Командообразование и преимущества работы в команде

Формулировка  цели-результата — это самый важный этап планирования, так как в процессе формулирования цели-результата члены команды прорабатывают схему его достижения, т. е. содержательную часть самого плана.

Главное, не ставить слишком абстрактных или далеких целей. Чем дальше во времени цель, тем меньше в данный момент точной информации о возможностях ее достижения. Кроме того, нельзя забывать и о вероятностной природе сопутствующих условий и обстоятельств.

1. Определение направлений достижения намеченной цели (разработка стратегии и тактики)

В зависимости от того, какие результаты должны быть достигнуты, конечная цель может быть разбита  на несколько задач. Назначение этой процедуры планирования — составление  набора различных вариантов выполнения поставленных задач. Для того чтобы составить набор вариантов, необходимо проанализировать:

1. Фактические и ожидаемые ресурсы команды;

2. Реальные социально-экономические условия и конъюнктуру;

3. Поведение внешних партнеров и руководящих органов;

4. Уровень подготовки членов команды.

Затем из всех существующих вариантов выбирается один-два рациональных варианта, удовлетворяющие следующим  требованиям:

1.  Достаточные собственные ресурсы команды;

2. Достаточная реальность выполнения в планируемые сроки (на уровне прогнозируемого развития внешней и внутренней ситуации);

3. Допустимый уровень потерь при выполнении выбранного варианта действии (оценка рисков).

Выбранные варианты действий и составят основу стратегии достижения поставленной цели. Выбор основного направления действий производится на основе оценки соотношения «важность (срочность) решения задач — допустимый уровень затрат и рисков».

2. Составление долгосрочного плана

Стратегический план составляется на обозримый период времени, от трех до пяти лет.

В современных условиях целесообразно опираться на трехлетние планы и набор жизненно важных стратегических целей на пятилетку. Составление 5-летних планов развития целесообразно в установившихся рыночных условиях после того, как  экономика страны вышла на стабильный уровень развития.

Стратегический план должен содержать следующие сведения:

1. Набор стратегических жизненно важных целей по различным направлениям деятельности команды с указанием ожидаемых результатов;
2. Основные пути достижения стратегических целей с указанием основных этапов промежуточных годовых результатов;
3. Список членов команды, ответственных за различные этапы подготовки и реализации долгосрочного плана;
4. Социальные перспективы реализации стратегического плана для всех членов команды, как основа мотивации его исполнения;
5. Ресурсы и результаты работы, на которые опирается разработка стратегического плана;
6. Варианты изменения стратегического плана при возникновении прогнозируемых негативных обстоятельств;

Как правило, необходима периодическая корректировка стратегического плана.

Основные рекомендации по составлению стратегического  плана:

• План не может быть исчерпывающим и изначально утвержденным на весь период планирования, так как его разработка всегда осуществляется в условиях  частичной  неопределенности;
• Необходимо сопоставлять несколько вариантов стратегии. При этом самый рациональный план — необязательно самый экономичный по затратам;
• Необходимо заложить определенные резервы (времени, средств и т.п.) для решения непредвиденных проблем. Под резервами понимаются также возможности подключения новых членов команды, нового сотрудничества, партнерства и другие неформальные действия, подготовленные и предусмотренные заранее. В противном случае составленный план  рухнет при первом столкновении с реальностью;

При этом необходимо учитывать, что в любой работе неизбежны организационные ошибки членов команды, задержки и проволочки в работе различных структур (что приводит к изменению исходной ситуации), внешние и внутренние помехи.

И, конечно, нужно помнить, что реализация любого плана, тем более стратегического, опирается на личную ответственность всех членов команды.

3. Оперативное календарное планирование

Для оперативно-календарного планирования определяющим является годовой  план работы команды, сформированный на основе ранее разработанного стратегического плана развития.

Оперативно-календарное  планирование включает в себя квартальное  и ежемесячное планирование.

Недельные графики работ, как правило, составляются в периоды напряженной непрерывной работы, когда в силу различных обстоятельств установлены крайне сжатые сроки.

Ежедневные, еженедельные графики работ команды составляются, когда необходимо создать опережающее выполнение плановых сроков с целью формирования резервов (времени, материалов и др.), необходимых для нейтрализации ожидаемых помех.

Важно отметить, что на любом уровне планирования, в том  числе и в недельных графиках, должна четко записываться форма  представления результата и дата исполнения определенной работы. В противном случае план из инструмента оперативного регулирования превращается в бюрократическую отчетность, что в работе команды недопустимо.

Планируя свою работу, члены команды должны помнить  следующее:

• основная работа всегда выполняется вовремя, губят ее «мелочи» по оформлению и представлению результата в срок;
• в рыночной экономике важен результат, а не ссылки на непредусмотренные объективные обстоятельства;
• основное внимание — к смежникам, тем, кто не входит в состав команды, но задействован в работе.

Формы отчетности устанавливаются по взаимной договоренности и должны быть максимально упрощены. В отчетах членов команды должна содержаться характеристика незавершенных позиций, значимый результат по которым должен быть получен в последующие календарные периоды.

4. Контроль выполнения работы

В хорошо сработанной  небольшой команде каждый сам  себя контролирует на своем участке работ. Функция контроля над исполнением всего объема работ возложена на руководителя.

В некоторых организациях и учреждениях управленческая функция  контроля исполнения нередко воспринимается как функция администратора-надсмотрщика. Зачастую сотрудники болезненно реагируют на начальственный интерес к выполняемому ими заданию, воспринимая его как недоверие к своей квалификации и ответственности.

Команда потому и является командой, что подобное положение дел в ней недопустимо.

Суть контроля исполнения работы в команде в том, что план статичен, но жизнь не стоит на месте. Постепенно, по мере выполнения работы, проясняются те сложности и «узкие места», которые при формировании общего плана представлялись иначе; у членов команды накапливаются идеи по поводу выполняемой работы; изменяются внутренние и внешние условия.

Следовательно, контроль исполнения работы в команде обеспечивает:

• личное представление руководителем команды складывающейся ситуации с выполнением плановых заданий (и не только плановых);
• выявление «узких мест» и возможностей их преодоления;
• выявление ожидаемых помех;
• оценку характера взаимодействия с другими командами внутри организации и внешними партнерами;
• получение обратной связи от членов команды;
• оценку настроения членов команды в процессе осуществления поддерживающей или мотивирующей работы;

В команде возможны следующие формы контроля исполнения работы:

• ежедневные (еженедельные) совещания с докладом всех членов команды о состоянии работ;
• периодические (по ситуации) совещания ответственных исполнителей команды, связанные с «узкими местами» в деятельности команды;
• ежедневная (выборочная) работа руководителя с одним из членов команды, для того чтобы «держать руку на пульсе»;
• использование «режима автоответчика» для записи всех сообщений обратной связи и тревожных сигналов о появлении помех;
• качественный и своевременный анализ представленных результатов по выполненным плановым заданиям;
• итоговая оценка деятельности команды за отчетный календарный период;
• доклады отдельных членов команды по тематическим заданиям.

На основании информации, собранной в процессе контроля исполнения работы, руководитель команды должен:

• провести ситуационный анализ с прогнозированием дальнейшего хода плановых и внеплановых работ;
• уточнить план и стратегию дальнейших действий;
• оказать членам команды помощь в «узких местах» и определить дополнительные задания;
• уточнить и нормализовать взаимодействие членов команды.

9. Ситуационный анализ

Ситуационный анализ (или анализ актуальных ситуаций) любой  человек осуществляет сознательно  или неосознанно каждый день в  течение всей жизни — от младенчества до глубокой старости. Без него человек  не может сделать ни шагу.

На бытовом уровне – это анализ текущей ситуации с целью определения своих сиюминутных, перспективных действий и поведенческой линии. Процесс ситуационного анализа «запускают» самые разнообразные события: прогноз погоды, обострение отношений в рабочей группе, изменение ситуации на валютном рынке, выбор жениха и т.д. и т.п.

Третье условие продуктивной деятельности команды — ситуационный анализ имеет такую же важность, как первые два.

Ситуационный  анализ — это процесс оценивания внешних и внутренних обстоятельств в прошлом, настоящем и будущем с целью определения наиболее рациональной поведенческой линии.

Ситуационный анализ прошлых событий дает неоценимый опыт оценки степени правильности рассуждений  и действий. Ситуационный анализ текущих  событий необходим для того, чтобы  определиться, как себя вести. Ситуационный анализ ожидаемых событий называют прогнозированием.

Термин «ситуация» часто используется в обыденной жизни просто для указания на основные внешние (или внутренние) обстоятельства и условия, в соответствии с которыми мы выбираем ту или иную поведенческую линию.

В ситуационном анализе  под ситуацией понимается описание тех обстоятельств, факторов и условий, результатом взаимодействия которых  является анализируемая проблема.

Термин «проблема» обычно определяет не локальное, а принципиальное изменение линии поведения, вплоть до корректировки своих прежних стратегических ориентиров деятельности.

Проблема никогда «не  сваливается с неба». Она является результатом:

• изменившихся внешних условий;
• изменившихся внутренних условий (состояний);
• появления неожиданного препятствия;
• проявления новых аспектов, перспектив, открывшихся нам в результате наших действий;
• намерения заняться новой тематикой, войти в новую сферу отношений (деятельности, производства), т. е. заняться тем, в чем нет опыта.

Термин «проблема» также  используется для освоения ранее неизведанных данным лицом (организацией) новых «ниш» в производстве, в исследовании, в управленческой деятельности и в личной жизни.

1. Ошибки ситуационного анализа

1. Недостаточная развитость  «дисциплинированного» мышления: хаотичность  рассуждений, постоянное перескакивание с одних обстоятельств на другие, зацикленность на деталях, блуждание в собственных ассоциациях; поиск выхода из ситуации при недостаточно четком понимании ее сути.

2. Анализ одного, наиболее  очевидного, сценария действий (невозможность представить большее число сценариев).

3. Недостаточное внимание  к второстепенным обстоятельствам  (фактам, условиям, личностным состояниям) из-за недостатка соответствующей  информации о них, а не из-за  их действительной незначительности.

4. Поспешное стремление выйти на конечный результат анализа, пренебрежение очевидными мелочами.

5. Сильный эмоциональный  фон, на котором и под воздействием  которого осуществляется хаотичный,  или даже истеричный, анализ ситуации.

6. Отсутствие внутренней  уверенности и убежденности в надежности результатов анализа.

Ситуационный  анализ — системный анализ в приложении к исследованию динамично меняющейся во времени и во взаимном воздействии друг на друга совокупности различных внутренних и внешних факторов.

При этом сами факторы обычно именуются обстоятельствами (условиями), а анализируемая их совокупность — ситуацией. Темп изменения ситуации, ее динамика может варьироваться от вялотекущей до стрессовой. А если ситуационный анализ есть разновидность практического приложения системного анализа, то используется один и тот же аппарат (инструмент) исследования. Соответственно, классический ситуационный анализ включает в свой состав три последовательных автономных этапа (процедуры).

1. Создание поля идей, вариантов, сценариев. Предполагает составление полного перечня возможных сценариев решения анализируемой ситуации, причем отбираются, только те возможные сценарии, которые представляют интерес для того, кто анализирует.

Условия выполнения:

• не отвлекаться на экспресс-анализ наиболее интересных, простых или предпочтительных сценариев, а также на их критику;
• перебрать все возможные сценарии.
• первый этап ситуационного анализа необходимо (особенно на начальном этапе формирования навыка) выполнять письменно даже для простых ситуаций, так как:
• письменное изложение дисциплинирует мышление;
• наглядность всего набора возможных сценариев дает возможность не держать их в памяти постоянно;
• появляется возможность вернуться к прерванному анализу (в будущем — для проверки качества своего анализа).