Эволюция управленческой мысли

Организация. Реализация планов требует организации, которая представляет собой следующий этап менеджмента. Под организацией понимается процесс

• определения рациональных форм разделения труда;
• распределения работы среди работников, групп работников и подразделений;
• разработки структуры органов управления;
• регламентации функций, подфункций, работ, операций;
• установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;
• подбора и расстановки кадров;

       Функцию организации можно рассматривать  в двух аспектах: во-первых, как процесс  создания системы, во-вторых, как процесс  её совершенствования, упорядочения.       

Организация работ - это  функция, которую должны выполнять  все руководители независимо от их ранга. Однако, хотя смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается руководством высшего звена. При этом задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать такую организационную структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределяет и направляет усилия своих сотрудников.       

В любой организации  наряду с формальной существует и  неформальная структура. Влияние неформальной структуры на функционирование организации  подчас имеет решающее значение. Неформальные связи могут быть самого различного вида: родственные связи, связи на основе общих интересов; просто дружеские связи; принадлежности одной общественной организации и т. п. Понимание неформальных связей в организации важно потому, что, во-первых, неформальные связи, как правило, пересекают всю формальную структуру; во-вторых, многие отношения возникают вне работы, но оказывают влияние на работу всей организации; и, в-третьих, неформальная структура, по мнению специалистов, оказывает позитивное влияние на работу организации.       

При формировании организационной структуры особую значимость приобретает вопрос о том, как разделить деятельность сотрудников организации по горизонтали, т. е. определить, какие задачи должна решать каждая структурная единица. Другой важной задачей построения организации является деление работ по вертикали.       

Решение о том, на каком уровне иерархии структуры должны приниматься важные решения, принадлежит высшему руководству организации. Это определяет форму организационной структуры и эффективность управленческих решений.        

Здесь же следует отметить лишь то, что, если не удержать нормы  управляемости на достаточно низком уровне, руководство будет не в состоянии не только выполнить обязанности по координации, но и контролировать деятельность, повышать квалификацию и мотивацию подчиненных. Поэтому если норма управляемости становится слишком высокой, то линейные полномочия должны быть делегированы и введены дополнительные уровни управления, чтобы не допустить потери координации.

Координация и регулирование.С функцией планирования тесно связана функция регулирования и координирования, которая осуществляется органами управления в процессе выполнения планов.

       Регулирование есть деятельность по поддержанию в динамической системе управления производством заданных параметров. Она определяется задачей сохранять состояние упорядоченности как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления. Такой взгляд на функцию регулирования является наиболее распространенным в отечественной литературе. Это как раз та функция, которая связывает систему управления с внешней средой.       

Функция регулирования  детерминируется нормативностью: в  её поле зрения находится всякое отклонение от нормы. Регулирование состоит  в достижении такой деятельности системы, при которой ликвидируются все отклонения состояния от заданного значения.       

Постоянный динамизм производства связан с непрерывными изменениями ситуации, порождаемыми как движением самой системы, так и возмущающими воздействиями  среды. Изменения в самом производстве учитываются благодаря диспетчированию, что является специфической формой оперативного регулирования. Возмущающие воздействия внешней среды имеют место, прежде всего в отношениях между предприятиями - по горизонтали потребитель - поставщик. Здесь наблюдаются, к сожалению, весьма частые нарушения контрагентами их обязательств по поставкам и т. п., что сильно осложняет регулирование. Однако при всех условиях орган управления через функцию регулирования должен различными приемами (выравнивание отклонений, компенсация возмущений, устранение воздействия помех) обеспечить сохранение заданных параметров.        

Координация обеспечивает согласованность действий во времени и пространстве органов управления и должностных лиц, а также между системой в целом и внешней средой.       

Функция координации играет в управлении производством роль, которую образно  можно сравнить с ролью дирижера в оркестре. Именно благодаря ей обеспечивается динамизм системы производства, создается гармония взаимосвязей производственных подразделений, осуществляется маневрирование технологическими и трудовыми ресурсами внутри предприятия в связи с изменением технико-экономических задач.       

Объектом функции координирования  является как управляемая, так и  управляющая подсистемы. Координация  деятельности органов управления призвана обеспечить единство действий всех управленческих подразделений, работников управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на процесс производства.        

Таким образом, координация  деятельности означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое, т. е. это процесс распределения деятельности во времени, приведение её отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достигать поставленных целей.       

Координация - это центральная функция  процесса управления, обеспечивающая, во-первых, его бесперебойность и  непрерывность и, во-вторых, взаимосвязь  всех функций. Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) и обмена информацией между ними.       

Именно потому, что  обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим  звеном. Это означает, что для  успеха менеджеров и организаций для координации их деятельности необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации, например, по времени и качеству не позволяют осуществлять эффективную координацию как действий людей, групп и организации в целом, так и выполнение функций управления.        

Управление производством через функцию координации, призвано рационально, организовать многочисленные связи на основе их изучения и совершенствования. По мере роста масштабов производства и его управления, развития в нем процессов специализации и кооперирования неуклонно увеличивается количество связей. Рост числа связей сопровождается увеличением объема информации, необходимой для управления. Это усложняет процесс управления.        

В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. В любом процессе управления имеет место как прямая, так и обратная связь. Координация деятельности немыслима без обратной связи. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями. Информация, полученная по каналам обратной связи, позволяет осуществить регулирование процесса производства. Например, если производство какой-либо позиции месячного плана отстает по срокам и объему, необходимо разработать систему мер, направленных на ликвидацию этого отставания. В этом случае функция координации и регулирования в конечном итоге обеспечивает достижение цели исполнителя, группы и организации в целом. Отсюда следует, что обратная связь как коммуникация очень важна, поскольку дает возможность обеспечить непрерывность процесса управления.

Активизация и стимулирование. Одним из важнейших условий достижения целей организации является обеспечение заинтересованности всех участников процесса управления и эффективности их действий, это является содержанием функции активизации и стимулирования. Для успешного достижения цели необходимо осуществить: 1)стимулирование, т. е. побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование): 2) мотивацию, т. e. создание у работников внутренних побуждений к труду. Главным здесь являются заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворенности от работы.

       Мотивация - это процесс, с помощью которого менеджер активизирует работу людей и побуждает их эффективно трудиться для достижения целей организации как средства удовлетворения их собственного желания.

Все наиболее распространенные теории мотивации подразделяются на две категории; содержательные теории мотивации, ориентированные на определение потребности и связанные с ним факторы, определяющие поведение людей: процессуальные теории мотивации, базирующиеся на анализе того, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения.        

Содержательные  теории мотивации. Эти теории основаны на определении потребностей человека и их структуры. Потребность - это осознание отсутствия чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены в человеке генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта. Потребности можно удовлетворить вознаграждениями, т. е. тем, что человек считает для себя ценным. Причем выделяют внешние вознаграждения - заработная плата, премии продвижение по службе и внутренние - чувство успеха при достижении цели, получаемое от самой работы.       

Содержательные теории мотивации предусматривают в  первую очередь выявление потребностей, побуждающих людей к действию. К числу таких теорий относят  теории Маслоу, МакКлелланда и Герцберга.        

Теория иерархии потребностей А. Маслоу. Согласно этой теории успех побуждения работников к производительному труду зависит от того, на сколько правильно учтены актуальные потребности человека. Все потребности человека согласно теории А. Маслоу могут быть сведены в строгую иерархию.

1. Физиологические потребности.
2. Потребности в безопасности и уверенности в будущем. 
3. Социальные, потребности.
4. Потребность в уважении к себе. 
5. Потребность в самоуважении. 

       Заслуга А. Маслоу состоит в том, что он все потребности человека расположил в виде строгой иерархической структуры.       

Названные потребности  проявляются в человеке в строгой  последовательности. Например, первыми  удовлетворяются так называемые базисные потребности. Они связаны  с обеспечением выживания. Согласно Маслоу, мы работаем, прежде всего, для  удовлетворения наших базисных потребностей.        

После того как базисные потребности успешно удовлетворены, приобретает значение потребности  следующего уровня, и прежде всего  потребность в безопасности, т. е. потребность быть уверенным в  том, что базисные потребности будут и впредь удовлетворяться. Потребность в принадлежности к социальной группе - это потребность объединяться с другими людьми. Потребность в самоуважении должна удовлетворять самолюбие человека, а потребность в самореализации - это потребность самовыражения и осуществление желаемого. Маслоу замечал, что люди - "алчущие существа", стремящиеся удовлетворять неудовлетворенные потребности.       

Иерархия потребностей, по Маслоу, позволяет сделать весьма важное заключение о мотивирующей силе денег.       

Деньги и только деньги, как показали исследования, не являются решающим мотиватором производительного  и качественного труда. Самым  мощным фактором мотивации трудовых процессов является удовлетворенность  трудом: радость от работы, личная причастность к её результатам, уверенность в компетентности, значимость для организации, возможность выразить себя в труде, рост личности, свобода в выборе действий, уважение со стороны руководства.       

В тех случаях, если человек  не удовлетворен своей работой, если она ему в тягость, он испытывает беспокойство даже тогда, когда основные потребности его удовлетворены. Учитывая, что потенциальные возможности человека растут и расширяются, потребность в самовыражении никогда не может быть полностью удовлетворена. Поэтому можно с уверенностью сказать: процесс мотивации поведения человека через потребности бесконечен.       

Теория потребностей МакКлелланда. Теория Дэвида МакКлелланда представляет собой как бы усеченный вариант модели мотивации Маслоу. Его модель мотивации делает основной упор на потребности высших уровней. Он исходил из того, что людям присущи три потребности власти, успеха и причастности.       

Потребность власти выражается как стремление воздействовать на других людей.       

Потребность в успехе удовлетворяется в процессе доведения работы до успешного завершения.