Коммуникации в менеджменте и их роль. Виды управленческой информации

 

Коммуникации  в менеджменте и их роль. Виды управленческой информации.

 

Слово коммуникация происходит от латинского communico «делаю общим, связываю, общаюсь». Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

Коммуникация выполняет  жизнеобеспечивающую роль не только для каждого отдельного человека, но и в организации.

По преданию одного из африканских  племен, бог при сотворении обитателей континента создал сначала барабанщика, и потом только охотника и кузнеца. Мудрый африканский бог понимал: племя выживет не столько благодаря  меткому охотнику или ловкому  кузнецу, сколько при наличии  умелого барабанщика, который в  минуту опасности мгновенно соберет  соплеменников. Такую же функцию  «коллективного организатора» выполнял вечевой колокол на Руси.

Один из руководителей  американской фирмы «Сирс», сумевший увеличить объем продаж с 5 до 15 млрд. долл. в год, так объяснил свою причину успеха: «Много лет назад мы поняли, что существует только один способ расширить дело – улучшить коммуникацию».

Каждая организация пронизана  сетью информационных каналов, которые предназначены для сбора, анализа и систематизации информации о внешней среде, а также для передачи переработанных сообщений обратно во внешнюю среду.

Специфичность взаимодействия людей в процессе их жизнедеятельности  состоит в использовании языка (животные тоже обладают звуковыми и двигательными средствами обмена информацией, однако взаимодействие между ними ученые называют «биологически целесообразным совместным поведением, направленным на адаптацию к среде»).

Язык является важнейшим средством человеческого  общения. Коммуникация может иметь место лишь в том случае, если общающиеся людипонимают друг друга, то есть они говорят на одном языке и у них имеется общий социальный опыт.

Пример: фирма «Дженерал моторс» выпустила на латиноамериканский рынок новую модель автомобиля и назвала его специально для латиноамериканцев – «Чеви нова». Модель не пошла на рынке. Проводя исследование, фирма, к своему ужасу, установила что слово «нова» по-испански означает «она не едет».

Главная цель коммуникации – обмен информацией различного рода. Обмен информацией осуществляется с помощью языка. Хотя очевидно, что обмен информацией и общение происходит не только с помощью языка. С древнейших времен в человеческом обществе использовались дополнительные средства общения и передачи информации, многими из которых существуют до сих пор. (Примеры: свист, язык цветов, дорожные знаки и пр.).

Используя язык, менеджер устанавливает  контакт с клиентами и подчиненными, мотивирует на выполнение тех или иных действий, выражает свое отношение.

С помощью профессионального  языка менеджер осуществляет управленческое воздействие и взаимодействует  с персоналом.

Виды управленческой информации

Информацию, которая поступает к руководителю (менеджеру) или в орган управления и исходит от них, можно классифицировать по нескольким признакам.

По источникам поступления информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация - это законодательные акты и директивные указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.

По содержанию информация делится на:

1. Научно-техническую информацию, содержащую в себе данные о научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как внутри предприятия, так и за его пределами.

2. Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа деятельности предприятия.

3. Оперативно-производственную информацию, которая содержит данные оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений.

4. Административную или деловую информацию различного содержания. Важнейшей составной частью этой информации является информация по кадрам.

5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.

6. Правовая, общественно - политическая, природоохранная и др.

По времени использования информация может быть разделена на условно-постоянную и переменную.

Условно-постоянной считается такая информация, содержание которой меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60-70% всей информации, необходимой для управления. Она требует соответствующей фиксации и хранения. Сегодня хорошим «хранителем» такой информации является компьютер.

Переменная информация отражает динамизм процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В связи с этим ее сбор и особенно обработка представляют наибольшую сложность.

По характеру возникновения информация делится на первичную и вторичную (или производственную). Первичной называется информация, которая возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную (или производственную) и в таком виде поступает в орган управления или к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции.

По степени обработки информацию можно подразделить на систематизированную и несистематизированную. Систематизированной называется информация, которая регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. Такая информация, в частности, оформляется в виде статической и бухгалтерской отчетности. Одним из самых простых способов систематизации являются справочно-информационные фонды (СИФ). СИФ включают в себя информационные материалы, которые представляют интерес для руководителей и специалистов данного предприятия. СИФ обеспечивают им значительную экономию времени на поиск, сбор и обработку научно-технической информации. Однако созданием справочно-информационных фондов проблема совершенствования работы с информацией еще не решается. Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю или в орган управления эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о чрезвычайных происшествиях (авариях, несчастных случаях, крупных кражах, пожарах и т.п.).

По степени конфиденциальности - для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок.

По степени достоверности - достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах.

По назначению - оперативная информация: служит для корректировки деятельности организации; отчетная: предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической).

По возможностям закрепления и  хранения - фиксируемая на носителях информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).

По степени важности - основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная - облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, не обойтись) - несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п.

По полноте - частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная - дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения.

По предназначению - универсальная - необходима для решения любых проблем; функциональная - для решения родственных проблем; и индивидуализированная - для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.

По направлению движения - входящая и исходящая.

По способам распространения - устная, письменная и комбинированная информация.

В соответствии с порядком предоставления - по разовому предписанию или запросу; в установленные сроки; по инициативе отправителя.

По способам воспроизведения - визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация.

Нужно также отметить, что для руководителей  высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, как внутренняя так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей низового звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме.

Руководитель  должен также иметь возможность  получать выборочную информацию с необходимой  детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных.

Руководитель  организации – это человек, который одновременно является лидером, эффективно управляет своими подчиненными. 
Его цель – влиять на других таким образом, чтобы они выполняли работу, порученную организации.

Лидерство (руководство) - действия менеджера, которые направлены на побуждение людей работать эффективно и с желанием. 
Функции руководителя:

• давать задания;
• добиваться от работников выполнения работы;
• создавать условия, в которых работник будет стремиться выполнить работу своевременно и хорошо;
• консультативная функция;
• корректирование действий своих сотрудников;
• увольнение.

Власть - это  способность оказывать влияние на поведение людей.

Власть есть право, которым обладает человек вследствие того служебного положения, которое он занимает в организационной структуре. 
Власть руководителя может принимать различные формы.

По классификации  Френча и Рейвена она имеет пять основных форм:

Власть, основанная на принуждении.

Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность наказывать таким  образом, что помешает удовлетворению какой-то насущной потребности, или  вообще может причинить какие-то другие неприятности (даже намек на увольнение, лишение каких-либо полномочий или понижение в должности  дает немедленные результаты).

Власть, основанная на вознаграждении.

Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность удовлетворить  насущную потребность или доставить  удовольствие (чтобы влиять на поведение, вознаграждение должно восприниматься как что-то достаточно ценное. Деньги или более престижная должность не всегда  способны произвести впечетление на человека и  повлиять на его  поведение.

Экспертная власть.

Исполнитель верит, что влияющий обладает специальными знаниями, которые  позволяют удовлетворить потребность.

Эталонная (власть примера).

Харизма – власть, построенная на силе личных качеств или способностей лидера. Люди чаще всего испытывают влияние тех, кто обладает восхищающими их чертами характера и кто является их идеалами, похожими на которого они хотели бы быть.

Характеристики или свойства влияющего настолько привлекательны для исполнителя, что он хочет  быть таким же, как влияющий.

Законная (традиционная) власть.

Исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказания и что его долг – подчиняться  им. Все руководители пользуются законной властью, т.к. им делегированы полномочия управлять другими людьми.

Менеджер имеет власть над подчинёнными, однако в некоторых  ситуациях и подчиненные имеют  над руководителем, т.к. последний  зависит от них по таким вопросам как необходимая для принятия решения информация, неформальные контакты с людьми других подразделений и  т.п. 
Эффективный руководитель стремится поддержать разумный баланс власти: достаточный для достижения целей организации, но не вызывающий у подчиненных отрицательных реакций.  

 

Личное  влияние

Во всех случаях, когда  мы имеем дело с властью, мы всегда подразумеваем степень влияния  менеджера на подчиненного.

Влияние – поведение одного индивида, которое вносит изменение в поведение другого.

Влияние имеет две формы:

• убеждение;
• участие.

Убеждение - это эффективная передача своей точки зрения.

Слабая сторона  такого влияния – медленное воздействие и неопределенность.

Преимущество в том, что выполнение работы человеком, на которого влияют, не нужно будет проверять, и он, он всей вероятности, постарается сделать больше, чем минимальные требования. 

 

Участие

Вместо того, чтобы убеждать исполнителя принять сформулированную руководителем цель, руководитель направляет усилия исполнителя и способствует свободному обмену информацией.

Влияние будет самым сильным, когда исполнитель оценит очень  высоко ту потребность,  которой аппелирует руководитель; считает удовлетворение или неудовлетворение определенным результатом подчинения или неподчинения и думает, что существует большая вероятность, что его усилие оправдает ожидания руководителя.  

 

Как эффективно использовать влияние  путем убеждения

1. Постарайтесь точно  определить потребности слушателя  и аппелируйте к этим потребностям. 
2. Начинайте разговор с такой мысли, которая обязательно прийдется по душе слушателя.  
3. Постарайтесь создать образ, вызывающий большое доверие и ощущение надежности. 
4. Просить  немного, чем Вам на самом деле нужно или хочется. (Этот метод может сработать и против Вас, если Вы запросите слишком много.) 
5. Говорите, сообразуясь с интересами слушателей, а не своими собственными. 
6. Если высказывается несколько точек зрения, постарайтесь говорить последним: аргументы, прослушанные последними имеют наибольший шанс повлиять на аудиторию.