множество модификаций инструментов с различным размещением компонентов и дизайном, что усложняет пользование инструментом
• Отсутствие методов целевого планирования

 

Предприятие может для своих сотрудников  приобрести календари или организаторы в качестве элемента фирменного стиля. Это практикуют многие крупные организации, например ОАО «ГАЗ»,»ЗМЗ», «ВАЗ» и др. В этом случае календари, ежедневники и калькуляторы выдаются всем руководителям и ведущим специалистам, иногда и всем сотрудникам, т.е. имеет место тиражирование инструментов в тысячах копий. 

 Электронная записная  книжка.

Развитие электронной техники не оставило без внимания управленческий персонал и привело к созданию универсального электронного организатора. Они были сконструированы в Японии в 1980-х гг. и сразу получили признание у широкого круга людей (бизнесменов, менеджеров, коммивояжеров, инженеров, студентов, туристов) в основном благодаря многоцелевому использованию и малому габариту.

 

    Карманные партативные компьютеры.

 Эти устройства являются  полноценными компьютерами и  обладают большей мощностью и  универсальностью, чем электронные  записные книжки. Они имеют почти  все возможности компьютеров  класса «ноутбук», обладая при  этом меньшими размерами и  большей продолжительностью автономной  работы.

  Компьютерные  системы  организации труда.

Получили  распространение в начале 1980-х гг. с бурным развитием персональных компьютеров, когда они стали неотъемлемой частью офиса   и дома. Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента личной эффективности менеджера, программиста и специалиста любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были заложены главные идеи Тайм-менеджмента: целевое планирование, ключевые задачи, гибкий календарь, проблемно-ориентированные бланки. Из наиболее известных следует отметить программное обеспечение «Ключ к результатам» на базе компьютеров IBM и Macintosh и  «Lotus” на базе IBM. Они позволяют решать следующие задачи:

Календарное планирование мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов.

Документооборот – автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной и выходной информации.

 Справочник, содержащий  адреса и телефоны с возможностью  автоматизированного поиска.

Калькулятор, обеспечивающий расчеты в процессе работы по основной задаче пользователя.

 Из  электронных программ  необходимо выделить и такие известные как

 Google календарь, Computer-timer.ru, Microsoft Outlook, Main-management и другие.

 С помощью Календаря Google можно легко назначать мероприятия и рассылать приглашения, предоставлять к ним доступ друзьям и родственникам (или хранить только для личного использования), а также находить интересующие Вас мероприятия в Интернете. Он помогает привести дела в порядок. Подобная программа незаменима в командной работе, когда для удобства можно наложить один календарь на другой и  в результате получить картину, где видно общее удобное время для проведения определенных мероприятий и переговоров.

Microsoft Outlook — почтовый и информационный менеджер с функциями почтового клиента для персональной и совместной работы группы людей от компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Microsoft Outlook, помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, является полноценным органайзером, предоставляющим функции планировщика задач, календаря, записной книжки и менеджера контактов.

 Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы. Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов.

Компьютерный таймер — это бесплатная программа для персонального контроля времени за компьютером. Таймер ведёт учёт активности во всех программах и строит графики использования программ. Таймер будет полезен всем, кто работает за компьютером.

 

 

 

 

 

III. Инструменты тайм-менеджмента в масштабах организации

  Тайм-менеджмент в масштабах организации - это движение с нижних слоев иерархии. Действительно, невозможно заставить работников экономить собственное время и таким образом увеличить их производительность труда. У организационного менеджмента есть ряд возможностей для оптимизации временного ресурса, однако это связано стакими понятиями как управление проектами, технологиями производства и т. п.,оно не относится к тайм-менеджменту. Тайм-менеджмент же должен начинать свое движение по организации снизу. Для этого следует заинтересовать людей.

Работники рассматривают свое рабочее время как «проданное» работодателю время, однако можно внушить им, что хотя оно и «продано» работодателю, но это по-прежнему невосполнимый ресурс жизни человека. После этого в сотруднике компании достаточно быстро пробуждается понимание, что его ценнейший и невосполнимый ресурс безвозвратно тратится из-за окружающего беспорядка – отсутствия должностных инструкций, нормального корпоративного планирования, и т.п.

Поняв и прочувствовав на себе значение организации и планирования, человек гораздо более спокойно и конструктивно воспринимает новации в этой области, исходящие от руководства. Теперь для него внедрение управления проектами, или корпоративной информационной системы, или системы менеджмента качества – не «блажь начальства», а вполне понятный и естественный шаг развития. Даже если первоначально таких людей в организации мало, 5-10%, они вполне способны заразить своим пониманием данной проблемы и энтузиазмом большую часть персонала организации. Глеб Архангельский называет подобную технологию внедрения тайм-менеджмента «бациллой», объясняя сходство действия подобных единичных сотрудников с действиями, производимыми бациллами.

Глебом Архангельским также предложен интересный метод стимулирования человека к использованию тайм-менеджмента в своей деятельности. Этот метод демонстративен и заставляет самого человека задуматься о том, как много быстро течет его время и о том, что огромное количество его времени тратится впустую. Обычно осознание этого заставляет человека серьезно задуматься о том, что время следует беречь, использовать рационально.

Суть этого метода в следующем. Необходимо изготовить настольный календарь - «пинарик», который выглядит как обычный настольный календарик, но со следующими отличиями: над графиком текущего года изображен список цифр – годы от рождения человека примерно до текущего; под графиком – от текущего где-нибудь до 2030-2050, в зависимости его возраста и уровня оптимизма. Заведя «пинарик», человек берет карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой, один за другим вычеркивает прожитые годы. Можно – с лирическими воспоминаниями. Затем таким же образом вычеркивает прожитые дни текущего года. «Пинарик» готов к употреблению. Каждое утро, приступая к работе, человек должен зачеркивать половину наступившего дня. Вечером – вторую половину. Желательно держать «пинарик» на видном месте, заглядывать в него почаще, особенно в нижнюю строчку. Можно где-нибудь поблизости прописать стратегические цели, и соотносить реальный ресурс времени с процессом их достижения. Как показывает практика, больше двух-трех недель такой жизни не выдерживает никто: когда время «материализовано», когда каждый день своими руками человек отмечает его ход - появляется стимул как следует задуматься о проблеме «самого невосполнимого ресурса», и начать что-то делать в этом направлении.

Работа с «пинариком» занимает 30 секунд утром и 30 секунд вечером, он был изобретен Дмитрием Литваком, вице-президентом московского отделения Института проектного менеджмента.

Обдумывая план «электрификации личной работы», стоит иметь в виду и активно использовать основные преимущества электронных носителей информации перед бумажными. Заметим, что далеко не все эти преимущества в явном виде реализованы в популярных программах управления задачами.

1. Гипертекст. На бумажных  носителях вы можете построить  упорядочение информации только  одним каким-нибудь способом. Каждый  стикер с записью задачи может лечь только в один раздел органайзера. Но взаимосвязи между задачами (и шире, единицами информации) как правило гораздо сложнее. Применение гиперссылок позволяет достаточно адекватно отражать эти сложные взаимосвязи. Таким образом существенно упрощается переход к нужной информации, вообще ориентация в сложной структуре «напоминалок» и заметок.

2. Возможности поиска. Только  по информации, представленной в  электронном виде, вы можете производить  поиск по ключевым словам. Чем  больше объемы информации, которую  вам приходится перерабатывать, тем более актуальна эта функция. Важный частный случай – возможность  «видеть» единицу информации  из разных тематических разделов. В MS Outlook, например, эта возможность реализована в виде категорий. Одной и той же задаче вы можете присвоить категории «Контроль в течение ближайшей недели», «Иванов», «Проект А». Открывая соответствующую категорию при «разгребании» контролируемых дел, или при телефонном разговоре с Ивановым, или перед совещанием по проекту А, вы увидите напоминание о задаче. Это и предыдущее свойства электронных носителей дают широчайшие возможности автоматизированной работы с большими объемами текстовой информации, создания персональной «системы управления знаниями» (knowledge management).

3. Резервирование и дублирование  информации. Информацию, имеющуюся  в электронном виде, несложно  продублировать – отослать коллеге  копию расписания проекта, обеспечить  совместный доступ к списку  задач, и т.п. Кроме того, несложно создавать резервные копии этой информации. Если рядом с компьютером прорвется батарея отопления, или вы просто подцепите гнусный вирус, вам помогут компакт-диски с заблаговременно сохраненной информацией, лежащие где-нибудь в соседнем офисе, или в банковском сейфе. Информация в бизнесе стоит дорого, поэтому возможность надежно защититься от ее потери – чрезвычайно полезна.

Наконец, компьютер, в отличие от бумажного органайзера, способен проявлять некоторую заданную вами активность. Например, напомнить вам или коллеге о совещании, «самостоятельно» учесть и просуммировать расходы вашего времени при работе с разными приложениями, и т.п. Все это делает компьютер незаменимым «носителем» вашей системы личной работы.  

 

 

Заключение

Таким образом, современные приемы тайм-менеджмента: постановка цели, классическое планирование, «золотые» пропорции планирования времени (принцип Парето), делегирование полномочий, контроль итогов и корректировка целей. Изучив причины проблем со временем и используя основные приемы тайм-менеджмента, руководитель сможет добиться качественных и быстрых результатов.

Последней тенденцией стало внедрение системы тайм-менеджмента на предприятиях (корпоративного тайм-менеджмента). Тайм-менеджмент - это новое направление в управлении предприятием.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия, прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе общения.

Таким образом, применение системы корпоративного тайм-менеджмента на предприятии окажется эффективным только в случае комплексного подхода к процессу управления временем в отдельно взятой организации

Тайм-менеджмент Российской Федерации пока далек от заданных глобализацией параметров на всех уровнях: от отдельной фирмы до общества в целом. Сейчас ведущими менеджерами активно дискутируются возможности развития тайм-менеджмента в России по принципу одной из западных «моделей». Однако без учетов нашего национального менталитета, исторически сложившихся отличий в теории и практике управления, ни оди метод использования времени рационально нельзя приложить к российским условиям.

Оценка организации менеджмента на исследуемом предприятии была проведена на основе использования компанией методов тайм-менеджмента.

Кроме того, в работе для анализа среды был рассмотрен метод Outbook в управлении временем.

 

Список использованной литературы

1. Материалы сайта www.improvement.ru
2. Материалы сайта www.top-manager.ru
3. Материалы сайта www.akmr.ru
4. Материалы сайта www.zarplata.ru
5. Материалы сайта www.e-xecutive.ru
6. Архангельский Г. “Организация времени: от личной эффективности к
7. развитию фирмы” М.: АиСТ-М, 2006
8. Адамс, Б. Время: секреты управления. – М.: АСТ Астрель, 2008. – 304 с.
9. Азарова, О.Н. Тайм-менеджмент за 30 минут. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. – 160 с.
10. Арон, Р. Этапы развития социологической мысли. – М.: Прогресс, 2007. – 608 с.
11. Архангельский, Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент. – М.: Альпина бизнес бук, 2009. – 286 с.
12. Архангельский, Г.А. Организация времени. – СПб.: Питер. – 2008. – 448 с.
13. Архангельский, Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – М.: АиСТ-М, 2008. – 190 с.