Искусство ведения деловых переговоров и совещаний

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет»

 

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

На тему: «Искусство ведения деловых переговоров и совещаний»

	Исполнитель: И.В.Мережникова
	Студент группы: ЭПп-11 Пр

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2013

ПЛАН 
 
Введение………………………………………………………………………

1. Переговоры: понятие и их роль в деловом общении…………………..
2. Организация и проведение деловых переговоров……………………..
3. Деловые совещания как одна из форм менеджмента………………….

Заключение………………………………………………………………….

Список использованных источников………………………………………

 

Введение

 

Каждому человеку приходится сталкиваться с тем, что принято называть деловым общением. Как правильно составить официальное письмо или приглашение, принять партнера и провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос и наладить взаимовыгодное сотрудничество? Всем этим вопросам во многих странах уделяется очень большое внимание. Особое значение деловое общение имеет для людей, занятых бизнесом. Во многом от того, насколько они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности. На Западе соответствующие учебные курсы есть практически в каждом университете и колледже, издается множество научной и популярной литературы.

К сожалению, в нашей стране в течение долгого времени той стороне делового общения, которая связана с психологией и технологией ведения деловых бесед и переговоров вообще не уделяли внимания, полагая, что здесь и учить-то нечему.

Сейчас времена изменились. Во-первых, значительно расширился круг лиц, связанных по роду своей деятельности с зарубежными партнерами. Чтобы успешно вести дела, им необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы. Во-вторых, становясь частью единого делового мира, мы все в большей мере переносим существующие общие закономерности на нашу действительность, требуя и от отечественных партнеров цивилизованного общения.

Очень важны и психологические аспекты делового общения. Вопрос, с которым постоянно сталкиваются деловые люди, как построить беседу, переговоры. Важно понимать общие закономерности делового общения, что позволит анализировать ситуацию, учитывать интересы партнера, говорить на общем языке. Мастерство в любом деле приходит с практикой, и деловое общение не является исключением.

Цель данной работы: дать общее представление об искусстве ведения деловых переговоров и совещаний.

Для раскрытия цели следует рассмотреть такие вопросы:

- сформировать общее  представление о деловых переговорах: дать понятие и показать их роль в деловом общении;

- раскрыть основные  моменты организации и проведения  деловых переговоров;

- дать понятие  деловых совещаний как одной  из форм управления;

- проанализировать  технологию организации проведения совещаний, выявить их эффективность.

 

1. Переговоры: понятие и их роль в деловом общении

 

Переговоры – это обсуждение чего-либо, обмен мнениями с целью договориться о чем-либо. Ведение переговоров сопровождает любую совместную деятельность. Целью переговоров обычно является достижение договоренности об участии сторон в деятельности, результаты которой будут использованы для обоюдной выгоды; заключение соглашения, договора; продление действующих договоренностей; координация совместных действий и т.п.. Деловые переговоры ведутся в рамках сферы ведения бизнеса участников и имеют более узкую задачу - достичь договоренности о взаимовыгодном обмене ресурсов, совместном инвестировании ресурсов, распределении прибыли, полученной от совместной деятельности.

Переговоры являются эффективным средством разрешения конфликтов, спорных вопросов; установления доброжелательных отношений и налаживания сотрудничества.

Умение правильно проводить переговоры может пригодиться абсолютно каждому, но особенно необходимы эти навыки тем, кто занимает руководящие посты и в силу своих служебных обязанностей регулярно сталкивается с необходимостью проведения переговоров.

Еще совсем недавно внимание руководителей к как таковой технике ведения деловых переговоров практически не уделялось, что порой приводило к тому, что участники этого процесса далеко не всегда могли правильно наладить деловые отношения и прийти к единому мнению.

Искусство ведения переговоров изначально доступно далеко не каждому, но при желании им можно без труда овладеть, выполняя определенные рекомендации по повышению эффективности этого вида делового общения.

Любые деловые переговоры предполагают, что принимающие в них участие стороны имеют если не противоположные, то, хотя бы в некоторой степени, различные взгляды на один и тот же вопрос, в противном случае проведение переговоров бы не потребовалось и стороны сразу перешли бы к сотрудничеству.

 

2. Организация и проведение деловых переговоров

 

В процессе подготовки к проведению переговоров необходимо продумать план встречи, очертить для себя круг вопросов, которые предстоит обсудить, обязательно зафиксировав их, чтобы в процессе переговоров иметь перед глазами и ничего не упустить из внимания. Также заранее стоит продумать, не понадобятся ли во время встречи какие-то дополнительные документы, презентации или другие материалы, которые могут упростить процесс достижения договоренностей.

Непосредственно сами переговоры также должны состоять из нескольких этапов, в процессе которых участникам сначала предстоит уточнить позиции друг друга, узнать мнение и точки зрения по обсуждаемому вопросу. Затем происходит обсуждение поставленных вопросов по тем моментам, по которым стороны имеют различные мнения – этот этап требует предварительной подготовки, которая позволит более точно и аргументировано высказывать свою точку зрения и подкреплять своей мнение фактами. В процессе обсуждений стороны должны прийти к определенным договоренностям и выработать единую позицию, которая позволит наладить успешное и взаимовыгодное сотрудничество. Данные этапы переговоров могут идти последовательно друг за другом, однако в процессе возможен возврат к каждому из них, что происходит, когда договоренности достигаются только частично и сторонам нужно заново уточнять свои первоначальные позиции или производить их пересмотр.

Когда договоренности будут достигнуты, наступает третий этап переговоров, которому порой уделяется не слишком большое внимание. А между тем именно сейчас партнеры могут проанализировать сам процесс ведения переговоров, более точно понять, что мешало принять решение быстрее и что в итоге стало толчком для достижения договоренностей. Анализ этой информации поможет в дальнейшем повысить искусство ведения переговоров каждому из их участников как между собой, так и с другими партнерами.

Примерами успешного ведения переговоров можно назвать договоренности, достигаемые крупнейшими мировыми компаниями, а также правительствами стран, которые на первоначальном этапе порой имеют принципиально различные позиции, однако в итоге все же приходят к взаимовыгодному решению. Далеко не всегда эти переговоры проходят быстро, однако в результате удается прийти к единому мнению в той или иной степени выгодному для каждой стороны.

Практика и опыт проведения самых разнообразных переговоров, как в нашей стране, так и за рубежом, позволили отработать оптимальную модель процесса переговоров. Назовем ее основные структурные элементы:

1. Приветствие участников, представление сторон друг другу.
2. Изложение проблем и целей переговоров.
3. Диалог участников, включающий в себя уточнение, обсуждение и согласование позиций, выяснение взаимных интересов.
4. Подведение итогов и принятие решений.
5. Завершение переговоров.

 

В ходе переговоров могут быть выработаны различные типы совместных решений:

- компромиссное, или  «серединное решение»;

- асимметричное  решение, относительный компромисс;

- принципиально  новое решение, «снятие» основных  противоречий.

Компромисс – это соглашение на основе взаимных уступок. Компромиссное решение возможно только тогда, когда стороны готовы пойти навстречу друг другу и удовлетворить хотя бы часть взаимных интересов. При этом надо иметь в виду, что требования сторон должны носить законный характер и уступки быть равноценными. Компромиссное решение является наиболее типичным на различных переговорах.

Суть асимметричного решения заключается в том, что уступки одной стороны значительно превышают уступки другой, но оппонент вынужден соглашаться с этим, в противном случае он потеряет еще больше. Фактически такие решения закрепляют с помощью переговоров частичное поражение какой-либо стороны.

Эффективное средство «снятия» существующих противоречий – это нахождение принципиально нового решения, нестандартный подход к рассмотрению проблемы. Иногда кажется, что переговоры зашли в тупик. Но какими бы безнадежными они ни казались сначала, всегда можно найти выход из положения, если творчески подойти к делу. Помочь в таких переговорах, по мнению американских специалистов Р. Фишера и У. Юри, может так называемая стратегия прорыва1. Она основана на уважении к оппоненту. Важно не заставить его принять решение, а дать возможность самому сделать свой выбор, для этого нужно соответствующим образом изменить обстановку, другими глазами посмотреть на ситуацию, трансформировать проблему, превратить противника в партнера по конструктивным переговорам.

В процессе ведения переговоров рекомендуется использовать разнообразные тактические приемы, речевые тактики, которые помогают участникам в обсуждении вопросов и повышении продуктивности разговора. Вот некоторые из них:

Уход. Этот прием связан с закрытием позиции. Например, оппонент просит отложить рассмотрение вопроса, перенести его на другую встречу. Уход может быть прямым (открыто предлагается отложить данный вопрос) или косвенным (ответ звучит неопределенно; вопрос оппонента не замечается и т.п.).

Выжидание. Участники стараются выслушать мнение оппонента, а затем уже сформулировать собственную позицию.

Выражение согласия. Оппонент стремится подчеркнуть согласие с уже высказанным мнением партнера.

Выражение несогласия. Оппонент дистанцируется от высказывания партнера.

Возражение партнеру. Указание на слабые стороны позиции оппонента: недостаточность полномочий; нервозность, возбужденное состояние; противоречивость высказываний и требований; отсутствие альтернативных вариантов и др.

Оптимистическое завершение. В конце переговоров вопросы ставятся таким образом, чтобы партнер обязательно ответил «да». Это создает впечатление благоприятного окончания переговоров.

Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем. То есть следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания. 

После завершения переговоров необходимо провести их тщательный разбор. Рекомендуется оценивать следующие вопросы:

- достигнутый результат;

- причины успеха / неуспеха команды;

- трудности, возникшие  на переговорах;

- уровень подготовки  к переговорам;

- поведение участников  переговоров (своих и чужих);

- извлеченные уроки  и выводы.