Коммуникации управления

Отсутствие единого понимания  используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических  барьеров коммуникативного взаимопонимания  и взаимодействия.»

 

  «Большое количество  промежуточных звеньев в коммуникативной  цепи.» 

2. Информация как фактор  оптимизации системы управления

 Термин «информация»  используется в двух значениях:  как уменьшение неопределенности  в отношении ожидаемых событий  и как значимое сообщение, некая  сущность коммуникационного потока, ресурс.   

  Каждая управляющая  система с замкнутым контуром  есть совокупность субъекта и  объекта управления, взаимодействие  между которыми происходит через  каналы прямой и обратной связи,  по которым проходят потоки  информации. Сам процесс управления  совершается по единой схеме,  предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации; информация — неотъемлемая часть  управленческого процесса.

   Информационное обеспечение  управления — практика технологизации  управленческого процесса (и учебная  дисциплина для госслужащих), которая  обусловливает воздействие информации  на все элементы управленческой  деятельности, предоставление всем  звеньям и работникам необходимой  профессиональной, экономической, правовой  и другой информации.

  С информацией работают  все специалисты управления, но  затраты времени у них структурируются  по-разному.

Ориентировочное распределение  рабочего времени управленческого  персонала,

Категории персонала 

Подготовка информации 

Выработка и принятие решений 

Организация реализации решений

 

  По своему целевому  назначению в процессе управления  ин­формационно-технические операции  разделяются на следующие классы:

   1. Документационные. На работу с документацией,  как показывает практика, специалисты  тратят до 15% рабочего. времени. Большую  часть своего рабочего дня  на этот класс операций расходуют  работники штата технических  исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы,  операторы, машинистки, стенографистки  и т.д.

   2. Первично-счетные  и учетные операции, содержание  и объем которых обусловлены  номенклатурой и количеством  объектов и показателей, подлежащих  учету, измерениям, регистрации.  Затраты труда на эти операции  зависят от применяемых методов  и средств их выполнения, а  сокращение — от автоматизации  процессов получения данных.

   3. Коммуникативно-технические  операции, обеспечивающие взаимосвязь  работников с помощью различного  рода технических средств.

  4. Вычислительные и  формально-логические операции —  все операции по переработке  информации, выполняемые специалистами  или техническими исполнителями  (в зависимости от сложности)  на ручных счетных инструментах, а также с помощью вычислительной  техники.

 

    Управленческие  операции с информацией могут  быть разделены на группы.

 Выделяют следующие  виды управленческих операций:

  по характеру преобразования  информации - на стереотипные, которые  выполняются по заранее разработанным  инструкциям и методикам, и  эвристические, связанные с творческим  поиском; 

  по степени механизации  на ручные, машинно-рутинные, ав­томатизированные  и аппаратурные. Эта классификация  отражает технологическую регламентацию  процессов труда и выбор методов  выполнения.

  Виды информации, используемой  в управлении:

   • по типу отражаемых  отношений — технико-технологическая,  экономическая, социальная, политическая, идеологическая;

  • по масштабам  отражаемого объекта — федеральная  (обще­государственная), региональная, местная;

  • по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества —  про­мышленная, сельскохозяйственная, военная, образовательная и т.п.;

  • по структурированности  — систематизированная и несис­тематизированная;

  • по характеру  носителя — документированная  и вербальная.

  • по структуре  делится на распорядительную, координационную,  контрольно-оценочную, плановую  и т.д.

 • В государственных  организациях и учреждениях информационную  структуру обычно подразделяют  на научную и управленческую  документацию. Научная информация  не структурируется по иерархии, формируется не руководителями  или специалистами по обеспечению  информацией, а пользователями. Информационные  потоки здесь децентрализованы  и определяются только теми, кто  запрашивает ту или иную информацию.

  • по источнику  поступления делится на внутреннюю  и внешнюю.

Внутренняя информация возникает  как результат описания состояния  и деятельности организации и  используется внутри ее для осуществления  процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование  ее характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении  предоставления и использования.

 

    Значительный объем  внутренней информации занимает  исходная информация:

  - организационно-хозяйственная  — сведения о состоянии системы  управления, о кадрах, материально-техническом,  административно-хозяйственном обеспечении  и службах (МТС, АХС) и т.п.;

   - оперативно-техническая  информация о деятельности функциональных  и обеспечивающих подсистем организации,  т.е. отражающая ход производственно-управленческого  процесса.

  Еще более регламентированный  вид внутренней информации —  исходящая информация, т.е. документы,  создаваемые в системе управления:

  ♦ внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям;

   ♦ для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев определена и не может подвергаться изменениям.

 Информация об управляющих  воздействиях по содержанию является  одним из видов оперативно-технической  информации, так как включает  сведения о функционировании  подразделений, осуществляющих принятие  решений для поддержания системы  в заданных рамках, режимах. Форма  их предоставления — приказы,  распоряжения, инструкции, т.е. текстовые  документы, язык которых близок  к естественному. Регламентированность  заключается в том, что набор  управляющих воздействий ограничен,  а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает  возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков  и т.д. Еще одно проявление  регламентированности заключается  в заданности временных и ситуационных  характеристик.

 Внешняя информация  — сведения из организаций,  участвующих или активно влияющих  на процесс управления. Содержательно  она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего  воздействия, выступает в виде  показателей, сведений, регламентирована  в отношении содержания и временных  параметров. Этот вид информации  не подвержен контролю над  источником и формой сообщений,  унификация и стандартизация  сообщений внешней среды также  невозможны и необходим специальный  аппарат для предварительной  обработки внешней информации, длительного  ее хранения и многообразного  использования первичных документов.

 Внешняя информация  может быть разделена на подвиды:  де­скриптивная и прескриптивная (нормативная).

   Дескриптивная информация  отражает сведения о наблюдаемых  свойствах социальных управляемых  объектов.

  Прескриптивная информация  соответствует нормативному подходу  к управлению процессами и  явлениями, содержит рекомендации  на предмет, каким должен быть  объект и какие действия нужно  осуществить, чтобы его параметры  соответствовали принятой норме  (стандарту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко  регламентирует деятельность организации,  являясь для управленцев обязательной. В свою очередь она делится  на общую (единообразную для  всех организаций) и ограниченного  или индивидуального пользования.  К общей прескриптивной информации  относятся законодательные и  норма­тивные документы (кодексы,  справочники, официальные печатные  издания.

 

  Различные виды управленческой  деятельности имеют различную  информационную потребность.

  Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее  взаимодействие организации и  окружающей среды. Здесь требуется  информация из внешних источников, не очень точная и детальная,  но имеющая достаточно широкие  границы, ясность тенденций.

   Управленческий контроль, который осуществляют руководители  высшего и среднего звена, опирается  на иного рода информацию: из  внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более  узкие границы, более точную, более  частную, регламентируемую временными  параметрами.

Оперативный контроль требует  информации о повседневной деятельности — очень точной, узкой и самой  новейшей. Она должна поступать почти  исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая  информация, относящаяся к области  конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.

  Способы выработки  информации: самонаблюдение (собственные  источники информации во многом  зависят от уровня подготовленности  и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.

  Информационный поиск,  предшествующий принятию решения,  это процесс сбора и переработки  информации с учетом требований, определенных закономерностей.

    Информационный  цикл охватывает ряд последовательных  процессов, в каждом из которых  информация, представленная на начальном  этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т.е. сырого информационного  материала, обрабатывается и преобразуется  в сообщения, значимые (имевшие  смысл) для адресата, заказчика  — лица, принимающего решение.  В этом виде информация становится  информацией в полном смысле  этого понятия.

 Информация как управленческая  категория — это новые сведения, характеризующие управленческую  ситуацию, снижающие уровень неопределенности  в отношении будущего, воспринятые,  понятные и оцененные как полезные  для решения тех или иных  задач управления. Информация в  управлении — это не любые  сведения, сообщения, данные, а только  используемые в процессе формирования  решения.

  Качество управленческой  информации как понятие неотделимо  от процедур принятия управленческих  решений.

   Наряду с качественным  определением информации возникает  проблема ее количественного  измерения. Недостаток информации  приводит к тому, что центр  принятия решения реализует себя  в условиях неопределенности  или риска, вынужден привлекать, вести поиск дополнительной информации  или действует в соответствии  с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться  и избыток информации, так как  способен привести к потере  целостности (гора цифр и фактов  заслоняет ис­тинную картину).

   Система информационного  обеспечения выступает по отношению  к организационной как внутренняя  основа. Если изменяется организационная  структура управления, меняется  распределение инфор­мационных  потоков. 

 

    Информация в  управлении должна удовлетворять  требованиям:

  ♦ своевременность, оперативность;

   ♦ быть опережающей, т.е. содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;

   ♦ надежность (достоверность, объективность, полнота);

   ♦ оптимальность (соотношение необходимой и достаточной информации);

  ♦ доступность и проста в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность, соотношение между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока);

  ♦ логичность и лаконичность (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);

   ♦ комплексность, системность;

   ♦ соответствовать полномочиям (компетенции) субъекта управления;

   ♦ ориентированность на машинную обработку.

 Основные трудности,  которые возникают на пути  сбора и рас­пространения информации, связаны с коммуникационными  проблемами. Информация обрабатывается  человеком и неизбежны ее субъективные  оценки как непригодной что  может вызвать искажения информации. Поэтому информатизация как важное  направление повышения эффективности  управления должна быть осмыслена  не только как технический,  а главным образом — социальный  процесс. Наиболее сложные проблемы  находятся в сфере социальных (экономических, юридических, культурных) преобразований. Нельзя преуменьшать  роль человека в управлении, его  интеллекта и информационной  культуры. Это широкое понятие,  включающее умение ориентироваться  в информационном пространстве, обостренное чувство времени,  желание повысить кпд своей  умственной работы и др.